浅谈科研事业单位的项目经费管理.docx

浅谈科研事业单位的项目经费管理 【摘 要】一直以来，科研事业单位都作为承担科研项目的主体部门，承担的科研项目越来越多，管理的项目经费金额也越来越大，然而财务会计记账方法简单单一、管理方法固化等原因，造成科研项目管理整体效率不高。基于此，本文综合分析项目经费在科研事业单位运转过程中会受到到会计核算和财务管理两大方面现有弊端的制约，涉及多个业务环节和不同部门：或欠规范统一，或存在工作点脱节，或观念老化等等，有些是体制或制度造成，更多的是人为惰性使然。直接反映在实务中就是诸如不进行资金分类；间接费用不分配及不合理分配；项目核算欠规范统一；零余额用款额度和支出不匹配；相关制度修订滞后造成的矛盾；业务管理和财务管理脱节；预算编制不被重视造成执行中发生偏离；管理意识淡薄，不能看清趋势无法直接接触到先进的管理系统等。本文认为，首先要认识到当今科研事业单位对项目经费管理已不同以往的单一记账模式，然后要因地制宜，改正观念完善制度和建立体系，强化业务学习，了解先进的管理知识，利用科学的工具和方法，弥补项目经费管理上的短板，推动科研事业单位在项目经费管理的规范化、精细化、科学化。 【关键词】科研事业单位；项目经费；核算；管理 一、科研事业单位性质及特征 “科技是第一生产力”，所以科研事业单位对国家的经济发展和文化建设发挥着至关重要的作用。科研事业单位是指从事科学技术研究和应用开发的组织机构，国家举办并且有事业编制，多带有公益性质。可分为国家全额拨款、差额拨款和自收自支三种类型。其主要特征是：以自然界、人类社会的发展规律为研究对象，担负着科技开发、知识创新的重要使命，是实现科教兴国战略的主导力量；多集中于大中城市和大的行业，同政府部门、企业、其它类型的事业单位及社会各界有密切的合作关系；研究方式、手段差异较大，管理形式多样化。 二、科研事业单位项目经费管理的现状及问题分析 新制度已实施几年来，科研事业单位逐渐受到国家层面的重视，陆续出台各项新政策、新法规，各级政府相应的管理制度也逐一落地。对于基层事业单位来讲，项目经费增加，带来项目经费管理要求也更高了，无论从数量上还是精细度上都要落实到会计核算和会计管理上来。但基层单位在这两大方面都存在着一些问题和不足。 1.会计核算方面的问题 （1）资金来源不分或项目经费混用，配套资金不配套。 （2）间接费用不分摊或分摊不合理。涉及到间接费用的项目经费在预算中是承担水电费的还是管理费的还是绩效工资的，没有按照预算进行合理分摊，形成资金沉淀，使该部分资金得不到有效利用，降低了项目资金的使用效率。或者任意分配，随意性很大。 （3）会计核算科目与项目内容的不规范统一。不同来源的科研项目中的预算科目会有不同的分类和名称，是根据不同的经费管理办法制定的。与财务核算的政府收支分类科目中的的经济分类不太一致，造成不同财务人员对同类费用匹配经济分类科目时会有不同的结果；并且，财务人员和项目组成员对费用的归类也可能存在差异，这样在预算执行过程中很容易产生偏差。 （4）科研项目经费之间或子项目子条目之间的零余额账户用款额度支出和零余额账户用款额度支付混淆及未及支付金额的不清晰。有些是必然发生的代扣代缴事项，有些是失误造成。 2.会计管理方面的问题 （1）相关制度不完善及修订滞后。由于近来政策频繁变化，会引起一系列地方上的规章需要修订，而这种修订也是要在经费管理部门逐级进行的，因此形成一段时期的等待期，这个时期对于项目执行部门就是新旧政策的交替期，的会给项目工作带来问题，也可能引起科研经费管理部门和科研人员的矛盾及冲突。需要科研事业单位自己消化解决。 （2）项目经费的管理要求和难度升级。科研项目经费种类繁多，有首都发展专项、市级重点专项、公益性行业项目等，又来源于不同部门或单位。不同渠道的资金来源对核算的要求也不同，且不同的资金一般都有各自的管理办法， 形成不同的经费管理、结题、审计要求，使得项目经费管理越来越复杂，令财务核算难度增大。 （3）业务管理与财务管理相脱节。缺乏先进科学的管理意识，领导不重?过问少，更多的是财务部门只是简单的记录数据，闭门造车，形成信息孤岛。