OA行政模块流程设计方案.doc

OA行政模块流程设计方案一、档案管理1、具备报表和表单功能。2、有详细的控制权限。3、明确的工作流程和准确的表格设计。4、增设电子图章、电子签名系统5、档案上传表单项不够丰富，上传完毕后按照时间顺序自动存档档案管理的流程：（一）档案类别：按性质分类：1、外来外文件材料（WL）2、资质、资信类(ZX)3、公司管理类文件(GL)、人力资源类(HR)5、财务、审计类(cw)、经营类(jy)7、工程基建类(GC)8、技术研发类(JS)9、安全类（AQ）7、电子类文档(DZ)8、其他类(QT) 编号采用：机构年度性质件号。复合分类方法一、文件的归档功能文件审批完毕后提交或者转存或新建时出现档案基本信息表对话框，提交者填写相关内容，其中档案编号按照档案库中的时间顺序自动生成，点击保存，原个人OA账户中的文件自动删除。但保留该档案的批示流程。其他经济合同类型文件扫描后定期上传；具备上传附件功能。文件归档表机构档案编号名称保存期限密级成档日期责任人档案状态档案所在地备注 （归档流程图）档案管理员单独权限二、检索借阅功能根据密级和类别设定检索权限，（相关权限见下表）档案借阅权限表绝密机密秘密普通总裁事业部经理普通员工 （档案利用程序）档案借阅表关键字段机构档案编号名称保存期限密级成档日期责任人档案状态档案所在地借/阅时间（天）备注审批人主管领导总经理基地事业部经理总裁审批三、档案的销毁流程档案根据保存期限档案库进行自动提出过期提示，档案管理员对过期档案每季度整理一次，并上报总裁申请档案销毁，总裁批准后，各保管部门管理人员协同监销人员对纸质文档进行销毁。增设档案管理员为档案管理员设置管理权限对日常档案进行维护（档案管理员可见）。四、集团档案管理整体流程图文件材料根据材料分类标准进行分类部分纸质档案电子化后上传OA部分档案已自动上传档案电子数据库检索功能根据档案密级设计进行检索权限控制档案利用二、固定资产管理功能简述：1、 能随时录入固定资产信息2、 有完善的固定资产购置申请表3、 具备完善数据库动态更新能力4、 固定资产申购、异动、变更、报废、清理的程序完善。5、 相关固定资产申购、异动等变动时，经相关审批权人审批完毕后相关数据能够自动转入数据库。主要程序包括：固定资产的申请购置批准程序；固定资产台账表格；固定资产的异动与变迁程序，固定资产的盘查程序，固定资产的报废处理清理程序。 固定资产申购程序固定资产申请单申请部门：型号规格资产名称主要附件名称规格型号数量名称规格型号数量申请理由：申请人部门经理行政经理财务经理负责人程序网上签批后根据权限跳转至下一审批人。（申请流程图）部门共用固定资产由部门主管提出申请，显示未备案的财务部门不予核销购买发票。个人提出固定资产购置申请本部门主管确认本部门所属预算控制单位财务部门核定固定资产管理部门备案编号批准权人批准完成采购员验收采购程序送达自动转接到数据库 （申请程序）固定资产台账管理固定资产台账表（固定资产管理）单位名称：（规范汉语拼音头字母） 类别：生产设备类（SB）固定资产编号资产名称主要附件规格型号制造商使用部门责任人资产状态原值残值购置日期填表说明：1、资产名称中应对设备应简单描述包括：是否有附属动力设备和传导设备等。2、固定资产编号：填写固定资产卡片上的编号。3、规格型号一栏：填写设备的规格和型号（见铭牌）4、责任人：填写设备的管理人生产设备一般为设备管理人（或部门）办公设备后勤设备为使用人。5、资产状态：分为：正常（正在使用）、搁置（设备完好暂时搁置不用）、报废（设备没有使用价值）。6、生产厂家为：设备的生产厂家。厂家不明确的填写“不明”。7、购置日期：填写设备的进场日期.（如合同遗失的填写设备的生产日期）。固定资产异动程序异动表固定资产编号资产名称主要附件规格型号制造商主要附件购置日期制造商使用部门责任人异动理由转入部门经办人转出部门经理总经理公司内部的权限是基地总经理，跨部门的为上一级主管领导负责审批 固定资产的异动流程：审批权限单位内部异动的主管领导签批，跨职能部门、事业部、分公司异动的请求上一级主管领导审批。（可以选择固定资产编号直接采用数据中数据进行上报申请异动，这样便于数据库的及时更新）个人或部门填写异动表审批人审批固定资产备案固定资产数据库更新 固定资产处置表固定资产编号资产名称主要附件规格型号制造商主要附件购置日期制造商使用部门责任人处置方式处置理由经办人转出部门经理总经理公司内部的权限是基地总经理，跨部门的为上一级主管领导负责审批处置方式包括：毁灭、变卖、丢失；财务部门负责回收固定资产残值。