中职计算机录入与排版（主编梁泽键_北理工版）课件模块三_电子表格处理_3

任务2数据统计,3.2.8数据清单的筛选 筛选是指将不符合特定条件的记录暂时隐藏起来，而在数据库中只显示符合条件的记录，供用户使用和查询。Excel 2003提供了自动筛选和高级筛选两种工作方式。自动筛选是按简单条件进行查询，高级筛选是按多种条件组合进行查询。 1.自动筛选 1)基本操作方法 自动筛选的操作方法如下。 (1)选定要筛选的数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”“筛选”“自动筛选”命令。此时，每个字段名旁边出现一个下三角按钮。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,(3)如果只想显示含有特定值的数据行，则单击含有待显示数据的字段名旁边的下三角按钮，出现如图3-41所示的下拉列表。 (4)单击需要显示的特定值，结果如图3-42所示。 (5)取消筛选。如果要取消对某一列进行的筛选，可以单击该列旁边的下三角按钮，从下拉列表中选择“全部”;如果要取消数据清单中的所有筛选，可以选择“数据”“筛选”“全部显示”命令。 (6)退出筛选。如果要退出自动筛选，可以选择“数据”筛选”“自动筛选”命令，清除该命令前面的复选标记。 2)自动筛选前10个记录,下一页,返回,上一页,图3-41选择要显示的数值,返回,图3-42显示含有特定值的数据行,返回,任务2数据统计,用户可以在不排序的情况下，迅速查看数据清单中最大或最小的几个记录。例如，要查看语文成绩排在前3位的记录，可以按照下述步骤进行操作。 (1)选定数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”“筛选“自动筛选”命令。 (3)单击要筛选字段名旁边的下三角按钮(例如，单击“语文”旁边的下三角按钮)，从下拉列表中选择“前10个”选项，出现如图3-43所示的“自动筛选前10个”对话框。 (4)在此对话框的第一个列表框中选择“最大”或者“最小”，在第二个文本框中输入数值，在第三个列表框中选择“项”或者“百分比”。例如，要显示总分最大的3个记录，则分别选择和输入“最大”、“3”、“项”。 (5)单击“确定”按钮，结果如图3-44所示。,下一页,返回,上一页,图3-43“自动筛选前10个”对话框,返回,图3-44显示“语文”在前3位的记录,返回,任务2数据统计,3)自定义自动筛选 用户可以将复杂的条件用于自动筛选，例如，要显示“语文”在70 85分之间的记录，可以按照下述步骤进行操作。 (1)选定数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”一“筛选”一“自动筛选”命令。 (3)单击要筛选字段名旁边的下三角按钮(例如，单击“语文”旁边的下三角按钮)，从下拉列表中选择“自定义”选项，出现如图3-45所示的“自定义自动筛选方式”对话框。 (4)从第一个下拉式列表中选择比较运算符(例如，选择“大于”)，然后在它右边的文本框中输入“70“。,下一页,返回,上一页,图3-45“自定义自动筛选方式”对话框,返回,任务2数据统计,(5)如果要定义两个筛选条件，并且要同时满足，则单击“与”单选按钮;如果只需满足两个条件中的任意一个，则单击“或”单选按钮。本例中，单击“与”单选按钮。 (6)从第二个下拉列表中选择比较运算符(例如，选择“小于”)，然后在它右边的文本框中输入“85“。 (7)单击“确定”按钮，结果如图3-46所示。 2.高级筛选 与“自动筛选”命令一样，“高级筛选”命令也是对数据清单进行筛选，但“高级筛选”命令不在字段名旁边显示用于条件选择的下三角按钮，而是在工作表的条件区域中输入条件。使用“高级筛选”命令时，可以设置更复杂的筛选条件。,下一页,返回,上一页,图3-46显示“语文”在70 85之间的记录,返回,任务2数据统计,1)建立条件区域 在使用高级筛选之前，用户需要建立一个条件区域，用来指定筛选的数据必须满足的条件。在条件区域的首行中包含的字段名必须与数据清单上面的字段名一样，但条件区域内不必包含数据清单中所有的字段名。条件区域的字段名下面至少有一行用来定义搜索条件。图3-47就是建立的条件区域。 如果用户需要查找含有相似的文本的记录，可以使用通配符“*”和“?”。例如，在“姓名”字段中的名字可能是“刘化”，可以输入“刘*”。 2)使用高级筛选 查找数据建立条件区域后，就可以使用高级筛选来筛选记录，具体操作如下。 (1)选定数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”“筛选”“高级筛选”命令，出现如图3-48所示的“高级筛选”对话框。