档案管理制度201203.docx

档案管理制度第一条. 为了加强公司档案系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法相关规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条. 凡公司各部门及所属各单位工作活动中形成的具有备查利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司档案室移交，集中管理，各部门、单位及个人不得据为己有。第三条. 公司档案公司实行统一领导，分级管理，分级查阅的原则。其中：一级管理是指公司人事行政部的统筹管理，由人事行政部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门档案管理工作。第四条. 公司档案管理工作的分散与集中。1、 与公司财务有关的资料由财务管理部保管。2、 有关人事方面的资料，由人事行政部人事专员保管。3、 属工程项目方面的资料，由工程管理部保管，并于每季度末将档案清单交到人事行政部档案员备案留存；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸，批文或批件一律交由人事行政部归档保管，本部门可视情况保留复印件，在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案交到人事行政部档案室同意保管。4、 开发部负责工程资料的临时保管，并在每月初第一个工作日向人事行政部档案室移交上个月已办结的材料，但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。5、 市场营销部对外签订的广告、策划合同，应当在签署完毕后立即向人事行政部档案管理员移交，本部门可视情况保存复印件。销售合同在签署完毕后即向人事行政部档案员移交一份售楼合同，编号永久保存，并在房产局办完手续合同上加盖备案章（按揭贷款需再加盖预抵押章）后，当日即移交另一份销售合同和网上备案单、明码标价书各一份到人事行政部档案室保管，其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户支付房产后，人事行政部档案室再将对应的盖有备案章的售房合同移交给市场营销部办理产权证，并最终将此合同移交经房产局。6、 预算管理部在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交人事行政部档案管理员保管，本部门可视情况保存复印件，并在每一合同执行完毕后将相关的签证单移交一份到财务管理部保存。7、 其他方面的重要资料由人事行政部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同原则上公司应保留两份原件，财务管理部和人事行政部各保存一份，特殊情况只有一份原件时，由人事行政部保存原件，财务管理部保存复印件。8、 各部门向档案室移交档案时，应同时移交相关的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料的复印件等由各部门自行保管。第五条.各部门向人事行政部档案室移交档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知人事行政部档案室，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，方可离职。第六条.档案归档范围凡是反映公司工作活动，具有备考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图标、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉事物等各类和各种载体档案均属归档范围。 1、 部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议、总结、报告和各种重要通知、通报及各种公文、会议纪要、大事记。2、 各种工程图纸、签证单、联络表、设计变更通知书等工程资料。3、 各类工程检测鉴定报告。4、 各种协议书、合同书、各种技术资料和各种设备档案及说明书。5、 公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财务报表及原始凭证、账册及其管理方面的文件材料。6、 公司各种审计报告，资方评估报告。7、 公司各种管理规章制度和人事档案。8、 公司各种注册、登记证件、政府批文、各种法律证照、公证文件。9、 公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。10、 公司重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。11、 公司发展大事记和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。12、 国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等。13、 其他需要归档的重要文件。第七条.档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理、不遗漏、不丢失、确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门会人员负责收集。第八条.归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水盒复写纸书写。一般不得用复印件代替原件。第九条.凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际情况需要留存复印件。如有特殊因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，应经人事行政部经理同意后妥善保存，人事行政部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后应及时送人事行政部归档并换回原复印件。第十条.各种食物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件，清晰、完整。第十一条.为了避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案签收本，列明档案名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第十二条.立卷应以部门为主，综合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。第十三条.立卷时应编制好案卷目录，按文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备案表，注明保管期限。案卷装订整齐、牢固、无任何金属物。第十四条.档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑等级、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。第十五条.档案分类与编号规则，见附表。第十六条.公司本部及所属各单位应有存放档案的专门库房，库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件，门窗应结实、牢固。各部门根据保存安敢数量，设置存放档案的箱柜。第十七条.归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供利用。根据公司档案分类规则对档案进行科学的分类、编号、分卷装订成册，保管要有条理、主次分明、存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。第十八条.档案管理员要随时检查归档卷宗内容，发现问题应及时报人事行政部负责人，重要问题应及时报总经理。