采购实施的程序与规则.doc

1.口令：（1）你叫什么名字？（2）你的直接上级是谁？（3）你的岗位职责有哪些？（4）你现在做的职责是什么？2.采购实施的概念及作用：（1）采购实施的概念：对于一般性或正常生产用产品的采购，采购部门应将公司各相关单位需求汇总，以集中采购、最优价格评价来独自执行即可。（5分）（2）采购实施的作用：保证生产正常生产，确保所采购物料符合技术要求。（5分）3.操作步骤：（1）接收材料需求表：库管员将填写完整的材料需求表递送给采购员，采购员10分钟内审核此表是否填写完整，审核中会出现两种问题具体操作如下：材料需求表填写内容符合该表上面规则要求，采购员应在采购接收人处填写自己姓名、时间。将签字后的材料需求表第一联留用，第二联由库管员带回。材料需求表填写内容不符合该表上面规则要求，采购员当面拒签，不得进行下一道程序。（2）材料分类：根据材料需求表上面的品名将一个品名分为一类，相同类别用笔在“货品代码”前画出相同数字标出，数字代号如下：原材料采购分：商标、黑纸、无纺布、网片、孔环。包装采购分：不干胶、纸箱、纸盒、铁盒、打包带、托盘、铝头、吸塑膜、塑料袋等包装使用材料。其他和大棕常备采购分：零星物、磨料、树脂。（此为常备最低库存储备量）（3）选择供应商：必须在合格供应商名录中选择所采购材料的供应商，根据材料需求表中的标准，首先确认能够符合其标准的供应商，最好能在一家同时采购。选择时要以产品质量、供货能力、产品价格、服务的先后顺序来确定最终物美价廉的供应商。然后将选中的供应商的公司名称、联系人和电话号码发送至纠察队长（刘玉杰）今目标中。供应商选择标准如下： 产品质量：是我公司技术部验证过并确认产品符合技术要求。 供货能力：一般纳税人、独资或合资企业、年销售额200-500万以上。能够满足我公司生产，每天产量在50万片或60T等。 产品价格：能够符合我公司技术标准的最低价格。 服务：满足交期，再出现特殊情况是能及时配合我公司完成我公司目标。（4）制作采购合同：按照分好类的材料需求表检查是否有漏项，“货品代码”前是否有漏标数字，也就是少分一项。并将分开的类别在合格供应商名录中选择所采购材料的供应商，选择时必须是最优惠供应商，应按照分类数字顺序依次采购，防止漏项，如：网片选择“唐山丰南区增强网片厂”。双击桌面” eManager ERP9.5”图标，双击“菊龙五金磨具”A、到口令检测界面,用户名右面点击黑色三角选择所使用的用户名，或直接输入所使用代码，（例如王艳杰是05，直接输入05）。 B、在密码右面空白处输入密码 C、点击右面确认或双击键盘”Enter”进入” eManager ERP9.5 企业管理系统”按下图从左至右顺序点击 “行政管理”。点击“工作台”，点击“我的工作”，点击“采购订单”进入” eManager ERP9.5 企业管理系统采购订单”根据如下图示由上至下以此填写及选择，A、采购日期：选择采购日期，一般情况下都会选择当日日期，当日日期是系统自带的，除非补做采购订单时选择之前日期。（注意：日期不能超过当日日期，只能在当日之前的日期可选择）B、供应商：点击供应商右面“”进入厂商查询界面。（或者是能够记住供应商编码的的直接输入供应编码可带出来供应商名称，如直接输入供应商编码的程序就不用点击右面“”）模糊查询右面输入客户代码字母（一般是供应商名称第一个小写字母组成例如：唐山市丰南区增强材料厂的编码是cssfnqzqclc）然后双击对应供应商，或单击供应商后再点击选取。 厂商订单后面输入材料需求表中的编码，例如是CK001,就输入CK001，例如是CK002就输入CK002A、业务员录入：业务员处点击右面的“”选择业务员名字，业务员就是操作人员姓名，或者是直接输入业务员代码，例如王艳杰输入“401”鼠标点击别处（按Enter或向下键）就可以出现王艳杰名字B、采购部门录入：采购部门处点击右面的“”选择所在部门，采购部门的名称为客服部，或者是直接输入部门代码，例如客服部输入“004”鼠标点击别处（按Enter或向下键）就可以出现客服部。C、预交日录入：预交日是根据材料需求表中 “需求交期”的日期至少提前3天录入，操作方法：预交日处点击右面的“”选择日期，或者是直接输入日期，例如材料需求表中需求日期为9.25日，则最晚预交日期为2013-9-22日或更提前（注意：预交日不能小于采购日期，不选择预交日期软件会自带当日制作采购单日期，如果材料按照这个预交日期到货，容易造成库存积压）。做好的图样：A、批号录入：点击批号后空白处录入材料需求表中 “生产批号”后面的批号（一般为数字），例如生产批号为130902，则录入数字130902。