档案工作自检报告.doc

档案工作自检报告一、工程概况 本监理标段线路起于750kV芨芨湖变电站向东出线，止于克孜勒恰别勒北段，线路全长135.068km，铁塔共计285基（直线塔265基，耐张塔20基，换位塔4基）。其中施工标段由芨芨湖750kV变电站-二道沙窝西南段（桩号1001-1067、2001-2067#塔位），线路长度31.861km、31.881km，新建铁塔137基（直线塔127基，耐张塔10基）；施工V标段由二道沙窝西南-克孜勒恰别勒北段（桩号1068-1142、2068-2142#塔位），线路长度35.661km、35.665km，新建铁塔148基（直线塔138基，耐张塔10基，换位塔4基）。本监理标段导线采用6JL/G1A400/50钢芯铝绞线；两回线路全线架设双地线，一根采用36芯OPGW光缆，另一根地线采用GJ-100普通地线，变电站出口10km为JLB40-150。基础采用开挖板式基础和掏挖基础型式，铁塔采用自立式铁塔。设计风速33m/s、34m/s两种基本风速，设计覆冰10mm。地貌主要属于沙漠边缘和戈壁滩，地形平缓，起伏不大，地形标高为786991m左右，大致呈西低东高势。在芨芨湖变电站出线10km内以及二道沙窝西南附近有流动沙丘，其余地形为戈壁滩。二、监理文件档案管理组织安排电力工程档案资料在电力工程建设、管理、等工作中起着至关重要的作用，其归档资料的完整性、准确性、系统性、安全性必须得到充分的保证。在电力工程施工过程中产生大量的各种施工记录、检验试验报告、质量检验评定记录等文件资料，因此必须认真仔细地做好各种现场施工文件资料的收集、分类整理、保管、移交等各项档案资料的管理工作。（1） 项目总监理工程师（总监代表）负责组织、审签本项目监理档案资料的形成、组卷和移交。（2） 监理工程师、监理员负责项目监理档案资料的形成、收集、过程中保管、组卷和移交。（3） 公司档案员负责工程监理档案资料的检查、接受及保管。（四）配臵必要的设备。为使工程施工资料的填报整理、收集保管等工作顺利进行，项目部根据工作需要配备了充足的相应设备和器具，如办公电脑、打印机、复印机、装订机、档案盒、文件柜等。三、监理文件档案管理（一）监理文件、资料的归档范围 监理文件是指在监理单位在其业务范围内所形成的各项监理事项的全部文件材料和监理工作总结，主要包括但不限于：1、监理通知、开（停、复）工令、备忘录、监理会议纪要、质量安全整改通知或罚款通知单；2、施工质量检检分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量安全控制文件、技术管理文件,此类文件大多是监理发出的正式文件；3、工程计量与支付文件，包括月结算报表，分阶段结算报表等；4、监理月（季、年）报；5、监理日志、监理工程师现场指令单； 6、监理旁站及抽检记录，包括监理抽检的试验报告、测量（复测）资料等。7、监理大纲、监理规划、监理实施细则；8、监理与各参建单位的来往文件；9、监理（总结）报告；10、监理工作照片或音像材料。（二）监理档案资料的形成及收集监理档案资料是对监理整个过程的完整记录，监理档案资料应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。为保证监理档案资料的真实可靠、规范、完整，在监理档案资料的形成过程中，应注意：1、所有监理发出的文件签字盖章手续应完整，一般为三级签字，重要文件如需业主、设计或其他参建单位会签的，会签单一定要保存完整。 2、监理收到的所有文件应登记，来文应处理及时，文件处理完成后，其原件包括来文处理单一起最终保存在监理档案室。3、监理工程师现场签发的指令、整改或处罚单等应及时归档，由档案室统一保管。4、监理日志（包括现场值班记录）应记录规范，填写内容完整，并由技术负责人或主任及以上人员审核签字，手续齐全后交合同综合部及时归档。5、监理旁站及抽检记录，包括监理抽检的试验记录，测量复测资料等，应达到规范要求的频次，签字手续齐全，并按部位、类别、时间顺序收集，定期（可根据情况每月或每个季度）移交监理档案室存档。6、监理大纲、监理规划及监理实施细则等应经业主同意后发布，业主批复文件应一起归档。7、工程计量与支付文件，包括月结算报表、分阶段支付报表等，签字手续（包括业主）完成后，应及时收集归档，也可由监理合同部门专门保管，以方便查阅。监理工程师签认的工程量，签字手续应齐全，并附有计算依据。监理应保存其原件，作为月结算或中间结算的依据。最终竣工工程量的确认应以正式文件的形式，计算、复核等手续完整，连同所有依据性文件一起归档，便于审计时查找。8、监理与各参建单位的来往文件，尤其是需要业主明确意见的批复文件（包括重大问题决策、合同变更及索赔等），一般应与监理同一问题的发文一起归档，作为监理处理文件的依据。9、所有监理文件形成时过程中，包括监理日志、原始记录或各类验收文件的签字等，应特别注意使用深色或黑色签字笔或碳素笔，不允许用亮蓝色、红色或铅笔等易退色的笔填写，避免形成不合格的文件或造成不必要的返工。10、监理（总结）报告，包括阶段性验收报告、专题报告，单位工程、合同工程、竣工验收监理报告等，在装订时应考虑到归档的份数，保证满足最终档案整理时需要的数量。11、监理工程照片或音像材料的收集工作。由工程技术人员负责采集监理组织的有关质量验收、安全检查等活动，以及工程施工阶段影响工程质量和施工安全的关键部位、关键工序、重要及危险作业环节的数码照片，并及时拟写文字说明（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者）。定期对采集的数码照片进行整理移交至合同综合部（每月份两次移交），合同综合部对电子文档以文件夹形式分层归档，管理。12、工程验收资料，包括单元工程验收原始资料、分部工程、单位工程验收、合同完工、竣工验收资料等，在建设过程中应收集齐全，主要是为了满足中间使用要求，此部分资料已由施工单位全部归档，并不一定需要监理最终归档。具体情况应视业主要求具体对待。五、施工档案管理自我评价 本工程施工文件资料的收集整理及保管等工作随施工监理工作的逐步开展同步进行，工程完工后再统一分类整理、分装成册、编制案卷标题和卷内目录、装盒保管，最后再移交给建设处归档保存。监理文件资料的整理、归档严格按江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定及建设处制定的档案分类大纲、文件归档范围和保管期限表进行，组卷遵循工程文件材料的形成规律，保持文件材料的系统联系，便于档案的保管和利用，符合科学化、规范化、标准化的要求。案卷分类合理，符合科学档案形成规律和特点，注意工程监理文件材料完整性和成套性，并保证工程监理文件