办公室工作实务实验课绪论课件

,办公室工作实务,山东工商学院公共管理学院 02/allpassegov,办公室工作实务,本课程是行政管理专业课程体系中的一门应用性课程，侧重于学生面向办公室工作的职业能力培养和训练，培养学生行政管理专业动手能力。 本课程以“应用”为主线构建课程教学内容，以具体业务操作流程为线索，采用课堂讲授、过程示范、操作模拟等教学方法和手段，培养学生办公室工作协调、沟通、服务三大能力，以及通过所学理论解决实际操作问题的能力。,课程简介,办公室工作实务,通过课程实验，学生应该： 掌握办公室工作基础的理论知识、方法与技能； 熟练操作各项办公室工作流程； 团队模拟办公室工作各项实务； 培养解决实际操作问题的能力。,课程目的、任务与要求,办公室工作实务,课堂先行讲授示范、学生上机操作模拟，主要方式是操作模拟。 学生分为实验小组，每组6位同学，轮流进行办公室人员与服务对象角色扮演的办公室工作演练；或由一组同学进行演练，其他各组同学观摩学习，依此轮流替换。,实验方式与基本要求,实验前，学生要认真预习实验指导书和设计相关制度文件资料，了解实验目的和实验内容；实验时，要认真讨论分析，做好记录；实验后，总结提升。,办公室工作实务,教材 电子政务教学实践平台实验教程，南京奥派教学软件系列丛书，2009 软件 奥派电子政务教学实践平台 通过在一个完整的政府电子政务系统上进行模拟操作，让实验者在模拟事件中体会OA系统给传统办公带来的巨大变革，虽授课内容依托政府电子政务系统及政府数据资料，但又不仅局限于此，学生也可以企业环境数据资料为例进行模拟操作，领悟OA，在模拟环境下，分别以公众、企业员工、政府公务员等不同的角色进入教学模拟系统的后台，及办公自动化系统或职能部门的业务处理系统。,办公室工作实务,BGSG1 ：系统管理,BGSG 2 ：个人管理,BGSG 3 ：档案管理,课程内容,办公室工作实务,BGSG 4 ：会议管理,BGSG 5 ：公文传输系统,BGSG 6 ：工作流程管理,课程内容,办公室工作实务,BGSG 7 ：工作计划,BGSG 8 ：日程管理,BGSG 9 ：观摩学习,课程内容,办公室工作实务：系统管理,重点： 政府办公系统的组织结构及部门职位设计。 难点： 科学合理设计； 准备实验数据。,了解办公系统协同办公的特点，让学生作为不同 的办公人员登陆系统，进行协作办公，共同完成工作 任务。 实验内容：（P173） 包括组织结构管理、职位管理、角色管理、人员管理、权限管理、模块授权等模块的操作与管理。,实训要求：,请将全班同学平均分为三组，每组选择材料中的一个企业作为研究对象，完成下列实训任务: 1、根据该企业的组织结构图，用WORD软件绘制出该企业的行政组织体系图。 2、结合两个结构图，展开小组讨论，从部门名称、职能分配、主要作用等方面解析本组所绘制的企业行政组织体系。 3、课堂汇报，各组派代表展示、汇报任务1、任务2的完成情况及成果，任课教师组织学生点评并总结。,案例2,以下是两个大型集团的行政组织结构图，请浏览后按要求完成实训任务：,实训要求,将全班学生平均分为两组，每组分别选择材料中的一个企业作为研究对象，完成下列实训任务： 1、根据研究对象的行政组织结构图，展开小组讨论，讨论各个行政部门在企业中的大致分工、作用和主要职责。 2、根据讨论结果，各组以PPT形式编制出各行政部门简介。 3、课堂汇报，各组派代表展示、汇报任务1、任务2的完成情况及成果。 4、任课教师对课堂汇报进行点评，并引导全班深入思考、讨论： （1） 为什么不同企业的行政组织机构设置会相差很大？ （2）其影响因素是什么？,办公室工作实务：个人管理,重点： 熟练使用个人管理各事项。 难点： 首页设置。,实验内容： 包括首页设置、个人通讯录、公共通讯录、邮件管理、内部短信、个人维护等。,办公室工作实务：日程管理,通过本实验，使学生充分了解工作日程安排和设计。,重点： 如何理解日程安排的重要性。 难点： 工作日程的设计。,实验内容： 包括日程类别、我的日程、协同事件等。,实训二 企业时间管理,实训目的 1、了解企业行政事务管理的基本知识，能灵活运用这些知识处理问题。 2、掌握时间管理的方法。 3、注重学生良好日常行为习惯和较强时间观念的培养。