公司日常财务制度.doc

公司日常财务制度目标：及时准确出具财务数据和相关资料，完成核算工作。为达到这一目标规化如下：1. 建立部门报表，公司各部门应根据职能不同，上报不同数据，并建立本部门的完善报表体系。并保证数据的准确性，完整性。2. 及时上报数据，对于财务工作是汇总公司资料进行整理统计核算，但是由于财务不能直接参与一线工作，而不能获得一手数据，就要求公司各职能部门做好数据整理上报工作。各部门根据职责不同，上报数据不同。在每月3日前上报数据，财务部予以核查3. 规范费用票据管理具体意见：(一) 部门职能及表格规定：编辑部：负责公司销售和采编业务，所有与公司收支有关的数据都应上报财务形成表格数据，做统计，其上报数据有：部门月销售统计表每月回款统计表欠款统计表、部门费用支出表、及返款申请行政部：负责公司日常事务。每月上交：费用支出表、分类费用明细表及销售情况汇总表、费用预算表仓管部：负责公司库房管理，应按月上交库房变动表、退货统计表(二) 填表说明及要求按表格说明：部门月销售统计表 反映本部门销售情况和退货情况，反映数据为本月数据，需要说明的是退货就是指本月收回的退货，包括确认的，和未确认的。另外此表按部门和业务员统计，在主表中附带本部门业务员本月销售明细部门每月回款统计表 反映本部门本月的数据，按此表做月提成。所以要求数据必须准确，有一个客户两个业务员的一定要确认，否则所涉及的不清款项将暂时不予做提成，待查清后做提成，原则上由本部门查清上报。但不能晚于1个月，如果晚于一个月将在年终一起做提成欠款统计表 反映本月及累计欠款，与员工绩效挂钩，如果超出合同规定的账期，将加滞纳金，影响本人提成收入。甚至做呆账处理。需提醒的是，此规定早已经写在合同中，我们只是强化，并加强执行力度。部门费用支出表 反映本部门支出情况，做为公司对部门测算依据。返款申请 为日常工作的需要，此申请含正常申请和非正常申请两部分，正常返款是公司规定的部分。超出部分一定要备案审批后上交财务，再申请时才予处理，如不备案直接申请，则按正常返款处理，公司对其负责。费用支出表 反映公司整体支出情况，作为考核依据。记账凭据，要求数据准确。分类费用明细表 是费用支出表的分表，分类反映各项费用支出情况，便于公司进行费用分析。此表根据需要自行设计，主要是针对业务员提成设计。销售情况汇总表 是汇总的公司销售情况，也包括本月退货情况。 此表按客户进行统计。费用预算表 此表是针对每月的费用开支做的一个整体预算表，是公司有计划的进行开支的一个表格。对公司进行合理的财务管控，对相关人员进行约束，减少随机性支出，库房变动表 此表综合反映了库房的收发货物情况，可以预测和分析公司的库存变动情况，做到优化资源配置。减少相关存货的过度投入，减轻公司流动资金的压力。退货统计表 反映公司的退货情况，对于退货，我们没有进行有效的管理分析，从而对于我公司的货物供应管理和客户关系造成因一定影响。另外不合理退货也造成我公司的库存积压和资源浪费。所以建议退货环节进行重新管理，对于客户退货进行分析。减轻公司的负面压力。（三）、表格样式1.部门每月销售统计表部门月份签字姓名销售码洋销售实样退货码洋退货实样张三李四合计附表一张三销售及退货统计表（时间与主表一致）可以用广智导出，注意：附表必须签字2.每月回款统计表部门月份签字客户名称回款金额业务员收款银行是否开票*公司张三是.*学校合计注意：客户名称必须为执照或教育部颁发的正规证书上的名字。且必须与公司销售系统一致3.欠款统计表部门月份签字客户名称本月金额累计金额最早欠款日期是否需开票*公司是.*学校合计注意：最早欠款日期指的是累计欠款的第一笔数据发生时间4.部门费用支出表部门月份费用项目电话费电费招待费物流支出样书支出餐费办公用品张三李四以上数据根据费用实际情况填列，如招待费、样书、物流费、必须按人填列，其余费用可以俺不木平摊。5.返款申请部 门是否特殊返款 是 否返款比例客户名单位名销售明细码洋实洋入账金额入账时间入账名称12返款金额扣除税额实际返款金额返款账号申请日期批准日期实际返款日期注意：以上数据按照实际填列，此表作为销售返款的唯一凭据！如果数据不准、信息不全请不要上交！春、秋季返款表是汇总申请的表格、格式：户名、电话、银行、账号、金额、学校、采购单位、业务员。此表是计算年度提成的依据。6.费用支出表项目部门1部门2部门3合计通信费餐费办公费水费电费招待费房租物流费差旅费合计这里填总数注意：此表可以增加项目，但是不能改变格式顺序，只能在后面添加，另外此表要反映所有的支出，包括一般性奖励支出，也就是出的每一分钱支出都要在上面。