项目人员不懂财务的资金要求，认为有钱就能开展工作，不严格按照预算要求和预算目标进行；缺乏专门的管理机构和人员，导致了科研事业单位内部项目管理水平的低下。 （4）项目预算编制环节不被重视。编制项目预算时盲从和攀比的心理，事先没有充分的调研准备工作，目的就是为申请到项目经费，导致后面项目执行出现问题，有的资金不能支付，不能完成项目目标，或者为了花钱而花钱，在经费使用上与预算发生很大的偏离，造成资金的浪费。预算时大局意识和整体意识差，各自为政，缺乏横向沟通。并且成本管理薄弱，绩效考评指标不具化等等。 （5）管理观念较固化，不愿改革创新，沉溺于繁琐并且繁重的核算工作，不能抬头看看财务发展的大趋势，不会借助先进的管理系统的助力。 三、加强科研事业单位项目经费管理的对策建议 科研投入逐年加大，国家也出台了相应政策，对科研项目经费的直接管理进行了松绑，放宽科研事业单位的自主权越大，科研单位的责任也更重大。所以，科研事业单位应该主动提高自身的能力，加强项目经费的会计核算和财务管理方面的能动性，适应新形势下的变量，完善项目经费管理的方方面面。针对前面所述的种种问题，就笔者的浅见拙笔，进行如下分析与应对： 1.加强科研事业单位项目经费的会计核算 （1）清晰划分资金来源，进行层次分级。科研项目经费来源管道多，但主要由两大部分：一是财政经费；二是其它资金（相关部门的经费，上级补助的专项经费，企业投入的科研经费）。就公益事业单位来讲，无论是从数量上还是从金额上来看，都是财政项目经费占绝大部分比重，并逐年上升的趋势。在财务核算中，一定要首先分清财政资金和其它资金，因为无论从日常核算还是各种报表都要严格区分，严禁混淆的。需要在会计核算软件中列为第一级次的，在此之下再根据来源或相关性设置第二、第三及以下的级次，由此统一记录所属的收入支出及结（转）余 。配套资金也根据这一原则设置和记账，并保持项目名称的相关性，便于根据所配套项目进行查询和管理。 （2）加强间接费用的管理。间接费用主要包括科研人员绩效奖励和管理费用。本文仅就管理费用的分摊问题提出建议。 管理费是指补偿科研项目承担单位为组织和支持项目研究而支出的费用，包括公用仪器设备、房屋的使用费，水、电、供暖、通讯、办公用品等费用和管理人员费用等。针对于仪器设备、房屋的使用费，水、电、供暖、通讯等无法单独直接计量到某项目名下，但该项目确又有消费的属性，则应按照合理的比例或相应的权数分配计入该项目的支出。这要求科研事业单位的各个业务部门分工配合协调、基础工作完善。准确记录机器工时、测算房屋使用率、水电暖的消耗率等等。这些比率（比例）或权数应用科学的方法进行测算，不能一拍脑门就定了，也不是一定下来若干年不变。建议在一个会计年度内保持连贯性。但发现不合理也要依照程序进行调整修改，不能固化僵化一成不变。 （3）借助辅助核算的设计。依据政府支出经济分类设置科目，这是财务制度和会计核算的硬性要求，也是向财政部门提供数据的硬性要求。但针对项目经费可以根据实际需要设置辅助核算内容，这样可以与预算内容和项目内容为出发点设置，对接科研人员的理解。这也是现代化财务管理系统提供给我们的便利，从另一个角度记录经济业务的内容。另外要满足不同的使用者需要和年终会计报表的填报汇总的要求，也应在财务软件系统中进行辅助核算的设计和设置，从经济业务的前端就将其进行多维的标记，弥补会计科目只能从经济大类记录经济业务的不足，就是同时记录了业务单位（科室或部门）账目、资金属性、项目经费的实际内容等多方面多维度的数据。从而满足报表使用者、科研业务人员和财务核算的不同需求和解决了三者之间的冲突。 （4）科研项目经费的费用核对与调整。尤其是财政性科研项目必须的程序之一，资金大部分通过国库零余额账户结算，国库对资金有使用进度、结余结转等要求，随着电算化信息化的普及，科研事业单位手工记账已逐步消失，但核算的精细度丞待加强，每一笔财政资金（额度）的支付都对应相同金额的财政支出，但因为业务的实际执行中会发生一些代扣事项，应付未付事项等，抑或人为的记录失误等，会造成支出科目和资金支付的不匹配，会有出入和交叉。需要科研单位会计人员根据自身业务特点和单位性质进行核对，建议按月进行，及时发现问题及时调整（该及时支付的及时支付，该调整的及时调整），保证财政资金记录的准确性。