入职报到管理办法.doc

入职报到管理办法 文件编号： HR-1-3-1 制定部门：行政人力资源部 生效日期： 年 月 日适用范围：报到手续办理以及相关文件资料的保管规定。审定记录：制定：审核：核准： 告知方式：张贴公告 会议传达 阅读证明 培训学习 其他： 前 言为了规范员工入职报到，确保入职程序流畅，特编写本办法。本办法由行政人力资源部提出、归档。本办法起草部门：行政人力资源部修 订 记 录版本号修改章节更 改 内 容 简 述生效日期1.0首次发布无说明：文件首次发布时，“修改章节”栏写“首次发布”，“更改内容”栏写“无”。入职报到管理办法1. 录用通知1.1. 审批同意录用的，行政人力资源部可以采用电话、邮件等多种方式，通知已录用人员办理入职报到手续，并发放报到通知书（附件一，文件编号：HR-1-3-1-B1）。1.2. 报到通知书应注明以下事项：1) 办理时间、地点、联系方式，以及交通指引；2) 必须携带的资料清单；3) 必要的用品；4) 安全提示1.3. 对于需要注明工资待遇和拟安排岗位情况的，应加注“具体工资待遇和工作安排，以双方签订的劳动合同约定为准”的声明内容。1.4. 对于录用人员的咨询，应按上述规定的内容回答。1.5. 录用人员凭上述通知书前来办理报到手续，并由行政人力资源部收回该通知书。2. 报到手续2.1. 行政人力资源部发给报到手续清单（附件二，文件编号：HR-1-3-1-B2），录用人员根据清单办理相关手续。2.2. 报到手续应严格按照以下规定，依次逐项办理，并经行政人力资源部确认：2.2.1. 审查身份资格1) 要求出示有效身份证、学历证书及其它在入职登记表上填报的资格证书，或者相关文件。2) 根据入职登记表和报到通知书的记录情况，确认入职资格。2.2.2. 签署录用告知书（附件三，文件编号：HR-1-3-1-B3）。2.2.3. 签订劳动合同书。1) 必须由录用人员本人当场签署，禁止委托他人，或者带走签署后再交回的签署方式；2) 在劳动合同签订登记表上签署确认；3) 签署劳动合同书发放证明或在单位持有的劳动合同书上签收。2.2.4. 提交规定的人事资料。2.2.5. 以下人员应办理相关登记手续：1) 女性或未成年人在女员工未成年工登记表（附件四，文件编号：HR-1-3-1-B4）上填写规定的内容。2) 特种岗位录用的人员在特种工登记表（附件五，文件编号：HR-1-3-1-B5）3) 按照相关岗位要求，属于涉密员工的，则在劳动合同签订登记表注明签订保密协议的内容，并参照相关规定签订保密协议。2.2.6. 签领员工手册或入职须知（附件六，文件编号：HR-1-3-1-B6）。1) HR发放员工手册，新员工阅读后，由本人签收。2) 告知有关上班时间、规章制度培训学习等与新员工报到后开始工作有密切相关的事项。2.2.7. 登记领取相关物品:工作证、考勤卡、办公用品等。2.2.8. 填写新员工入职单（附件七，文件编号：HR-1-3-1-B7）2.3. 完成上述手续后，行政人力资源部审查报到手续清单，确认无误后，签发到岗通知书（附件八，文件编号：HR-1-3-1-B8）。人力需求部门以此通知安排新员工的其他有关事项。3. 人事资料3.1. 新员工报到后，行政人力资源部部将设立员工档案，并及时收集保管相关资料。3.2. 劳动合同书及劳动合同书发放证明、录用告知书等人事资料应在当日存档保管。4. 使用表单使用表单编号表单名称记录保存责任者表单连接保存期限到期处理方式记录形式HR-1-3-1-B1报到通知书表单连接电子或文本HR-1-3-1-B2报到手续清单表单连接电子或文本HR-1-3-1-B3录用告知书HR-1-3-1-B4女员工/未成年工名册表单连接电子或文本HR-1-3-1-B5特种工登记表表单连接电子或文本HR-1-3-1-B6入职须知表单连接电子或文本HR-1-3-1-B7新员工入职单表单连接电子或文本HR-1-3-1-B8到岗通知书表单连接电子或文本附件一：报到通知书（文件编号：HR-1-3-1-B1）报到通知书 致： 先生（女士） 恭喜您顺利通过了本组织的录用考核，本组织同意录用您，现将有关办理入职报到的事项通知如下： 一、办理入职报到的日期： 年 月 日（至 月 日）。二、录用岗位： 。（因本组织管理情况及岗位名称的描述习惯，该岗位名称可能存在不同含义，应以劳动合同的相关约定为准。）三、入职报到手续如下：1您必须提供给本组织查验的原件资料：1) 有效身份证件、社保卡；入职日前一个月内的区级以上公立医院的健康检查资料、婚况计划生育资料；2) 与您在本组织入职登记表中填报一致的学历学位证书，以及学历学位证书的验证资料（验证资料可到人才交流中心办理）；与应聘岗位有关的专业技术、技能证书；3) 其他资料：如驾驶证。 