[人文社科]行政管理.ppt

行政管理实务,为什么要探讨行政管理,有效积极的保护自己,行政管理是一个非常锻炼人的职业,行政管理工作在管理门类中称得上最繁琐、复杂、关注结果的工作,行政管理工作是一个难以使人忘怀的职业,行政管理工作是一个通过了解企业、管理企业从而实现自身价值的工作,行政管理工作需要提供周全到位，不同寻常的服务,前言：为什么要管理,. 一个世纪企业在管与理观念上造成的差异； . 顺应变化，调整管理方式； . 经验的老化； .以往我们往往是管，而忽视理； 从组织行为学中，管理有三大技能,专业 人际 概念,顺应变化，调整管理方式 “80后”的管理需要管理者调整领导方式。建立程序公正的制 度化管理，且保证制度的“取之于民、用之于民”，避免管理制 度上太强的领导者个人色彩。避免英雄式、权威式领导风格，提 高员工参与度，激发其工作活力，也可以加强员工对于组织的承 诺，降低离职率。,通常来说，你不能说员工没有意愿，也不要“埋怨”员工没有意愿， 一个优秀的管理者是要创造环境，创造机会不断地让部属“体会到能力 带来价值”。 影响员工投入度三方面因素： 激情 意愿 环境,记住： 不时的提醒自己，任何经验如不与现实结合，都会过时的。,管理者要根据被领导对象的情况来 决定自己的领导方式和行为而获 得了长久的生命力。 情境领导模型创始人保罗赫塞,下属的失误是管理者辅导员工成长的机会,波特定律：“总盯着下属的失误，是一个领导者最大的失误”， 告诉大家一个问题的现象，而且引发了大家的思考，希望能让大 家都在批评下属失误的反思中长出新的智慧。 我认为应该“将下属每次的失误变成辅导员工成长的机会！”（告 诉他们哪些是对的，哪些是要纠正的）树立一种标准。,标准是一种誓约，一种品质的要求，能使优秀的人引发自尊，能使管理越来越轻松,因,结,小,为,a、设定标准使我们的意志力更清晰； b 、设定标注使你更明确； c、设定标准使你更感公平； d、设定标准是你更感快乐。,行政管理原则是制定标准保护自己； 行政管理要求：灵活性； 行政管理关键在于积极主动,分享内容,一、日常行政管理 二、做合格的行政管理者 三、行政管理工作的特点 四、企业文化建设的新热点 五、会议管理 六、办公成本控制,第一单元 日常行政管理,行政管理部门的职责： 是为整个企业运转提供资源支持和后勤保障， 其目标是确保企业的正常运作，未企业创造经济 效益。,第一节 人员配备、素质、地位、特点、作用、沟通,行政人员的配置： 以精简为原则； 搭配互补； 兼职多能。,应变能力 敏感力强,行政人员素质要求：,善于领会领导的意图及员工的想法,热心助人， 能协助别人 迅速解决问题,有忍耐性,九字决：勤、灵、忍 平、宁、顺 悟、预、余,专业行政管理者需具备条件标准,基本条件： 职业人的品德、敬业的态度、专业的知识 专业条件： 1、独立解决问题的能力，能帮助主管找答案，设想出合理的方向及方法； 2、能自我排解不良情绪； 3、具有在组织及工作中争取额外工作的态度及能力； 4、不计较分内分外，善于补位； 5、能说、会做； 6、适应环境的变化，能察言观色； 7、有充分的沟通能力； 8、擅长协调； 9、具备公关及社交能力，即“对外交涉及联络”。 传统标准： 外形利落出色、常识涵养丰富、个性成熟稳定,行政工作的地位： 地位：需时至尊、昙花一现、易被忘却 永远不要奢望成为企业关注的“中心” 切忌为自己评功摆好，四处张扬,管理有“术”，也有“道” “术”者，知识与技巧 “道”者，悟性与智慧,工作内容,从服务出发，积极主动做好协调，登上管理的大洲。