企业组织构架及部门职责.ppt

公司组织结构,作者: 2010年10月,目录,公司组织结构 公司组织结构内容 公司组织结构慨念及其作用 部门化 管理跨度 公司组织结构形式 直线制组织结构形式 事业部制组织结构形式 公司组织结构设计 一般设计原则 动态设计准则 影响公司组织结构的因素,下页,公司组织结构图 公司部门介绍 市场部 人力资源部 行政部 财务部 生产部,公司组织的慨念及其作用,公司的组织结构就是公司各构成部分以及部分之间的相互关系。这就说公司组织结构首先是由各个部分构成的， 各部分的划分是基于公司的目标上，即把要完成的任务划分和安排成几个可以管理的部分。通常用来表述分析、 划和工作安排为几个可以管理的部分的这一过程称作“部门化”。其次与公司组结系密切的 是所谓“管理的跨度”。亦就是公司总管所能管理部门的数量，及各部门负责人所能下辖的人员数量。第三，现在大多数公司所存在的各种各样的委员会。这就是公司组织结构的三项基本内容。,目录,公司组织结构是否合理，对于公司的发展与生存起着至关重要的作用。有人曾这样说，公司组织结构的重要性仅次于公司最高领导人的挑选。对于各层管理人员来说，在一个结构设计良好的公司中工作，能保较高的效率，并且能充分显示其才能；而在一个结构紊乱，职责不明的公司工作，其工作绩效就很难保持在一个较高的状态了。结果往往变成：由于职责不清，管理人员无所适从，对公司产生失望乃至不满情绪，最终是公司效率低下，人员纷纷离开。 在大多数情况下，公司效益低并非由于没有一个正式的结构，而是由于采用了僵化的、不适合本公司的特点和其它客观要求的组织结构形式。不论是紊乱的还是不合理的组织结构，都会导致公司的低效益。 因此，适当的公司组织结构可以使公司的各项业务活动更顺利地进行，可以减少矛盾与摩擦，避免不必要的无休止的协调，也才能提高公司的效率。,目录,部门化,部门化，就是将工作和人员组编成可管理的单位，创设可管理的单位的过程，通通常是建立组织结构的第一步。 部门化的根本目的在于分工，通过部门化过程而设立的许多单位，联合成组织的总体结构，在本质上是以工作为中心的。决定部门化的最普遍的基础是职能、产品、顾客、地区、过程和序列。这些基础也就成为划分部门的一般依据。 （1）职能。职能是指互相联系的活动。其所以说关联，是因为在进行特定的一种工作时，要求有许多相似的技能。也就是说，在完成一个共同目标时把一组作业任务组编在一起的关系。按 职能划分部门的方法，是基于这样的假设：很少人能够对各个方面的知识样样精通。规模小的公司，业务量小，只需要很少的管理人员，因此，往往是一 个人管理许多事情。从某种程序上说，这种管理效率是很高的，因为不要其它的协调方式。规模较大的公司，管理业务及管理人员都增加了，由于分工的极大优越性，组织管理划分为若干个职能部门来进行便是一个必然的趋势。在制造业通常是按照生产、销售、技术、财务以及人事等划分成若干职能部门。,目录,（2）产品。拥有不同产品系列的公司常常根据产品建立管理单位。按产品划分部门的做法，正在广泛地被应用，而且也越来越受到重视。在大型、复杂、多品种经营的公司里，按产品划分部门往往成为一种通常的准则。 （3）顾客。零售商店可通过建立特设部门来迎合具体顾客阶层。一个制造阀门的工业企业则可以这样分配它的推销人员：一部分负责向原设备制造企业进行销售，而另一部分负责配件市场的销售。 （4）地区。按地区划分部门的主要理由是交通不便。也就是说，这种划分方法特别适用于大规模的公司或者业务工作在地理位置上分散的某些公司。跨国公司采用这种方法无疑是成功的。 （5）过程。生产一种产品的过程或设备可以作为决定工厂一级部门化的基础。这对于现代公司的组织也具有很大意义。,目录,（6）序列。公司还可以按序列来划分部门。比如，部门有时是按字母顺序或时间的序列排列的，对于那些还未作好电子计算机化的组织，薄记科可以分设二个组，一组登记顾客的姓氏字母属于从A至M范围之内顾客的帐目另一组则负责顾客姓氏字母属于从N至Z的帐目。数字序列还经常作为把无区别的劳动班组划分为可控作的单位的基础，那就是将每30个工人置于一个班长之下。一天工作1624小时的工厂，可建立不同班次，而每个班次则是一个独立的管理单位。 以上是六种常见的划分部门的依据。在现代公司中，很少有公司部门的划分只是按照某一种标准进行的，而是综合采用。例如，在公司的某一层可能是产品部，而在次一层，可能是职能专业化，在第三层，可能是以地理位置为依据的部门化。所以，现代公司部门划分的依据是多重的，相互交错的。 除了以上的基本方法外，在划分部门时还应考虑以下几个因素：第一，充分运用专业化的优点，进行合理的分工。