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档案管理学概论 （一） 第一节：档案的定义 第二节：档案的属性 第三节：档案的沿革 第四节：档案的种类 第五节：档案与相关事物 第六节：档案价值与作用,第一节：“档案”的定义：,（1）直观描述型的定义 ： 档案是人们在社会活动中形成的并保存以备查的文书 （2）抽象揭示型的定义： 档案是人们在社会活动中形成的有保存价值的各种形式的原始记录 （3）其他： 档案是一种信息，档案是一种力量。 档案是一种文化,应当开放。 档案既是一种事业,也是一种产业。 最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”,档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案工作基本术语 档案是原始的数据、信息和知识的记录。,记住：P9-10页,科学的定义应包括四点：1、指出档案的来源2、指出档案的属性3、指出档案的形态4、指明档案的特点,从5个方面把握档案定义基本“内涵”：,（1）社会性档案是人们在社会实践中直接形成的。（来源） （2）原始性其内容是对社会实践活动的内容、过程、及结论的原始记录。而不是自然界的产物 （3）历史性档案如实历史记录，它既记录了历史，还记录了历史的关系、记录了一个历史过程,（4）确定性档案所记录的内容应是请清楚楚、明明白白的 （5）载体的固化、恒定性、多样性必是以固化的物质载体形式而存在，形式多种多样。,第二节：档案的属性P16,一、档案的本质属性： 原始的历史记录 1、记录性是人们社会活动直接、客观的记录，它是人们实践的真迹。 2、原始性档案是第一手的、最原始的记录，其内容清晰、明确，真实、可靠；实存形态具有唯一性. 3、历史性档案是以往社会实践的原始记录，它既记录了历史，还记录了历史的关系、记录了一个历史过程。 由于档案是原始的历史记录，所以就有了真是可靠的凭证性。为此，人类为了确认历史事实，追求历史信息的确定性、可靠性，人们便有目的地将有保存价值的文件资料保存起来以备查考，便形成了档案，可以说，档案是人们社会活动中自觉的产物。,不同档案的原始记录价值是有差异的,2、档案的一般属性,社会性档案是人们在社会实践中形成的。社会的复杂性，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定的来源与内容的档案文件之间具有内在的联系性。 知识性档案是存储和传播知识的一种形式（智力资源） 信息性档案是一种重要要的信息资源（具有中介性、传输性、分享性、可代替性等一般属性，关健是有原始性、回溯性特证）,第三节：档案的起源与发展,档案是一种印记，这种印记必须附着在一定的物质上否则没办法流传下来，并被后人认识，档案是有物质实体的。档案的产生有一个漫长的历史过程。 （一）结绳、刻契、图画说（萌芽） （二）文字说（文字先档案后） （三）国家说（档案起源于国家出现以后，从人们有意识第一次保存文件开始）,结绳记事： “上古绳，以记事” 周易 “上古结绳而治”周易,结绳记事意义使历史的记录，离开人的大脑而独立存在,刻契记事： 在树干、石头、器具刻一定的符号、标记用来记事，比结绳记事多花样、多规格，可可纪录复杂事物，使人类纪录历史的能力有了较大的进步。,图画和雕塑： 远古的刻图画和雕塑是以记事为目的的，是比刻契更为先进的记事方法，因为纪录的客观事物更具体形象。,档案的原始形态,文字说,6000年前新石器时代，创制简单的文字（西安半坡遗址发现彩色陶器上二、三十种符号，是早期文字的雏形） 3400年前商朝时期，在殷墟中发现大量刻画在甲骨上的文字，有4000多个单字，这些是我国现存最古老的档案。,甲骨文的出土证明： 1、甲骨上的文字将当时的社会活动记录下来了，可以说是现代意义上的“档案”。 2、档案的产生必须有两个条件： 一是文字，二是记录文字的载体,档案名称变更与载体演变,“档案”一词，直到三百多年前的明末清初时才出现。清杨宾写柳边记略一文中说：“边外文字，多书于木，往来传递曰牌子，以削木若牌故也，存储年久者曰档案，曰档子。” “档”和“案”连用，顾名思义就是存入档架收贮起来的的文书案卷。