,特点： 特点：综合性、突发性、时间性、政策性、繁杂性、广泛性 每天面临大量的、琐碎的、不起眼的事务性工作 不显示、摆妥位，甘当企业的幕后者,第二节 行政管理机构设置的原则,第三节 行政管理的三大角色、四大特征、五大魅力,三大角色： 人际角色 管家角色 助手角色,四大特征： 服从性 灵活性 目标性 阶段性,五大魅力： 坚韧顽强力 丰富的想象力 果断的执行力 敏锐的感受力 科学管理能力,第四节 做一名怎样的行政管理者,一名合格的行政管理者，是企业的幕后英雄；能在无序和有序之间在管理、协调、沟通、服务上必须不断地提升自己,行政管理者要服从领导安排，明确行政管理目标，在此前提下灵活地开展工作，同时还要考虑行政工作的阶段性特征,行政管理者在日常工作中要学会,分类、阶段、排序,行政管理者工作重心就是要处理好企业的各种事务与人员关系，要求他必须是一位多面手；同时他又必须是一位专家。,第五节 行政管理人员容易犯的错误,一、拒绝承担个人责任 二、未能启发下属 三、只重结果，忽视思想 四、“一视同仁”的管理方法 五、未能设定标准 六、寻找借口,行政管理人员的通病“心肠软” 圆要有度，方要有型 柔而不软，硬而不锐,第六节 行政工作中应该关注的事,一、不拘小节 二、把握话题 三、储蓄人脉 四、明确工作计划 五、跨部门的思考,第二单元 做合格的行政管理者,第一节 行政管理者的三个层面,一层面：事必躬亲，十分忙碌。此为下层 二层面：至掌原则，有分工。此为中策 三层面：人尽其职，凡事有条理，无须操心。此为上层,第二节 行政管理者的管头与管脚,“管头”：让下属既知晓，做什么？又明白谁来？ “管脚”：抓住三要点 资源到位、教练角色、 过程交给他人,第三节 安排合适的位置给下属,精明能干的管理者，办公时间不长，工作效率超高的秘诀： 善于把适当的工作分配给最恰当的人。 关键：得益于鉴别人才的眼力。,第四节 合格行政管理者的8招真功,少说、多做不会错的“老功夫”已经退役 能说、会做、多听、善总结,取而代之的八招真功，才是：“绝招”,1、应答上司交代的事：我立即去办 2、转递坏消息时：不乱阵脚 3、团队精神,取而代之的八招真功，才是：“绝招”,4、如不清楚某事：不要立即答复，忌“不知道”！ 5、有效的管理时间，减轻工作量 6、敢于承担过失：是我的疏忽，但已经纠正，忌“所有问题都 自扛”,取而代之的八招真功，才是：“绝招”,7、打破冷场的话题，成为会场的主角 （从上司关心和熟悉的事入口） 8、直言面对批评：对于批评和指责不要写在脸上，不卑不亢让 对方知道你接受他的信息。,第五节 如何培养敏锐的前瞻能力（危机感）,1、收集信息的习惯； 2、研究、分析能力； 3、调查、决策能力（综合能力）,第三单元 行政管理工作的特点,1、急事优先办：坐下来慢慢谈，谈出计划，落实措施，改进； 2、常事按例办：细细谈，采用E-MAIL（3回合合适）； 3、缓事勿忘办：创造偶然机会，幽默的谈；,第一节 有序的安排“急、常、缓”三事,第二节 有效地进行即时性任务的分配,1、分出轻重和缓急 2、清晰的阐述问题 3、准确表达需要的结果 4、让员工提出问题，作耐心答复 5、交代要详尽，可列清单,第三节 行政工作的特点,1、做事：正确的做事和做正确的事； 2、补位：企业的服务部门是企业的“舞台监督者”，站在台外，才便于及时的补正位; 3、善集成：了解在交往过程中的双赢，更知晓利益的相关者。,第四节 沟通与协调,行政管理人员的基本功： 沟通与灵活 沟通是协调的前提； 灵活是协调的技能 良好的心态；主动的态度。,赠送语句,心态： 我们的生命是一个历程，是一个整体，我们觉得自己已经成长过 了，现在是该结果子的时候了，我们太过于在于一时的得失，而 忘记了成长才是最重要的。 