营销风险防范流程及管理细则.doc

营销风险防范流程及管理细则 为规范营销部门业务流程和业务行为，加强对应收账款的风险防范和控制，保证应收账款资金安全，特制定本管理细则。一、合同评审方面1、（1）客户系企业法人的，办事处应在评审时提供加盖公章、经过年检（审）的有效营业执照、组织机构代码证、税务登记证复印件和客户档案；如遇到企业法人的项目（经理）部、工程指挥部、工区签订合同的情形，应一并提供企业法人授权其代为签约的授权委托书原件。 （2）客户系自然人的，办事处应在评审时提供客户有效身份证复印件及客户档案，经其本人在复印件上亲笔签名，并提供联系方式和实际的住所地。办事处主任负责对客户信息进行核实。2、评审表“备注栏”中注明是否使用公司的格式合同范本。若使用对方提供的合同范本，或者对公司格式有部分修改的情况，应当提前一天传回公司，由外事办负责对合同条款进行审查，若办事处未经批准私自修改合同范本或采用客户范本签订合同，该办事处不对该项目享有任何计件提成，且公司将对相关责任人处以1000-2000元的处罚，因该行为给公司造成经济损失的，公司将进行追偿，并依法追究相关责任人员的法律责任。3、赊销合同必须同时提供有效的担保手续，办事处可与外事办沟通具体办理的方式，原则上采用有产权登记的物权抵押，或者有实力的单位或个人作共同经济责任担保（担保物价值应为赊销额度的二倍）。特殊情况由外事办直接介入参与办理。待赊销合同通过之后，原则上办事处在发桩前必须提供担保手续的原件。抵押担保手续的原件由外事办统一管理。外事办出具收据给办事处，应收款全部结清后，办事处凭收据领取手续原件。4、对于合同签订霜当天需发桩的情况，办事处在发桩前将合同复印件及担保手续传回公司，经外事办审批之后方可发桩。自合同签订之同起五日内办事处必须将会同溪担保手续原件送回公司。外事办可对相关责任人员处以逾期30元/日的处罚。5、办事处应针对赊销合同的客户进行全面、深入的调查了解（尤其是新客户及大额度赊销的情形），应对客户的经营历史、诚信程度、资产运作、经济实力、项目背景等进行全面了解。合同评审时由办事处主任在表格注明赊销的理由，详细说明客户以及该项目的综合情况，供营销部经理参考。6、评审时缺少以上要求附件的，最迟在发桩之前补齐，由办事处内勤进行登记，营销部内勤进行核实。若出现资料不全的，营销部内勤可对经办人员处以50元/次的罚款；因此出现呆死帐的，由该办事处全额承担（经书面报告给营销部经理批准的除外）。7、若发现办事处有对以上要求的附件存在弄虚作假的情形，经外事办与营销部经理确认，报总经理批准后，视情节轻重对办事处相关人员处以3000-5000元/次的罚款；若有触犯法律的情形，公司对相关人员做辞退处理，直至追究相关责任入的经济及法律责任。二、合同执行方面1、合同签订时未确定工地签收人的，不论情形，经办人员应在发桩前提供客户出具的委托书或其他形式的资料确定工地签收人，否则不允许发桩。遇特殊情况，由办事处出具书面报告经营销部经理批准后方允许发桩。签收人确定后，应及时补齐经其本人签名的有效身份证复印件。对工地签收入再行委托他人的情形，应及时补充签收手续。营销部内勤密切与运输部门沟通，确保签收人签字字样与委托书字样相符，发现异常应及时要求运输部门进行补签，经办业务员有义务协助完成。2、经办人员应当全面了解所负责的各个工地的付款方式，密切关注公司的发桩数据和客户的付款数据，提前做好收款工作，保证按照合同的约定执行。为保证发桩数据的准确，办事处可定期制作书面的发桩数据明细表（含时问、桩型、规格型号、米数），与公司核对无误后，交由客户或其签收人签字确认。若存在供桩数目不清，或有烂桩争议的，办事处须及时将工地异常情况汇报公司相关部门进行处理。3、针对超出合同约定用量，以及超过合同约定付款时间还需继续供桩的工地，办事处应及时与客户沟通，并将评审相关手续传回公司，经评审后要求签订补充协议。