论高校两级目标管理下教学秘书综合素质的培养.docx

论高校两级目标管理下教学秘书综合素质的培养论高校两级目标管理下教学秘书综合素质的培养 高校教学管理是高等教育管理的重论文联盟要组成部分,教学秘书在其中扮演着非常重要的角色。他们主要为教学工作服务,综合、协调处理教学管理中的相关事务,保证教学秩序有效、有序地正常运行。他们不仅是院长在教学管理方面的参谋和助手,直接为校院两级部门领导的决策服务,而且直接参与教学管理的综合性工作,包括调查研究、信息反馈、督促检查、档案保存、组织安排各种竞赛,考试和会议、接待师生咨询等事务性工作,是教学管理工作的具体组织者和执行者。与此同时,他们还是院系和学校教学管理部门信息交流、联系沟通的重要桥梁。 随着高校各项改革的不断深入,高校课程体系日益多样化、复杂化、庞大化,原来的学年制教学管理模式逐渐被建立在选课制基础上的学分制教学管理模式所取代,尤其是随着高校两级目标管理的大规模推进,对高校最基层教学管理的教学秘书工作提出前所未有的新挑战。面对高等教育事业改革与发展的新形势,本文拟从高校两级目标管理下教学秘书工作所呈现的新特点出发,探讨新形势下高校教学秘书应该具备的综合素质和怎样提升这种综合素质,以期逐步建立起一支适应两级目标管理需要的高素质、高效率的教学秘书队伍。 一、高校两级目标管理机制下教学秘书工作的新特点 所谓高校两级目标管理,指在学校总的办学原则下,学院的管理工作要求依据学院自身的办学特色、学科专业特点等特性和学院的长远发展需要来制定。它以学院管理工作的全过程为对象,遵循管理活动的客观规律,运用现代科学的管理理论、原则和方法,对学院的管理工作进行预测、计划、决策、组织、实施、监督、指导、总结和提高,最大限度地调动院内教职员工和学生的积极性,以保证学院整体目标的实现。 高校教学秘书从属于高校教务处和院(系)教学院长(主任)的双重领导,直接参与教学活动的组织与安排,围绕教学活动主体做好管理、服务和协调工作,是高校教学管理工作的中枢。在高校两级目标管理下,随着人事制度改革的全面推进,高校教学秘书在新时期的工作已表现出了一些新的特点。 1.被动性与主动性相统一的特点 高校教学秘书的从属辅助地位决定了其工作的被动性。具体表现在:第一,高校教学秘书必须随时按照学校教务处和学院教学院长的指示和意图办事,决不能自行其是。第二,高校教学秘书每天要面对、处理一些事先不可能都估计到的事。尽管如此,高校教学秘书工作仍然能够发挥主观能动性。随着高等教育改革发展的不断深入,高校教师人才流动性增大,这就要求高校教学秘书主动积极地在师资管理模式中,既讲原则性,又灵活性地开展工作。同时,当今90后的新一代大学生,思想开放、个性鲜明,但也存在心理承受力较差、吃苦耐劳精神不够等缺点。因此,高校教学秘书应该在日常的教学管理当中,积极主动地通过各种途径,了解当前学生心理、生理年龄特点,采取有效的方法帮助学生减少压力和挫折,使他们能够更快、更好地适应大学生活,达到管理育人的目的。如果仅仅是被动地解决问题,整个教学秘书的工作势必疲于应付,不利于两级目标管理工作的开展。因此,高校教学秘书只有在被动中求主动,主动地当好领导的参谋与助手,才能够充分地应对新形势下的新挑战。 2.经常性与突击性相统一的特点 高校教学秘书都有着大量的常规工作要做,如公文处理、公务接待、来信来访等,天天如此,年年如此。除了每天都有的常规工作外,还有周期性、规律性的工作,应注意各项常规工作的连续性,做好妥善安排,定期向有关领导汇报常规工作情况。还要在常规工作中总结经验、积累资料、储存信息。特别要保持对新事物的敏感,在常规工作中发现新情况、研究新问题、提出新办法,不要因循守旧、故步自封。 