采购与付款核算与管理.ppt

会计信息系统 Accounting Information System,第五章采购与付款核算与管理（重点）,公共邮箱,E-mail: 密码：010204,学习目标,掌握手工采购与付款业务流程 了解采购与付款子系统的特点 理解采购与付款子系统的目标 掌握IT环境下采购与付款的主要流程的分析思路 掌握采购与付款子系统主要数据文件和功能结构 掌握采购管理中的供应商选择方法、采购订单管理的设计方法 掌握采购实时控制模式、采购结算与付款的设计方法,主要内容,第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析,企业从采购到付款都要经历以下几个步骤,采购与付款流程,主要业务活动及对应的凭证和记录,主要业务活动及对应的凭证和记录,采购与付款业务涉及的部门,请购部门 采购部门 验收部门 财务部门 供应商（外部部门）,采购与付款业务核算与管理的特点,1数据存储量大 2数据变化频繁 3管理要求高 4与其他子系统联系广泛,手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析,福特北美公司在手工环境下的采购与付款流程,为什么要设置验收报告与发票进行核对？ 为什么要设置订单与发票进行核对？ 为什么会影响采购到付款流程的效率？,主要内容,第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析,采购与付款子系统的目标,1灵活、正确地反映企业个性化特征 2正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制 3加强对资金的管理 4提供各种核算和管理信息 5充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统,采购与付款流程构建的原则,“数出一门，共同使用”，即一旦采购订单被确认，质检部门的验收入库业务、财务部门的发票控制与结算业务、财务部门的应付与付款业务，都以“采购订单”为依据进行相应的业务处理。 整个流程采用统一的数据库，在数据库中以“采购订单”文件为主数据文件，即各个部门和岗位的业务都必须从“采购订单”文件中提取数据，并对该文件中的关键属性进行确认。 在关键环节设计控制点，强化实时控制。控制方式一是柔性控制，即控制者根据自己的判断进行实时控制；控制方式二是刚性控制，即设计控制准则，并将其嵌入系统，由系统进行实时控制。,请购与采购管理流程,请购与采购管理流程,请购岗位处理请购单。当企业各部门需要采购存货时首先编制请购单。处理请购单的方法有多种： 录入请购单 存货子系统自动传入 物料需求计划（MRP）传入 采购订单编制岗位进行实时控制。采购部门由专职人员从请购单文件调出请购单，从存货子系统的存货文件中获取信息，并将请购单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较。如果审核没有通过，则将不合理信息反馈给请购岗位有关人员；如果审核通过，则进入下一个环节。,请购与采购管理流程,选择供应商。采购订单编制人员根据请购单的请求，从供应商档案文件和采购价格文件中提取数据，从订单交货文件中获取信息，系统自动按照供应商的选择条件，如供应商的交货记录、服务、价格、质量等给出供应商的排名，并保存在供应商排名文件中。 编制采购订单。按照采购合同的要求，编制采购订单。采购订单以请购单为基础信息，从供应商排名文件中获取排名结果，按照企业采购管理办法，选择排名靠前的供应商，并分配相应的采购数量。当所有信息编制完成时，将其保存在采购订单文件中。该文件是整个采购与付款循环的最重要的数据文件之一。 采购订单审核岗位审核订单。一般来讲，为了有效地控制采购活动，将采购订单编制人员、采购订单审核和发出人员进行职责分离，降低采购风险。 如果审核通过，将订单发送给供应商。,存货验收流程,当供应商将存货送入企业，此时， 由检验岗位的人员对存货进行检验： 从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核对 如果检验合格，将检验合格信息写入采购订单文件，将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中。,请同学画出流程图,发票管理流程,1发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生成采购发票的基本信息； 2发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使用了EDI(Electronic Data Interchange电子数据交换)系统进行网上采购，那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存在采购发票文件中。