公司财务部、外事办可随时了解核实客户数据的真实性和准确性，办事处应无条件配合。4、针对执行中的超量情况，由办事处内勤负责跟进，如实汇报工地相关信息。未经公司同意而发桩的，对相关内勤作停岗处理。超量申请需填报超量审批表同时应取得超量付款的客户承诺书，经公司相关部门审批后方可发货，营销部内勤跟进承诺的付款时间：(1)先款后货的工地，到承诺的时间不符合合同付款方式，对经办人员及办事处主任各处以100元/次的罚款，符合则不处罚。（2）按进度付款的工地，到了承诺时间未按承诺金额支付，对经办人员和办事处主任各处以100元/次的处罚。以上情况若无客户承诺书或者连续出现则加倍处罚。5、上述超量的规定，如办事处已按要求填写超量审批表经营销部经理批准之后形成呆死帐的，按照应收帐款和呆死账的管理制度中第四项“经济损失的责任分担”承担相关责任；若未按要求填写超量审批表，或虽填写但未通过营销部经理批准而筮桩的，对相关人员处以200500元/次的罚款。因此出现呆死帐的，由该办事处全额承担。6、若发现办事处存在弄虚作假，或与客户恶意串通违反制度的情形，经外事办与营销部经理确认，报总经理批准后，视情节轻重对办事处相关人员处以30005000元/次的罚款；若有触犯法律的情形，公司对相关人员做辞退处理，直至追究责任人的经济及法律责任。三、合同结算方面1、工地完工或长期停工时，经办人员应与客户沟通，按审计要求申请办理结算。营销部内勤负责结算数据的准确性，办事处内勤对数据进行复核，经办人员应在规定时间内完成与客户的签字确认工作。不得通过隐瞒、欺骗、许诺或者打白条等方式骗取客户进行结算，否则视情节轻重对经办人员处以200500元/次的罚款；因此出现呆死账的，由该办事处全额承担。2、针对同个客户有多个工地的，办事处应及时办理结算手续，避免各工地之间账目混乱，引发争议。对用桩量大的工地，经办人员应定期与客户核对发桩数据，保证相关数据的准确性。针对大额度赊销合同，办事处必须严格按照合同约定的时间办理结算或及时签订有效的补充协议。3、如因烂桩或逾期供桩等原因不能签回结算时，办事处应将结算单延迟交回的原因书面报告给营销部，经内勤主管确认是否存在烂桩、供货不及时或其他情况后，报营销部经理作出处理意见，确定结算手续签回的最后期限。超期未签回结算的处罚标准按照合同结算制度实施。4、若发现办事处经办人员存在弄虚作假，假冒他人名义或私刻公章签订结算等情形，视情节轻重对相关人员处以3000-5000元/次的罚款；针对触犯法律的情况，公司对相关人员做辞退处理，直至追究责任人经济和法律责任。四、开票收款方面1、针对客户长期以银行汇票等票据背书方式付款的，应在合同评审时及合同中列明，如评审时或合同中来到明收取客户票据，对于应收账款逾期时间较长，清收难度较大，办事处欲收取客户票据的，应作出书面报告，经营销部和财务部经理审批后方可收取。收取票据前，办事处应将票据交财务部审验，保证票据的真实性和合法性，确保出票、背书、保证、承兑等一系列行为和程序符合票据法及相关制度的规定。2、收款收据的开具严格按照审计制度的要求进行，经办人员应及时将收据交给客户并要求客户签收。办事处内勤对收款收据负保管责任。如因办事处内勤未按要求填写收据，或收据丢失等导致产生货款损失的，由办事处内勤承担全部责任。因办事处内部管理混乱，导致收款收据环节存在风险而产生货款损失的，办事处主任承担全部责任。3、针对未经营销部和财务部经理审批，办事处擅自收取客户银行票据的情形，视情节轻重对办事处经办人员处以200500元/次的罚款；因票据缺陷造成的一切后果，由办事处全额承担。五、应收账款方面1、合同执行过程中，由办事处和经办人员全权负责应收账款的收款工作，提前与客户确认已付款和应收款的数据，确保按照合同约定的付款方式执行。