档案管理省特级复审自查报告.doc

*中学档案管理省特级复审自查报告省档案局、市档案局各位领导及评审员：2007年，我校晋升为省特级档案管理单位。此后，我们坚持认真贯彻实施中华人民共和国档案法、*省档案管理条例等法律法规，按照“抓基础，强管理；抓完善，上等级；抓编研，优服务”的总体工作思路，不断加强档案工作的组织体系建设，在档案管理与利用上取得了新的成绩。现就我校2007 年以来档案管理工作的有关情况汇报如下：一、基本情况我校综合档案室分档案库房、陈列室、阅文室、保密室和工作间，共计172.8平方米。“五合一”铁皮档案柜箱39套，配有计算机、复印机、去湿机、温湿度自动记录仪、空调等各种设备，库房温湿度控制达到了省规范标准。现存有建校以来各种门类和载体的档案及资料档案总数27895件（卷、册），其中：文书档案7943件 ，永久2949件，长期2928件，短期 2124件，1996-2009年会计档案638卷，基建档案74卷，声像档案385册。其中照片档案永久53卷共2740张、录像带档案永久11卷，机读档案永久240张，教学档案16802件。其中1.教学管理永久2877件、长期1028件、短期3223件。2.成绩统计与质量分析长期2404件、3.各级各科综合报表永久88件；4.学生名册永久198件；5.学生学籍永久3369件；6.试题管理长期2300件；7.奖惩长期1276件；实物档案243件。其中奖状13件、奖杯25件、锦旗47件、证书57件、奖牌与赠品101件。已故人员档案2卷。全部档案实行了集中统一管理。今年，为搞好档案规范化建设，我们聘请数名专家及工作人员对2007年至2012年的主要业务档案进行了标准化整理，建立了数据库，共输录主要业务档案目录36本，档案工作基本上实现了计算机管理，我校专职档案员被评为档案工作先进个人。二、主要作法为了不断强化档案综合管理目标，努力实现档案工作规范化、科学化、现代化，近年来，我们重点从以下几个方面狠抓了档案管理工作：（一）加强组织领导，不断完善档案管理体制。随着学校教育事业的不断发展，我校档案利用的频率逐年提高，也让我们看到了开发利用档案资源的巨大潜力与效能。对此，全校上下进一步统一思想，加强组织领导，切实落实措施，逐步形成了校领导直接抓，办公室具体抓，各职能处室协调配合抓的良好格局，为档案管理上台阶、上水平提供了有力的组织保证。一是及时成立和调整了档案工作领导小组。为保证学校档案工作始终有人管、有人抓、有人负责，根据校领导成员及工作分工的变化，我校适时调整学校档案工作领导小组；今年，为确保档案工作目标管理省特级复审工作顺利开展，我们又及时成立了学校档案复查工作领导小组及其工作专班。二是进一步完善档案管理网络。我们在学校各处室内明确了兼职档案员，负责本处室有关档案资料的收集、整理和保管，并根据需要，随时协助档案室开展工作。三是班子会议经常研究档案工作。今年，我们就学籍档案、校史陈列室和荣誉室的问题，召开了专门的工作会议，并聘请专业人员开展系列工作。（二）加强队伍建设，不断提高档案人员业务素质。为尽快提高档案人员的整体素质，更好地适应新时期档案工作的需要，我们将思想作风好、工作扎实认真、工作责任心强的人员调整充实到档案工作岗位上，安排了专职档案员，各处室还明确了兼职档案员。在此基础上，我们坚持采取多种有效形式组织学习和培训，我校专职档案员均多次参加过档案部门组织的培训活动，取得了较好的成绩和上岗资格。（三）加强基础设施建设，不断改善档案工作条件。我们立足高起点，严格按照省特级标准，做到了档案库房与办公室、阅文室三分开，并落实了防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫措施，有效改善了档案库房的软硬件条件。目前，为提高档案现代化管理水平，安装了“档案管理系统”，聘请专门技术人员将我校所有的文件档案全部录入计算机，实行了档案电子自动化管理，使档案资料的查找利用更加方便、快捷。 （四）加强制度建设，不断促进档案管理制度化、规范化。近几年来，我们以档案法为准绳，不断对档案管理等制度进行修订、补充和完善。一是制订了档案管理工作五年规划以及年度计划，将档案管理工作与教育教学工作同部署、同安排。二是把档案工作列入各科室和相关人员的职责范围，并按照职能分工，负责做好本单位文件资料的收集、整理与归档工作。三是建立健全文件材料的归档制度。我们组织人员及时修订和完善了囊括档案归档范围、档案归档时间、档案借查阅、档案保密、档案统计和档案鉴定与销毁等档案管理全过程的文书档案管理实施细则，以及电子文件归档与电子档案管理规范，从而确保了档案归档及时、完整，档案整理规范，档案保管妥当、安全，档案利用方便、快捷。四是建立了专（兼）职档案人员岗位责任制。