2您必须提交给本组织的资料：1) 上述资料复印件各1份；一寸彩色蓝底照片3张，及电子照片；2) 与您身份证一致的银行存折（卡）复印件，并签名确认；3) 离职证明（原单位离职证明，必须为原件）；4) 其他资料： 。3您必须签署或签收的文件：1) 签署入职告知书，和员工手册或入职须知；2) 签订并签收劳动合同；3) 本组织规定的其他文件。四、重要提示：1如有以下情形，本组织有权撤消录用决定： （1）未经同意不在上述指的日期前来办理入职手续； （2）不能按上述规定提供，或提供的资料无效、虚假的； （3）被查证存在隐瞒、欺诈行为的； （4）办理手续时不服从本组织有关人员安排的； （5）严重违反本组织相关规章制度的其他行为的。2上述通知事项如有变更或与具体入职报到事项有差异的，应以本组织规定并实际安排确定的为准，届时将向您另行书面告知。3联系人： 联系电话： 年 月 日附件二：报到手续清单（文件编号：HR-1-3-1-B2）报到手续清单 编号： 姓名： 岗位/职位： 报到日期： 类别项次事项/手续确认签署备注查验事项1身份证、社保卡2学历证及证书验证资料（毕业证、学位证）3未婚证明或结婚证、计划生育资料4身体健康证明资料（入职日前一个月内）5其他资料（驾照等）提交事项6第1-5项资料的复印件7照片3张（一寸彩色蓝底）8离职证明（注：必须提供原件）9银行帐号签署/签收事项10签署入职告知书11签订并签收劳动合同12签收员工手册或入职须知13考勤卡（门禁卡）14领取办公用品、通讯录等其他事项15工作牌、工作邮箱16购买短期健康保险17购买社会保险（入职一个月后）18饭卡证明完成记录完成情况核准意见未完成第 项次手续。已全部完成上述手续。核准： 填写说明：一、本表由行政人力资源部根据报到通知书发给办理报到手续的新员工。二、办理顺序可以根据本表的“项次”为序，逐项办理，并经本组织的各相关经办人在“确认签署”栏签署确认。三、根据入职报到手续的办理情况，本组织可以撤消录用决定。四、根据录用员工的有关部门情况，本组织可以调整本表的办理事项或手续。附件三：录用告知书（文件编号：HR-1-3-1-B3）录用告知书编号： 致： 先生（或女士） 经审查决定，本组织同意录用您，现告知有关情况如下：一、工作情况（一）工作内容您的工作内容是 （岗位或工种），因本组织的经营特点、管理情况以及名称、定义不同，可能形成对工作岗位、工种的描述存在差异，但与招聘广告注明的工作内容是一致的，录用条件依照该工作内容而设定。工作内容应以劳动合同的约定为准。（二）工作条件本组织为您提供的工作条件符合法律规定。根据员工的工作情况，本组织将提供不同的劳动保障条件和福利待遇。对于依法招用的已满十六周岁不满十八周岁的未成年工和女员工，本组织将按照法律规定，为其提供特殊保护和工作条件。（三）工作地点您的工作地点是市。本组织因为经营需要，可能改变上述地点，但变更工作地点时，将按照法律规定与员工进行协商。（四）职业危害本组织已经按照法律规定建立健全了预防、控制和消除职业危害的各项规章制度，并采取了相应的有效措施。为保障您的劳动权益，本组织仍应预先告知与工作岗位相关的，可能的职业危害是 。（五）安全本组织在安全方面，也已经根据法律规定建立健全了各项规章制度，设置了安全管理部门并配备了安全管理人员和安全设备设施。（六）劳动报酬本组织的工资分配制度符合法律规定。根据工作情况和员工表现，本组织实行绩效竞争机制下的劳动报酬和其他待遇标准。实际工资及其他劳动报酬以劳动合同的约定为准。二、录用条件录用条件是指，根据经营的情况，由本组织依工作内容设定的工作能力、工作经验、知识水平及其他要求的考核标准。您应符合的录用条件如下，或如附件招聘广告第条 的设定。学历： 工作经历：专业知识水平：设施、设备的操作技术能力：其他工作技能：三、本告知书是本组织根据法律规定，或者本组织规定和情况，对您告知有关的事实和情况，并不表示任何承诺。深圳 年月日本人已阅读并知晓上述内容。本人签署： 签署日期 年月日附件四：女员工未成年工名册（文件编号：HR-1-3-1-B4）女员工未成年工名册序号姓名工号部门性别出生年月女员工登记栏未成年工登记栏是否怀孕是否在哺乳期禁忌岗位/体检时间（1）体检时间（2）体检时间（3）禁忌岗位/备注/孕期/婴儿月龄填写说明：一、女性员工和已满16周岁未满18周岁的未成年工，在办理入职报到手续时必须如实登记本表的相关内容，不登记或隐瞒事实登记的，应按照奖惩管理制度的规定，给予记大过以上的处分。二、女性未成年工必须在“女员工登记栏”和“未成年工登记栏”都登记。三、“体检时间”按照规定填写计划时间。