具有批示提示功能，未批事项已批事项进行分类个人或部门报废处置表基本情况总裁审批同意固定资产管理部门出示意见；填写处置方式填写残值金额转当地财务收入，收入为0的，财务销账销账数据库更新不同意七、固定资产数据库自动更新流程：集团固定资产数据库新购异动报废损坏丢失三、印章管理印章使用申请程序（见表格） 印章使用申请表申请人用印部门盖章时间用章类别印章名称用印文件主要内容部门经理意见行政管理中心意见十、印章使用的流程部门经理审核用印人填写印章使用申请表审批权人审批印章管理人盖章数据库更新每月导出记录注：建议在OA中实现电子图章功能（包括个人电子签名），或单独制作电子图章系统（对印章管理员采用usbkey密钥系统，并对电子图章进行加密）能便于销售人员进行直接网上用印。便于经济合同的异地用印时效性问题。制作印章申请表申请部门申请日期经办人 印章种类印章名称材 质塑胶 钢 电子规格（直径）形 状申请理由：使用范围：管理权限：管理人：部门负责人意见： 年 月 日行政管理中心意见：年 月 日年 月 日总裁意见： 年 月 日十一、印章刻制的审批流程：部门填写制印申请直接主管事业部经理、大区经理签批集团行政管理中心审批总裁签批同意印章登记表电子印模上传印章档 案数据库找有资质部门刻制印章自动反馈印章作废申请表申请部门申请日期经办人印章种类印章名称材质塑胶 钢 电子原编号印模:作废前使用范围：废止理由：原管理权限：原管理人：废止处理意见废止留存 销毁部门负责人意见： 年 月 日行政管理中心意见：年 月 日年 月 日行政总裁意见： 年 月 日销 毁 记 录销毁人签字监销人签字销毁时间： 年 月 日 时十二、印章作废销毁的流程：印章登记卡（档案库）登记日期： 年 月 日印章档案编号：名称：印模管理人责任人种类：形状：用途：制成日期：年 月 日印章材质制印人发放日期：年 月 日保管部门领取人废止日期：年 月 日废止理由：备注：十三、印章登记流程按照印章登记表填写各要素印章档案数据库四、办公用品管理办公用品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人：（签字） 部门经理（签字）十四、办公用品申领程序：各分公司基地最终审核权限为，本单位第一负责人。集团总部为总裁各位员工填报办公用品申请单自动分类汇总数据形成表单部门经理签批理行政部门并制作预算审批权人批准物品采购分发领用办公用品五、发文管理发文管理要求：1、 实现在网络平台上立项、评审、颁布、签收、处理等各项职能。2、 同时建立健全内部外部公文的流转机制。3、 能实现网上电子签名、电子审批机制。4、 文件颁布后收文单位能够获得消息通知等有效通知手段。5、 公文文件办理完毕后自动按照档案分类标准存入集团档案库。6、 具备对文件的异议机制，能够及时反馈到文件制定部门并到公司管理的持续改进。公文立项表公文名称拟写单位拟写目的完成日期内容摘要部门主管意见审批权人意见审批权限：红头文件冠以伟嘉集团的由总裁审批，冠以某某分公司事业部的，尤其第一负责人审批。十五、公文立项与评审程序：反馈意见提出公文立项申请审批权人意见部门经理意见同意文件初稿不同意相关收文部门、知照评审成稿十六、公文颁布与签收程序：按照受文单位颁布文件成稿立项审批权人签发受文人电子签收拟文单位推送消息通知反馈十七、公文办理程序：十八、公文异议程序异议程序流程图：公文名称拟写单位拟写目的完成日期异议内容部门主管意见审批权人意见提出公文异议申请审批权人意见部门经理意见同意文件修订不同意公文异议表十九、车辆管理流程车辆流程要求：1、具备网上申请用车流程。2、具有车辆档案电子库功能。3、具备保险日期到期提示功能。二十、出差管理流程出差管理流程要求：1、 具备出差审批自动转接功能，审批权人审批完毕后直接转接到考勤记录部门。2、 具备出差审核决定权限的自动选择功能3、 出差的审核决定权：当日出差部门经理批准。远途出差 部门经理事业部经理、出差由总裁批准。员工出差申请表姓名部门职务预计出差时间共计出差事由费用预算预借费用部门经理审核财务审核总裁审核填写员工出差申请表1天之内远途国外部门经理经事业部理总裁考勤系统二十一、会议室使用流程会议室使用申请表部门召开会议时间会议名称主持人参会人数备注填写会议室使用申请表部门经理签字行政管理中心安排会议室反馈二十二、请假申请程序填写请假条部门经理批准行政中心存档进入考勤管理二十三、图书资料借阅程序：行政中心批准填写借阅单二十四、住宿申请流程住宿申请表姓名到职日期性别学历户籍所在地紧急联络人申请理由入舍日期人事审核床位领用公物棉被领物签章宿舍移交登记床垫枕头单位主管枕套被套舍监钥匙其它总务主管备注个人填写申请表人力资源部筛选是否适合住宿条件单位主管同意宿舍管理人员出具意见返回入宿宿舍申请流程图： 二十五、考勤工作管理流程员工外出登记表姓名岗位所属部门外出时间预计返回时间外出事由部门经理意见填写登记表部门经理批准行政中心存档进入考勤数据库二十六、快件挂号、包裹收发登记程序表格：日期寄送部门编号数量送达单位接收人寄送人当前状态包裹收发流程图：寄送人填写登记表部门经理批准