,发票管理流程,3实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。 柔性控制，当经济业务发生时，控制者根据自己的判断进行实时控制。 刚性控制，当经济业务发生时，系统根据预先设计的控制准则，由系统进行实时控制。 4采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。,应付与付款流程,财会人员从采购订单文件中获取那些满足条件应付期限已满、质检合格、入库的采购订单。 财会人员从数据库中获取请购单、入库单、采购发票，进行复查，这是对采购活动必要的控制措施。 如果复查通过，自动生成付款准备通知书，存入相应的数据文件。 出纳从付款准备通知书文件中获取信息，付款。付款方式可以采用通过网银系统进行网上付款，也可以签发支票付款。 根据付款准备通知书生成付款单，并通过动态会计平台上的凭证模板自动生成记账凭证，传递到总账子系统的临时凭证文件中。,IT环境下与手工环境下其流程的比较分析,1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 3IT环境下加强了统计分析能力 4IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能,主要内容,第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析,制定编码原则,按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等设计供应商编码。 一致性原则：供应商是来自全国各地甚至不同国家，而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此，供应商编码应该与国家行政区号保持一致。 层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此，在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和分析。 易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电话号码，便于使用和记忆。,选择合理的编码方法,顺序编码，是按编码对象顺序排列进行编号的一种方法。在编制顺序编码时，每一个编码对象的编码均须比前一个编码对象的编码大。 位数编码，是将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编码的一种方法。 分组编码，是按数字顺序进行分组，由某一特定号码至另一特定号码代表某一类项目的一定类别名称的一种编码方法。,数据文件设计,请购单文件 采购发票文件 采购订单文件（采购合同文件） 供应商档案文件 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新） 入库单文件（与存货子系统共享） 临时凭证文件（与总账子系统共享）,供应商档案文件,数据结构,供应商档案文件的作用。 存储策略 供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采用一年一个文件。 存储方式 供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。,采购订单文件,采购订单文件的作用。采购订单文件用于存储企业确认的各种采购订单的数据文件，该文件是整个流程的核心和基础文件。 采购订单文件的数据结构设计。（见教材P196） 存储策略。采购订单文件中一张采购订单只能对应一个供应商，一张采购订单又可以同时包含数笔不同内容的采购业务。 存储方式。可以采用一年一个文件。,采购与付款子系统的功能结构,主要内容,第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析,为什么要进行初始设置？,由于现实企业采购的存货、供应商档案、付款条件、结算方式等都是实实在在存在的，而且是千差万别的。因而，企业要实现用计算机完成采购与付款账款核算和管理，在使用采购与付款子系统前，就要针对本企业的业务性质、会计核算和财务管理的具体要求进行具体设置，将企业个性化特征嵌入系统。,初始设置内容,存货档案设置 供应商档案设置 采购类型设置 付款条件设置 结算方式设置 增值税税率设置 期初余额处理等,供应商档案设置,解释设置基本信息的目的,供应商档案设置,1、基本信息设置 供应商总公司。供应商总公司指当前供应商所隶属的最高一级的公司，该公司必须是已经通过“供应商档案设置”功能设定的另一个供应商。