优质时间管理培训PPT.ppt

1,时间与任务管理,2,公平！？,因为人，时间具有了价值； 因为有了时间，所以人拥有了创造价值的机会。,3,时间,75 年 = 27,375 天 (1/3 睡觉) 18,250 天 20-60=40年 = 14,600 天 (-1/3 睡觉) 9,733天 (-1/3 假期) 6,488 天 (1/3 工作时间) 2,162 天=5.93年,4,这个课程带给大家最 重要的讯息是.,不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休,明白自己问题所在, 你需要作出怎样的决定, 及 你可以做些什么和要做些什麽,5,认识时间障碍 分析如何运用时间 掌握计划与控制的办法 提高工作效率,课程目标,6,时间管理不是什么？,时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一般的多 所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己的时间,7,时间管理是什么？,时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯，以令自己更富绩效，更富效能 -把事情很快做完，叫做效率 -把事情很快又很对地做完，叫做效能 时间管理就是明确的目标、事前的规划或长期的计划,8,要懂得管理自己 首先要认识自己,9,我们有这些好习惯吗? 自我管理=好习惯=效能,事先要有安排 排定优先顺序 临事要集中精神 沟通要彻底 避免杂乱无章 不苛求尽善尽美 不要怕说“不” 不要拖延 要能当机立断 善用零碎时间 养成“过手一次”的处理原则.,10,四代时间管理,第一代：以备忘录为中心 第二代：有规划和准备 第三代：以自我效能为中心 第四代：追求多方面的平衡,11,时间管理的架构,12,次序的决定,先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 先做容易做的事，然后再做难做的事。 先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。 先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事。 先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。 先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。,13,次序的决定,先做别人的事，然后再做自己的事。 先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 先做有趣的事，然后再做枯燥的事。 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。 先做已发生的事，后做未发生的事。,14,正确的行事优先顺序,15,陷阱一：时间的配置不对,16,45% 处理危机,5%,15%,35%,1,2,3,4,不合理的时间配置,17,1,2,1、重要的事情着重在 plan plan着重在do do着重在check check着重在action 2、重要的事情要逐渐 交给信任的部属，这叫 灌能,明智的时间配置,18,陷阱二：拖延,除了第四项以外，其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延后往往变成紧急的事情,急,重,轻,缓,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,19,陷阱三：事必躬亲,韩非子 下君，尽己之能 中君，尽人之力 上君，尽人之智 为何事必躬亲 不信任、不放心 要求标准过高 怕麻烦,20,陷阱四：有求必应,受人尊敬重要，还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴的好人 不知如何拒绝他人之请托,21,时间管理的原则,目标原则 计划原则 效能原则,GreatTrend,22,设定目标smart原则,具体性 可衡量性 可实现性 合理性 限时性,23,目标管理中的苦恼,权威受到挑战 讨价还价，没完没了 费时间 得不到一个好的目标 目标得不到认可 目标变来变去,24,设定目标的步骤,正确理解公司整体的目标,制订出符合SMART原则的目标,检验目标是否与上司的目标一致,列出可能遇到的问题，找出相应的办法,列出实现目标所需要的技能和知识,必须的合作对象和外部资源,确定目标完成的日期,25,妥善计划,26,耗用时间,耗用时间,好,不好,P,D,C,A,27,计划是全部管理职能中最基本的一项。 计划是对未来行动的事先安排，根据工作的需要以及组织的自身能力，确定出组织在一定时期内的奋斗目标；通过计划的编制、执行和检查，协调和合理安排组织中各方面的经营和管理活动，有效地利用组织的人力、物力和财力等资源，取得最佳的经济效益。 计划的内容： 做什么（What to do it）? 为什么做（Why to do it）? 何时去做（When to do it）? 何地做（Where to do it）? 谁去做（Who to do it）？ 怎样做（How to do it）? 计划的性质： 目的性、首位性、普遍性、效率性、创造性、时限性。,什么是计划,28,任务树图,主要任务,次要任务,次要任务,29,任务管理,分解工作任务 分析依赖关系 估计责任、资源、技能等 制定项目进度 成本预算（时间、人力） 任务实施,30,待办清单,项目待办清单 每日待办清单,项目待办清单,每日待办清单,关键日期表 这是最简单的一种进度计划表，它只列出一些关键活动和进行的日期。,制定计划的方法之一：关键日期表,甘特图：也叫做线条图或横道图，如下图所示。它是以纵线表示活动，横线来表示每项活动的起止时间。甘特图的优点是简单、明了、直观，易于编制，因此到目前是计划管理的常用工具。,制定计划的方法之二：甘特图,负荷图：在甘特图的基础上加上负责人、实施人、协助人的名称，优点是便于统筹安排和控制。,计划人员,实际人员,计划人员,实际人员,制定计划的方法之三：负荷图,“人”：指的是造成问题产生人为的因素有哪些； “机”：通俗一点就象战斗的武器，通指软、硬件条件对于事件的影响； “料”：就如武器所用的子弹，指基础的准备以及物料； “法”：与事件相关的方式与方法问题是否正确有效； “环”：指的是内外部环境因素的影响。,问 题,料,机,法,人,环,竞争对手5纬度分析,正在做什么? 为什么那样做? 没有做什么? 做得好的是什么? 做得不好的是什么?,制定计划的方法之四：5M因素法（鱼骨图）,10 6 14 3 5 5 3 1,PERT网络分析,39,评估,上周我计划完成的工作有哪些？ 这些工作中有哪些已确实完成？ 我自己满意吗？ 什么原因使我无法完全达成？ 下周我该如何避免重蹈覆辙？ 上周中，促使我全力以赴的动机为何？ 下周中，如何保持全力以赴的精神？,40,提高效能,了解自己每天工作时段的特性，善用之 以PDCA分布周一到周五的工作性质 精于安排时间，使时间的浪费减少到最低限度 限定