商务信函的写作特点.doc

商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。 回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports-Zhejiang Textiles Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。 校对写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。商务信函的写法信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点：信头：一般来讲，商业信函均使用印有letterhead的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。信内地址：写在信纸的左上角，编号和日期下方。顺序是从小到大：公司名称或收信人姓名、职务房屋或大楼名称大楼号码及所在街道或路的名称省市名称及邮编国家名称称呼敬语：如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。正文结束敬语：如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam, 结束敬语就应用Yours faithfully。如称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就应用Yours sincerely。署名英文信函中讲究五C原则，也就是要求做到正确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、完整( Completeness )和礼貌( Courtesy )。 信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。xx信息网站邀请函_： 您好！ 伴随着市场经济日益成熟，法制建设日益健全，市场对现代企业经营运作、财务管理的规范化、技巧性要求越来越高。如何高水平地进行投资理财、纳税规划和财务决策，降低企业财税成本，直接关系企业的效益水平。而充分利用互联网广袤的信息资源，利用专业理税服务机构和财税专家，及时掌握最新的财税信息，严守财税法规，同时又用足用活财税政策，减少人为消耗，避免财税错弊，是提升企业竞争力的关键之一，也是每一个有远见的企业家、各类财税工作者努力的方向。xx信息网做为国内财税服务领域中最具实力、影响和规模的机构，以国家财税管理部门、财税研究机构的良好关系为依托，借助突出的专业和人才（专家）优势，面向企业提供专业化、高层次的实务咨询、税收筹划和信息服务，满足了企事业单位高水平理财纳税的需要。xx信息网主要功能包含财税法规与纳税辅导动态信息数据库检索系统、专家在线咨询服务和互动答疑系统、专家在线财税规划系统、财税政策评点和月度财税形势报告系统、专项财税业务分析研究报告、财税培训考试系统、网上计税系统、客户信息发布和宣传系统等。网站内容以财税法规、动态财税信息的检索查询、高效的财税辅导和政策分析评点为主，信息面延伸至投资、金融、证券、房地产、招商引资、优秀产品和成果推介等领域，数据库设置为法规、辅导、动态、理财、知识、用户等六大类二十七个数据库，下设五百多个专业子库；会员服务区设有财税法规、财税辅导、动态信息、财会专区、税务规划、财税热点、行业频道、分省频道、涉外税务、会员宣传等频道。截止2003年2月，数据库信息总量为214500多条，会员服务区固定页面达92000多页，数据库中包括中央财税法规18961件，地方财税法规29298件，国外税收法规563件；财税指南和辅导信息20745条；投资理财信息68180条；财税知识类信息10092条。至2003年底，预计数据库信息量将达到28万条（件）以上，仍为互联网上独一无二的大型数据库。特别数据库中不仅包含了中央财政税务部门颁布的宏观政策，同时收录了各省、自治区、直辖市、计划单列市和部分地区（市）财税机关制定的具体实施条例，连同国家权威部门、研究机构的政策预报、政策评点、疑难分析和财税政策改革动向研究预测，以及xx信息网专家顾问、研究人员对企事业单位各种具体涉税、财会问题的深层分析和筹划，其全面性、准确性、专业性和权威性，也是目前国内其他同类网站无可匹敌的。xx信息网为企业提供高层次的纳税辅导和活性咨询服务。本网在协助客户探讨政策背景，分析政策含义，掌握政策利用的基础上，及时将客户单位以各种方式提交上来的常规咨询，在一个工作日内予以解答；复杂的纳税实务问题，通过在线的财税专家和有密切指导关系的财税管理部门，尽快为企业整理出准确诠释或参考性建议，帮助企业提高财务管理与税务规划能力,降低或避免因纳税方法错误或政策理解不当而带来的经济损失。同时，将客户反馈的涉及企业税负、财税执法、税收征管和稽查及企税争议等问题及时转送到有关的财税管理机关和专业财税研究机构，促进和加快财税立法，加强税企沟通，维护企业的合法权益。为保证遍布全国各地的客户都能够得到及时快捷的服务，截止2003年2月，本网已在全国29个省、市、自治区设立了咨询服务中心，就近对当地客户进行咨询、回访、指导和培训。还受部分省区的财税管理部门、财税社团的委托，合作承建了北京、广东、四川、山东等20个省级财税咨询服务频道或网站，更加贴近地方实际，满足各类纳税人的需求。xx信息网除提供网上信息检索查询，专家实务答疑等基础服务外，特别针对不同类别会员的不同情况和需求，提供各层次的专项服务和特有服务。其中最具特色的是对高级会员的个案课题研究。用户可将本企业在经营中遇到的重大问题，例如具有行业共性、在现行法规中无依据、没有适当解决途径的等等，提交给本网的实务筹划项目组，配合在相关领域知名的专家、财税顾问和政府研究员选领课题作专项研究，为用户量体裁衣制定解决方案。并将对现行政策的制定修改有参考价值的问题反馈给国家财税管理部门，以期对相关行业发展有所帮助。xx信息网作为高级理税专业服务的中介机构，力求最大限度地发挥纳税人与财税管理机关之间的桥梁作用。为了加强税企、企企之间交流与合作，xx信息网每年举办多次全国用户单位财税研讨会，聘请国内权威的财税专家就最新财税政策进行剖析和点评，探讨财税政策改革趋向，就经营中的实际问题展开现场咨询。几年来，本网已成功举办或合办了北京昌平“加入WTO与财税政策走向”高层论坛（与中国税务报社合办）、西安（与中国国际税收研究会合办）、成都(与四川省国际税收研究会合作)、武汉（武当山、与湖北省注册税务师协会合作）等多期专业高层次的政策分析、税收筹划等高级研讨活动。