而且把放置档案的架子称为档架，把一格成为一档，至今一直沿用下来。,历代对档案的称呼各异： 商朝“册”“典” 周朝“中” 秦朝“典籍”“简牍” 汉代”兰台“”芸台“ 魏晋“文书”“文案”“卷轴“ 唐朝”案卷“案牍” 明末清初档案,1.陶文档案 （距今5000年左右）,图为考古学家在黄河下游新石器时代遗址（晚于陕西半坡时期）发现的陶片刻符：一个圆圈，下面一个月牙形，再下面是一个五峰的山形。,2.甲骨档案 （距今3000年左右，主要产生于商朝）,在甲骨文中，文书、档案被称为“典”或“册”，这是目前发现的我国对其最早的称呼。,3.金石档案 金文档案 石刻档案,在金石载体十分流行的周朝，文书、档案被称为“中” 。,4.简牍档案,从周朝到汉朝1000年间，人们普遍用竹片、木版撰写文书。书于竹片的称“简”，简编连在一起称”册“书于木版的称“牍”，牍连在一起称“函”。,5、缣帛档案：,现存战国时缣帛档案距今2000多年，与简牍同时产生。,6.纸质档案,东汉出现“纸”经过数百年简、帛、纸并用 东晋普及用纸写文书。汉唐以后，因办理公文多在案几上进行，所以文书又称文案，称档案为“文案”、“案牍”，有时也用“文牍”、“簿书”、“案卷”来表示。“档案”一词出现较晚，初见于清代康熙起居注。,7.现代载体档案,缩微档案 声像档案 电子文件（档案） 从整个发展历程来看，其趋势为“空间性能不断扩展，时间性能不断下降。”,第四节：档案的种类,按档案的内容分： 1文书档案 分党、政、工、团档案。 2科技档案 分基建档案 仪器设备档案 3专业档案 分会计档案、 教学档案、人事档案、,按记录载体和方式不同分 ： 1、文字档案 2、声像档案 3、实物档案 4、电子档案,按档案形成者的性质不同分 ： 国家机关档案、 党派团体档案、 企业档案、 名人档案,按档案形成时间标准分： （1）中华人民共和国成立前的档案： 历史档案 民国档案、明清档案 （2）中华人民共和国成立后的档案： 现行档案 按中国历史时期分： 古代近代现代,第五节、档案与相关事物,误区一：档案就是文献 误区二：文件就是档案 档案与信息 档案与图书 档案与文物 ,1. 文献与档案,文献是图书、期刊等各种出版物的总和，也可以说文献是“古今一切社会史料的总称。 档案是“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。” 所以： 区分档案与图书、情报、资料等其他文献的方法非常简单，只需把握一个原则：那就是，你手中的文字材料是否具备原始记录性。,部分零次文献（未发表的会议记录、录音等）和部分1-3次文献（有保留价值的）,2.文件与档案 广义上人们把处理事务需要而形成的各种文献，都叫做文件。而只有满足一定条件的文件，才可以转化为档案。,文件生命周期图,文件是档案的前身，档案是文件的归宿。,文件转化为档案的必要条件,文件必须办理完毕 文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 文件应对日后工作有查考利用价值 凭证价值和参考价值 文件必须按照一定规律集中保存 文件是档案的基础，档案是文件的精华。,档案与信息,档案信息属于原始信息，它具备一种其他信息形式无法替代的证据作用。它从根本上体现着信息的确定性和可靠性，是其他信息加工的基础，所以档案信息在社会信息系统中居于特殊的地位和价值。,档案信息较强 的特性： 1、本源性 2、回朔性 3、积累性 4、 联系性 5、内向性 档案信息较弱 的特性： 1、系统性（自然形成） 2、传播性（内向、保密）,档案与图书,二者联系是： 1、档案、图书都是知识的载体，它们记录了各种信息以供人们研究、利用。 2、现实中关系密切，管理上有相通之处。 二者区别是： 1、形成的方式不同： 2、本质特性不同： 3、社会功能不同：,档案与文物,二者联系是：二者本质特征都有始记录性，是在内涵上最为接近的事物。 二者区别是：原始记录性的确定性不同： 档案中的“实物档案”， 记录的内容、信息具有清晰性与明确性，一般指那些自身带有文字的实物（如公章、锦旗、奖杯、标牌、钱币等） 文物是指那些具有较高的文化价值，而无文字的的实用物品，（因文字则不能明确说明其产生、使用的历史背景等史实，所文物一般要考证）,第五节、档案的价值与作用,档案价值，是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。 