但必须注意不能过分强调专业化部门无限制地增多。第二，力求管理与协调的便利。,目录,管理的跨度,一旦确定了如何进行部门化即不管是按职能、产品、顾客、地区、过程、序列，还是任何这些要素的结合就立即会产生出组织结构上的另一个问题：一个人究竟能指导多少部门？这个问题通常就叫做管理的跨度问题。管理跨度就是管理者所管辖的下属人员（或部门）的数目。管理者所管辖的下属人员多，称之为管理跨度宽。,目录,直线制组织结构形式,直线制结构是最古老、最简单的组织形式。这种结构适用于小型公司。它要求经理能对本部门所有的问题做出决策，所以，他是个全才。如果公司的规模扩大了，那么它或者增加管理层次，或者增加每一层次的工作单位。在直线制结构中，直线经理和其下属之间的职权关系有以下三个特点。 直线经理被授予的职权是全面的。 每个直线经理有权直线指挥他的下属，即直接向下属发布指示和命令。 下属只向一个顶头上司汇报，同样，只接受一个领导者的命令和指示。,目录,事业部制组织结构形式,事业部制组织结构形式，是在公司总部下，设立若干个自主营运的业务单位事业部。这些事业部，或者是按产品来划分，或者是按地区来划分一个事业部都是要对成本、利润负责的利润中心。,目录,一般设计原则,目录,动态设计准则,知识与职权的结合 现代组织由于分工的细致，越来越强调职权与知识的结合，参谋的作用将显得越来越大。参谋人员由过去仅仅是咨询的地位而可能变为拥有赞同性职权甚至职能性职权，这种职能性职权意味着参谋人员与直线主管人员融汇在一起，拥有部分的指挥权。 适应性与创新性 现代公司越来越显示出动态的特质。公司组织结构受环境、公司规模、技术特性等因素的影响。这些因素发生变化，就对组织结构提出了变化的要求。因此，对于任何一个公司，其组织结构对外界必须有一定的适应性。而创新对于一个处在动态环境下的组织也是非常重要的。,目录,影响公司组织结构的因素,环境 公司规模 技术特性 工作任务,目录,环境,公司规模,技术特性,工作任务,企业的一般组织结构图,目录,市场部,市场部工作流程 市场部职能 市场部各岗位职责,目录,市场部工作流程,目录,返回,市场部总流程,市场调研,市场推广计划,市场推广计划策划,市场调研计划,市场信息,促销计划，实施,销售计划实施,售后服务,顾客信息反馈,目录,返回,市场调研计划制订审批流程,销售经理,销售经理,财务总监,市场总监,市场总监,市场调研程序,制订调研计划,呈报,审核,提出修改意见,要求审核,预算分析,签署意见,签准,目录,返回,市场调研立项流程,公司总经理,调研主管,销售经理,市场总监,市场调研程序,提出命令,研究,写作,呈报,可行性分析报告,组织安排财务分析报告,立项审批,转交,拟出实施方案,传达指示,呈报,写作,形成立项报告,审核,记录，布置工作,组织调查,整理资料,分析研究,销售经理,呈报,进一步分析研究,市场总监,销售经理,市场总监,公司总经理,目录,返回,市场调研流程,销售经理,调研人员,市场总监,调研主管,市场推广计划制订，审批程序,计划安排,布置调研工作,调研,提出修改意见,呈报结果,资料汇总,审核分析,呈报,调研主管,销售经理,写调研报告,调研结果分析，确认,目录,返回,市场推广计划制订，审批流程,公司总经理,销售经理,直接下级,召开会议,签批,修改,呈报,分情况,协调生产计划,命令,制订计划方案,方案意见汇总,写作,命令,需货计划,拟订市场推广计划,签否,年度，月份,按计划实施,生产协调主办,市场部总经理,销售经理,检查，督办,销售经理,市场总监,销售经理,市场推广策划方案制订，审批程序,目录,返回,市场推广策划方案制订，审批流程,公司总经理,其他有关人员,总体方案构思,修订,预算内,呈报,签否,汇总,修订,签否,预算外,会议研究,呈报,检查，督办,签批，命令,提出意见,提出意见,销售经理,签批，按方案执行,拟订成熟方案,直接下级,市场部经理,市场总监,销售经理,销售经理,销售经理,促销计划制订，审批程序,销售计划制订，审批程序,目录,返回,销售计划制订，审批流程,销售经理,市场部经理,市场总监,会计经理,制订计划,呈报,重新拟定,转交,布置销售任务,签否,审核,转交,地区经理,销售经理,签准,实施计划,顾客信息反馈程序,促销计划制订，审批程序,目录,返回,促销计划制订，审批流程,销售经理,市场总监,预算分析,审核,上报,呈报,要求修改,顾客信息反馈程序,制订计划,要求审核,实施计划,签署意见,签批,实施计划,公司总经理,财务总监,审核，签署意见,销售经理,市场总监,目录,返回,顾客信息反馈流程,信息接收人,技术总管,售后服务程序,通知,上交,填写信息联络单，质量反馈单,批复处理意见,生产主管,销售经理,市场部经理,生产主管,技术总管,目录,返回,售后服务流程,技术部主管,销售经理,市场部经理,市场总监,售后服务人员,纠正，预防措施,制定售后服务人员,现场服务,发放售后服务报告单,办理借款,顾客签字的售后服务报告单,目录,返回,业务员行动管理流程,业务员,业务员,业务员行动管理程序,审核,呈交,签否,制定外出活动计划,销售经理,业务员,市场总监,技术总管,签准,开展业务,填写业务报表,报明日计划,定期呈报，审查,目录,返回,市场部职能,实现企业销售目标 