,任务一 时间管理,【案例1】 周日晚上，万达公司秘书小米开始计划未来五天的日程，下面是这五天需要做的事情： （1）小米从昨天早晨开始牙疼，想去看医生； （2）周六是一个好朋友的生日，还没有买礼物和生日卡； （3）在单位图书馆借的书明天到期； （4）明晚有一场自己很喜欢的音乐会； （5）周五前要上交一份计划书，并且要在上交前复印一份； （6）有一份夜间兼职不错，但必须在周三19：00前去面试，估计需要一小时的时间； （7）小米身上只有50块钱了，需要取钱； （8）小米很想好好洗个澡； （9）这周有些资料还没有整理好，这些资料必须在下周一前整理好，大约需要两小时的时间； （10）小米有几个月没有回家了（回家路上大概需要2个小时），妈妈很想她这周回家一趟；,（11）小米错过了周五的例会，要在周五之前复印一份会议记录； （12）明天下午2点到4点小米要参加一个会议，参会前还需要准备一下会议的相关资料； （13）你欠同事200元钱，明天的会议恰好他也来参加； （14）明晚8点有一个1小时长的电话节目，与你的工作有密切关系； （15）你的朋友们约好明天晚上聚餐； （16）周二前要做好一份简报，准备这份简报要花费10个小时左右的时间； （17）下周三，你要参加一次业务考试； （18）老板负责的项目小组将在明天下午6点开会，预计1小时，小米需要参加； （19）上周你收到了一个朋友的邮件，一直没有回复； （20）小米邀请了恋人后天晚上来家里烛光晚餐，但家里什么吃的都没有； （21）小米的上司留下一张便条，请她在上班后尽快到办公室找他。 说明：小米每天正常的上班时间是8：00-18：00，含往来的交通时间，中午有1个小时的休息时间。,实训要求 1、请在背景资料中提供的事务清单中为小米划分事务的优先级，并按照优先级帮助小米重新进行排序。 2、根据事务的重新排序，帮助小米制订一周的时间表，将表制作成WORD文档。 3、编好时间表后，请同学讨论并回答问题：哪些事务最优先，为什么；哪些事务可以放弃不做，为什么?先由全班同学进行分组讨论，然后由各组组长总结本组结论，在班级内进行讨论，由教师进行点评和总结。,案例2,周一刚上班，秘书小米手头就堆了不少工作： （1）拆封、分类和传递今天收到的邮件； （2）给分公司经理打电话，联系自己的上司将于本周去检查工作的事宜； （3）复印下午部门经理会议所要讨论的报告（每人一份，10份，每份8页）； （4）再次提醒各个部门经理今天下午准时参加会议； （5）起草一份文件，内容是关于国庆期间放假的通知，找人力资源等部门会签后，送给上司签发； （6）为上司预订本周四赴分公司的高铁票； （7）将最新的几份文件上传至公司内部网络的公告栏内； （8）和上司沟通后，制作上司和自己一周的工作安排； （9）布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； （10）履行一系列手续，到财务部门去预支本周上司的差旅费用。 在完成以上事项的同时，小米还要随时应对一些电话和来访的客人，随时准备完成上司临时交待的事项。,实训要求,1、请同学们帮助秘书小米将以上事项排列一下处理的先后顺序，并说明原因。 2、试着设计一份上司和秘书的工作日志。在计算机上完成，要求设计美观、实用。完成后请同学们试着比较分析一下，上司的工作日志与秘书工作日志的区别与联系。 3、分组模拟演练一下小米这一天的工作。,办公室工作实务：档案管理,通过本实验，使学生充分了解办公室文档管理各个环节。,重点： 如何理解文档管理的各个环节。 难点： 如何进行文档科学管理。,实验内容： 包括档案设置、档案搜索、回收站等，了解办公资料、文件档案管理操作。,办公室工作实务：公文流转,通过本实验，使学生充分了解各类公文的电子处理流程与操作。,重点： 公文拟文。 难点： 公文流转流程。,实验内容： 包括密级管理、类别管理、归档类别、公文模板、办理定义，以及公文拟制、签发、收文、办理等流程的管理与操作。,办公室工作实务：会议管理,通过本实验，使学生充分了解会议管理的流程和操作。,重点： 会议的安排。 难点： 会议的流程。,实验内容： 包括会议室管理、会议登记、会议通知、会议室查询、会议纪要、会议信息等。,办公室工作实务：流程管理,通过本实验，使学生充分了解工作流程管理的过程和设计。,重点： 如何理解工作流程。 难点： 工作流程的设计。,实验内容： 包括流程类别、流程设置、事务审批、事务登记等。,办公室工作实务：计划管理,通过本实验，使学生充分了解工作计划的设计和跟踪。,重点： 如何理解工作计划的重要性。 难点： 工作计划的设计。,实验内容： 包括报告类别、计划类别、我的计划、部门计划、全部工作计划等。,办公室工作实务：观摩,通过相互交流，使学生彼此了解各自实验设计与开发水平。,办公室工作实务：基础篇,外围框架管理,1、管理员篇（P7）