宏观上看档案作为一种信息系统，它纵连了古今许多历史阶段，横贯了自然和社会各领域。总是绵延不断地存在和发展。 微观而言它记述了人们改造客观世界和主观世界的特定实践活动的过程富有大量的原始的具体资料。虽然难免有些档案会被历史淘汰，有些则被世代留传， 根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。,1. 档案凭证价值,原始记录性决定了档案的凭证价值。 （1）从档案的内容来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来，而非事后人为编制的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。 案例11959年用保存的历史档案说话，粉碎少数分裂分子和某些国家策划的“西藏独立“的阴谋活动。 （2） 从档案的形式特征来看，文件上保留着真切的历史标记，如当事人的签字、亲笔文稿、机关和个人印章、原始照片、原版地图、原声录音磁带等。 案例21981年3月，最高人民法院特别法庭关于审判林彪、江青反革命集团主犯，当法庭宣读、展示文件和播放讲话录音后，被告不得不供认犯罪事实。,1. 档案参考价值,档案从微观上看记录了人们在自然生产和社会活动中产生的大量数据、成果，是第一手的原始材料。 同时档案也记录了人们各种活动的思维过程，所以它对人们了解过去、研究历史、预测未来提供有重要的参考价值信息。,案例三： “东方明珠”的诞生,著名的上海标志性建筑“东方明珠”广播电视塔高460米，位居亚洲第一、世界第三。 为确定它的选址方案和地面设计风俗，上海气象档案馆发挥了重要作用。,东方明珠（上海浦东）,首先，根据1951年至1990年浦东川沙境内5公里 5公里范围内龙卷风情况档案记载，陆家嘴在近40年内没有出现过龙卷风，而且随着城市化的发展，浦东地区龙卷风的影响还将有所减弱。 因此，陆家嘴成了“东方明珠”理想的建址。,浦东旧景,其次，根据有关气象档案统计测算出陆家嘴边界层内不同高度的30年、50年、100年、500年一遇的风速，并查证了1400年至1990年期间的上海大风灾害档案、资料，最后，上海气象档案馆建议“东方明珠”采取百年一遇的33.3米秒风速为地面设计风速，它大于历史极大值仅0.2米秒，既安全又不浪费。,卫星云图,(3) 现实价值&长远价值,根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值。 档案的现实价值，又称现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性，也即档案“为今天利用”。 档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在较长时间内对社会各方面利用者的有用性，也即档案“为未来服务”。,案例四：“东理”档案的现在与将来,现实价值 为迎接即将到来的本科教学评估，广东省大运会筹备工作评估，接受省、市各级各类评优验收出力。 为学校开展教学科研活动提供服务。 为教师工作、培训、评职、评优等服务。 为学生升学、出国、应聘、征兵等服务。 ,“东理”档案 涉及教学管理、校企合作、专业建设、师资力量、教学成绩、毕业生就业等各个方面的学校事务。,长远价值 为学院将来申请硕（博）士学位授予权，进一步提高教学、科研水平做准备。 为松山湖基础建设事业提供客观记录。 为学校举办校庆活动添彩。 学生走上工作岗位后，其学生时代的档案可间接起到为社会经济建设、国防建设服务的重要作用。 ,(4) 第一价值&第二价值,根据档案价值主体的不同分， 第一价值（现行效用）即文件对其形成机关的价值，第一价值”实现一般是在档案室阶段（先保证本机关用10年后移交档案馆） 第二价值（历史效用）即档案对其他个人和机关的利用价值，包括证据价值和情报价值。 第二价值 实现主要在档案馆阶段。,2. 档案的作用 及发挥作用的规律性,档案的作用，是指档案价值关系在社会活动中的具体体现，即档案对人们所从事的社会实践活动的影响。,工作中的行政作