在销售开票结算处理时，具有同一个供应商总公司的不同供应商的发货业务，可以汇总在一张发票中统一开票结算。 所属行业。输入供应商所归属的行业，可输入汉字。 税号。输入供应商的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出。 法人。输入供应商的企业法人代表的姓名。 开户银行。输入供应商的开户银行的名称，如果供应商的开户银行有多个，在此处输入该企业与用户之间发生业务往来最常用的开户银行。 银行账号。输入供应商在其开户银行中的账号，银行账号应对应于开户银行栏目所填写的内容。,供应商档案设置,2、联系信息（P199） 地址。可用于采购发票的供应商地址栏内容的屏幕显示和打印输出 到货地址。可用于采购到货单中到货地址栏的缺省取值，它可以与供应商地址相同，也可以不同。 发运方式。可用于采购到货单中发运方式栏的缺省取值，输入系统中已存在代码时，自动转换成发运方式名称。 到货仓库。可用于采购单据中仓库的缺省取值，输入系统中已存在代码时，自动转换成仓库名称,解释设置信用信息的目的,供应商档案设置,供应商档案设置,3、信用信息 应付余额。应付余额指供应商当前的应付账款的余额 折扣率 信用等级 信用期限 付款条件 最后交易日期 最后交易金额 最后付款日期 最后付款金额,供应商档案设置,4、其他信息 分管部门。指归属分管的采购部门。 专营业务员。指与供应商联系业务的业务员。 发展日期。指与该供应商建立供货关系的日期 停用日期。指与该供应商停止供货关系的日期 使用频度。计算机自动计算,采购类型设置,采购类型设置模块的功能是根据用户管理的需要（如按采购类型进行统计），允许用户将采购类型信息输入计算机并保存。当用户在使用采购与付款子系统填制采购入库单等单据时，输入相应的采购类型，为统计分析提供依据。,结算方式设置,结算方式设置模块的功能是建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式，为付款业务提供信息 在设置结算方式时，应该与财务结算方式一致,付款条件设置,付款条件即现金折扣，是指企业为了鼓励客户支付货款而允诺在一定期限内给予的折扣优待。付款条件模块的功能是为用户提供定义付款条件的屏幕，并将结果保存在相应的文件中，为采购单据处理、销售单据处理、采购结算、销售结算等业务提供信息。 付款条件编码 付款条件表示 信用天数 优惠天数1 优惠率1 优惠天数2 优惠率2,期初余额设置,期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基础数据。期初余额模块是会计业务连续的要求，是手工采购、应付账款核算向计算机核算和管理转化的基础。录入的期初余额主要包括“采购初始业务”，即将手工采购业务送入计算机并保存在采购订单文件中；“应付账款初始业务”，即将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保存在发票文件中。,主要内容,第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析,采购与入库处理管理,采购与采购入库管理是采购与付款子系统中的主要功能模块。 为了做好采购管理又将采购管理模块进一步划分为： 请购单处理 采购价格管理 选择供应商 采购订单管理 采购入库处理,请购单处理,1录入请购单 2自动获取请购单 3审核请购单,采购价格管理,采购价格管理模块的功能是帮助用户解决： 如何管理不同（相同）供应商在不同（相同）时期对不同（相同）产品的报价； 如何随时提供给采购部门最新最完整的存货采购价格； 如何处理存货的新老报价等问题,采购价格管理,1.提供采购价格管理屏幕。采购价格管理模块一般提供多种采购价格管理的屏幕显示格式，其中以下两种是经常使用的格式。 以供应商为关键字显示该供应商所有存货报价信息 以存货为关键字显示该存货不同供应商的报价信息 采购价格管理屏幕为管理者选择供应商和存货提供支持。,采购价格管理,2.采购价格获取方法 方法一：通过采购价格管理屏幕，将供应商提供的存货采购价格信息（纸张）一一送入计算机，并将相应数据保存在采购价格文件中。 方法二：自动获取，即充分发挥计算机网络功能，管理者通过选择系统提供的“自动获取”功能指挥计算机自动从网上获取供应商的存货采购价格信息，并将相应数据存入采购价格文件。,采购价格管理,3.修改采购价格。一般来讲，采购价格管理还需要设计修改采购价格模块，以满足对采购价格调整的需要。修改采购价格的方法很多，其中，以下两种方法最常用： 以“供应商+存货”为关键字，从采购价格文件中自动获取信息，显示在屏幕上，并允许管理者对各种存货采购价格进行修改。 