《电子表格软》PPT课件.ppt

第六章 电子表格软件,一、 教学目的和要求： 通过本章的学习，要能利用该软件对表格进行创建、编辑以及排版，能够快速输入数据，能利用公式和函数进行计算，能使用图表和数据清单功能。,二、 教学重点和难点： 1教学重点：单元格引用、编辑栏、公式与函数、图表和数据清单的使用。 2教学难点：设置工作表格式、单元格引用、编辑栏、公式与函数。 三、 课时分配： 上课：3学时 上机：3学时,四、作业：,1工作簿和工作表的关系？ 2什么是单元格？它的地址是如何定义的？ 3Excel 中，每个工作薄最多可以包含多少个工作表？系统默认为几张？ 4谈谈EXCEL97的主要功能？ 5清除单元格和删除单元格有什么区别？ 6若需将C1单元格中的公式复制到C2：C8区域中，有几种方法？如何操作？ 7什么是绝对引用相对引用？这两种引用的主要区别是什么？,五、教学参考资料：,1计算机应用基础 柳青编著 高等教育出版社 2EXCEL2000使用手册 马强、张磊等改编 旗标出版股份有限公司,第一节 EXCEL的概述,一、 EXCEL概念 是MICROSOFT公司开发出来的一种电子表格软件。是office办公软件中一个重要的组成软件。,二、Excel 的功能与特点,1 功能 表格编辑功能。Excel的首要功能是编辑表格，这些表格被称为工作表，工作表由单元格构成。 表格管理功能。它包括对工作表的查找、打开、关闭、重命名等多种功能。Excel将多张工作表组成工作簿。 格式化功能。设置工作表格式，可以改进工作表外观。 图表功能。Excel支持14类73种统计图，帮助用户以图形的方式来表示数据。 数据清单功能。对于具有关系数据库形式的工作表，Excel称为数据清单。Excel支持对这些数据清单进行查询、排序、筛选、分类汇总等操作。,2 特点, 方便的组织管理。Excel将工作表组织为工作薄，使表格处理从二维空间扩为三维空间。 广泛的应用范围。 简单的统计计算。Excel允许在工作表中使用公式和函数，加上自动计算大大简化了Excel的数据统计工作。 友好的工作界面。 规范的操作步骤。,第二节 EXCEL97工作环境,一、 Excel 97的启动与退出 1 启动 单击“开始”按钮指向“程序”单击“Microsoft Excel” 2其工作平台 1） Excel的主窗口 结合书中图片介绍。（类似WORD、WIN9X窗口） 2） 工作薄窗口,几个新概念： 工作簿：是EXCEL使用的文件结构。里面有很多的表格，是对表格进行组织管理的。 工作表：工作薄中的每一个表格。 工作表标签：用于显示工作表名称，可以使用此标签来转换工作表。 （Excel 97中每个工作薄可以有255张工作表，系统默认为3张） 全选按钮：单击它可以选定整张工作表。 （Excel 97的工作表是一张65535行，256列的大表格） 单元格：表中的小方格。 单元格地址（单元格引用）：单元格的列字母和行号构成，如A4，V5。 （每个单元格可以容纳32000个字符）,编辑栏：,标签滚动按钮：用来滚动显示各个工作表。,3退出Excel,用关闭一个程序的方法。 “关闭” “文件”“退出”,第三节 建立工作表,一、新建工作薄 文件新建 二、基本操作 1、选定操作 单击一单元格来选定该单元格； 从欲选定的区域的左上角拖动鼠标到右下角选定单元格区域； 单击行号或列字母来选定一行或一列； 沿行号或列标拖动鼠标来选定相邻的行或列； 通过按住Ctrl键的方法来选定一些不相邻的区域； 单击第一个单元格，按住SHIFT，单击最后一个单元格，可选定两者间的单元格区域。 单击“全选按钮”来选定整张工作表。,2、 输入数据,单击单元格，直接输入数据； 选定所需单元格后或在相应的编辑拦中，直接输入数据； 自动填充：输入好一个单元格的数据后，拖动它的填充柄即可将这个单元格的数据填充到相邻的单元格。,3、编辑工作表,1）修改与清除单元格内容， 修改： 单击单元格，输入数据，将会对单元格的内容作全部修改。 双击单元格后，输入数据，即可进行部分修改操作。 清除： 选定要清除的单元格（或区域）利用“编辑”菜单中的“清除”命令（该命令有四个选项全部、格式、内容、批注）。若只清除内容，等价于按“Del”键。