商务电话管理软件系系统.doc

子佩系列商务办公电话管理系统V4.X安装及使用说明手册欢迎你使用子佩系列商务办公电话管理系统下面的文字将引导你进行产品的安装第一部分：安装手册一、 安装1.1硬件安装首先确定你的电话是否开通了“来电显示”功能，如果没有，请向当地运营商申请开通。本系统只针对已经开通“来电显示”功能的电话使用。本系列产品是USB接口架构，请确定你的电脑有空闲的USB端口，将子佩软件设备连接在电脑上，将电话进线接在“line”端口，“phone”与话机相连。1.2软件安装首先确定你的电脑是否安装了WINDOWS 2000/XP或以上版本的操作系统，本系统只支持WINDOWS 2000/XP或以上版本的操作系统。 二、安装补充 1.设置系统必备参数：a) 设置本地号码长度/有无拨号前缀/需要拨号前缀的是外线号码，还是内线号码，在子佩客户端：系统管理-系统参数 根据实际情况设置，可参考描述。b) 在某些现场电话线路条件极不理想的情况下，出现通话偶有断线等现象，这是因线路负载引起。检测的办法是在该路电话上并一部话机，如果通话偶有断线。则需要查找现场的电话线路故障。2.电话机的来电显示（Caller ID）即显示主叫号码是电信等运营商提供的付费业务，必须要向其申请，方可有此功能。交换机向电话机传输来电显示的方式有两种：i. FSK（频移键控）制式。ii. DTMF（双音多频）制式。FSK制式Caller ID是在第一声振铃和第二声振铃之间用FSK方式进行传送；DTMF制式Caller ID一般情况下是在第一声振铃之前用DTMF方式进行传送，也有象FSK制式Caller ID在第一声振铃和第二声振铃之间传输的。一般情况下，市局级交换机给模拟话机提供的来电显示号码是FSK制式传输的，小型交换机可能会以DTMF方式来传输，本系统驱动程序缺省为FSK制式接收来电显示。由于上述通讯信号传输的复杂性和USB技术的局限性和彩铃的大范围使用，导致本产品的来电/呼出号码显示会出现一定程度的误码，我司将密切关注新通讯技术的发展，将给现象降到最低程度。第一部分：使用帮助一、登陆界面：当系统安装好子佩软件后，点击开始菜单，运行程序中的子佩软件或者直接双击桌面上的子佩图标，弹出登陆界面，如下图2-1所示。 用户可以选中“记住用户名和密码”，这样下次系统登陆时无需再次输入用户名和密码；如果选中“下次自动登陆”，系统则默认自动记住用户名和密码，此时必须选中“记住用户名和密码”。图2-1二、主界面功能描述及截图：1、功能描述：子佩软件为用户提供了很多实用的功能，如：来电显示、自动弹出来电者详细信息、来（去）电录音（可设置手动或自动）、记录每次的通话信息、弹出同一单位电话的历史通话信息、提供单位及其联系人一对多、电话与单位及个人多对多的映射关系，还有很多便捷的功能有待用户在使用中慢慢发现。2、界面截图：简介隐藏/显示功能菜单栏历史通话记录联系人信息区单位信息区来去电状态栏自动（手动）录音快速回拨双击可修改标题本次通话内容记录上图是拨打电话时的状态。当拨打或者接到一个未保存过电话号码时，您可以输入该号码的相关信息，然后点击上图右上方的“保存信息”按钮进行保存，下次再拨打或接到该号码时就可以弹出与该号码相关的信息。此外，您可以对每次通话内容记录简短的摘要，这样当下次再接到该号码时，您就可以在历史通话和摘要里面浏览历史通话内容，可以避免遗忘的尴尬。3、 通话管理1、电话监听电话监听的界面即“有朋远方来”，也就是软件运行后的初始界面。当本软件及驱动程序安装正确，电话和语音盒连接正确后，所有来电和去电的电话号码及其相关信息都会及时显示。如图3-1，即拨打一个已经保存信息的电话号码时自动弹出的界面。2、通话历史查询条件：通话时间段，记录类型（全部通话、全部去电、全部来电、来电未接、去电未接、来电接通、去电接通、来电留言、无主记录），性别，姓名，个人住址，电话，单位名，单位地址。说明：无主记录是指联系人或联系单位资料信息已被删除的通话历史记录。系统支持空查询（不输入任何查询条件）和模糊查询（不需输入完整的条件，只需部分关键字）。空查询时，将所有信息显示出来；模糊查询如下图4-1中所示，在“姓名”一栏中输入“尚”，点击“开始查询”后，所有名字中含“尚”字的都会显示出来。清空查询条件播放录音删除全部行删除勾选行查询结果输入查询条件图4-1“查询结果”输出区提供右键弹出菜单，可以删除当前行的相关信息、回拨当前行中存有的电话号码、编辑和修改联系人和单位的信息。