暂借款管理标准作业规程.docx

和生贸易港 暂借款（含预支款）标准作业规程 修改/状态:A/0暂借款（含预支款）标准作业规程1 目的为提高公司资金使用效率，减少资金占用，特制定本规程。 2 适用范围 公司内员工因公发生的借款（含预支款）。 3 职责 3.1 借款人：妥善使用、保管及归还借款(或冲销借款)；3.3 部门经理/分管总监：审批本部员工的借款单及报销单据；审查、监督本部门员工正确使用借款、及时冲销借款；3.4 总经理/总裁：对借款人所借款项及冲销单据进行审批、核准； 3.5 财务部：对借款人所借款项及冲销单据进行审核并付款。4 程序要点4.1 借款原则4.1.1 个人因公借款，借款人必须为公司的正式员工，试用期员工出差或采购等所需费用可由任务安排者或部门经理代为借款，并负还款责任； 4.1.2 公司坚持“前账不清，后账不欠”原则，如有特殊原因，须依权限呈相关主管审批后方可办理第二次借款（采购借款、工程项目依合同预支付款除外）；4.1.3 公司坚持“一事一借，专款专用”原则，借款必须按事项单人单笔申请，每项借款按规定用途支出。如有转借、代借、遗失或私自挪用等行为，一经发现，将视情节轻重给予相应处分，并对因此使公司蒙受的损失负赔偿责任。4.1.4任何人不得用白条从公司借款，特殊及紧急情况下来不及填写借款/预支款单者，事后必须补齐相关手续。 4.2暂借款（含预支款）申请4.2.1一般程序借款人填写借款/预支款单，必须注明借款事由、借款金额、支付方式、收款方全称、收款方开户行及帐号、用款日期、预计冲帐日期。4.2.2特殊程序a.出差借款员工出差依相关主管核准的出差申请单及借款/预支款单向财务部借支差旅费（参见差旅费报销管理标准作业规程）。b.备用金借款(1).各部门主管提出设立备用金申请，填写借款/预支款单并呈相关主管核准；财务部依据已核准的借款/预支款单进行挂帐并付款；(2).暂定行政部零星物资采购人员采购备用金为5000元；行政部车管员车辆备用金为500元/车； c. 物资采购（含资产采购）借款 (1).归口管理：除工程项目物资外，公司内所有物资采购由行政部统筹负责； (2).行政部采购人员凭合同、或供应商提供的报价单、或公司提案会签表、或物资采购需求计划等相关单据的复印件，填写借款单/预支款单，呈相应主管核准后到财务部办理借款；(3).借款/预支款单收款账户应为对公账户，如有特殊情况需支付至个人账户时，需说明原因并经相关主管领导签字核准； (4).一般零星采购借款上限为5000元（指无合同者，有合同者则依合同执行），超出限额须由公司总经理或集团总裁特批。 d.水电气借款(1).归口管理：水电气费用的预支、冲销由工程部统一办理；(2).每月月底工程部凭水电气公司开具的缴费清单/通知单填写借款单/预支款单，呈相关主管核准后递至财务审核付款。e.工程项目借款依采购合同或工程合同办理，使用工程项目请款单办理借款。4.3 暂借款（含预支款）审核付款 4.3.1财务部会计对借款单/预支款单及相关单据进行审核后，制作凭证并递交财务部出纳；4.3.2财务部出纳审核会计凭证无误后进行付款，并将借款单/预支款单第一联作为付款凭证附件，第二联返还借款人，作为日后报销冲帐的附件，第三联返还借款人留存。 4.4 暂借款（含预支款）冲销时效 4.4.1 出差借款：销差后10天内取得发票冲销（参见差旅费报销管理标准作业规程）；4.4.2 备用金借款：按月清帐，额度保持在核准的备用金额度内；用备用金支付的票据到财务部办理报销后，财务部将报销款打入备用金保管人帐号上，补齐备用金； 4.4.3 物资采购（含资产采购）借款：支付后15个工作日内取得发票报销；4.4.4 水电气借款：次月15日前取得水电气公司发票及工程部抄表通知单报销；4.5 暂借款（含预支款）冲销原则a.一次借款，必须一次性冲销完毕，不可以拆分为多次冲销；b.如借款人报帐金额小于借款金额，必须先办理退款手续，即先将多余款项交还财务部出纳，出纳开具现金收款收据，借款人将收款收据及发票等原始凭证粘贴在一起报销冲帐，发票金额加上收款收据金额必须等于借款总金额方可冲帐；如报账金额大于借款金额，财务部应于冲帐处理后将差额部分依一般费用付款程序进行付款；c.各类专项借款：如社保、签证费借款等，如果报销金额小于或等于借款金额时，且借款单已获核准者，报销单呈部门主管核准后即可以报帐，不需再呈上一级主管审核；如果报销金额大于借款金额时，报销单必须继续依权限规定呈各级主管进行审核。 4.6 暂借款（含预支款）监督管理 a.财务部每月编制暂借款明细追踪表、预付款明细追踪表，并提报各部门主管，各部门主管应跟催本部借款人及时报销冲帐。对逾期1个月未还、未报、未处理者，财务部每月进行统一通报跟催，仍未改进者，通知人力资源部直接从借款人次月工资中扣除。 b.员工因公借款/预支款（含备用金借款），每年年末必须进行清理或归还，次年初再依据需要重新办理借支手续。4.7 暂借款（含预支款）的例外管理a.借款人因业务需要异动或离职，应在办理异动或离职手续时结清所有借支款项；因其确实无法按时完成报销程序者，应将尚未报销的暂借款项纳入移交项目中，由交接人承接后续报销责任； b.财务部会签人事异动申请单、离职申请表时，必须核查调职人/离职人的借款情况，如果有借款未归还或未办理移交者，财务部有权拒绝签字。 5 记录5.1借款单/预支款单 5.2工程项目请款单 5.3暂借款明细追踪表 5.