切记： 时刻提醒自己一下，千万不要因为几分和满腹牢骚而自断经 脉，不论遇到什么事情，都要做一棵永远成长的苹果树，因为你 的成长永远比每个月拿多少钱重要。,最好的沟通明确的方法： 一个时间段只做一件事，不做两件事,1、迅速地 2、正确地 3、容易了解,企业内部沟通三原则,1、从整体大方向开始沟通； 2、确认对方理解的意思； 3、完整不遗留。,企业内沟通三要点,企业内部沟通六部曲,1、找准对象 2、求同存异 3、真诚相待 4、低调待人 5、体谅 6.协作,沟通的关键 积极的聆听者,不但要听对方讲些什么，更能体察对方想说些什么,聼=耳+目+心=王（人中之王）,第六节 走动式管理,管理者身先士卒，深入基础，体察民意，了解情况，沟通意见，共创业绩。,“走动式”作为目前最流行的管理方式，行政管理者在采用时要注意技巧并保持敏感性。,第四单元 企业文化建设的新热点,为推动企业的各项工作，行政工作必须借助于企业文化，并根据企业特点来推动企业文化。,了解企业文化的发展，可分为四个时期： 企业文化是什么；企业文化干什么； 企业文化怎么干；企业文化干得好。,企业文化是企业财富增值过程的价值选择，它决定了何种观念应得到提倡和否定，何种行为应受到鼓励或批评，何种失败与错误可以得到容忍,诚信文化,诚信：就是诚实，守信。 俗话说：“人无诚信不立，家无诚信不和，业无诚信不兴，国无诚信不宁”。如何来重视文化的热点，,必须抓好五个环节： 1、内化于心 2、固化于制 3、外化于形 4、强化于做 5、转化于经,文化是理念、制度、行为的统一体,内核： 理念,外层：行为,中间：制度,资金可以融、技术可以买制度可以拷贝、优秀人才可以重金聘请,唯有企业文化必须经过长期的凝练和积累。,培养亲和的文化气氛,抓住文化建设的“本”,行政管理者应着手培养企业良好的人际关系和亲和力的文化氛围，良好的人际关系，有利于沟通，使人心情愉快；亲和的文化氛围，有利于凝聚人心培养团队精神。,第五单元 礼仪,职场十三礼节,1、直呼老板的名讳或绰号 2、答话的用语太随性 3、老板站着文化，你却坐着回话,职场十三礼节,4、常让老板找不到人 5、犯错借口一大堆 6、不管老板说什么，都问“为什么？”,职场十三礼节,7、老板问东方，你却回东风 8、向老板打探隐私 9、闲聊时总讲别人的坏话,第六单元 会议管理,一、会议管理的前提 会议是谋事、议事、解决事务的一个场所。在对会议进行正常管理之前，应熟悉和掌握会议的管理办法，尽职尽质地把会议的组织管理工作做好，要对会议的数量、质量进行有效的控制，坐到周全、周密，节约开支。,二、合理的会议成本控制,直,本,接,会议成本=2A*B*T A:与会者的平均工资（以小时计算）的3倍； B:与会人数 T: 会议时间（以小时计）,成,A为与会者平均工资的3倍是因劳动产值比工资高；乘2是由于开会使经常性的工作中断，造成损失,三、会议成本控制 控制会议成本的基本方法：强化管理者对会议的三个观念： 成本观念、时间观念、效率观念 减少会议的有形和无形的支出，而且简化和减少会议，提高会议的效果。,有效的会议,卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。,二、会前准备 会前的充分准备，就能事半功倍,1、明确参会人员 2、选择开会地点 3、选择会议时间,会议准备四要素：,一、明确会议主题 二、制订会议计划（规模、创意、预算等） 三、提出预防措施 四、会议布置,三、会中的事务,一、根据会议要求做好岗位匹配； 二、了解会议需求及时提供方便； 三、观察参会者情绪弥补不足之处； 四、互相协助、配合解决突发事件。,四、会后的工作,一、及时