如图4-2中右击弹出的菜单。删除通话历史纪录时，如果存在录音，系统将关联删除，以保持通话历史信息资料的一致性。为了用户使用方便，系统还提供通话记录回拨功能。在输出区的某一行上右击菜单选择即可呼出当前记录的电话号码。详见下图4-2。如图4-2另外，在此输出区上提供双击弹出详细通话历史信息的功能，并提供修改保存功能。双击输出区，弹出下图4-3的界面。图4-33、 话务统计根据时间查看操作员的通话统计，并可以进行排列。四、录音管理1、录音查询查询条件：通话时段，录音类型（全部录音、来电接通、去电接通、来电留言、无主记录），（通话人）性别，姓名，个人住址，电话，单位名，单位地址。说明：无主记录是指联系人或联系单位资料信息已被删除的通话历史记录。系统支持空查询（不输入任何查询条件）和模糊查询（不需输入完整的条件，只需部分关键字）。在“查询结果”输出区提供右键弹出菜单，。删除通话历史记录时，如果存在录音，系统将关联删除，以保持通话历史信息资料的一致性。另外，在此输出区上提供双击弹出详细通话历史信息的功能，并提供修改保存功能。与“通话记录查询”一样，系统也支持此处的功能。具体操作类似“通话记录查询”。查询条件删除勾选行删除全部行五、销售机会1. 销售机会管理首次使用需要添加销售机会，请点击界面下方的添加。这个表单可以新建销售机会并保存在子佩中，可以自己定制不同项目，以及备注。 当数据库中有历史记录之后，可以通过指定条件，如客户名称、客户姓名、客户类型、销售状态、员工工号、指定时间、单号等具体情况来进行筛选。2. 电话销售管理界面如下图：根据时间选择需要查找的数据，所有符合的数据都在画面中显示，并可以通过条件排列。同样，这个表格也可以通过excel表格导出打印。七、通讯簿1、资料录入创建系统中尚未录入的联系人的资料信息，以便有此人电话来电或去电时可以弹出此人及其单位的详细信息。说明：“单位”一栏可以填写，也可以点击输入框右侧小按钮，弹出“查询单位”窗体，在此窗体中进行模糊查询，然后选中需要的单位名（当然前提是此单位已录入，否则需创建）。如果“单位”是直接填写的，那么系统会自动判断此单位名在现有的库资料中是否已存在，若存在，则将此联系人加入此单位名下，否则创建此联系人的同时创建此单位名的单位进行关联。此界面提供重复录入的功能，即录入完毕后不必退出此界面，可以继续录入下一个联系人的资料，直到录入完成，点击退出即可。点击选择已有通讯录中的单位图7-1点击“单位”输入框右侧小按钮弹出“查询单位”窗体，如图7-2：图7-2此处的单位查询支持关键字的模糊查询。即可以只输入单位全称中的部分名称即可将所有与此相关的单位全部列出。如上图7-2，输入“子佩”即可将与“子佩”相关的“南京子佩科技”和“子佩科技有限公司”两家单位都显示出来。查询出需要的单位名称后，双击某行进行选择，此单位名即会被选中，并写入“新建通讯录”的“单位”一栏。如果库中没有需要的单位名（即为新的单位），此时可以点击上图的“新建”弹出“新建单位”窗体（见下图7-3），建立一个新的单位资料信息。建立完后可继续进行通讯录的录入。图7-32、查询编辑（1）联系人查询编辑联系人查询编辑的查询条件包括姓名、分组、家庭住址、单位名称、性别、个人电话等。此处的查询支持模糊查询。即输入查询条件的部分信息也可进行查询。“清空条件”是清空已输入的查询条件，进行再次查询。此外，单位和联系人查询结果处支持双击弹出详细信息的功能，多个电话以纵向列表形式显示，一目了然。如图7-4。支持右击菜单，删除勾选行支持右击菜单，“回拨”此号码支持右击菜单，删除勾选行支持右击菜单，“回拨”此号码图7-4附：1、双击“单位”查询结果处，弹出“单位详细情况”窗体，此窗体提供单位详细信息的显示、编辑、保存、删除等功能。如图7-5。图7-52、双击“联系人”查询结果处，弹出“联系人详细信息”窗体，此窗体提供联系人详细信息的显示、编辑、保存、删除等功能。如图7-6。1（2）客户资料查询编辑客户资料查询编辑的查询条件包括单位名称、行业、传真、单位电话、产品、单位地址等。此处的查询支持模糊查询。即输入查询条件的部分信息也可进行查询。“清空条件”是清空已输入的查询条件，进行再次查询。此外，单位和联系人查询结果处支持双击弹出详细信息的功能，多个电话以纵向列表形式显示，一目了然。如图7-7。