制定和实施销售计划 销售政策的制订和施行及人员管理 策划 销售工作的监察与评估,目录,返回,市场部各岗位职责,市场部经理助理职责 市场部经理职责 市场调查人员职责 业务主办职责 策划人员职责 客户档案管理人员职责 信息反馈管理人员职责 市场监察人员职责 发货(内勤)人员职责 起票人员职责,目录,返回,市场部经理职责,服从上级领导，及时完成下达任务 全面负责市场部日常管理工作 制订销售计划(年、季、月) 组织和指导销售人员的工作,对销售人员的业绩进行考评。对销售工作的监察，处理客户问题，审核业务往来单位，建立信息反馈制度负有领导责任。 定期总结工作，并向厂长提交工作报告 市场开发 对工作中存在的不足进行反思，不断调整销售政策，管理制度和销售计划 领导开展市场调查与市场预测、策划等工作 协调本部内部各部及本部与其他部的关系 其它临时性工作,目录,返回,市场部经理助理职责,服从市场部经理领导，及时完成下达任务 协助市场部经理处理日常管理工作 协助市场部经理制订销售政策及销售管理制度 审核业务往来单位 对市场监察、客户问题处理，建立信息反馈制 度，市场调查与预测与策划负有指导责任 协调内部各部与本部与其他部门的关系 其他临时性工作,目录,返回,市场调查人员职责,服从市场部经理领导，按要求完成下达任务 对本企业产品进行调查：产品的功效、质量、品牌、包装、生产成本；目前执行的价格政策和价格管理制度；产品的市场份额、销量；广告、推销、公关策略和配销渠道；供应商调查及原辅料价格调查；营销业绩评估调查 对竞争企业的调查：产品的功效、质量、品牌、包装、生产成本；价格政策、销售投入、配销渠道、市场份额 国家政策法规导向、本产品发展方向、调查 市场发展趋势，总体特征调查 新产品、新技术开发方向调查 经销商资信能力调查，（可由业务员完成） 建立情报搜集网络 建立情报资料库和档案管理制度 对调查资料进行整理、分析和科学预测，定期提交调查报告 保守商业机密 其他临时性工作,目录,返回,业务主办职责,完成市场部经理下达的销售任务，负责辖区内医院的开发、进药、回款 协调企业与医院、医生、药房、采购的关系，以及企业与经销商、经销与医院的关系，保证销售渠道畅通与稳定，准确掌握药品销量 制订月销售计划，报市场部经理，协助市场部制订阶段性销售计划 及时反馈市场信息情报，向市场部提出合理化建议 遵守企业销售管理制度，服从市场部经理的领导，配合其他相关部门及人员的工作 保守企业商业机密 离开本工作岗位前将所负责销售产品货款收清，并完成所有工作交接 宣传、介绍和推广企业产品（医、患、商），树立良好的产品形象、对所销售的药品负责,目录,返回,策划人员职责,服从市场部经理领导，按要求完成下达任务 就建立企业长期发展战略规划，并因之制定中、近期经营规划，提出建议及咨询意见供决策层参考 对营销、产品开妇、促销、广告、公关、配销渠道管理、业务员管理、价格管理及其他营销政策管理提出策划方案。 建立企业形象识别系统（CIS） 参与和指导市场调查与信息情报的搜集整理 就管理政策调整和制度创新提出建议 就企业经营活动出现的新问题提供紧急解决方案 保守商业机密 其他临时性工作,目录,返回,客户档案管理人员职责,服从市场部经理领导，按要求完成下达任务 根据业务员反馈的客户资料经市场监察人员核实后，据客户档案管理制度建立客户档案 严格保守商业秘密 根据信息反馈管理人员及市场监察人员、业务员提供的资料及时更新客户档案 客户档案评估，及时、准确向市场部经理提供依据。（或：非现款交易方式应经历“签字”程序） 其他临时性相关工作,目录,返回,信息反馈管理人员职责,服从市场部经理的领导，按要求完成下达任务 接待商业及医院客户，解答客户疑问 处理客户不满，向市场部经理汇报并协调相关部门处理和解决问题 经常与业务员及客户保持联系，及时处理业务人员在销售过程中出现的问题 搜集业务人员、客户对企业销售政策、销售策略、管理制度等方面的信息 建立信息反馈资料库，建立信息反馈通报制度 定期将搜集的反馈信息总结整理，汇编为报告，上报市场部经理及厂长。 