,下一页,返回,上一页,图3-47建立的条件区域,返回,图3-48“高级筛选”对话框,返回,任务2数据统计,(3)在“方式”选项组下，如果选中“在原有区域显示筛选结果”单选按钮，则在工作表的数据清单中只能看到满足条件的记录;如果要将筛选的结果放到其他的位置，而不扰乱原来的数据，则选中“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，并在“复制到”框中指定筛选后的副本放置的起始单元格。 (4)在“数据区域”框中指定要筛选的数据区域。 (5)在“条件区域”框中指定条件区域。 (6)单击“确定”按钮。图3-49所示，就是查找总成绩420的记录。,下一页,返回,上一页,图3-49查找总成绩420的记录,返回,任务2数据统计,3.2.9分类汇总 分类汇总是根据需要将数据库中某字段中的数据分门别类地归结在一起，然后按某种要求进行合计、统计、取平均数等操作，以便对数据库数据进行分析和总结。 1.创建分类汇总 如果要创建数据清单的分类汇总，可以按照下述步骤进行操作。 (1)对需要分类汇总的字段进行排序。例如，本例中对“销售产品”进行排序，如图3-50所示。 (2)选定数据清单中的任意一个单元格。 (3)选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，出现如图3-51所示的“分类汇总”对话框。,下一页,返回,上一页,图3-50对“销售产品”进行排序,返回,图3-51“分类汇总”对话框,返回,任务2数据统计,(4)在“分类字段”下拉列表框中，选择包含要进行分类汇总的数据组的数据列。选择的数据列应该与步骤(1)中进行排序的列相同。 (5)在“汇总方式”下拉列表框中，选择要进行分类汇总的函数。 (6)在“选定汇总项”列表框中，指定要分类汇总的列。 (7)若要用新的分类汇总替换数据清单中已经存在的所有分类汇总，可选中“替换当前分类汇总”复选框。 若要在明细数据下面插入分类汇总行和总汇总行，可选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。 (8)设置完毕后，单击“确定”按钮。图3-52就是分类汇总的示例。,下一页,返回,上一页,图3-52数据清单的分类汇总,返回,任务2数据统计,2.分级显示 对数据清单进行分类汇总后，在行标题的左侧出现了分级显示符号 ，主要用于显示或隐藏某些明细数据。 为了显示总和与列标志，可单击行级符号 按钮，为了显示分类汇总与总和时，可单击行级符号 按钮。 单击“隐藏明细数据”按钮 ，表示将当前级的下一级明细数据隐藏起来;单击“显示明细数据”按钮 ，表示将当前级的下一级明细数据显示出来。 3.册口除分类汇总 如果用户需要删除数据清单中的分类汇总时，可以选定数据清单中的任意一个单元格，然后选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在出现的“分类汇总”对话框中单击“全部删除“按钮即可。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,上机操作 1.计算总分和平均分 (1)打开上例的“第一学期成绩统计表.xls”文件，单击“成绩统计表”工作簿，如图3-53所示。 (2)单击H3，输入“总分”。单击“总分”列下面的第一个单元格，即H4，使该单元格成为活动单元格。 (3)单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮 ，进入公式编辑状态，公式为“=SUM(D4：G3)”，如图3-54所示。按回车键，得到第一个同学的总分。 (4)拖动H3左下角的手柄，移动到最后一位同学对应的单元格，如图3-55所示。释放鼠标得到所有同学的总分。,下一页,返回,上一页,图3-53“成绩统计表”工作簿,返回,图3-54编辑公式,返回,图3-55拖动获得其他同学的总分,返回,任务2数据统计,(5)单击I3，输入“平均分”，然后单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮 右边的下拉箭头，在列表中选择“平均值”，进入平均值函数编辑状态，更改其中的参数为D4：G4，得到公式为“=AVERAGE(D4：G4)”，按回车键，得到第一个同学的平均分。同样通过拖动该单元格右下角的手柄将其拖到最后一个同学记录，得到所有同学的平均分，计算结果如图3-56所示。 (6)选择“平均分”一列所有单元格，选择“格式”菜单中的“单元格”，在“单元格格式”对话框中，在“数字”选项卡选择“分类”为“数值”，小数位数为2，如图3-57所示，单击“确定”按钮。,下一页,返回,上一页,图3-56计算平均分,返回,图3-57设置数字格式,返回,任务2数据统计,2.利用“排序”排定名次 (1)单击第一个同学所在的行最左边的行标签，并拖动(或者单击第一个同学