（1）先款后货的工地，须保证客户账户余额足够方可发桩；（2）按进度付款的工地，须及时告知客户需要付款的时间；（3）己完工结算的工地，须随时跟进客户在合同约定的付款时间之前付清货款。2、针对超过合同约定的付款期限，进入三色台帐的处理原则：(1)绿色台帐，以办事处自行催收为主。个别存在异常的情形，办事处传回书面报告经营销部经理批准后，由外事办协助办事处开展该类欠款的催收及手续完善工作。（2）黄色台帐，外事办可随时介入，办事处应无条件如实汇报并继续作好该类欠款的催收及手续完善工作。（3）红色台帐，外事办可根据了解的情况向营销部经理提出处理建议，办事处不免除该类欠款的清收及手续完善的义务。3、针对进入三色台帐的欠款，办事处主任必须亲自跟进。不论任何情形、任何客户，办事处与经办人员必须保证每月每笔欠款的回款金额不低于该笔欠款总额的20%。每月低于该比例的，外事办有权对经办人员及办事处主任分别处以100-200元/月的罚款。4、办事处在合同执行的全过程中，若存在对客户调查不到位、手续资料不齐全、骗取公司签订合同、弄虚作假、同客户恶意串通、怠于催收以及损公肥私等情形，经外事办与营销部经理确认，报总经理批准后，视情节轻重对办事处及经办人员处以3000-5000元的罚款。因此出现呆死帐的，由该办事处全额承担。六、账款管理考核1、各办经营管理到年终不得出现红、黄台账，如有红、黄台账则按以下措施处罚：A、红色台账处罚方案：a、有一笔红色台账，则扣除相应办事处本年度风险金的30%。b、有两笔红色台账，则扣除相应办事处本年度风险金的60%。C、有三笔红色台账，则扣除相应办事处本年度风险金的100%，并对该办的主任予以降级处罚。B、黄色台账处罚方案：a、有一笔黄色台账，则扣除相应办事处本年度风险金的15 %。b、有两笔黄色台账，则扣除相应办事处本年度风险金的30 %。c、有三笔黄色台账，则扣除相应办事处本年度风险金的70 %，并对该办的主任予以通报批评处罚。2、各办经营管理对公司的经营管理须高度负责，全力以赴，不得懈怠。如有办事处在年内出现货款无法收回需公司诉讼的则按照以下方案处理：a、有一笔扣除该办本年度风险金的30%作为处罚，且需承担相关的诉讼费用。b、有两笔扣除该办本年度风险金全额，且需承担相关的诉讼费用，并对主任予以降级处理。七、固定客户方面1、固定客户与合作时间长，同一时间工地多，各办事处与营销部应定期对各个工地的发桩数据、收款数据等进行双方确认，必要时由财务部出面进行对账，避免各工地之间发桩和收款之间混乱，保证数据的真实准确。若存在欠款，且欠款额度大，外事办须参与高度关注，随时掌握其经营状况的动态变化。如发现固定客户的经营状况恶化，涉入经济纠纷，或其资产被司法部门采取强制措施，公司兼并重组、个人婚变、转移资产（含抵押资产）等逃避债务的行为，办事处应立即向公司汇报。外事办经与营销部经理确认后，应立即采取诉讼保全措施或第三人担保等形式，保证公司应收账款的安全。2、因办事处数据不清，手续缺陷，或对固定客户转移资产等逃避债务行为知情不报，与客户恶意串通的，经外事办与营销部经理确认，报总经理批准后，视情节轻重对各办事处处以200-500元的罚款。因此出现呆死帐的，办事处承担60%-100%的责任。3、对于固定客户回款由外事办统一分配，原则上以清收台账为首选，其次按照相关工地回款进行分配。八、其他l、因营销部经理或总经理出差，办事处的申请或报告经口头或电话审批通过的，营销部内勤在事后应及时跟进补办相关领导的签字审批手续。各办事处有权要求营销部内勤传真经相关领导书面签字审批的申请或报告，或寄送复印件，以存档备案，做到有据可查。2、办事处主任变更，原任和新任主任交接手续应经过外事办的签字认可。参照办事处主任岗位交接制度和离任主任计件工资提成方案及责任分担约定相应权责，后期按照交接书的内容分担权责；如办事处主任自离，未办理任何交接手续的，由外事办协助新任主任应收账款的催收工作同时追究办事处主任的一切民事责任