电子信息技术在档案管理中的应用研究.docx

电子信息技术在档案管理中的应用研究 摘 要：随着社会经济高速发展，信息技术在各领域内占据着重要的地位，其已渗透到各个行业，档案管理是保障社会进步的基础产业之一，信息技术结合档案管理已是该行业发展的必然趋势，电子信息技术能够加强档案的有效管理，不仅为社会发展做出突出贡献，同时为档案产业的长远发展做出重要保障。本文针对档案管理工作中电子技术的重要作用进行分析，并阐述其实际应用效果。 关键词：档案产业；档案管理；电子信息技术 随着科技飞速发展，信息技术已经成为人类社会不可缺少的一部分，其对于社会生产，人民生活及思维观念都带来了深远的影响，科技是人类赖以生存的重要保障，在当今的社会发展趋势下，计算机信息技术的出现，大大改变了人类社会的生活水平，其在各领域内的应用及优势已逐渐突显出来，信息技术的使用在档案产业管理工作中取得了突破性进展，有效的加强了档案管理工作，使其更具有高效性和科学性，更好的服务于人们群众。以下是对该技术结合档案管理工作的相关探讨。 1 档案管理在信息技术下的特点 1.1 信息集成技术 信息技术的集成使档案管理工作产生了极大的变化，其不同于传统的档案管理工作形式，信息技术主要依靠网络及计算机技术将档案信息转换为数字化信息，利用相关信息载体进行储存，使档案信息数字化和虚拟化。而传统档案管理通常以实物进行保存，极易受到储存设施及储存时间的影响，且易增加档案损坏的几率。信息集成技术有效的实现计算机对档案管理工作的操控及档案信息处理功能，避免传统的档案管理受储存设施及时间的影响问题，实现了档案以电子信息形式的储存。 1.2 档案的分类管理 信息技术使档案的分类管理工作发生了本质变化。传统的关于档案管理的基建档案，科技档案，人事档案，文书档案等分类形式发生了本质变化，逐渐由信息技术的处理流程和模块化管理功能代替传统的分类管理形式。档案管理工作中以信息技术为主的分类形式主要依靠计算机网络得以实现，计算机会提前设置自动处理指令、随时进行调整和管理。各需求档案储存的相关单位可根据自身情况进行分类设置。如对企业经营、生产、人事等具体情况予以科学的分类管理。 2 信息技术在档案管理中的必然性及应用 2.1 信息技术应用的必然趋势 信息时代促进了社会发展，加强了档案产业的管理工作，但同时对该项工作提出更为严格的要求，档案管理工作中应用信息技术已成为社会发展的必然趋势。社会发展对档案管理相关工作的要求更加细致及规范化，电子信息技术俨然成为社会进步的重要主题，档案的传统管理形式必将被信息技术取代。因此，必须对信息技术在档案管理工作中的 应用给予高度重视，利用科学技术对档案管理进行优化，使档案管理更具有科学性和规范性，实现档案信息共享及应用。 2.2 信息技术应用的必要条件 人们对信息需求日益多样，其对当今社会的档案管理工作提出更高的要求，只有不断创新才可以适应社会发展趋势，实现信息共享。将信息技术应用到档案管理中，可以有效的打破传统档案管理受空间及时间的限制，信息需求者可利用科学技术查询使用档案信息，档案管理者也能够应用信息技术改进并完善档案的管理模式，有效提高工作效率，进而为社会提供更好的档案信息服务，创建新颖的档案信息服务模式。 2.3 有利于档案细致化管理 信息技术有利于档案的细致化管理，其主要因为信息技术可为档案管理提供科学性及规范性的指导，帮助管理人员对档案进行优化配置，实现档案信息相关数据的储存、更新、维护及共享等，使每一环节的档案管理都有据可依、有条不紊的进行。 2.4 档案管理中电子信息技术的应用 当今社会在飞速发展，信息资源及信息技术涉及到生活中的各个领域，以此来更好地服务于人类社会，为社会进步提供着重要保障。在档案管理工作中，可以利用信息技术对档案信息进行收集、处理、加工，使档案信息的储存及使用更具有规范性和安全性，避免了传统档案管理模式中因储存设施和储存时间带来的不足。但在具体的档案相关管理工作中，信息技术的科学应用，仍需进一步的研究探讨。在管理中应加强内容管理、系统管理及数据备份这三个方面。 信息技术在档案信息内容管理上的应用应加强，对于档案信息内容管理而言，信息技术涵盖了档案储存、复制、检索应用；档案信息储存、检索应用；档案的文件编号、统计、汇总等应用。在上述的应用中，管理人员必须明确档案管理的重要性，保证科学、高效的利用，使档案信息内容管理具备科学性、系统性。 信息技术在档案的管理系统中的应用应加强，对于档案的管理系统而言，其管理结构主要分为8个部分：收集整理、档案分类、档案编研、借阅管理、档案统计及打印、资料鉴定及销毁、网页查询和用户管理。 加强档案信息数据备份及恢复方案，完整的档案信息数据备份及恢复方案包括备份的软硬件、备份方案及恢复计划。需备份的管理系统包括应用软件、系统软件、驱动程序、工具软件、芯片软件。 需备份的硬件包括：光盘、硬盘和磁带。三者中较为适用的是磁带，因其具有较强的灵活性及大储存容量，访问速度适宜，可长时间储存信息，且拥有自动化管理功能，相对于磁带而言，硬盘的储存量虽然很大但成本较高；光盘的成本尽管较低，但其储存量很小，对于大量的档案数据备份来说，光盘的所需数量会很大，缺乏可靠性。总体来说，磁带的适用性更好。 3 信息技术结合档案管理的应用路径 3.1 对档案资料进行搜集整理 先进的信息技术可快速录入及更新数据信息，有效地提高管理工作效率，节约时间及档案占用的空间。在搜集整理档案资料的过程中，信息技术能提高管理工作的效率，主要原因在于其能够较为便捷地、科学地对资料进行分类，如建档时间，档案类别等，都可通过计算机完成。 3.2 优化档案的查阅工作 利用电子信息技术对档案查阅工作进行优化，其主要目的即提高档案资源利用率，以保证档案资源能够为相关部门或单位提供更有价值的信息服务。因此，我们可以将电子信息化技术应用于档案管理工作过程中，对档案查阅进行优化和完善，分类管理档案，简化查阅步骤和程序，提高查阅效率。 3.3 利用电子信息技术对档案进行备份、保存及恢复 电子信息技术能够对档案查阅工作进行优化的同时，还能够对档案进行备份、保存及恢复。该技术能够有效保证档案资料的完整性和安全性，对档案进行及时备份，以防档案丢失，同时对已丢失的文件能够予以及时查找和恢复，进一步确保了档案信息的安全性。 4 结语 电子信息技术结合档案管理已成为社会发展的必然趋势，其可实现管理工作的高效性和科学性，依靠信息技术可使档案的搜集、查阅、备份存储等工作更加规范，信息技术在档案产业管理方面取得了突破性成就，在提高管理工作效率的同时，还加强了档案信息的使用效率，更好的服务于社会。 参考文献 陈峰.论电子信息技术在档案管理中的应用J.硅谷，2010