明确了档案人员的工作职责，并将其工作情况纳入年度工作考核范围，有效地提高了专兼职档案人员的工作积极性。五是进一步完善了相关制度。我校认真落实省、县档案主管部门的意见，结合学校工作实际，对相关制度进行了全面修订、完善。我校分文书、科技、专业、电子、声像、实物6大系列进行收集、整理与保管。归档门类更加齐全，归档文件、资料更加丰富，档案期限划分更加科学合理。（五）加强业务建设，不断提高档案工作质量和管理水平。为进一步提高案卷质量，我们狠抓了档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管等基础环节的规范化。一是从文书处理抓起。我校行文按照国家行政机关公文处理办法的规定，严把起草关、审核关、签发关、打印关，并实行层层负责制，从而有效地避免了不规范公文现象的发生，提高了卷内文件的质量。二是根据形势的发展和工作职能的转换。及时修订完善立卷归档范围、分类方案和保管期限表，严格按要求收集文件资料，确保了档案齐全完整，不断丰富了室藏。认真细致整理文件材料，做到了各种载体的档案准确、及时归档，卷面卷内规范美观，排放科学整齐。三是切实加强对档案库房内部环境管理。专职档案员坚持每天查看温湿度数据，在温湿度达不到档案管理标准的情况下，及时运用开空调机和去湿机进行调节，坚持节假日检查防高温、防火装置，对达不到要求的及时进行修复和更换；坚持每半年对档案保存情况进行一次全面检查，发现档案破损情况及时进行维护和修复；坚持每年更换一次防虫剂和灭火器，防止物品失效，保证了档案资料的完好无损。四是进一步加强了编研工作。坚持把加强编研工作、提高利用效果作为进一步做好档案管理的重中之重，集中时间，集中精力，进行编研工作，先后形成了、“制度汇编”、“大事记”等多个门类的编研材料，编研工作有了新的进展，取得了一定成绩。同时对原有的全宗介绍、组织沿革等编研材料作了进一步的补充和完善。（六）加强档案资源开发与利用，为地税工作发展服务。开发档案信息资源，提供良好的档案利用服务是档案工作的根本目的。我们注重开发利用档案资源，积极为税收工作发展服务。近年来，先后编制了各种载体的全引目录、归档文件目录、科技档案、声像档案、实物档案、电子档案 ，清晰规范，能够从多个角度进行快速、准确的检索。我们还围绕全校中心工作，积极开展编研工作，编写了全宗介绍、机构沿革、大事记、年鉴、各类专题档案资料汇编等多种参考资料。为了发挥实物档案直观、形象的作用，增强师生的责任感、荣誉感和自豪感，将建校以来，我局全体干部职工团结奋斗、开拓创新所取得的成绩、受到的各级党委、政府和上级部门表彰的、匾牌、奖杯、奖章、证书等共82件，加上历来编撰出版发行的教材、理论研究成果等全部搬进荣誉室展示，极大地激发了广大干部的工作热情和创造力。我们坚持主动利用与被动利用相结合的方式，积极宣传档案利用的价值和意义，广泛挖掘档案信息资源，主动为全局各项工作服务，为促进全市经济发展服务。从2007年到2012年的5年间，我校档案室先后为师生提供利用档案总数近2982（卷次），档案利用人次1137人次查询资料的情况被详细记载。三、对照省特级标准的复查情况 （一）组织体系健全1、体制完善。学校班子将档案工作纳入了议事日程，建立了档案工作领导小组，办公室配备有一名副主任具体负责；确定了专职档案员，建立了综合档案室，有明确的工作职责，制定了档案工作计划，有效地进行了对局档案工作的指导管理，实现了各种门类和载体档案的集中统一管理，形成了较完备的档案工作网络。2、制度健全。加强了对档案法规的学习和宣传，制定了各项档案工作制度。近年来，我校根据上级的要求，严格按照*市档案局2007年7月13日转发国家档案局关于做好宣传贯彻工作的通知（*档发2007*号），结合本单位的实际，对各种规章制度进行了重新修订、完善和汇编，使档案工作有章可循。3、档案人员相对稳定。我校档案员一直坚持在档案工作岗位上，思想素质高，责任心强，爱岗敬业，并坚持定期培训持证上岗。2012年9月调整了档案工作领导小组、档案鉴定销毁工作领导小组，明确一名具有高级教师资格的副校长分管档案工作，安排2名档案员参加2006年过档案岗位培训班（*班）和2007年*市档案人员专题培训班培训，专兼职档案员均能胜任档案管理工作。（二）设施建设配套1、收集归档及时齐全。文件材料符合规定要求，各门类档案是一年一收集（教学档案分一学期结束收集一次），然后登录、整理立卷、归档。2、档案整理严格按照上级的要求进行分类。立卷、组卷相对合理，排列有序，编目比较规范。续编了2007-2012年度的全宗指南、大事记、组织沿革、基础数字汇编、档案统计台帐、利用实例等，目前档案室库存的已归档档案为26780件、1314卷，比实现档案目标管理时15338件多11442件、500卷。3、库房防护效果好。温湿度基本达到了国家标准，从未发生