要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律，经常清理档案柜卫生，做到不堆放，不杂乱，整洁有序，醒目易找。第十九条.档案管理员要做好为档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借或替当事人涂改内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄漏内容。第二十条.档案发生泄密，损毁或丢失时，根据给公司所造成的损失大小，按规定对有关责任人进行处罚。第二十一条.根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方案来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。第二十二条.保管期限 文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，依下列规定办理：永久保存公司章程、股东各簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权证及其他债券凭证、工程设计图、规章制度。10保存预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料。5年保存期间或解除的合约，其他经核定保存5年的文书。1年保存结案后无长期保存必要资料。第二十三条.档案密级 公司档案文件分绝密、机密、普通三个分级，按档案性质、内容不同划分不同的密级，并据此界定档案调阅权限。1、“绝密”文件含：相关政府批文，会计凭证、财务报表，资金合同、相关财务往来，与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。2、“机密”文件含：公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、会议纪要、公司有效证件、各项办理资料、单位往来证件。3、“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文，公司宣传资料，各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件，材料。第二十四条.凡需借阅公司档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。第二十五条借阅档案密级与领导签批各部门因工作需要借阅本部门的业务档案须本部门领导批准，机密级以上档案须尽人事行政部经理审核批准，绝密级档案须经总经理批准后方可借阅。借阅非本部门的业务档案须经人事行政部经理批准，绝密级档案须经总经理批准方可借阅。第二十六条.借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据档案调阅审批单为借阅人调出所需档案，并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经人事行政部负责人批准。归还的档案要进行检查，清点，经检查无误后方可办理注销手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。第二十七条.公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅，一般不得借出档案室，如有特殊情况，在人事行政部负责人批准后可以短期外借，普通档案借阅期为7天，机密级档案借阅期为3天，绝密级档案不许外借，并且必须在档案管理人员监督下查阅。如有特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理。因情况特殊，外部人员须出具其单位书面证明，并经总经理批准，方可查阅无密级档案。第二十八条.借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，需按档案室要求，整理形成的文字材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，方可调离。第二十九条.人事行政部档案室每年对公司档案进行一次清理，清除无保存必要的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。第三十条.对已失去作用或超过保管期限的档案资料，经人事行政部负责人和档案形成部门领导共同鉴定报分管领导审核，总经理批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。 销毁时要有两人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的档案作为他用或作废纸出售。第三十一条.由下列行为之一者，视情节轻重，给予100元1000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任。1、 毁损、丢失或擅自销毁公司档案。2、 擅自向外界提供、抄摘公司档案。3、 涂改、伪造档案。4、 未及时上报归档或管理不善的档案管理者。5、 未按手续办理借阅、外带者或越级查阅者（档案管理员同罚）。6、 泄漏公司档案机密者。第三十二条.本制度由人事行政部负责解释、补充。类别细目名称子目名称档案编号经营决策决策、目标方案、公司发展规划、 计划、统计分析JZ-JJC-20110103050126JZ-JGH- 行政管理规章制度JZ-XGZ-行政事务通知、决定JZ-XXTZ-会议纪要JZ-XXHY-其他综合性行政事务JZ-XXZH-法律事务公司证照批文JZ-XFZZ-行政办公合同JZ-XFHT-项目批文、批件JZ-XFPW-YMYG-设计类合同JZ-XFSJ-YMYG-工程类合同JZ-XFGC- YMYG-营销类合同JZ-XFYX- YMYG-商品房销售合同JZ-XFXS- YMYG-项目其他合同JZ-XFQT- YMYG-附件：档案分类与编号规则表人事管理人员管理JZ-XRGL-教育培训JZ-XRJY-劳动调配、劳资、劳保JZ-XRLZ-档案信息管理JZ-XDA-后勤福利JZ-XHQ-外联工作JZ-XWL-设备仪器JZ-XSB-财务管理会计凭证JZ-CPZ-会计账簿JZ-CZB-会计报表JZ-CBB-其他会计核算资料JZ-CQT-营销管理调查分析JZ-YDC-策划、广告JZ-YCH-销售管理JZ-YXS-工程图纸施工图（土建）JZ-GTZ-YMYG-TJ-20100102050130施工图（结构）JZ-GTZ-YMYG-JG-施工图（水电）JZ-GTZ-YMYG-SD-施工图（暖通）JZ-GTZ-YMYG-NT-施工图（景观）JZ-GTZ-YMYG-JG-施工图（装修）JZ-GTZ-YMYG-ZX-施工图（综合管线）JZ-GTZ-YMYG-ZH-施工图（园林）JZ-GTZ-YMYG-YL-施工图（其他）JZ-GTZ-YMYG-QT-规划图和相关项目图纸资料JZ-GTZ-YMYG-GHTZ-规划图和相关项目文字资料JZ-GTZ-YMYG-GHWZ-勘探测绘资料JZ-GTZ-YMYG-KT-竣工图JZ-GTZ-YMYG-JG-建设资料勘察、测绘、设计文件JZ-GJS-YMYG-KC-招投标文件JZ-GJS-YMYG-ZB-财务文件JZ-GJS-YMYG-CW-建设施工.监理机构及负责人JZ-GJS-YMYG-FZ-工程联系单JZ-GJS-YMYG-LX-通知JZ-GJS-YMYG-TZ-工程会议记录JZ-GJS-YMYG-JY-设计（工程）变更单JZ-GJS-YMYG-BG-审图意见JZ-GJS-YMYG-ST-经济签证JZ-GJS-YMYG-QZ-技术洽商单JZ-GJS-YMYG-QS-质监站监督意见书JZ-GJS-YMYG-ZJ-内部文件签报单JZ-GJS-YMYG-QB-建设主管部门下发文件JZ-GJS-YMYG-ZG-招标中心文件JZ-GJS-YMYG-ZW-其他JZ-GJS-YMYG-QT-施工资料桩基工程JZ-GSG-YMYG-ZJ-主体工程JZ-GSG-YMYG-ZT-门窗工程JZ-GSG-YMYG-M