,批注：,是有关单元格的说明性文字，当某单元格加入了批注后，该单元格的右上角会显示一个红色的小三角形。如果指向该红色小三角形，则会显示出有关的批注内容。,删除：,清除命令只能移走单元格中的内容，而删除命令则可以同时移走内容与单元格或行、列。 方法： 选定欲删除的单元格（或区域）选择“编辑”菜单中的“删除”命令显示“删除”对话框单击“确定”,2）插入单元格,选定欲插入单元格的位置选择“插入”菜单中的“单元格”命令在“插入”对话框中进行人机对话后，单击“确定”,3）移动与复制单元格内容,移动 选定区域指向选定区域的边框线上，此时鼠标指针变为空心箭头拖动选定区域到目标。 复制 选定区域后，使用“复制”和“粘贴”按钮。 或按住CTR，拖动该区域边框线到目标位置释放。 注：在执行了移动或复制操作后，目标区域中原有的数据会被替换掉。,4）查找与替换单元格内容,利用“编辑”菜单中“查找”和“替换”命令来完成。 例：,三、 设置工作表格式,设置工作表格式就是改进工作表的显示格式，使之更加美观和适合用户的需要。 1调整单元格的行高与列宽 拖动两行间分界处即可改变行高，拖动两列间的分界处则可以改变列宽。 2单元格内容的格式化 包括字体、字号、粗体、斜体、下划线等。设置方法是选定区域后，利用工具栏中的相应按钮来完成。与Word类似。 3设置边框 右击选定区域选择“设置单元格格式”命令在“单元格格式”对话框中选择边框标签设置所需边框格式,第四节 表内数据,1、数据类型 数值型数据 科学记数据法表示。例：12345可表示为1.2345E+04； Excel在计算时是以输入数据为准，而不是以显示的数据为准； 输入分数时，应在分数前冠以0及空格。例：输入2/3时，则应键入0 2/3； 负数应冠以减号或将其置于（）中。,文本数据 对于全部由数字组成的文本数据，输入时应在数字前加一个单撇号。例：341000； 若在公式中夹有文本数据，则应双撇号将文本数据括起来。例：”He is a ”。 日期或时间数据 日期和时间的有效格式：,若要在同一单元格中输入日期和时间，应在其间用空格分开； 若要用12小时制键入时间，应在时间后留一空格，并键入AM或PM； 可以用组合键“Ctrl+;”或“Ctrl+Shift+;”来输入当天日期或时间。,2、 公式,公式是在工作表中对数据进行分析的等式，它可以对工作表数值进行运算。而函数通常是公式的重要成分，是预先定义好的内置公式。Excel 97提供10类248个函数。在Excel中，一切公式均以“=”开始，如“=A1+C1”。 公式中的运算符 算术运算符：+、-、*、/、%、。例： =C3+D4*D5 =Sheet1!E3+Sheet2!E3 比较运算符：比较运算符的运算结果为“真”或“假”，分别用“TRUE”“FALSE”表示。比较运算符有：=、=、。结合教材中P220中图13-7进行举例； 文本运算符：只有一个，即“&”，它的作用是连接两串文本。结合教材中P220中图13-7进行举例； 引用运算符：“：”，区域运算符。例“A1：D6”表示从A1到D6的单元格区域；“，”，连接运算符。例“A1，D6”表示A1和D6单元格。,公式的编辑 单击单元格后，在编辑栏中编辑公式。 消去公式：消去公式，可使单元格中的值成为固定值，不再受公式中引用单元格的影响。方法是双击单元格后，按“F9”键。 公式的复制：可以拖动填充柄来复制；也可以选中单元格后，单击“复制”和“粘贴”按钮来复制，复制结束后按“ESC”键。 单元格的绝对引用：通常在进行公式复制时，单元的引用是相对引用，即在复制公式的同时会调整单元格的引用。绝对引用是无论如何改变行、列都不改变引用单元格的地址，为此要在引用单元格的字母和数字前加一个“$”。例： 假设B2中的公式为“=$A$1+$C$1”，则不论把B2复制到何处，其值都是A1和C1的和。,3函数,函数的一般形式为：函数名（参数1，参数2，） 自动求和 即SUM函数，可以单击工具栏中的“自动求和”按钮（）来输入。结合教材中的图13-10进行举例。 粘贴函数 单击“粘贴函数”按钮（fx）在“粘贴函数”对话框中选中所需函数在工作表中拖满所需单元格。,第五节 工作薄的管理,工作薄用来管理多外工作表，工作薄的文件扩展名是“.xls”。