7.分类费用汇总表项目张三李四王五。合计样书费差旅费物流费招待费合计这里填总数注意：此表根据提成需要设置.8.销售情况汇总表客户名称码洋实洋退货码洋实洋合计.公司照实填列学校合计这里填总数9.费用预算表项目部门1部门2部门3合计通信费填列预计数据餐费办公费水费电费招待费房租物流费差旅费合计这里填总数10库房变动表书名种类上月存数本月进货收回退货发出数本月库存高职.普通.通用合计11退货统计表书名种类发出时间客户名称退货原因退货时间（只收到）货运公司是否损毁是否同意退货（业务签字）高职.普通.通用注意：此表在收到退货时填列，另外对于退回货物应与业务员沟通，是否同意，若同意必须签字，不同意说明理由，进行处理，对于退回货物的品质进行严格的检查，如实填写。此表也将作为仓库盘点的依据之一。若盘点不准也将有惩罚。（四） 对于费用报销、填列的要求。费用支出审批流程1.出差申请批准返回按规定报销2.费用单据整理主管审批财务审核经理审批行政支出费用财务记账财务第一次审核是对票据的合理真实性审核，对于单据填列不规范，有权退回重新填列后报销，3.如果需要借支：需要写借款申请部门领导审批公司审批借款人签字行政付款财务记账，借款人出差回来后必须报销后，归还借款，财务予以核销，差旅费的规定差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。1、 员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。2、 特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机。3、 违反公司规定使用交通工具，一律按火车票报销（超出部分由个人支付）4、 市场交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。5、 员工出差期间，标准内住宿费用实报实销（但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用）。6、 员工外出期间产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，实报实销。7、票据填写部门名称：所在部门或办事处的名称，报销大小写金额一致，大写金额必须顶头写，不得留有空格，小写金额前须加钱币符号“￥”，大写汉字要正确，大小写金额均不得有涂改痕迹。8.票据问题：票据粘贴不得使用回型针、订书钉、燕尾小夹子等，票面朝上，成阶梯状粘贴，粘贴时不要将面额数字粘住。不同种类的费用尽量分开报销，不要用一张报销凭单报销报销凭单后附的各种发票、发票上的单位名称、金额大小写及商品名称等不得有涂改。对于报销票据要素不全的发票或不合规的各种票据，包括收据，假发票或其它经领导批准准予报销的凭单,报销人必须将其与正规发票分开粘贴及填写。注意发票的有效期，过期发票不能进行报销。.出差明细表应注明出差人详细的出差目的地，乘坐交通工具种类、起止地及时间，车票张数和金额。9、将凭证粘贴单、出差明细表附在费用报销单后，写明报销人所在部门、时间、附件张数、报销金额（大小写）必须和原始发票的金额相等，金额需要分类汇总填写，报销费用用途，出差补助在差旅费报销单中单独填写，写明出差天数、标准、金额。报销单用黑色中性笔填写。10、.费用冲借款的，要在备注栏注明冲借款，写明冲借款金额。补款（退款）金额。11、差旅报销单要按所列项目填写，要求书面整洁 字迹工整，不得出现草书，不能出现涂改、乱划或是涂改液修改。财务票据整理、粘贴要求：一、票据整理、粘贴要求 1、分开需要粘贴的票据和不需要粘贴的票据。2、将需要粘贴和不需要粘贴的票据分别分类，同类票据（如餐费类、出租车票类等）应集中在一起。 3、粘贴票据的纸张大小：应用和支出凭单同样大小的结实的白纸（使用过的纸亦可，外露部分应保持洁白），不要用报纸或比较薄的信纸粘贴，粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围。 4、粘贴要求：粘贴在一张纸上的所有票据统一按上下、左右起止的顺序均匀粘贴，确保粘贴后依然平整。其中，车票的粘贴如下图。 5、粘贴在一张纸上的所有票据作为一张附件计算，并将合计金额写在右下角。 图 1 火车票的粘贴 图2 车辆通