往来帐款及存货管理办法.doc

往来帐款及存货管理办法为了进一步规范企业往来帐款及存货的日常管理，加强财务管理基础工作，企业必须定期对其往来款项及存货进行专项核对、盘点及清理，现制定本公司往来帐款及存货管理办法。往来账款、存货范围往来账款 是指企业在日常生产、经营、管理过程中产生的预付账款、应收账款及其他应收款等债权性款项和预收账款、应付账款及其他应付款等债务性款项。存货 是指企业生产或经营活动中持有以备出售的商品或产成品、半成品、在产品、以及各类材料、燃料、包装物、低值易耗品。一、关于往来帐款及存货的核对清理1、对于应收、预付等往来帐款，各部门财务要按照客户名及发票号作为并列对帐条件进行逐票核对，把清理资产同核查负债结合起来，要避免同一客户名下的资产负债方重复挂帐现象，做到发现一户销掉一户，杜绝虚增资产现象的发生。2、对于同一客户名下因发票号录入错误导致，但实质为同一业务项下的往来款项，各部门财务要会同业务员逐票进行核对确认，在业务员开出调帐通知单的前提下及时进行帐务处理。保证帐帐、帐证、帐实的相符。3、对于不同客户名下，但实质为同一业务的款项，部门财务在会同业务员核对清楚以后，要求业务员及时向客户催讨委托付款 通知书，并据此作为财务调帐的依据。4、对于不同客户名下，但实质为同一业务又无法取得客户委托付款通知书的款项，依据企业会计制度的规定，需要三年时间达到处理标准。依据法律规定的诉讼时效未二年，虽然法律规定的诉讼时效为2年，但是中断的理由太多，条件也很容易达到。所以根据公司法务部对已有几个案例处理情况后的反馈意见，在债权人确实没有向我司起诉或者寄出、传真过催款之类文件的，也应在开票日期之后的3年后做“帐销案存”处理。5、各部门对清理过程中发现的帐外资产、负债也应及时入帐以确保企业资产、负债及所有者权益的真实、完整、准确。6、对于存货，各部门财务要按每票入库单号逐笔与业务员核对数量、单价、金额，做到帐实相符，对于清查出的积压、已毁损或需报废的存货，应当查明原因，提出处理意见，报告总部财务。二、 关于往来帐款及存货的帐龄分析和预警管理1、应收账款 以销售合同中约定的应收账款日期确定其基准日。出口业务应收外汇账款以外销合同或销货约定书中的应收账款日期为应收基准日；进口业务和内销业务应收国内账款以销售合同中约定的收款日为应收基准日，到期未收到的货款次日即成为逾期应收账款。2、预付账款 以采购或加工合同中约定的交货日为基准日。交货日次日即为超期预付账款。3、其他应收款 以计划收款日为应收基准日，到期未收到的款项次日即成为逾期其他应收款。4、存货 库存商品以购货发票入库日为基准日。库存商品正常储存时间为3个月，第4个月转为超期、积压库存商品。5、各部门财务在认真做好往来款项及存货清理工作的基础上，每月应对往来款及存货进行帐龄分析，编报逾期往来帐款及存货明细表发出预警通知，引起业务员、部门经理、公司管理层的重视，以期及时、主动开展催讨回款、压缩库存、避免损失的工作。6、往来款项及存货的帐龄分析分为正常、3各月以内、3-6个月、6-12个月、1-2年、2-3年、3年以上七个时段进行分析，每季度末次月5日部门财务报总部财务。同时，对于逾期应收、预付帐款及存货，部门财务必须逐笔与部门业务员进行核对，查明形成原因后报告总部财务；总部财务必须每季对公司全部应收、预付及存货进行帐龄分析，并在与部门财务核对无误后报告公司领导。7、对于逾期的应收、预付款项及存货项目，总部财务要定期会同部门财务寻找相关业务员具体了解该款项及存货的催讨、销售进展情况，并及时将催讨信息反馈给公司法务部门，为今后进入法律诉讼程序提供相关资料。三、 关于坏帐损失的认定及处理1、坏帐损失是指企业不能收回的各项应收款项造成的损失。对在清理往来帐中查出的各项坏帐，部门应当逐项分析形成原因，对有合法证据证明不能收回的应收帐款，应分别不同情况，认定损失。2、部门应收、预付帐款发生坏帐损失申请税前扣除时，必须符合下列条件之一，才能予以扣除。（1）债务人被依法宣告破产、撤消、（包括被政府责令关闭）、吊销工商营业执照、死亡、失踪，其剩余财产或遗产确实不足清偿。（2）债务人逾期三年以上未清偿且有确凿证明表明已无力清偿债务。（3）符合条件的债务重组形成的坏帐。（4）因自然灾害、战争及国际政治事件等不可抗力因素影响，确实无法收回的应收款项。3、企业应收、预付帐款申请税前扣除需提供的详细资料见附件一“应收、预付帐款发生坏帐损失税前扣除审批事项”中“（三）申请人提交材料”中的相关条款。4、存货损失是指因自然灾害、战争等政治事件等不可抗力或者人为管理责任，导致存货损失。企业存货发生的损失包括有关商品、产成品、半成品、在产品、以及各类材料、燃料、包装物、低值易耗品等发生的盘亏、变质、淘汰、毁损、报废、被盗等造成的净损失。存货出现以下一项或若干项情形时，应当确认为发生永久或实质性损害：(a) 已霉烂变质；(b)已过期且无转让价值；(c) 经营中已不再需要，并且已无使用价值和转让价值；(d)其他足以证明已无使用价值和转让价值。5、部门在清理存货中对查出