办公用品管理办法.docx

办公用品管理办法第一部分 总 则第一条 目的为加强办公用品管理，合理控制费用开支，规范办公用品的采购和领用流程，本着勤俭节约和有利于工作的原则，特制定本办法。第二条 分类办公用品分为固定资产和一般办公用品两类：1、固定资产主要指：桌椅、电脑、公文柜，电话机、打印机、复印机等，固定资产管理按照固定资产管理办法执行；2、一般办公用品：文件管理用品、桌面办公文具、书写工具、办公用纸、电脑耗材、数码系列、财务用品、办公生活用品等。第三条 适用范围本办法适用于公司办公用品的管理。涉及办公用品的申请、采购、保管、发放、使用、维修、报废、盘存等。第四条 使用要求1、 员工应对办公用品本着“用心保管，合理使用，杜绝浪费”的原则。消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新，耐用办公用品，一般情况不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领；2、 办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；3、 不得用办公设备干私活，谋私利。不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。 第二部分 办公用品的管理第五条 管理部门1、 人事行政部是办公用品的管理部门；2、 所有使用部门各自负责本部门办公用品的日常管理。第六条 管理人员人事行政部指定人事行政专员为办公用品管理员，负责办公用品的申请统计、申购、保管、发放、盘存、维修、报废等工作；n 管理员须建立和登记办公用品盘点情况，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理；n 管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账物相符；n 管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的性能；n 管理员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。2、 采购员负责季度办公用品的采购工作，人事行政专员负责临时办公用品的采购工作；3、 各使用部门负责本部门办公用品的预算、申请、支领、保管、使用、维修申请、报废申请等工作，积极配合人事行政部做好办公用品管理的工作；4、 总经理及人事行政经理负责对各部门办公用品的配置审批和报废审批。第七条 管理流程为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购置，圴应由人事行政部统一负责管理。1、办公用品计划（1）各部门要严格依据本部门办公用品使用现状、消耗水平及部门成本预算情况，于每季度最后月份的20日前编制并提交下季度部门办公用品申领单，部门负责人审批签字后报人事行政部。经人事行政部经理审核后方交办公用品管理员进行登记申领。逾期未申报的部门，人事行政部将视为其部门本季度无办公用品需求。（2）管理员核对部门办公用品申领单与办公用品台账库存后，编制公司季度办公用品采购计划单报人事行政部经理审批。（3）临时办公用品申购，需填写临时办公用品购置审批表，按审批权限进行审批。（4）使用部门必须参照本部门办公用品本季度实际使用及支领情况，认真填报下季度申请。对不负责任地扩大申领数量，造成库存积压的予以处罚。实际支领低于申请80的（按金额核算），按积压物品金额的30对使用部门予以处罚。2、办公用品采购（1）审批权限根据不同的职级划分办公用品的审批权限，并逐级审批。A、人事行政部经理负责3000元以下办公用品采购计划的审批；B、总经理负责3000元以上办公用品采购计划的审批。办公用品采购计划单依据审批权限审批签字后，将此单交由采购员进行采购。（2）采购采购员根据审批签字后的办公用品采购计划单实施采购，并于月底前完成。人事行政专员负责临时办公用品采购。A、采购原则n 在询价的基础上，以“质优价低”为采购原则；n 以能开具正式发票的供应商为最佳选择；n 严禁弄虚作假、营私舞弊。B、采购管理采购员季度负责办公用品的采购、报销工作。人事行政专员负责临时办公用品的采购、报销工作。临时急需采购可指派专人负责。C、其它规定n 临时急需的办公用品，且库存暂无存备的，由需求部门负责人提出申请后，经有审批权限的领导批准后方可购置。n 大宗办公用品或贵重办公用品的采购时间视具体情况而定，根据相关领导指示执行。3、入库办公用品采购完成后，应进行验收，入库并填写办公用品入库单，每月底进行盘存一次，建立办公用品月度盘存表。4、月度统计上报每月20日，管理员依据财务部办公用品费用统计要求，编写月度部门办公用品领用统计表上报至财务部。