2002年以来，本网还先后组织了多达6次的分省、分区域、分税种的财税高级培训活动，为会员客户提供更多的学习、培训及与财税专家面对面交流、咨询的机会。2003年3月起，本网还将筹办每单月一次的财税专家在线咨询会，充分利用互联网的先进技术手段，增加客户和知名财税专家的互动、交流时间，更好地解决会员单位面临的各类财税疑难问题。xx信息网为广大财税人员提供多方面的工作协助。本网依照财税工作内容，建设有财务人员实务工作指南，包含各种财务制度典范、财务报表格式、计税公式、税务申报程序向导、财税人员工作技巧和常见问题处理等内容。财税实务指导不同于普通财务软件，随着新的财税规章制度的调整而随时更新，对财税工作者进行动态指导，极大地减轻了重复性工作和繁琐的计算，使整个财务工作高效、轻松，节省了大量的时间和精力。财税实务技巧来源于大量的实际案例，经过专家的提炼和分析解答，成为财税工作者可直接学习或借鉴的既成经验，对提高个人业务水平，减少财税差错，避免经济损失，具有重要价值。此外与国际接轨创建英文税政板块，已涵盖一百三十多个国家基本税制原文，并刊登我国重要涉外法规英文版，为我国企业的对外经贸合作和国际化创造重要条件。以及开辟会员服务频道，展示企业风貌，帮助会员单位打造品牌形象；利用网络平台作为会员单位提供学术论文和专著发表的舞台；联合国家级专业媒体，聘请知名记者对有条件的高层会员单位进行跟踪报道，人物专访，增强企业社会效益。为进一步密切本网与企事业单位、经营管理部门的联系，及时反映并解决纳税人经营管理工作中遇到的新情况、新问题，加强沟通、交流与合作，特邀请贵单位作为xx信息网的合作服务单位，共同透视财税体制改革的方方面面，关注财税形势的今天、明天！迎接新经济、新挑战，为市场经济繁荣和企业腾飞贡献力量！ 此 致敬 礼！xxxx 信 息 网商务回覆函范例Weareverygladtoreceiveyourfaxinquiry.Sinceitisthefirsttimewecontact,wewouldbehighlyappreciatedifyoucouldprovideusyourbanknameandaddress.WerealizethetypesofICyouneed,butwedonotknowthespecificationyourequireforthatICsuchasthevoltagecurrent.CouldyoupleasetellusthepurposeofthisIC?Thefaxyousendusisnotveryclearforthewordingpart.Therefore,pleasefaxitagain(noneedforgraph).Wewishwecouldprovidethebestservicestoyou.Sincerelyyours.译文：您好：敝公司對貴公司傳真詢問，非常感激，因為與貴公司為首次接觸，可否請貴公司惠予示之貴公司交往的銀行或公司行號名稱，地址。敝公司了解貴公司所需集成电路之型態，但不明瞭所需之規格，如電壓，电流等等資料，是否能告知此集成电路的用途。貴公司所傳真過來的部份字體不十分清楚，希望能重新傳真，但無須傳真圖片。盼望能為貴公司提供最佳的服務。Dearsir,Firstly,Wedliketoapologizeforthelatereplyduetotheproblemofourcomputernetwork.Wehaverepairedthemachineandmailedbacktoyou.Doyoureceiveit?TherepairchargeisUS$1500,andthereceiptwillbebasedontheUS$1200asyourequested.Aftertheconfirmation,pleasetransferUS$1500repairingchargetothefollowinga/c:Toshowoursincerity,wearewillingtoreducepriceofRS10000tothelowestUS$114,000.Besides,regardingtothe3itemsyourequest,wewillmailtoyoubyexpress.Thankyouforyourcooperationandwewishyousuccessinyourbusiness.P.S.:WearetheSMTMachinemanufacturer,andweonlyproducethenewmachines.Sincewedonotcarryonthesalesofusedmachines,weareunabletoprovideyoutherelatedinformation.译文：您好：首先，我們必須向您致歉，由於敝公司電腦網络的問題，以致信件延遲至今才能回覆您，請您見諒。您送修的機器已經修理完成且已寄回，不知您收到沒？修理的費用是1500美元，發票開立如您所要求1200美元，如果確認無誤，請貴公司將修理費用1500美元匯至下列帳戶：為了表示我們的誠意，我們願意將RS10000的價格降至最低114,000美元。另外您要的三項東西，我們會用快遞寄去給您。謝謝您的合作，並祝事業昌隆！P.S.：敝公司是一家SMT的製造商，生產的都是全新的機器，並無經營舊機器的買賣，所以很抱歉，無法提供您所需求的資訊。您好：敝公司對貴公司傳真詢問，非常感激，因為與貴公司為首次接觸，可否請貴公司惠予示之貴公司交往的銀行或公司行號名稱，地址。敝公司了解貴公司所需集成电路之型態，但不明瞭所需之規格，如電壓，电流等等資料，是否能告知此集成电路的用途。貴公司所傳真過來的部份字體不十分清楚，希望能重新傳真，但無須傳真圖片。盼望能為貴公司提供最佳的服務。主动报价Kee & Co., Ltd34 Regent StreetLondon, UKDear Sirs: This time last year you placed an order for Type BS362 12-volt sealed batteries. This is a discontinued line which we had on offer at the time.We now have a similar product on offer, Type CN233. It occurs to us that you might be interested. A descriptive leaflet is enclosed.We have a stock of 590 of Type CN233 which