借款报销管理规定.doc

公司借款及报销管理制度1目的：为了加强借款、报销管理，规范借款、报销手续，特制定本规定。2适用范围：本规定适用于本公司的全体员工。3借款、报销办理流程：交公司财务部审核按签字权限规定审批签字经办人填写借款、报销单 单据合格公司财务将现金或支票交经办人公司财务将原始凭证统一办理结算。 不合格合格 4借款报销单据种类及适用范围：4.1借款单：用于除劳务费外其他所有费用类、采购类的借款业务。4.2报销单：用于除差旅费、劳务费外其他所有费用类、采购类的报销业务。4.3差旅费报销单：专门用于差旅费报销业务。4.4招待费支出审批清单：用于招待费报销业务。（暂用4.2报销单）5借款的办理规定：5.1公司内人员借款必须是因公借款，坚持“前账不清后账不立”原则。5.2因公借款必须是正式员工（含试用期员工），临时员工不能借款报销；5.3所有借款必须写明归还日期，财务方可办理；5.4借款均必须填列“借款单”，按借款单内容、项目，真实、完整填写，经审批人或授权人签批并经财务人员审核无误后方可办理借款；5.5在财务部借支票、汇款或办理汇票均需详细填写借款单，写明收款单位、用途、金额或限额等，经签字审批人签字审批并经财务审核后方可办理，内容不全或未经签字审批的财务部拒绝办理。5.6谁的费用谁报销；谁借款谁报销。6报销的办理规定： 6.1所有报销业务要填制“报销单”或“差旅费报销单”，将原始单据顺序粘贴在与报销单同样大小的空白纸张上，并将该纸张粘附在报销单后，如果签立了合同，须后附拨款单，经审批人或其签字授权人在报销单和原始票据上签批后，到财务办理审核和登记手续，经财务审核无误后付款或冲账；6.2报销招待费需注明招待费支出原因；7专项支出借款报销的管理：专项支出（如批量购置家具、大型维修、装修、广告、劳务费等）借款时，应该将批准的项目计划报财务部。计划内容应包括项目的总支出金额、明细项目支出计划金额、项目完成时间、结算方式及结算时间等，财务部据此办理付款。（具体规定见资金拨付制度）8借款报销签字权限规定：8.1公司规定按授权权限由总经理，分管副总，办公室主任审批；8.2员工发生的借款、报销规定： 8.2.1 行政费用支出的借款、报销由项目文员经办并签字，报项目经理审核后，由办公室主任审批；5000元以上报总经理审批，办公室主任发生的借款，报销由总经理审批；总经理发生借款，报销由财务审批。8.2.2 经营费用发生的借款，报销由部门负责人经办并签字，报项目经理审核后，由分管副总审批；5000以上报总经理审批；分管副总发生借款，报销由总经理审批。9借款报销的时限规定：9.1现金借款报销的时限：9.1.1一次性现金借款报销超过2000元的，必须提前一天预约；9.1.2未借款的现金票据（不包括差旅费）的报销，必须在票据注明日期30天内办理，超期不予报销，票据作废；在财务有借款的票据（不包括差旅费）报销，应在借款后一周内办理。超过报销期15日以内的，每笔处20元罚款；超过报销期15日以上的拒报，票据作废，扣发当事人工薪还款，当事人无力偿还或调离的，扣发借款审批人工薪还款，直至还清为止；9.1.3差旅费报销应在返回公司后一周内办理，多退少补。超过报销期15日以内的，每笔处20元罚款；超过报销期15日以上的，拒报，票据作废，扣发当事人工薪还款，当事人无力偿还或调离的，扣发借款审批人工薪还款，直至还清为止；9.1.4丢失车票、发票并不能提供公安部门报案证明的，报销人应提出书面说明及申请，经公司总经理审批后，可给予报销票据金额70%的款项，其余30%个人承担；能够提交公安部门报案证明的，可给予全额报销。 9.2银行存款借款报销的时限所有借款均应在规定期内报账，支票应在借出后10天内报账。未使用的支票应在借出后有效期5天之内返还财务部。汇票、汇款30天内报账。财务部按月公布过期未报账名单，通知借款人报账，对过期不报又无书面说明者提出警告直至缓发、停发工资。10对采购各类物品的发票要求：10.1购买实物的发票，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单，由库管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。部门直接领用的物资，除采购人员在凭证上签章外，必须由库管人员进行验收办理直提手续，部门使用人也要在凭证上签章。10.2支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。10.3预付性汇款，由经办人填制借款单，经总经理批准后方可汇款。10.4以各类形式发放现金时，原则上应由本人签名领取。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。11.报销时间：报销人应在业务活动结束后一周内，向有关单位取得相关票据，（如相同报销内容三张以上单据的需填写报销单），到财务部办理报销手续，不得无故推诿延误报销时间。特殊情况，需向财务部做出书面说明；12. 本制度由公司财务部制定并负责解释。附注：一、对原始单据的一般要求： (一)发票必须是发票联和报销联，用复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。(二)内容要齐全台头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写一致，涂改无效。 (三)印章要齐全须有收款单位公章(或收款专用章)及收款人签字(章)；事业单位的收据，要有财务专章。 (四)普通复写发票需要经手人在背面左下角签字并注明用途日期；无碳复写发票需经手人在正面右角注明用途签字日期等。所有发票报销时均要注明使用部门，否则一律不予报销。(五)自制单据要用黑色水笔填写，内容要填齐全。 二、差旅费报销单，须用黑色水笔填写。数人一起出差使用一张差旅费报销单时，要将每个人的姓名都填上，内容填写要齐全，要有结算人，负责人的签章。三、发票报销、报销凭证填写图解：发票报销经手人及领导填写位置:普 通 发 票背 面xx项目购xx经手人：xx xx 日期： 领导签字：复 写 发 票 xx项目购xx经手人：xx xx 日期：正 面 领导签字：物资采购类报销凭单 年 月 日部 门 名 称本人姓名采购员大 写 金 额人民币：小写十万千百十元角分用途： 主管负责人签字：总经理 分管副总 项目经理经手人签字：库管 收货部门 会计： 经营招待类报销凭单 年 月 日部 门 名 称本人姓名部门负责人大 写 金 额人民币：小写十万千百十元角分用途： 招待费主管负责人签字：总经理 办公