保守商业机密 其他临时性工作,目录,返回,市场监察人员职责,服从市场部经理的领导，按要求完成下达任务（或可直接向厂长负责） 对销售政策的确实施行，销售人员的经济行为进行监督和考评，作为市场部经理考评业务员业绩的依据之一 对商业客户的资信能力进行考评，定期访问客户 对反馈信息的处理和解决负有监督和执行职责 对销售人员的市场开发及其能力培养负有传、帮、带的义务 定期深入市场进行调研，并向市场部经理及厂长提交调查报告 保守商业机密 其他临时性相关工作,目录,返回,发货(内勤)人员职责,服从市场部经理的领导。 严格执行发货管理制度。 负责将市场部的有关指令，文件及资料发放到各片区经理及业务员手中。 根据盖有发货专用章及市场部负责人签字的发货单发货。 建立发货与退货台帐，根据市场部经理及助理的指令及时将货物发往各指定市场。 发货前根据销售合同核对发货品种、规格、数量、发货单位及地址等内容，核对无误后按时、按量、及时、准确发货。 发货后根据货运回执复印件（厂方送货的应有客户签收的送货单）登记入帐，并及时将运单寄交客户，同时通知业务员。 及时取回各类退货，登记入帐并详细记退货原因。 发货单应由业务员签字负责，特别是在无合同销售时必须有业务员签字负责。 每月按时整理原始单据装订成册，建档管理。 每月26日向市场部经理及助理递交当月发货及存货情况的书面报告。 做好市场部业务电话登记工作。其他临时性工作。,目录,返回,起票人员职责,服从市场部经理的领导。 根据销售合同规定的品种、规格、数量等填写调拨单（或发货单），业务员签字后报市场部负责人审批。 现款现货业务应到财务部门交清货款后凭财务部门出具的现金收讫凭据开具产品调拨单；或先起票，由财务部门派专人随货同行，收款后交货。 建立健全各类台帐，分设总帐及明细帐。 往来客户应按客户资信能力分类档案管理制度的规定进行分类管理。 每旬与财务部门核对台帐，及时掌握回款情况；随时掌握产品库存情况。 每月25日向市场部经理及助理递交当月发货及存货情况、回款情况的书面报告。 每月按时整理原始单据及合同，装订成册，建档管理。 填写票据及登记台帐应做到字迹工整清晰、准确无误，不得随意涂改。其他临时性工作。,目录,返回,人力资源部,人力资源部部分流程 人力资源部职能简介 人力资源部岗位职责,目录,人力资源部部分流程,目录,返回,工资支付工作流程,开始,研究掌握工资分配,收集分配资料及数据,各单位申报。综合 管理部、生产安全 部等单位提供全厂 性资料依据,按办法规定预测月度 工资支付情况,审核确认,调整工资支付数,各类考核扣罚和奖励,同时建立各类台帐; 各有关单位提供考 核扣罚和奖励依据,通知工厂各请款单位,审核各类工资项目和金额,通知工厂财务部 发放工资,结束,归档,归档,各单位申 报；按规定 审核。,否,是,目录,返回,劳资统计工作流程,开始,收集汇总工资支付凭证,根据人事通知进行异动,文本方式 装订保存,统计汇总各单位职工人数,工资支付流 程,各单位人数并 作为支付工资 依据,建立各类统计台帐,以电子文档方 式储存,填报劳资统计报表,收集产值、收 入及利润等相 关经济指标,审核确认,调整核对相关指标,否,上报劳资统计报表,以文本方式归档,进行劳资统计分析,结束,以文本方式归档,目录,返回,一次性工作流程,开始,单位完成职责范围外的 工作任务,提出申请一次性奖励报告,需要详 细说明 理由和 奖励对 象,核实奖励项目,送分管领导审批,调整奖励数额及范围,通知单位请款,一次性奖励审核,财务部发放流程,结束,归档,归档,否,是,做好解释工作,目录,返回,工资支付工作流程,开始,调研各类现员岗位 分布状况,分析技术、管理及生产 工作需求,包括工作负荷 程度,提出岗位设置草案,领导审核,征求各单位的意见,分管领导原则意见,修订岗位设置草案,确定岗位设置方案,下达并实施岗位设置,结束,归档,归档,包括岗位工作 职责分工,调整岗位设置,否,目录,返回,人力资源规划工作流程,开始,人力资源状况调查,人力资源现状分析与 评估,人力资源供给预测,编制人力资源规划,工厂领导审批,规划实施,实施效果评估,结束,人力资源需求预测,总体发展规划研究,否,是,人力资源规划的调整,目录,返回,中层职数配置工作流程,开始,定岗定编,班子结构是否合理,岗位是否需要 增加或合并,撰写增加或减少 职数报告,中干选配流程,结束,中层班子结构分析,否,厂长审批,否,是,目录,返回,技师和高级技师评聘工作流程,开始,理论与实作考试合格,参评人员撰写 技术论文,论文审核,综合成绩评定,工厂考评会评 审通过,上报集团评审材料,集团公司评审,集团公司下发任职资 