同时，也避免了财政资金沉淀时间过长，影响单位的财政资金支付进度。这需要根据科研单位业务多少尽量采取软件和手工配合的方法。工作量大的单位建议专人进行。 2.会计管理方面 （1）建立健全经费管理的规章制度和内控制度。科研事业单位经过不断的发展，历经改革和创新，各个系统或行业的制度体系也不断的完善健全。规范的科研事业单位已于10多年前就引进了ISO9000等内部控制体系，结合自身单位的特点制定了本单位的内部控制制度，同时也包含针对于项目经费的管理若干，指定或设定相应的责权部门来岗位来落实。有相应的制度或者规范的内部流程来指引相关工作，可使得科研经费管理整个流程标准统一，有据可依，减少管理中“各自为政”的混乱局面。清晰、明确、行之有效的制度是管理好科研经费的关键。同样可以应对新旧政策的交替期或者真空期带来的盲目。提醒关注的问题是，有了制度的条框规范，内控的管理和执行如何？是否得到有力的监督和考评？一定要杜绝一个比较普遍的问题制度成了摆设。 （2）规范科研项目经费的会计核算。科研事业单位内部应建立统一规范的账目设置规则和操作指引，规范财务人员的业务操作，减少会计核算的随意性。随着制度的修订更新，应加强财务人员对新的项目经费管理办法和各类财经法规等的培训；同时，依赖先进的财务软件多功能的开发，梳理流程，系统、科学规范各类业务的不同种类，针对性地制作各种模板，减少手工记账，更多地采用先进的工具进行制单工作，以更大程度地保证会计核算的规范准确，减轻会计人员的工作量。与时俱进地开展财务管理工作。 （3）科研管理部门与项目负责人、财务核算人员的沟通机制。无论会计核算做的多么完备，多么精准，都要和项目的管理结合起来。务必明确财务部门科、研管理部门和项目负责人的职责分工，定期对科研人员进行相关财经法规和经费管理制度的培训，使科研人员了解后才能更好地配合财务工作。也建议财务人员加强与科研人员的沟通，多方面对科研项目的业务过程进行了解考察。减少信息缺失造成的僵化，能更好地为科研人员提供服务，也能使会计记录更准确科学。有条件的话可定期召开的协调会多加沟通和协商。 （4）对科研项目建立“全预算”的概念。建立健全内控制度，从制度和流程上落实立项、预算填报、预算批复、预算执行、项目考核。全程引入到预算管理体系中，建立“预算-执行-考核”的管理模式。预算环节：依赖各个相关作业部门提供作业数据，建议由科研管理部门牵头主抓，在预算开展之前的一段时间就?M行布置，收集数据，根据重要性和前瞻性进行筛选，列出申报项目和备选项目，责成项目负责人提供相关信息数据，组织专家组从可行性和必要性进行论证，再次确保申报项目能够得到财政资金的支持。待年度预算进行填报时，各部门配合财务部进行申报修改和完成预算资金的申请。执行环节：财务部门在得到预算项目资金批复时及时整理提交各个相关部门，并依据回馈作出分解执行计划，交由研管理部门下发和备案。科研项目负责人带领项目团队依据科研项目既定的目标开展工作，财务部门进行核算和监督。科研管理部门及时进行干预和沟通管理。考评环节：科研管理部门（或会同内审部门）应随时或定时进行考核，包括计划执行进度，资金是否按预算条目执行，是否在规定范围内调剂使用，购置的资产是否有效利用，存在闲置情况下是否开展了共享，等等。 （5）管理人员要放眼周围，善于利用先进的管理工具和管理方法与时俱进的做好财务管理工作。在物力这一方面，进行信息化建设，旨在建立一个集科研管理和经费管理的平台（系统），将科研项目经费整个流程都落实到这一平台之上，并设置不同端口，使得每个项目的全过程都在其中。这样使用和监管起来都更加清晰完整，每个节点也都做到可控。通过对相关人员进行权限设置，方便财务和科研人员及时取得数据进行分析和使用，也便于及时发现问题及时纠正，有效降低时间成本。实现项目经费的财业一体化的目标。实际中也有不少单位已斥资购建了类似的信息化系统，解决了不少实际的问题。但值得注意的一点是，有的系统并不完善抑或售后的维护升级跟不上项目经费管理的需求，反倒成为鸡肋，形成掣肘，就得不偿失了；在人力这方面，可以尝试设立新的岗位或部门，把专业的事情交给专业的人来做，目前的科研经费管理逐步允许人员费