通讯工具、电脑使用管理制度.doc

通讯工具、电脑使用管理制度一、总则1、为了规范电脑通讯工具的使用与管理，提高工作效率，确保电脑及局域网正常运作，确保通讯畅通，使计算机更好的发挥作用，特制订本制度。2、本制度所称的电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等；电话指办公室电话、配用手机或提供话费的手机卡。二、使用规定：（一）电脑1、部门配备的电脑设备，实行使用人负责制。工作人员要加强电脑知识的学习，按规范要求正确操作使用，注意电脑设备的保养和维护，严防病毒侵入，保证正常运转：严禁非本部门人员擅自使用，人为造成设备损坏，除追究当事人的责任外，其维修费用从当事人工资中核减。2、公司网络资源是公司用于工作目的的投资，电脑室公司员工教育学习、处理信息和整理资料的重要工具，只能用于工作。严禁在工作时间浏览与公司工作无关的网页、资料，严禁利用电脑玩游戏、看影碟、网上聊天等或进行其它与工作无关的活动，严禁利用电脑设备播放反动、黄色影像、访问不健康的网站。3、TM使用规定：TM工具只能用来联系与工作有关的事宜，包括文件的传输、相关单位和人员的沟通联系、信息的发布等，禁止利用TM工具同于工作无关的人员聊天，传输文件等。4、严禁私自安装聊天、游戏等于工作无关的软件。电脑使用中出现软件系统损坏应及时维修，坚强网络安全管理，个人不得随便安装网上下载的软件，如因私自安装无关软件造成电脑系统损坏的，由专业人员负责维修或赔偿等值电脑。个人不能私自对电脑软件进行改动、安装或删除等操作。严禁私自拆卸电脑，调换配件。一经查实，按损坏程度进行相应处理；电脑使用中出现故障需要维修的，请与行政负责人员联系。由于操作不当造成硬件损坏，由个人自行维修或赔偿等值同类硬件。5、更换电脑时要做好文件的备份工作，同时在电脑负责人的协助下检查电脑各方面是否正常。6、离职时，应保证电脑完好、程序正常、文件齐全，接手人在确认文件无误后，须找电脑负责人检查电脑运转是否正常。未按上述程序操作而导致的一切后果由接手人承担。7、计算机名称、IP地址由公司办公室统一登记管理，如需变更，应在公司办公室做变更备案登记。8、对于密级文件及数据要建立双备份制度，对重要资料除在电脑储存外，还应定期拷贝到服务器、U盘或移动硬盘上，便于公司文件统一管理，以及防遭病毒破坏或断电而丢失。9、不得将来历不明的软件装入机器运行，防止染上“病毒”。发现机器故障及时报告，不得擅自进行维护，防止造成损失。电脑设备维修应由专业人士进行。严防计算机病毒入侵，其它单位或个人的外部存储设备（如软盘、U盘、硬盘等）不得随意连入计算机，确有必要连入的须事先进行病毒扫描。不得使用未经病毒检查的软盘。10、加强本司电脑设备的集中统一管理。未经领导批准，部门不得自行调换、拆卸、处理电脑及附属设备。设备的配备、更新、维修和报废都须按程序通知行政管理人员。上级人员未经许可不得私自拆卸和连接各种硬件设备；不准在非正常状态下使用计算机，严禁私自拆卸机箱，硬件或应用软件出现异常，应技术与管理人员你联系。未经部门同意，计算机及其附属设备不得外借。11、无论本单位，还是外单位人员，凡与本部门无关人员，严禁上机操作。各部门及个人在未经允许下，不得打开其他部门或个人的邮件，更不得打开来历不明的的邮件及附件。12、计算机资源紧缺时，遵循紧急事务优先的原则协商解决。13、员工离开工作岗位超过半个小时需关闭显示器，以延长显示器的使用寿命和节约用电，下班后需按正确方法关机，开关闭电源，关好门窗，方可离开。（二）通讯工具1、目的：为进一步规范服务标准，树立良好的企业形象；为保证公司通信渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高效益，减少失误，特制定员工电话使用制度。2、电话（办公固定电话）（）、拨打电话打电话的时间应尽量避开上午7点前、晚上10点以后的时间，还应避开晚饭时间、午休时间。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，一般以3-5分钟为宜。通话之前应核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。拨打电话先说明自己是谁，公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再提一下对方的名称；应说明拨打电话的内容，且用语应礼貌、规范、简洁、扼要。（）、接听电话标准用语（1）公司人员接听客户电话的统一用语：“您好！正大钢结构，有什么事可以帮到您？”（2）直接面对外部客户的部门的统一用语：“您好！正大公司业务部。”（3）面对公司内部职能部门统一用语：“您好！正大公司业务部，我是*。”（4）接听电话时，不允许说一些低级的词语或一些不礼貌的语句；不准用粗鲁的语气叫人，应先说出职位（总结里、经理、主任、师傅、主管、小姐、先生）。接听电话的规范（1）在电话响三声内必须接听电话，超过三声接通应致歉“对不起，让您久等了”。（2）接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作。（3）在接听电话的过程中，要仔细聆听对方讲话，并及时应答，给予对方以积极的反馈；通话不清楚或*（4）接听到客户的电话避免客户在电话中等候的处理原则：告之客户预估计时间（1分钟之内的），让客户选择等待或稍后回复；如预估时间可能超过1分钟，让客户留下电话，稍后给回复；最好不要让客户在电话中等待的时间超过1分钟。（）、代接和转接电话原则上街道不属于自己分管业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同时，请他给客户回电话，解决问题。如果对方请你代转电话，应弄脓包对方是谁，要找什么人，一便与接电话然联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接电话人。转接电话的规范：（1）不要让顾客等太久；（2）假如要让顾客等待，一定要先致歉，告诉对方要等多久，提供选择；（3）假如处理需要时间，可以建议选择“再回电”或其他；（4）在转接之前先记录下来电者的电话；（5）假如等候的时间过长，每20秒再问是否还要继续等；（6）转接过去时：“谢谢您的等待”。如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。（）、接听投诉电话在处理顾客投诉时，以倾听顾客抱怨的方式来稳定顾客情绪；并尽快将电话转接到有经验的主管或经理来处理。（）、结束语谈话结束，表示谢意（“感谢您的致电，再见。”、“谢谢，再见。”）等待对方先挂电话。4、手机（移动电话）为了便于公司统一电话管理，集中客户资源，节省座机电话费，公司给中层管理人员及部分业务人员配备手机，号码公司统一管理。现规定如下：所有加入集团网的人员互拨时应使用各自的手机，一律不得使用其他号码。要求所有加入集团的人员，公司给予配备手机的人员必须保持全天24小时处于开机状态。要求所有加入集团网的人员、公司给予配备手机的人员的手机在规定开机时间内电量充足，保障通信畅通。若因欠费被停机，因技术缴交话费于24小时内开通。公司业务座机不得用于个人长时间私聊，工作期间不允许拨打、接听私人电话。违反规定公司视情况给予处罚。三、安全规定：1、部门或个人应高度重视公司的技术秘密和商业秘密的保护。2、严格遵守保密制度，工作人员不得将保密文件资料上传共享。3、重要的部门或个人文档必要时需加密；对公司或个人的资料，未经允许任何人不得进行改动，或者告之部门之外的人员