格通知,转发集团公司任职资 格通知,办理资格证书,审核聘用条件,通过公示,办理聘用手续,结束,否,目录,返回,员工调配(招聘与录用)工作流程,开始,人力资源配置状况分析,制订员工招聘计划,工厂领导审批,否,选择招聘渠道,是,招聘实施,人员接收 (审查档案体检),劳动关系管理 (订立劳动合同),入厂教育/岗前培训,确定工作(见习)单位 及岗位,下达人事通知单,作员工增加统计,结束,存档,目录,返回,员工调配(辞职)工作流程,开始,个人书面申请,单位行政第一负 责人同意,填写职工离厂通知书,劳动关系管理/ 解除劳动合同,计算/支付经济补偿金,劳动关系管理 (订立劳动合同),下达人事通知单,确定工作(见习)单位 及岗位,人事台账/卡片异动,结束,人力资源部审核批准,存档,目录,返回,职业技能鉴定工作流程,开始,根据人员及工种情况确立鉴定工种,单位行政第一负 责人同意,下发通知并组织报名,根据报名情况确定鉴定专业组,汇总各项成绩上报 鉴定中心,制证、发证,组织考试,组织考前培训,否,结束,归档,技师、高级技师论文评审,是,否,目录,返回,员工培训计划编制工作流程,开始,培训需求调研分析,教育委员会评审,执行计划,结束,审批,制定年度计划,否,否,归档,目录,返回,人力资源部职能简介,负责制定公司人力资源开发和结构调整规划；负责子公司领导班子的考核 、任免等工作；负责公司人事调配和专业技术人员职称评聘工作。具体职责如下： 负责定期分析公司人力资源状况，根据公司发展战略制定人力资源开发和结构调整规划。 负责办理各子公司领导班子的考核、监督、调整交流、办理任免手续及后备干部的选拔、培养、考察等工作。 负责各子公司、分公司、职能部室目标任务及考核办法的制定和考核，协助指导各子公司、分公司考核办法的制定和修订。 负责公司及各部室工作人员的选聘、考核、奖惩及日常管理工作。 负责公司各子公司、分公司和职能部室之间的人事调动。 负责公司中级职称以上专业技术人任职资格的评定、推荐和聘任工作。 负责研究制订公司用工制度、工资制度，设计、建立和组织实施工资收入分配激励机制，指导各子公司具体实施。 负责各子公司、分公司定员、定编、工资总额的审查核定。 负责各子公司社会保险方面政策指导和协调，以及集团公司工作人员社会保险等日常管理工作。,返回,目录,人办资源部岗位工作职责,目录,返回,行政部,行政部职责 行政部岗位结构图 行政部经理 行政部经理秘书 行政助理 内务 前台文员 驾驶员,目录,行政部职责,负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综 合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。 根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。 负责全公司日常行政事务管理，协助总经理处理日常工作，负责总经理的日常活动和外出活动的安排。 组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。 负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作。 做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。 负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。 负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。 负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。 协助信息部门做好信息系统总体开发工作，提高行政办公效率，重点监控计算机联网后的信息保密。 负责公司总务工作，做好后勤保障。主要是员膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。 兼管公司职代会和工会。 完成总经理交办的其他任务。,返回,目录,行政部岗位结构图,返回,目录,行政部经理,负责制订公司的各项行政管理制度，使公司的管理工作规范化。 负责公司各项制度的执行与监督。 配合公司各部门发文，并按ISO9001的要求进行文件的统一管理。 制定合同的标准文本，对所有往来合同进行规范管理。 负责车辆调度、保养的管理，使车辆能够安全、高效地利用。 负责办公用品的采购、发放管理。 