教学秘书的常规工作与突击工作之间,有着内在的必然联系。如果处理常规工作有丰富经验,对各类问题的背景材料了如指掌,对办事的各种渠道早已沟通,那么一旦遇到突发事件就能从容应对,否则就会手足无措,延误时机。 3.专业性与思想性相统一的特点 在校院两级目标管理体制下,高校教学秘书不仅要掌握先进的、专业的管理方法和技能,而且还必须具备现代教学管理的新思想、新理念。传统的教学管理是学校外控式管理机制,即通过标准的、程序化的、通用的标准方法和程序来实现统一目标,要求各学院的目标一致,而忽视了各个学院有其不同的办学特色和方法,学院的自主权很小,教师和学生只能被动适应教学管理机制。随着高校教育改革和国内外先进教育理念的实施,以人为本,构建和谐校园观念的确立,以及高校以教学为中心、以学生为本的新理念的树立,尤其是校本管理思想和校院两级目标管理体制的推进,学院的自主权必须扩大。学院处于人才培养的最前沿,应担当起培养多样化人才和创建多样化人才培养模式的重任,改革传统的单一型人才培养模式,创建知识能力并举、传统与创新并重、守业与创业并肩的复合型人才培养模式。教学秘书应在教学管理上积极学习运用教育管理新理念、新思想,专业性和思想性相统一,注重学生的个性发展和自主发展,针对不同学生的个性特征因材施教。 二、高校两级目标管理下高校教学秘书必备的综合素质 上述高校两级目标管理下教学秘书工作的时代性、现代性以及新型管理理念渗透的特点,促使高校教学秘书队伍只有不断提高自身的综合素质,才能适应高校改革对教学管理的要求。我们认为,在校院两级目标管理机制下,要适应高等教育改革发展的新形势,高校教学秘书必须具备坚定的政治立场和良好的职业素质以及过硬的专业知识和工作能力。 1.思想道德素质是两级目标管理下高校教学秘书的首要素质 高等院校是培养高素质、高水平人才的阵地。教学秘书作为一名教育管理者,其思想觉悟和道德水平的高低直接影响着高等院校的教学管理水平和校风、学风建设。因此,作为称职的高校教学秘书,首先必须树立崇高的政治思想和良好的职业道德,这是新时期高校教学秘书的首要素质。 (1)政治思想素质 在两级目标管理体制下,高校教学秘书应当具有高度的政治觉悟和高尚的思想情操,能够贯彻党的教育方针、政策,忠诚党的教育事业,热爱本职工作,牢固树立起全心全意为教育事业服务的思想。由于高校教学秘书工作涉及面广,内容繁杂、细致琐碎,是一项计划性强的综合性服务工作,所以要搞好高校教务管理工作,就必须有高度的责任感和强烈的事业心,在繁杂的事务性工作中,有勤恳耐劳的吃苦精神和顾全大局的忍让精神。在人才密集、知识荟萃的高等院校中,只有具备无私奉献、淡泊名利的牺牲精神和全心全意为教学服务、为广大师生服务的思想,才能胜任教学秘书工作。 (2)职业道德素质 / 具有良好的职业道德是做好每一份工作都必须具备的条件。而对于在高校两级目标管理体制下的教学秘书而言,更有其特殊、具体的内容,其中包括对事、对人两个不同方面的要求。如在日常工作中,涉及到教学任务的下达,教材的增订,考试时间的安排,学生成绩的统计,工作量的计算等等,都必须尽心尽责,认真细致地做好,否则就容易发生教学事故。同时,教学秘书的每一项具体工作都是在学校的教学管理制度下进行的,因此必须坚持原则,不能因人而异,在严格按规章制度办事的前提下做到以人为本,高效快捷。再者,高校教学秘书工作是综合性服务工作,往往处在问题和矛盾的焦点,遭受误解和委屈也是在所难免的。所以教学秘书应当加强个人修养,学会豁达大度,从容对待,严于律己,宽以待人,时刻保持清醒和理智,努力培养良好的心理素质。 2.专业知识是两级目标管理下高校教学秘书必备的基本素质 在两级目标管理体制下,高校教学秘书要做好教务管理工作,应当具有良好的专业知识素养。