以“存货+供应商”为关键字，从采购价格文件中自动获取信息，显示在屏幕上，并允许管理者对各种存货采购价格进行修改。 此外，还可以根据企业的特殊需求，提供其他修改采购价格信息的方法。,选择供应商,1.选择供应商的基本原理 一般来讲，随着管理软件的不断完善，在采购与付款子系统中应该设置选择供应商模块，帮助企业科学地选择供应商。选择供应商模块主要包括两个基本功能：供应商评价指标体系设置、自动生成供应商排名。,选择供应商,2.供应商评价指标体系设置 现在，很多企业采用先进管理方法，设计供应商评价体系，即供应商的交货指标、服务指标、价格指标、质量指标以及各个指标的权重等，形成一个完整的评价体系，以此作为评价供应商的依据。 因此，系统应该增加供应商评价指标体系设置模块，其功能是允许管理者自定义评价指标的个数，并将具体指标通过屏幕输入系统保存在指标体系文件中,选择供应商,3.自动生成供应商排名。自动生成供应商排名模块从供应商评价体系文件中获取评价指标，从供应商档案文件、采购价格文件等文件获取供应商的实际信息（质量信息、交货信息、价格信息等），按照以下步骤进行排名： 获取供应商的评价值 计算每个指标的实际得分和相应的级别 根据权重计算每个供应商的总评估值 将结果保存在供应商排名文件中,采购订单管理,采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议或者经济合同。主要包括： 采购什么货物 采购多少 由谁供货 什么时间到货 到货地点 运输方式 价格、运费等 采购订单是经济活动中的重要组成部分，因此采购订单管理是企业采购管理尤为重要的内容。,采购订单示例,采购订单管理,1.主要项目说明 订单号 订单日期 计划周期 供货单位 到货地址 业务员 存货编号 存货名称、规格型号、计量单位 数量 单价 金额 税率 税额 状态,采购订单管理,2.如何编制采购订单。编制采购订单的方法有三种： 录入采购订单。 根据请购单编制 根据供应商排名选择供应商 3.审核采购订单。采购订单编制后，必须由采购订单审核岗位对订单进行审核，审核通过方可进入采购订单文件，作为正式的采购订单。,采购入库处理,采购入库处理模块的功能是当采购的存货到达企业时，用户在计算机上填制、修改、审核、打印和处理采购入库单，完成采购入库工作。采购入库单有哪些类型、如果录入等是采购管理者所关心的问题。 采购入库单的类型。采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向，划分入库单、退货单；按业务类型，划分为普通业务入库单、受托代销入库单（商业）,采购入库处理,采购入库单录入方式。 直接录入 根据采购订单生成采购入库单 根据采购发票生成采购入库单 采购入库单的入口。当采购与付款子系统、存货子系统等集成使用时，为了保持数据的一致性，采购入库单入口采用以下原则： 如果采购入库单在采购与付款子系统中的采购入库模块录入，并将结果保存在入库单文件中，那么在存货子系统这里只允许修改和审核入库单 如果采购入库单在存货子系统中录入，那么就没有必要录入采购入库单。,主要内容,第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析,采购发票编制,采购发票编制模块的功能是支持用户在计算机上输入和审核采购发票，并将结果保存在发票文件中。 1.采购发票分类 专用发票 普通发票（普通、农收、废收、其他收据） 运费发票 采购发票按业务性质，分为蓝字发票、红字发票,采购发票编制,2.采购发票格式 一般来说，发票管理模块提供一种发票格式，通过选择发票类型，实现满足各种发票处理的需求。 由于企业所处行业不同和管理需求不同，所以很多管理软件向用户提供自定义发票格式的功能，以最大限度地满足管理需求,采购发票编制,发票类型 发票号 开票日期 订单号 供货单位 代垫单位 采购类型 采购部门 业务员 备注 存货编码 存货名称 数量 单价 金额 税率 税额、价税合计,采购发票编制,4.在录入发票时考虑的问题 直接录入。采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单，在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再将发票输入计算机做采购结算（报账结算）处理。此外，也可以先将发票输入计算机，以便及时掌握在途物资。 根据入库单产生发票。如果货到入库，那么可以根据入库单和采购订单自动生成发票，加快发票的输入速度。此时执行“调入库单”或者“采购订单”命令或驱动相应的功能按钮，系统自动从入库单文件或者采购订单文件中选择与发票有关的信息，显示在屏幕上。这样可以加速发票的录入速度，发挥计算机数据共享的优势。