各部门所需的基本办公设施的采购、发放、维护、保养。 根据年度预算，严格控制行政开支。 负责组织财务部与本部门相关人员每月对办公用品及办公设备进行例行盘点。 负责办公区域的管理。 负责日常行为的管理，并进行相应的奖罚。 负责公司日常的事务接待。 负责公司一些突发事件的处理。 对本部门员工进行业绩考评，并将考评结果及时反馈给员工，帮助员工更好地工作。 每周一提交上周工作总结和本周工作计划。,返回,目录,行政部经理秘书,协助总经理处理公司公文、行政事务。 执行总经理交办的各事项。 了解文件管理制度、日常文件的收发程序。 拟定文件的借阅权限及借阅规定，并严格按规定借阅。 负责文件的汇签、收发、管理工作。 做好公司级会议的记录、并整理成文。 严格执行保密制度，做好各项保密工作。 总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待。 有关文稿的撰写及审批。 公司会议、报告的安排。 公司所有资料的存档。 每周一提交上周工作总结和本周工作计划。,返回,目录,行政助理,拟制行政管理制度，并对各部门执行情况进行监督、检查。 有效合理的安排公司员工用车，以提高员工的工作效率。 负责员工午餐的安排及协调工作。 按管理规定和作业流程及时完成公司人员的名片印制。 新进员工办公桌位的安排。 负责办公区域的管理。 员工日常行为规范的管理，并进行相应的奖罚。 配合行政部经理做好年度行政预算工作。 负责公司通讯费用的审查与管理工作。 负责会议室与活动中心的管理工作。 负责为客户和公司活动准备场地。 根据公司年度行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购，超出预算的支出需经部门经理、财务部总监批准后方可采购。 严格按照采购管理制度进行采购，要货比三家（至少三家），进行询价、比价、议价。 每周一提交上周工作总结和本周工作计划。,返回,目录,内务,公司所购物品的管理。办理好入库、出库手续，做到先进先出。 个人办公用品、设备的领用或借用管理，员工离职时个人领用物品的回收，并严格控制支出。 公司内部办公设备、办公设施的登记、建卡、维修与保养。 仓库的帐务要清晰，做到物、卡、帐一一对应。 制定安全库存量，保证员工能及时领到所需物品，适时提出采购申请。 与供应商紧密联系，保障所购物品的调换、维修、保养。 办公环境的保洁，使公司有一个良好的工作环境。 保障公司财产的安全。 每月对库存进行盘点，做出盘点报表，并说明盘盈、盘亏的原因及处理意见。 配合财务部门进行定期盘点及库存、帐、物的抽查工作。 制定、执行公司的各项资产管理制度。 每月编制公司的资产动态表。 图书的管理、借阅。 信件的收寄、报刊的订阅及管理。 每周一提交上周工作总结和本周工作计划。,返回,目录,前台文员,礼貌用语，举止得体，穿着大方。 用公司规范用语接转电话，电话铃响三声必须接听，若需要找的人不在，负责记录留言或回电号码。 接待来访客人，领到位置，端送茶水，并进行来访客人的登记。 负责每月饭票及考勤卡的制作，及时修改公司员工通讯录。 监督员工上下班打卡，并记录当天外出员工情况及请假情况。 负责公司所有往来信件的收发工作，并负责每月费用的结算。 根据员工的出差单预订票务。 查看饮用水的消费情况，及时订水。 负责文件与其他资料的打印、复印、校对等工作。 做好信息传递工作。包括电话、传真、信函、E-MAIL等，不得泄其内容。 提供请假单等员工所需的各类单据。 每周一提交上周工作总结和本周工作计划。,返回,目录,驾驶员,及时掌握交通法规和道路变化情况，确保出车时快速、高效。 每天做好车辆的清洁和例行保养工作，确保车辆的安全可靠。如需对车辆进行修理或保养时，应填写申请单，经部门经理批准后方可进行。 出车时必须持经部门经理签字的派车单，出车回来需如实填写出车单，且必须由用车人签字确认。在非紧急情况下，严禁无单出车。 车辆可正常运行时，驾驶员应根据公司的工作需要随时接受出车的命令，不得找任何借口拒绝出车，须按出车单上出车时间准时出车。 节假日及工作日的晚上，车辆必须停在公司；若晚上出车超过22：00点，需将车开回家停放，事先必须向部门经理请示。 必须严格遵守交通法规，文明驾驶，确保行车安全。 严禁酒后驾车、违章操作，由此造成的交通事故由违规人自负。 严禁未经批准私自用车。 在车辆行驶时若出现车辆故障、交通事故等突发事件，及时请示部门经理。 每周做各部门车辆使用情况汇总表。