采购预付款SAP系统操作规程.doc

采购预付款SAP系统操作规程一、 目的为了规范采购预付款请付程序，有效控制预付款风险和引导预付款资金使用方向，也便于财务及时在sap系统中进行财务处理，使采购预付款账外管理转移到SAP系统管理，实现预付资金的系统监管，开始启用SAP预付款请求模块。二、 范围SAP系统以采购订单或收货采购订单形式的采购业务可以制作预付款请求。三、 SAP系统中预付款基本操作程序1、 采购部门首先在系统中制作“采购订单”。2、 采购担当只能基于“采购订单”或者“收货采购订单”制作“预付款请求”，列明预付款的比例，预付款金额不能超过未来要开发票的总金额。3、 采购担当打印预付请求明细，填写借款单按照付款程序请批付款。（原做法：只填借款单，没有列明预付物资明细及比例，并且在SAP系统中没有记录）。4、 预付资金批准后转银行会计，银行会计对外付款。5、 银行会计支付后，银行付款水单回联与前期单据转材料会计，材料会计在收付款系统中-付款模块基于“预付款请求”作系统操作，结果形成财务过账。6、 前期基础工作：每个采购供应商要设置“预付帐款”会计科目（财务设定总账会计科目：预付帐款-人民币、预付帐款-美元、预付帐款-欧元，SAP系统管理员负责更改业务伙伴主数据控制科目-应付的预付定金）。操作实例：1、 基于采购订单制作预付款请求（采购入库前）第一步：制作采购订单第二步：制作预付款请求基于单据号预付款比例未支付时单据状态：未清此时采购订单状态不变：未清第三步：采购请款打印预付款明细打印上表预付款请求明细，按照程序向财务申请付款。第四步：财务付款和系统处理基于1#预付款请求作付款付款后单据状态：已结算2、基于收货采购订单的预付款请求（采购入库后）第一步：制作采购订单（同上）第二步：基于采购订单制作收货采购订单，此环节由仓库操作办理入库手续。第三步：基于收货采购订单制作预付款请求基于收货采购订单作预付请求未支付时单据状态：未清第四步：采购打印预付款请求明细向财务请款（同上）第五步：财务付款和系统处理（同上），预付款请求单据变为结算状态。“预付款请求”使用SAP系统中操作注意情况：1、 采购订单已经执行了入库，该单据变成已结算状态，则不能基于该采购订单制作预付款请求。2、 收货采购订单已经转为已结算状态，则不能基于该单据制作预付款请求。因为该单据有可能手动取消或者形成应付发票，在付款时应基于发票支付即可。3、 同一张采购订单或者收货采购订单可以一次或多次制作预付款请求；也可以多张采购订单或收货采购订单制作一次或多次预付款请求；在一张预付款请求单据上可以制作大于0小于等于100%之间的任何比例预付款。4、 预付款请求在没有变为结算状态之前可以进行内容更改和手动取消或结算，结算或取消状态后该单据不能更改，只能重做预收款请求；如果预收款请求作废，要手动选择取消，严禁在没有付款的情况下手动结算。5、 付款时可以根据整张预付款请求总金额付款，也可以根据部分金额付款，但财务只能根据该单据在收付款系统中进行一次预付款过账，部分预付形成的过账与前者存在区别，即未付部分自动转为应付借方红数，成为帐户付款，部分支付对未来应付发票过账不产生影响，但在未形成发票之前该伙伴的在会计科目重分类上应付预付金额不实。6、 预付请求如果付款结算后，该付款不能在对账模块中进行对账操作；采购形成预付款请求在没有付款前得知业务取消，采购担当要在系统中对预付款请求单据取消；如果预付款后该采购业务取消，货款退回时由财务对原先的预付款选择取消形成相反的过账，然后再对预付款请求单据做取消处理。7、 根据上述系统情况对于要求预付款的，财务原则要求每张收货采购订单或者收货采购订单只能制作一次预付款请求，并且预付金额不得超过该单据总金额的30%；付款金额必须和预付款请求单据金额一致，否则采购回系统改单；对于超过30%比率的应谨慎，严禁100%预付款；为提高系统操作效率，对于系统预付款采购部必须确切的知道该业务肯定执行，并且未来发票金额超过预付款；采购订单取消后与之对应的预收款请求在未付款前必须及时取消，已经支付预付款的如果业务取消或者超过未来开票总额的，采购部要及时追回预付货款。四、 应付发票的形成和处理1、 没有预付款请求的，按照原定的程序制作应付发票即可，但应打开“总预付款”进行确认是否存在预付请求，以防漏选。2、 如果存在预付款请求的在制作应付发票是必须打开“总预付款”，出现“拟定的预付定金”对话框，在预付款类型选择“预付款请求”，选中预付单据即可，该笔预付款在形成应付发票时核销。3、 根据应付发票制作应付贷项凭证该预付请求一并冲回，并且应付贷项总金额必须超过该单应付发票的预付总额，否则不能形成过账。4、 如果在制作应付发票是漏选“预付款请求”，只能对该付款取消冲回，同时对“预付款请求”作取消操作，财务再根据应付发票按照相同金额制作账户付款。实例操作：第一步：根据收货采购订单形成应付发票打开总预付款（见下表）第二步：在拟定的预付定金选择预付款请求操作前未清金额选择预付请求操作后未清金额最后形成应付发票，扣除预付款后的余额形成账户付款。应付发票形成环节的要求：1、 在做每一笔应付发票时，必须打开总预付款，确认该笔应付发票前期是否存在预付款情况，以防漏选预付款单据。2、 在入库环节出现退货基于收货采购订单的情况下，可能会导致预付款金额超过应付发票的金额，此时不能形成过账，预付款金额必须小于整单发票金额，才能形成应付发票过账。3、 采用“退货补扣”形式形成的退货单对应付发票和预付款请求过账不会产生影响，因为退货补扣形成应付贷项凭证，应付发票金额会大于预付款金额。4、 如果出现采购发票金额低于预付款请求的金额，财务在系统中不能形成应付发票，要求采购补票至超过预付金额，