,采购发票实时控制方式的设计,在手工环境下，采购发票的控制受人为影响因素比较大，其结果是无效的采购发票进入企业，财会人员被动地编制凭证，记账，导致采购过程失控，采购成本居高不下。 在IT环境下，由于财会人员能够实时从数据库中获得采购订单、入库单等控制依据，因此，对采购发票进行实时控制成为可能。在设计采购与付款子系统时，应该改变观念，将事后控制转变为实时控制，并用实时控制的方法控制采购活动。,采购发票实时控制方式的设计,1.用结构化描述语言PDL描述准则 2.在系统中设置控制准则。当采购业务发生时，系统自动从控制准则文件中提取相应的准则，并对采购发票处理业务进行实时控制。 3.实时控制原理。系统自动从采购订单文件中提取数据，从控制方法文件中提取控制准则，与采购发票进行对比，并将结果显示在屏幕上。其控制基本原理如下图：,采购结算,采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。 在IT环境下，由于各子系统之间实现数据共享，因此，系统提供： “自动采购结算” “人工辅助采购结算”,自动采购结算,将发票中的单价与采购订单文件中订货单价和暂估入库单价相核对 发票中的数量与入库单文件中收货数量相核对 如果核对结果完全相符，生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志 如果不完全相符，提示采用手工辅助采购结算,手工辅助采购结算,手工辅助采购结算模块的功能是计算机根据采购订单号自动从采购订单文件、存货子系统中的入库单文件中，选择与正在录入的发票相关的数据进行核对。当发现暂估入库货物的暂估单价与发票单价不相符时，将反映该笔先入库后报销的采购入库业务的入库单、采购发票、以及采购订单数据显示在屏幕上进行审核 。,如果发票单价超出订货单价和暂估入库单价，及时查明原因 如果认为原因合理，审核人员发出“审核通过”命令，系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单（单到回冲），并根据采购发票结算出存货成本，生成一张蓝字入库单，自动传入存货子系统；同时在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志，生成采购结算表，并将其转换为记账凭证： 借：材料或材料采购等 应交税费应交增值税（进项税额） 贷：应付账款 传递到总账子系统,付款管理,付款管理模块的功能： 从采购发票文件中筛选出特定付款到期日未付款发票 用户根据企业情况选择将要付款的发票 系统自动生成准备付款通知书，供出纳使用,付款管理,1.准备付款通知书 用户输入“付款到期日”区间，如15/5/200X至17/5/200X 系统自动从采购发票文件中筛选出满足用户输入的付款到期日的所有发票，并将其显示在屏幕上 选择准备付款的发票 系统自动计算出应付金额总计 取消准备付款的发票 打印准备付款通知书,付款管理,2.付款 自动付款 有些先进的应付处理模块根据付款准备通知书文件自动开支票，并生成付款凭证： 借：应付账款XX供应商 贷：银行存款 传递到总账子系统，记账时自动更新发票文件的已付金额字段。 一般付款 一般情况下，出纳接到准备付款通知书后，手工签发支票，编制付款凭证，再通过总账子系统的凭证录入模块将付款凭证送入计算机，记账时自动更新总账子系统中相应数据文件，同时更新发票文件中该张发票的已付金额。,采购、付款业务和财务的一体化策略,总账子系统是总括反映企业经营活动全过程信息的子系统，因此，采购与付款业务都必须转化为会计信息-记账凭证，传递到总账子系统。 为了实现采购与付款业务与财务的一体化策略： 首先应该建立采购与付款业务和财务联系的纽带-凭证模板，并将其保存在动态会计平台中； 在日常采购与付款业务发生时，系统通过动态会计平台自动将业务单据转化为记账凭证,采购、付款业务和财务的一体化策略,1.定义凭证模板 采购结算过程中根据采购发票、入库单等信息编制的凭证模板 借：材料或材料采购等 应交税费应交增值税（进项税额） 贷：应付账款 付款过程中根据付款通知书编制的凭证模板 借：应付账款XX供应商 贷：银行存款,2.自动转账过程示意图,主要内容,第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析,账表输出和统计分析,采购与付款子系统的账表输出和统计分析模块的功能包括查询采购、入库、付款等业务的各种账表，并从打印机、屏幕输出。与此同时，还支持用户对采购与付款等业务进行统计分析。其主要功能包括账表输出采购执行表、采购明细表、入库明细表、采购结算明细表、在途明细表、采购综合统计表等；进行存货价格分析、供应商价格分析、采购类别结构分析、采购资金比重分析、采购货龄综合分析等；账表输出应付账款明细账、总账、供应商余额表、应付账款账龄统计分析、付款综合分析等。,采购与付款子系统账表