B、使用部门录入：使用部门处点击右面的“”选择所使用部门，所使用部门选择材料需求表中的申购部门，或者是直接输入申购部门代码，例如申购部门：生产部，则输入“007”鼠标点击别处（按Enter或向下键）就可以出现生产部。C、扣税类别录入：根据总或副总经理批准的价格选择扣税类别，所批准的价格表都必须体现含税和不含税两种类别，点击“”下方会出现1、不计税2、含税价3、不含税价，按照价格表选择相对应的一项（一般我们就分2和3），或者直接在扣税类别空白处输入编号，例如含税价输入2（按Enter或向下键）就可以出现含税价。做好的图样：明细录入：根据材料需求表中的“货品代码”点击货品代码右面的“”进入货品查询界面，在模糊查询右面货品代码中任意几个字母，选择和材料需求表中的“货品代码”一致的然后双击对应货品代码，或单击货品代码后再点击“选取”，或者是直接录入材料需求表中的“货品代码”（例如S1150822A2）,品名系统自动带出，特征、客户货号、数量按照根据材料需求表中的“特征、客户货号、数量”直接录入（例如特征：4N11522+ROBTEC、客户货号1234、数量1000），单价根据菊龙公司总或副总经理批准的单价录入（例如0.1/个），如有没显示全的只要材料需求表中有的内容都必须录入到相应的名称下方，注意：只有同一个供应商或同一个品名的产品可以录入一个单子，如果不是同一个供应商或不是同一个品名的产品不能录入一个订单，必须制作两个相同的订单，否则无法保存和入库，影响下一道工序。原材料采购制单过程进入尾声，这个单据必须逐点逐点的和材料需求表中各项信息核对一致，点击上方红色字体“存盘”做好的图样：打印：点击上方的 “打印”或按键“F7”进入打印操作界面，选择所采购材料名称模板（例如采购的是商标），双击选择的材料名称或单击选中材料名称点击预览或按键F5,进入“预览”界面。点击右上角打印图标，并去销售部打印机旁领取打印出来的“采购合同”。（5）批准：采购员将“采购合同”逐项按照材料需求表中所有项审核无误后，交由客服部长批准，客服部长应在30分钟内批准完毕。发现问题退回采购员，采购员按照如上步骤操作修改内容。（6）签订采购合同：将批准后的“采购合同”传真给相对应供应商，3分钟内必须电话沟通是否收到合同，并要求供应商2个小时内回复是否能够满足“采购合同”的要求（包含质量、交期、数量等要求）同时回传合同，将最终确认的“采购合同”录入“材料跟踪表”，（材料跟踪表为电子版，内容如下）（7）材料跟踪：每天上班9点打开“材料跟踪表”，按照交货日期一般分别提前交期7天、3天、1天电话或qq询问其材料生产情况，是否可以按期保质保量交货，话术如下：例如：查询130902的商标电话打通后菊龙采购员：喂，您好！请问是xxxx公司吗？我是廊坊菊龙五金磨具有限公司的xxx供应商：您好！是，找哪位？菊龙采购员：请问xxx经理在吗？（负责和我司沟通的人员）供应商：在，请稍等供应商：你好！我是xxx菊龙采购员：请问我们的130902批的商标现在开始印刷了吗？是否可以按照合同要求交货？供应商：可以的没有问题（或者说有问题的话语）菊龙采购员：那好的，谢谢！麻烦给我们操操心尽量别影响我们生产。（这个单子不能推迟交期。请帮我们在想想办法，或者是您是否能够分批交货等，要根据我们的实际情况和客户协商，最终目的是不影响生产，不能解决的应立即上报）最后：菊龙采购员在挂断电话前都要说声：谢谢！再见！（8）收货：材料到货后原材料库管员负责接收，化验员将原材料库管员填写的“原材料进厂报验单”送交给采购员。（5分）（9）确认到货：打开“材料跟踪表”采购员将盖有合格的“原材料进厂报验单”上面的到货信息是否与订单相符（包含批号、特征、规格、数量），不相符和库管员沟通确认，相符的在“材料跟踪表”的实际到货日期和数量后面录入实际到货信息。不合格则进入 “不合格材料处理程序与规则” （5分）4. 时量标准：（1）采购员接收到采购需求表核对信息后，24小时内将“采购合同”传真至供应商，并收到供应商回传的“采购合同”. （5分）（2）材料到货时间必须按照采购需求表中的使用日期至少提前3天到货，或是更早，最晚提前一天到货。（5分）5.数量标准：所采购材料的数量必须要与材料需求表中要求的数量一致，不能多也不能少。（5分）6.质量标准：符合材料需求表中的要求及技术要求，当材料需求表中的要求与技术要求不相符时，必须以技术要求为准。（5分）7.你三量标准刷新了吗？8.检查：采购合长每天下午4：00-5：00检查采购员采购订单是否按照材料需求表要求的品名、数量、质量进行的采购。9.抽查：客服部长每天4：30抽查采购员采购订单是否按照材料需求表要求的品名、数量、质量进行的采购（每天抽查两项）（5分）10.注意事项：（1）材料需求表签收后就代表可以按照此表要求到货，切记必须严格审核，达到要求才