5、保管（1）备用办公用品需在固定存放区域统一存放；（2）因管理员个人工作失误而造成办公用品重大异常损坏或缺失的，由管理员照价赔偿。6、办公用品的发放及领用 （1）临时办公用品的发放A、新员工入职每人按标准配备：签字笔一支、笔记本一本，文件袋一个。B、办公用品领用要求：n 领用时间：每周五下午（特殊情况除外）。n 办公耐用品，采用以旧换新形式。C、管理员根据办公用品领用情况做出详实登记，负责建立办公用品领用明细表。（2）季度办公用品的发放n 领用时间：每季度第一个月份5日左右（具体时间以根据通知为准）；n 管理员根据各部门已编制签批的部门办公用品申领单建立档案，并按表单内容如实发放所列物品，部门指派人员签字确认。7、维修和报废办公用品出现故障及需要维修时或无法维修的办公用品实行报废处理时，具体流程及操作按照固定资产管理制度执行。第八条 贵重办公用品的借用管理贵重办公物品定义：指公司购置的、价值500元以上（或公司指定的），可供各部门公用的、由人事行政部随时流动调配的设备、器材、用具等实物资产。1、借用手续（1）各部门因工作需要使用贵重办公用品时，需向人事行政部借取，人事行政部管理员和借用人双方在借用前必须仔细清查物品的各种功能是否完好，并在贵重物品借用登记表中签字确认，办理借用手续。（2）贵重办公物品借用期限为3天，根据随用随借，按期归还的原则，任何部门或个人不得长期占用贵重办公用品。若有需要续借，须向人事行政部再次提出申请。节假日内不予续。（3）物品归还时，人事行政部管理员和借用人双方必须仔细清查物品的各种功能是否与借用前相符，若相符则由管理员在贵重物品借用登记表中注销借用。（4）管理员在借出物品前必须核实借用人是否会正确使用，否则可拒绝借出。2、使用和保管规定（1）借用人要爱护公司贵重办公用品，不懂操作的要查看说明书或请教有关人员，避免出现野蛮操作或误操作造成贵重办公用品损坏。（2）借用人无正当理由到期不归还或经有关人员催办仍不归还，将给予罚款50元，直接从工资中扣除。（3）凡借用贵重办公用品造成配件丢失的，由借用人按相应价值进行赔偿。（4）凡造成贵重办公用品与借用前不符或有损坏，由管理员追究借用人的责任，若由借用人进行维修，其费用由借用人承担。5、凡造成贵重办公用品设备丢失者，由借用人按原价进行赔偿（不计折旧费）。6、管理员要做好贵重办公用品的日常保管工作，如因自身管理原因，造成损坏（验收疏忽等）、丢失等情况，管理员按借用人处罚标准承担责任。第九条 办公用品的交接与收回员工因工作岗位异动或离职等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应由部门负责人严格清点后部门备用，如无需再使用情况，需及时交回人事行政部保存。表单目录部门办公用品申请单办公用品采购计划单临时办公用品购置审批表办公用品入库单办公用品月度盘存表办公用品领用明细表月度部门办公用品领用统计表贵重办公用品借用登记表 部门办公用品申领单申请部门： 申请时间： 年 月 日 使用季度：第 季度序号物品名称规格/型号单位数量使用人备注1234567891011121314151617181920申请人签字：申请部门负责人签字：人事行政部经理意见：签字： 年 月 日部门指派领用人签字年 月 日注：部门人员填写 部门负责人审核 人事行政部经理审批 管理员建档后如实发放 办公用品采购计划单日期： 年 月 日 使用季度：第 季度 序号物品名称规格/型号单位预算单价数量金额（元）申请前 库存结余备注12345678910111213合 计元管理员： 年 月 日人事行政部经理： 年 月 日总经理： 年 月 日 采购员： 年 月 日注：管理员填写采购清单 人事行政部经理审核或审批 总经理审批 采购员确认实施采购 临时办公用品购置审批表申购部门申领人申领日期物品名称规格/型号数 量单 位预算单价预算金额合 计购置原因及用途：部门经理意 见人行部经理意见总经理意见购买者签收注：1、此表适合于部门办公耐用品的单独采购申请；2、人事行政部经理负责300元以下部门临时办公用品采购审批；300元以上由总经理审批。临时办公用品购置审批表申购部门申领人申领日期物品名称规格/型号数 量单 位预算单价预算金额合 计购置原因及用途：部门经理意 见人行部经理意见总经理意见购买者签收注：1、此表适合于部门办公耐用品的单独采购申请；2、人事行政部经理负责300元以下部门临时办公用品采购审批；300元以上由总经理审批。办公用品入库单 入库日期： 年 月 日序号物品名称物品编号规格/型号数量单位单价金额（元）备注123456789101112131415161718合 计 元采购员签字： 年 月 日 接收人（管理员）签字： 年 月 日 办公用品月度盘存表 盘存日期： 年 月 日序号物品名称规格/型号单位月初数量入库数量出库数量盘存数量备 注123456789101112131415161718办公用品领用明细表部门： 序号日期领用物品名称数量单位