支持右击菜单，“回拨”此号码支持右击菜单，删除勾选行支持右击菜单，“回拨”此号码图7-7在“联系人”和“单位”查询结果输出处双击同样支持弹出“详细信息”窗体，此功能可参阅“联系人查询”。3、分组（1）联系人分组“联系人分组”主要功能是根据联系人的“分组”信息进行列表显示，并且支持双击弹出“联系人详细信息”，并提供资料显示、编辑、保存、删除等功能。每个联系人信息下面都会显示此联系人的所有电话及此联系人的通话历史记录。另外，可以查看此联系人所在单位的简要信息在“查询结果”输出区提供右键弹出菜单，可删除当前行信息。说明：删除联系人资料时，系统不会关联删除此人所在单位的资料信息。图7-8（2）客户分组“客户分组”功能根据单位的“分组”信息进行列表显示，并且支持双击弹出“单位详细信息”，提供资料显示、编辑、保存、删除等功能。每个单位信息下面都会显示单位电话及此单位所有联系人联系历史通话记录信息。此外，可以查看此单位下关联的所有联系人的简要信息。在“查询结果”输出区提供右键弹出菜单，可以删除当前行信息。如图7-10。注意：删除单位资料时，系统同时会将此单位下关联的所有联系人一并删除，以确保资料的一致性。所以，删除单位资料时请务必慎重！支持右击菜单，“回拨”此号码支持右击菜单，“删除”此记录图7-10在上图7-8的下方可以看到所在单位的联系人信息的显示，右击右边的个人电话提供回拨此号码的功能。如下图7-11所示。支持右击菜单，“回拨”此号码图7-11八、常用资讯1、实用查询提供如下实用信息的查询：A 手机号码归属地及卡类别查询B 通过身份证号码查询到身份证的相关信息C 通过区号查询到省份及其辖区的城市和邮编D 通过邮编查询到省份及其辖区的城市和区号E 通过省份查询到其辖区的城市、区号和邮编F 通过县/市查询到其所在的省份、区号和邮编G 通过成语部分字、拼音首字母的缩写查询成语及其出处、典故、例子等举例如下：1. 根据区号查询省份及其辖区的城市，如图8-1：图8-12. 根据手机号码查询该号码所属城市及手机卡号类型，如图8-2：图8-2 3. 根据身份证号码查询相关信息，如图8-3：图8-34. 提供成语典故的查询，可以查询到成语的出处、典故以及例子，如图8-4：图8-42、实用网址“使用网络资讯查询”为用户提供了很多实用网站的链接，给用户提供了极大的方便，如图8-5所示，当用户移到对应的网址上面，字体颜色会由黑色变成蓝色，只需单击就可以打开相应的网址。图8-53、常用文书“常用文书”给用户提供了18种比较常用的公证文书，方便用户使用。如图8-6：图8-6九、今日提醒“今日提醒”担当了用户秘书的部分功能，可以定时提醒用户重要的事件。首先，用户需要新建提醒，如图9-1，用户可以输入提醒标题、联系人电话、提醒内容以及设定提醒时间。设定的时间一到，屏幕右下方会弹出提醒通告，如图9-3。（当然是要在子佩程序开启的情况下。）1、新建提醒 编辑提醒信息及设定提醒时间，输入完毕后，点击“确定”，弹出“创建成功”的提示框，如图9-2，说明已经成功创建了一个提醒内容。在设定时间一到，即弹出图9-3的提醒通告。图9-2图9-3对于上图9-3的提醒通告，用户可以选择“我知道了”按钮，表示已经浏览过此信息，该提醒不再出现。另外，用户可以再次设定时间，按“再次提醒”按钮，在设定时间之后继续提醒。此外，用户还可以查看相关联系人以及删除本条提醒。2、查询提醒用户可以通过“查询提醒”来查询设定好的提醒信息。查询条件包括提醒时段、提醒状态、提醒标题、提醒内容。如图9-4。图9-43、今日生日榜“今日生日榜”功能为用户提供每日的生日提醒。只要在联系人信息中输入生日，等到生日到来的那天，系统会在屏幕右下方自动弹出提醒用户今日生日的联系人的信息。如图9-5。 十、个人助理1、FAQFAQ提供简单的记事及事后查询功能，相当于一个电子记事本的功能，用户可以随时记下重要信息，并保存。如下图10-1。此外，该记事本还提供查询的功能，用户可以输入关键字进行搜索 。2、万年历系统提供的万年历集阳历和阴历于一体，并且显示重要的节气和节日。另外，用户可以根据下图10-2左上方年月的设定，可以查看所要查找日期的相关信息。图10-23、游戏天地为了可以让用户劳逸结合，本软件为用户提供了多种小游戏，在工作之余，可以玩玩游戏，缓解疲劳。如下图10-3，为用户提供了10种大家所熟悉的小游戏。4、计算器系统还为用户提供了简便的计算器功能，如图10-4：图10-45、定时关机“定时关机”功能为用户提供了两种定时关机的方法。