一个工作薄最多可以存放255张工作表，系统默认是3张。 一、 工作薄的管理 工作簿的管理包括建立、打开、保存、关闭工作簿文件，可以分别用工具栏中的新建、打开、保存、关闭按钮或利用相关的菜单命令来完成这些操作。,二、 工作簿的编辑,1选择工作表 l单击工作表标签上的表名，可以选择单张工作表； 利用Ctrl键和单击的配合，可以选择多张工作表。 2插入和删除工作表 插入工作表 选定插入位置选择“插入”菜单中的“工作表”命令 删除工作表 选定要删除的工作表选择“编辑”菜单中的“删除工作表”命令，系统会弹出删除确认对话框，单击“确定”即可。,3移动和复制工作表 l 工作表可在同一工作簿或不同工作簿中移动或复制。 l 选定所需工作表后，拖动到指定位置，就可以完成工作表的移动。若在拖动工作表的同时，按住Ctrl键不放，则可以完成工作表的复制。 4为工作表命名 双击工作表标签上的工作表名，输入新的名字并按加车即可。,三、 工作簿的打印,l 工作簿的打印包括页面设置、设置打印区域、打印预览、打印，这些操作当中，页面设置、打印预览、打印的操作与Word类似。 l 设置打印区域：打开“文件”菜单中的“页面设置”命令选择“页面设置”对话框中的“工作表”标签单击“打印区域”文本框在工作表中拖满需要打印的区域,第六节 图表功能,一、图表的建立 1图表术语 图表中常用术语有：数据系列、分类、坐标轴、图例、网格线。 数据系列：数据系列是指同类数据的集合。如，全班同学的考试成绩； 分类：分类反映系列中的元素数目。如，一年中的十二个月； 坐标轴：坐标是图表的一边。在二维表中，有一个X轴和一个Y轴； 图例：图例定义图表的不同元素。即图表中各部分表示什么； 网格线：网格线用来强调数据系列的X轴或Y轴刻度。,2创建图表 l Excel既可以创建嵌入图表，也可以创建图表工作表。嵌入图表与数据在同一张工作表中，而图表工作表则是一张单独的图表。 l 创建图表的方法：选择用于制成图表的数据区域单击工具栏中的“图表向导”工具依照提示操作即可完成图表的创建。,二、 图表的编辑,1图表的移动、调整、复制和删除 l 移动：用鼠标拖动； l 调整：选中图表后，用鼠标拖动图表边框上的句柄（即图表边框四周的黑色小方块）即可调整图表的大小； l 复制：选中图表后，利用工具栏中的“复制”和“粘贴”按钮； l 删除：选中图表后，单击“Del”。,2编辑图表中的数据系列 删除数据系列 选中欲删除的数据系列（单击即可选中）后，按“Del”键。 添加数据系列 选中欲添加的数据系列区域后，单击“复制”按钮，然后选中图表并单击“粘贴”按钮。,第七节 数据清单的应用,数据库是对大量复杂数据加以组织的最好办法，它可以让用户方便地进行查询、统计、排序和打印工作。Excel数据库是由行和列组成的数据记录的集合，即数据清单。,一、 基本术语,Excel数据库（即数据清单）的组成：字段、字段名和记录。 字段：数据清单中的列。每一列相当于一个字段； 字段名：数据清单中的列标题； 记录：数据清单中的行。每一行相当于一条记录。,l 在工作表中建立数据清单时的注意事项： 字段名在数据清单的第一行创建。字段名不用数字、逻辑值、空白单元格等； 数据清单中不能有全空的行或列； 工作表中的数据清单与其他数据间至少留出一列或一行空白单元格。,二、 数据清单的操作,1编辑 方法一：与编辑工作表的方法一样。 方法二：利用“数据”菜单中的“记录表”命令，打开记录单对话框进行编辑。编辑操作有：增加记录、删除记录、修改记录。,2查询 l步骤：单击数据清单中的任一单元格打开“数据”菜单中的“记录单”对话框单击“条件”按钮在要查找的字段中输入查找值后，单击“下一条”按钮。 l多次单击“下一条”按钮，可以找出所有符合条件的记录。 3排序 lExcel可以按某一字段名对数据清单进行排序，这个字段名称为关键字。Excel允许对3个以内的关键字进行排序。 l步骤：单击数据清单中的任一单元格选择“数据”菜单中的“排序”命令根据要求选择所需关键字（主要关键字、 次要关键字、 第三关键字）后，单击“确定”按钮。,4筛选 l 筛选是过滤掉不符合条件的记录，仅显示符合条件的记录。 l 步骤：单击数据清单中的任一单元格选择“数据