首先,教学秘书作为高校教学管理工作的具体执行者,理应熟知当下高校教学管理工作的指导思想和任务,以及它的工作内容和基本要求,熟知上级主管部门的各项政策和规章制度,以及本院(系)制定的各种教学管理规定和条例。其次,教学秘书要具备广泛的基础知识,如熟知高等教育管理学、高等教育心理学、高等教育法规、公共关系学等方面的基本知识,了解和掌握教育教学管理的一般规律和本专业的理论知识。具体而言,专业知识包括两个方面,一方面,是作为高校教学秘书都应当具有的秘书专业知识,包括应用文写作知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、会议组织知识等;另一方面,是教学秘书所在的工作部门的专业知识,包括本院(系)各专业的培养目标,本院(系)教学计划的内容和特点、各专业的主要课程和课程体系设置的原则等等。教学秘书只有不断地提高专业知识素质,提高教育管理水平和服务水平,加快知识的更新,才能更好地完成教学管理工作。 3.工作能力是两级目标管理下高校教学秘书不可或缺的重要素质 高校教学秘书作为院(系)领导的参谋和助手,其工作能力是影响高校教学管理工作顺利完成的重要因素,是高校教学秘书不可缺少的重要素质。在信息化、网络化、数字化的知识经济时代,教学秘书的工作方式和服务手段发生了根本性转变,因而对教学秘书的工作能力也提出了新的要求。这些都要求教学秘书应当具备较强的工作能力。具体包括下列几个方面: (1)处理信息资料的能力 在两级目标管理体制下,高校教学秘书工作是丰富而具体的,每天要面对大量的文件资料、电话和会议。这些信息资料具有不同的时效性、指导性,它涉及到目前乃至今后的教学评估,教师的考核以及新专业的设置等教学管理工作。因此,教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些资料的能力,从而对这些资料进行分门别类,整理归档。同时,教学秘书还要客观、全面地收集基层的反馈信息,及时整理,并向领导汇报,从而进一步调整补充和完善决策,使之更加符合实际教学的需要。 (2)良好的沟通与协调能力 高校教学秘书在进行教学管理工作时,肩负着一定的管理责任,参谋咨询,辅佐决策,肩负着上下级之间的协调沟通的任务,做到上传下达,并检查督办各项已布置的工作。这就要求教学秘书不但要同教务处和有关职能部门保持联系,又要同院(系)领导密切联系,还要同教师与学生密切联系,这些联系工作对于搞好教学管理非常重要,是实现最佳管理效果的必不可少的重要手段。这就要求教学秘书必须具有良好的沟通与协调能力。这种沟通协调能力要求教学秘书既要坚持原则,又要有灵活性和应变性,做到主动地服从上级,积极地配合同级,热情大方而又不失机智幽默,努力营造良好的工作氛围,使自己的工作目标得以圆满实现。 (3)文字和口头表达能力 高校教学秘书在日常的教学管理中,需要与多个职能部门沟通协调,并且要经常组织一些形式多样、内容丰富的教育教学活动,如组织召开期中教学质量评估座谈会,期未考试动员大会等等。因此,良好的文字及口头表达能力,对于教学秘书来说是必不可少的,是对一个合格教学秘书的基本要求。 文字表达能力是教学秘书完成教学管理工作的基本功,及时、准确、简洁地使用书面语言写作,完整地表达思想,都将直接影响到教学秘书的工作质量。要提高写作能力,必须不断增强写作的修养,强化写作训练,多读多写,掌握好教学的各类公文撰写要求。