一种是倒计时关机，用户可以输入倒计时间的秒数，这种设置一般使用在短时间内的关机。如图10-5，输入120秒，即在两分钟后，系统会定时关机。另外一种是精确计时关机，用户可以设定精确的关机时刻。不管采用哪种方式，用户都需要在对应方式前面的方框中打勾，如图10-5，我们选择的是第一种方式，即倒计时关机方式。图10-5十一、数据中心1、数据导出 “数据导出”功能提供用户将通讯薄中的信息导出到磁盘上的功能。如图图11-1点击上图11-1中的“提取数据”按钮，用户可以将系统中所有的联系人及其单位主要的信息都提取出来，然后点击“另存为”，弹出保存对话框，用户可以根据需要选择保存路径，填写文件名后点击保存即可。2、数据导入 “数据导入”功能可以提供用户从磁盘中导入资料到通讯薄的功能，如图11-2：图11-2如上图11-2，选择一个Excel文件，点击“下一步”，出现图11-3的界面，点击“执行”，即开始执行资料导入功能。图11-3 说明：系统在安装路经下（默认在C:Program Files软件）提供一个导入的模版：model.xls，导入数据前可以将这个文件拷贝到另外一个路径下，然后根据sheet2中的提示，在sheet1中进行资料的录入，保存后即可开始导入工作。当然，如果您事先已从另一个子佩系统中导出资料，保存出来的Excel文件即可作为导入的源文件。十二、系统管理1、用户管理一个单位通常会有多种不同的角色分工，比如总经理、部门经理、员工等等。一个好的软件，当然希望被更多的人使用。对于每一个用户，都应该有属于自己的标识，本软件中用用户编号来表示。其中“888”是管理员的专用编号，在安装完本软件后，默认的员工号就是“888”。在下图12-1中，可以清楚地看到所有用户的用户编号、用户名称、角色、角色编号、所属部门、部门编号等等信息。图12-1 在上图12-1的下方，提供了添加、修改、删除用户信息等功能。点击“添加”按钮，弹出用户添加的信息框，如下图12-2。图12-2其中，用户编号是一个三位的数字码，新建的用户编号不应该与存在的用户编号重复。用户名称一栏中可以输入用户的姓名或昵称。此处设置的密码就是打开软件登陆时所需的密码。角色和部门栏可以直接输入角色和部门的编号，也可以点击右边的小按钮选择不同的编号。信息添加完毕后，按“确定”，弹出下图12-3“添加成功”的信息提示。图12-3此外，修改和删除用户信息时，可以选定某一行，然后点击“修改”和“删除”按钮进行相应的操作。点击图12-1中“Excel”按钮，可以打印用户信息。对于所有这些用户信息，可以以Excel表格的形式打印出来，如下图12-4，可以选择所需打印的项目，“全选”前面的小方框中打勾时，表示打印所有的项目；“全选”前面的小方框中不打勾时，可以在下面各个项目前选择所需打印的项目。下图所示为打印所有项目。图12-4点击图12-1中“部门管理”按钮，弹出如下图12-5所示的部门管理界面。可以运用下面的按钮进行添加、修改、删除部门信息，包括部门编号、部门名称、部门地址、邮编、电话、传真等。同样也可以进行如图12-4所示的打印功能。图12-5点击图12-1中“角色管理”按钮，弹出如下图12-6所示的角色管理界面。可以运用下面的按钮进行添加、修改、删除角色信息，包括角色编号、角色名称、数据级别、角色等级等。同样也可以进行如图12-4所示的打印功能。图12-62、权限管理权限管理针对不同的角色，设定不同的权限。如图12-7所示，“总经理”角色数据操作范围是公司数据，可以操作所有功能。打红勾的表示允许操作的功能，不打勾的为不允许操作的功能，用户可以根据不同角色的需要设置不同的功能。设定好相应的功能后，要按“保存”按钮来使此次修改有效。图12-73、系统参数 系统参数设置对系统中用到的参数进行说明，管理员可以通过修改改变默认的参数值。如下图12-8所示。图12-84、操作员修改 操作员修改主要是指密码修改。修改密码是需要先输入旧密码，然后两次输入新密码进行确认。用户可以选中“记住用户名和密码”，这样下次系统登陆时无需再次输入用户名和密码；如果选中“下次自动登陆”，系统则默认自动记住用户名和密码，不再弹出用户登陆界面，此时必须选中“记住用户名和密码”。修改之后按“确认”按钮保存修改信息，如图12-9：图12-95、来电设置“来电设置”提供两种呼入呼出模式，即“来电弹出”和“来电留言”，一般情况下选择“来电弹出”模式，即有来电时，系统界面会自动弹出如图3-1的界面。如果设置“来电