,返回,目录,财务部,目录,财务部工作流程,返回,目录,月末结转及提取相关税金,返回,目录,复核会计凭证,将出纳岗传来的涉及现金的凭证以及所有核算岗传来的不涉及现金的凭证统一进行逐个复核发现有编制会计凭证出现差错的情况提请各核算岗改正（其中出现的异常差错应先征求副部长意见后才能予以改正）将凭证中含有需要抵扣的增值税进项税额抵扣联或运输*违规信息*抽出并在*违规信息*右上角写上该税票的月份及凭证号传税务岗验票以及编制抵扣联清单将已复核的会计凭证按凭证号顺序清理整齐 。,目录,返回,编制以及出具会计报表,将所有已经过人工复核的会计凭证在微机的账务系统进行逐个复核将所有账务系统中已经复核的凭证进行电脑记账通过微机中的账务系统进行所有结转凭证的生存复核所有已生成的结转凭证看其是否正确对已核准无误的结转凭证进行电脑记账出具会计报表交由副部长审定审定无误后将其复印若干份填写用章审批单到档案室请章后盖公司盖再盖上“法定代表人财务总监财务部门负责人”三章将要上传到国资公司财务部和宝安集团财务处的会计报表先予以传真后再寄出再将会计报表下发给其他各相关部门和单位并要求在发文签收本上签下接收人的姓名和日期 注：每月的财务会计报表应在下月的10日之前出具，出具后经领导审定无误才能予以下发。,目录,返回,编制以及出具会计报表附注,将各核算岗提供的相关资料收齐编制会计报表附注复印在财务系统内部下发。 注：每月的财务会计报表附注应在下月的15日之前出具。,目录,返回,编制快报,按照国资公司财务部下发的快报要求先编制表样再逐个查询账务系统中当月的各所需科目余额填制报表交副部长审查将审定无误的快报打印再传真到国资公司财务部。 注：每月的快报应在当月最后一天下班前予以传出。,目录,返回,编制财务分析报告,每季末待财务报表出具之后向相关核算岗收集财务分析报告所需资料和信息编制财务分析报告交部长审查将审定后的财务分析报各打印复印若干份向部长请示后下发相关人员。 注：3月和9月为季度财务分析6月和12月为半年和年度财务分析；每季的财务分析报告应在下月的20日之前出具，出具后经领导审定无误才能予以下发。,目录,返回,编制现金流量预测表,每季度过后应将上季度编制的现金流量预测表与资金实际发生数予以核对从微机的账务系统中逐个查询经营活动、投资活动、筹资活动各自的现金流入和现金流出明细并编制上季度预测数与实际发生数对比分析表再根据下一季度的资金使用计划和经营规划编制下一季度的现金流量预测表交部长审查将审定后的现金流量预测表打印复印若干份向部长请章后下发相关人员。 注：现金流量预测表应在下一季度开始月份的25日之前出具，出具后经领导 审定无误才能予以下发。,目录,返回,收集员工考核资料,当月月初将员工月度考核表下发给财务部（除部长外）各员工督促其填写当月的工作计划当月完后督促其填写当月的工作小结将小结收齐交部长考核。 注：员工月度考核表应在下一个月8日之前收齐。,目录,返回,管理性工作,严格按国家财经法律、法规、政策、会计制度，复核会计凭证，保证会计核算质量。 在制定内部会计核算以及财务管理制度的方面提出创建性建议。 协助部长加强公司财务会计管理工作，统一规范财务行为。 协助部长有效实施对各会计岗位的考核，以及公正客观地完成各会计岗位的监交工作。 5、不定期组织成本核算小组或各会计核算岗位的经验交流以及业务沟通等小型的座谈会，不定期组织旨在提高财务管理核算的工作检查及经验交流。 妥善管理好财务会计部日常的琐碎小事。 积极完成领导交办的其他工作。,目录,返回,财务部工作职责,主要职能 财务管理，投融资管理，会计核算、分析监督。 具体职责 建立健全公司财务管理制度，落实岗位责任制,切实完成各项会计业务工作; 执行公司有关财务工作的决定, 按月、季、年度向总经理和董事会提交财务分析报告，为公司经营决策提供参考和依据； 加强经济核算，控制和降低公司的经营成本,审核监督资金的运用及经营效益，提高投资效益和经营效益； 负责公司财务预算及决算编制、会计档案、票证管理工作； 负责公司固定资产审核、决算、建账、建卡和办理资产调拨工作； 负责公司机关的行政费用开支和借支的支付，以及银行借、还款工作; 定期或不定期地组织会计人员对下属企业进行财务检查,监督下属企业执行财经纪律和规章制度情况; 编制各种会计报表，主持公司的财产清查工作;配合会计（审计）师事务所搞好年报审计工作； 参与公司重大投、融资项目及经济合同的可行性研究; 协助企业发展部做好工商执照、组织代码证、经营许可证等的办理、变更、年检等工作； 加强与其它相关职能部门的沟通和协作； 公司领导交办的其他工作。,目录,返回,财务部岗位职责,返回,目录,会计主管岗位职责,严格按照会计法及集团公司、平朔总公司的财务管理制度，组织好会计核算工作。 按照公司的经营计划组织编制年度财务计划，促进各项经济指标的实现和完成财务会计工作任务。 