行政文秘主管岗位说明书.docx

办公室文秘工作说明书第一部分 岗位规格说明一基本资料岗位名称：办公室文秘 岗位编码：所在部门：行政管理部 定员标准：1人直接上级： 职系：岗位分析日期：2012/5/162012/5/21二岗位职责（一）概述在*直接领导下全权负责公司文秘工作；会议通知起草、组织、会议现场筹备、会议记录与整理等会务工作；公司总结汇报材料编写及下属公司总结材料汇总；对外发文核稿，收文管理；公司各种文档资料的收集、整理、分类归档、保管；公司证照保管；制定公司办公室管理相关管理制度。（二）工作职责日常文秘岗：1.在公司法务主管协助下起草公司各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、拟定；2.及时、准确地向上级领导和有关人员传达总部及有关部门的通知事项；3.编写公司总结汇报材料，汇总下属公司计划、总结材料；4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，制作、传送文件审阅单及传阅文件；5.收集、整理公司各类档案资料（人事档案除外）、合同（劳动合同除外）、规章制度文件，分类归档，做好保存工作；6.做好清退归档资料的登记和立卷工作；7.公司档案资料的借阅、登记；8.公司刊物、大事记等的发放；9.与领导沟通，合理安排领导日程；10.保管公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基本户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；11.保管公司印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用记录；12.协助公司领导起草有关行政文件；13.做好来客接待工作；14.公司通讯录（电话、邮箱）的整理、制作及修订；会务岗：1.起草并下发会议、培训通知；2.安排会议室的使用，准备会议资料，布置会议现场；3.会议室卫生、环境的日常维护与管理；4.记录会议内容，备份会议资料，并存档；5.统计培训参加人员名单、人数和部门、职级；6.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；7.培训期间签到表的设计、印制，及现场签到；三其他职责完成领导交办的其他临时性工作，并将完成情况及时汇报给领导。四监督及岗位关系（一）所受监督和所施监督1.所受监督：办公室主管直接接受行政管理部经理的监督指导。2.所施监督： （二）与其他岗位关系1.内部联系：本岗位与其他部门有； 2.外部联系：（三）本岗位职位晋升阶梯图 * * 办公室文秘（四）本岗位横向平移情况五工作内容与工作要求工作内容工作要求1.在公司法务主管协助下起草公司各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、拟定；2.向上级领导和有关人员传达总部及有关部门的通知事项；3.编写公司总结汇报材料，汇总下属公司计划、总结材料；4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作；5.收集、整理公司各类档案资料（人事档案除外）、合同（劳动合同除外）、规章制度文件，分类归档，做好保存工作；6.做好清退归档资料的登记和立卷工作；7.公司档案资料的借阅、登记；8.发放公司刊物、公司大事记；9.与领导沟通，合理安排领导日程；10.保管公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基本户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；11.保管公司印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用记录；12.协助公司领导起草有关行政文件；13.做好来客接待工作；14.员工通讯录的制作、修订；145.起草并下发会议、培训通知；16.安排会议室的使用，准备会议资料，布置会议现场；17.会议室卫生、环境的日常维护与管理；18.记录会议内容，备份会议资料，并存档；19.统计培训参加人员名单、人数和部门、职级；20.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；21.培训期间签到表的设计、印制，及现场签到；1.制度设计合理，有效执行、落实；不违反法律硬性规定。2.及时、准确。3. .每年12月份编写一次公司总结汇报材料。4. 文件传阅率保持在95%以上。5.建立分类的电子版档案资料明细目录，确保日后查阅方便、快捷；重要档案资料保存率100%。6.制作一份详细的清退资料明细并存档；重要资料留存。7. 确保档案资料归还率100%。8.每年年末编制一次公司大事记。9.紧急、重要事件安排在先，避免日程冲突。10.确保此几件证照保存安全、完好；按时办理注册、年检，及时办理变更。11.确保印鉴保管安全、完好，印鉴使用目的登记清楚。12.13.热情、礼貌、周到14.确保通讯录的及时更新154.确保会议、培训参加人员100%收到通知。16.合理安排会议室使用时间，确保会议期间设备的正常使用。17.确保保洁人员每天清扫，会议室环境干净、整洁178. 会议记录时候要进行整理。19.无漏统现象20. 租借面积适宜的培训场地，进行议价，争取花最少的钱租同样的场地；培训资料根据实际情况确定提前发放还是现场发放，确保人手一份。21.每一位到会人员都签到六岗位权限1.对办公室工作计划和实施有拟定和建议权。2.有对上级部门提出合理化建议和意见的权力。七劳动条件和环境本岗位属于手工工作，室内坐姿结合走动进行，属于较轻体力劳动，工作环境温、湿度适中，无噪音、粉尘污染，照明条件良好。八工作时间本岗位实行每周32.5小时工时制。第二部分 员工规格要求九资历1.工作经验：从事文秘工作一年以上2.学历要求：大专及以上学历十身体条件本岗位要求身体健康，精力充沛，具有一定程度协调力、控制力、调整力和记忆力。十一心理品质及能力要求1.智力：具有较强的学习能力、理解指令和原理的能力，及推理判断能力。2.语言能力：口头和书面语言表达流利。3.具有一定的组织能力、管理能力、计划能力及实施运作能力。4.严谨、细心，善于发现问题，并能及时作出判断。十二所需知识和专业技能（一） 担任本岗位职务应具备的专业知识和技能1.掌握文秘工作相关专业知识2.具有一定的外语水平，能够运用英语进行简单的听、说、读、写。3.具有一定的计算机水平，能够使用计算机办公自动化软件。4.具有严谨、细心的工作态度，能够保证文档完好归类保存及会务工作顺利进行。（二）招聘本岗位员工应考核的内容1政治思想素质和对文秘工作的热爱程度。2.计算机操作知识。3.英语水平。（三）上岗前应接受的培训内容1.了解公司整体情况、行政管理部主要职能和责任，熟悉公司和行政管理部现行各种规章制度。2.掌握行政管理部人员分工情况，了解公司文秘工作情况。3.协作意识、服务意识。（四）上岗后应继续教育训练的内容档案管理知识、秘书知识、写作能力。十三绩效管理从德、能、勤、绩四个方面对员工进行考核，以领导评定为主，自我评定和同级评定为辅进行，其中领导评定占70%，同级评定占20%，自我评定占10%。（一） 本岗位工作考核的内容1.德：良好的职业道德修养，敬业爱岗，忠于职守。2.能：（1）业务能力：文秘专业知识和实际运用能力；处理突发事件的能力、协调能力；（2）管理水平：具有一般的计划、组织、控制、协调能力。3.勤：出勤率达到98%。4.绩：（1）是否按工作计划和领导的指令圆满完成工作任务；（2）是否保证公司档案资料的完好保管及会务工作的顺利进行； （二）本岗位工作从时间角度考核要求1.定期听取下属人员的工作汇报。2.每月向行政管理部经理提交书面工作报