教学秘书在进行口头语言表达时,常常即席而发,没有时间在表达思想时字斟句酌,这就需要教学秘书在熟悉工作业务的同时,应加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、秘书学等知识的学习,提高讲演艺术和精确陈述思想的能力,表达时做到简明扼要,语言得体,层次清晰。 (4)计算机管理操作的能力 新时期,高校教务管理工作逐步走向现代化、科学化、规范化,因此,教学秘书必须主动地去适应这种新形势,掌握和运用以计算机网络技术为代表的现代化办公技术,以适应可能出现的各种新情况、新问题。计算机网络的优越性可以说在目前的教务管理中发挥得淋漓尽致,大到排课系统、各级各类考试报名系统、学籍管理系统,小到日常教务资讯,文件传输及各类电子档案等等,几乎渗透到教学管理的方方面面。那么要想跟上时代步伐,就必须用这些现代化技术武装自己,提高计算机管理操作的水平。 总而言之,高校教学秘书工作是高校教学管理工作中极其关键的环节,新时期高校教学秘书的工作质量直接影响着整个高校的教学质量,在高校教学管理中具有举足轻重的地位。因此,新时期的高校教学秘书应在教学管理实践中,不断提高自身的综合素质和管理水平,不断更新自己的教育教学管理理念,更好地为高校教学和管理服务,以适应新时期现代化高等教育事业发展的需要。 三、高校两级目标管理下教学秘书提升综合素质的途径 1.遵守职业道德,树立奉献精神 高校教学秘书是为高校教学管理服务的,这一特殊地位决定了教学秘书必须具备良好的职业道德。首先,高校的教学管理活动,有大量的事务工作需要教学秘书参与处理,具有坚定正确的政治方向和较高的理论政策水平,是秘书胜任工作的先决条件和重要保证。其次,教学秘书要有热爱工作、忠于职守、埋头苦干、不计报酬、勇于奉献的精神。再次,遵纪守法、严守机密,也是高校教学秘书必须具备的职业道德。最后,做一个合格的高校教学秘书,还必须做到礼貌而不居高临下,诚实而不弄虚作假,参谋而不自以为是,谨慎而不唯唯诺诺,公正而不见风使舵,原则而不论是道非,敬重而不阿谀奉承,灵活而不妄自尊大,本分而不炫耀示人。另外,教学秘书在各种场合中都要代表一个学院出现,其一言一行皆是学院精神面貌、管理水平和文化的外在体现。这就要求教学秘书在办文、办事、办会的过程中,始终要具有为学院塑形象的意识。 随着两级目标管理体制的推进,高校教学管理制度的不断完善,教学秘书工作也不可避免地要面对新形势和新制度带来的冲击。现代社会的多样化和复杂性,社会主义市场经济的竞争性,都促使秘书的角色职能由传统型向外向型、全能型转变。面对高等教育的改革、教育观念的更新和教学秘书工作的不断发展变化,要做好两级目标管理体制下的教学秘书工作,教学秘书工作者只有注重提高自身素质,重塑高校教学秘书形象,才能自如应对学院发展的需要、学院改革的需要和社会需要。 2.拓宽知识领域,适应专业化服务的需要 高校教学秘书应该根据自身的特点和需要构建自己的知识结构。一要具有广博的知识,并在知识的掌握上有指向性和选择性,要对本学院的相关专业特点和知识有了解;二要有知识储备,在日常工作、学习、生活中一点一滴积累知识;三要善于收集信息,勤于调查。与此同时,高校教学秘书还应该始终牢记,服务是高校教学秘书工作永恒的主题,追求完美的服务是高校教学秘书不懈努力的方向。教学秘书的学识水平、政策水平、理论水平,写作、办事、协调、交际能力及口头表达能力等,都是胜任本职工作的必备素质。 在两级目标管理体制下,处于信息中枢与系统中介地位的高校教学秘书,因其对本学院教学管理全局情况的掌握比较深入和全面,就自然地成为学院教学领导管理决策的助手。一方面,教学秘书要承担日常事务性和程序性工作;另一方面,也可以利用其多方面的优势为学院教学管理决策提供科学的辅助。因此,现代高校教学秘书工作不单是做好日常事务性服务,更多的是要在大事、要事上为领