有效的组织会计日常控制与监督，实行会计指标归口分级管理，层层落实，严格控制和监督各项费用的支出。 建立健全各项财务会计制度，根据公司业务的特点、管理的要求和会计业务的实际，建立会计核算体系，合理组织会计核算工作。并加以控制，确实发挥各项制度的作用。 负责财务报表、费用支出报表、年度决算报表的组织编报工作。 负责财务计划执行情况的分析、经营成果的考核工作；开展经济活动分析和原始资料的收集整理工作，并及时向领导提出合理化建议。 加强业务学习，努力提高职工素质，坚持原则，积极配合各业务部门的工作。,目录,返回,资金主管岗位职责,贯彻执行国家财经法令政策，严格按照各项规章制度办事。 负责采购中心运营资金的筹集及管理工作，制定资金使用计划、监督资金使用情况。协助部主任搞好资金的管理。 负责资金的核算与管理，监督其增减变动。 经常了解资金计划执行情况，合理调动资金，组织和利用闲散资金参加周转，尽量减少银行贷款。 组织搞好资金账表的综合分析工作，按月、季、年度定期编写资金分析说明。 对资金占用情况整理出有数据、有原因、有改进措施的书面报告，并及时向领导提出建议。 负责组织采购中心的所有的货款的回收工作。 完成领导交给的其他工作。,目录,返回,结算主管岗位职责,严格执行国家财经制度、财经纪律及财务会计制度，遵守国家政策法令。协助部主任搞好结算业务。 具体负责与用料单位材料款项的结算工作，及时回收款项，并按月编制材料结算月报表。 组织编制实际用料比较表，分析采购资金的使用情况。 负责组织审核凭证，监督各种结算方式，检查其合理性、合法性、准确性。 及时掌握备用金的情况，严格控制管理好备用金。 及时对库存现金、银行存款、往来账款、在途资金等账户进行清理，保证资金安全。 负责组织工资的核算、发放及各种附加费的计提工作，及时提供劳动工资计划分析资料。 完成领导交给的其他工作。,目录,返回,出纳员的岗位职责,掌管“中心”各种货币资金业务。 办理银行结算现金收支业务。 掌握库存现金和各种票券。 登记现金帐和银行存款日记帐。 汇总银行结算往来账户收支和库存现金收支，核对双方往来金额。 保管有关印章、空白收据和空白支票。,目录,返回,材料核算、稽核岗位职责,贯彻有关材料核算的制度和规定，负责“中心”所属部室材料核算业务指导工作。 会同有关部门拟定材料管理与核算实施办法。 负责材料、配件、设备等物资的进料报销签收转账及余额核算工作。 负责材料核算会计凭证的填制，按时提供产品的材料耗用情况。 审核材料采购原始凭证，加强采购业务的结算工作。 负责有关材料配件设备等明细账的记账、结账、清帐工作。 办理售出材料的结算转账。 督促清理各种在途材料和估价材料。 协同有关部室办理材料配件盘盈、盘亏、报损的审批手续。 负责材料明细账等的整理、编号、装订、归档工作。,目录,返回,流动资金核算岗位职责,协助部主任做好流动资金管理与核算工作，落实安排流动资金使用计划。 按年、季、月分别编制流动资金计划和银行借款计划。 负责流动资金调度，组织流动资金供应，考核流动资金的使用效果。 上缴各种款项，及时办理解交手续。 负责流动资金核算，编制流动资金报表，正确反映资金动态。 办理有关流动资金的报批手续。 对盘盈、盘亏、损毁的流动资产，按规定审批手续进行账务处理。,目录,返回,结算岗位职责,建立其他往来款项清算手续制度对购销业务以及的暂收、暂付、应收、应付、备用金等往来款项，需要建立必要的清算手续制度及时清算。 办理其他往来款项的结算业务，对购销业务以外的各种应收、暂付款项，要及时催收结算；应付、暂收款项，要抓紧清偿，对确实无法收回的应收款和无法支付的应付款项，应查明原因，按照规定报经批准后处理。 加强备用金借款的管理，要及时办理借款和报销手续，对预借的差费，要督促及时办理报销手续收回余额，不得拖欠，不准挪用。要按规定的开支标准严格审查有关支出。 负责其他往来结算的明细核算，对各项往来款项设置明细帐，根据审核后的记帐凭证逐笔顺序登记，并经常核对余额，随时列表，并向领导或有关部门报告。,目录,返回,工资核算岗位职责,按照国家有关工资政策，会同劳资部门制定和贯彻工资核算办法。 参与制定工资计划，监督工资基金的使用，参与工资计划的编制工作。 组织中心各部室工资和奖金的计算、发放工作。 负责工资的结算与分配的核算工作。 做好工资台帐和应付工资明细帐的登记工作。 及时考核劳动工资计划的使用情况，及时提供劳动工资计划分析资料的报表。 负责职工福利费和工会经费计提等工作。,目录,返回,总帐报表岗位职责,按照国家会计制度，正确设置和使用会计科目、会计账户和会计账簿，建立健全原