附件五：特种工登记表（文件编号：HR-1-3-1-B5）特种工登记表序号姓名性别工号部门出生年月特种岗位名称资格证书培训安排1234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435填写说明：一、属于特种作业的员工，在办理入职报到手续时，应在本表中登记。二、“资格证书”是指是否取得政府有关部门颁发的特种作业操作资格证书，未取得该证书的，不得安排在属于特种作业的岗位。三、“培训安排”指特种作业员工上岗培训的安排时间。附件六：入职须知（文件编号：HR-1-3-1-B6）1 入职须知重要提示：1 本入职须知的内容属于本组织依法制定的部分规章制度，员工应认真阅读，并保证严格遵守。2 因经营管理需要，本组织可以根据依法制定的有关规章制度，修改本入职须知的内容，未及修改或与本组织现行规章制度不相符合的，应以规章制度为准。3 本入职须知共计八页。欢迎您加入本组织！为使您尽快了解本组织，本组织特编写本入职须知，以指导您在本组织的工作与生活，帮助您成为本组织的团队一员，与本组织共同努力，共同成长，共创辉煌！本组织注重每一位员工的价值，尊重并维护您的合法权益，保证守法经营，为您提供良好的工作与生活环境。请您认真阅读本入职须知的内容，明确您的权利与义务。 2008年 月 日一、入职报到1. 在应聘时必须如实填写入职登记表，并按本组织规定提供本人真实、有效的身份证、学历证书及其他有关证件或证明材料。2. 录用人员必须按照本组织通知的日期，按规定办理入职报到手续。3. 入职报到手续包括签订书面劳动合同，签署录用告知书和本入职须知等相关手续。4. 新员工必须接受本组织安排的规章制度方面的教育培训。二、离职规定1. 任何情形离职，员工都必须按照本组织的离职规定办理离职交接手续，否则将承担相应的不利后果。2. 员工在试用期的，提出辞职应提前三日，其他员工辞职，必须提前三十日向所在部门提交辞职申请书，本组织将在规定时间内决定是否同意并安排办理离职手续。3. 员工离职时必须填写离职手续单，并完好交还所有办公用品、工作牌、考勤卡及其他资料。三、考勤制度1. 依据法律规定的工作时间为每日不超过8小时，每周不超过40小时。本组织现行工作时间：周一至周五，上午9:00-12:00，下午13:30-17:30。加班安排视实际情况确定并另行通知。2. 本组织实行刷（打）卡方式考勤，员工必须遵守本组织的考勤规定，按时打卡上班下班，不得代打卡。员工须妥善保管本人持有的IC卡，严禁外借给他人使用。如遗失IC卡，须按50元/张的金额进行赔偿。3. 员工因病或私事需要请假的，必须按照规定办理请假手续，否则以旷工缺勤处理，给予处罚并依法扣减工资。4. 迟到a) 员工超过规定上班时间5分钟到达工作岗位的，视为迟到；员工每月有叁次的迟到免责，但每次迟到时间不得超过10分钟；b) 迟到一次从当月工资中下浮50元；c) 如员工当月迟到3次（含3次）以上，从第4次开始从当月工资中下浮100元。5. 早退a) 如员工在规定的下班时间前离开工作岗位，视为早退；b) 上班时间不请假私自外出30分钟以内的，视为早退；c) 早退一次扣除当月工资50元，如当月早退3次（含）以上，则从第4次开始从当月工资中下浮100元；d) 如员工当月早退3次（含3次）以上，从第4次开始每次扣除当月工资100元；6. 旷工a) 无正当理由不来上班，或事前未请假，或事后未补请假，或未续假不来上班的员工按旷工处理；b) 员工于9:30后到达工作岗位的，按旷工处理；c) 上班时间不请假私自外出超过30分钟的，按旷工处理；d) 旷工一天的，则不计算旷工当日工资。连续旷工3日或者当月累计旷工5天（含5天）以上的，属于严重违反本组织考勤制度规定的行为，本组织有权依据法律规定和合同约定解除与其的劳动关系。7. 试用期内员工如迟到、早退或旷工超过1次，结束试用，予以辞退。四、工资与福利待遇1. 本组织依法实行绩效机制的自主工资分配制度，按照劳动合同的相关约定支付劳动报酬。2. 工资计算按照政府规定、劳动合同约定执行，保证员工在提供正常劳动的前提下，工资水平不低于政府规定的最低工资标准。3. 每月发放工资时，员工必须认真核对当月工资金额，如发现异常或存在疑问应在工资发放后七日内以书面方式提出。员工如在工资发放后七日内未提出异议，则表示已经确认本组织依法、如数支付了当月的全部工资。工资发放后七日后，本组织不再受理相应工资支付周期内的任何工资争议。4. 本组织按法律规定参加社会保险，执行休假规定。5. 每个员工应当对自己的薪资负有保密的义务，不向他人透露，亦不要询问他人的薪资。否则属于严重违反本组织规章制度的行为。五、考核制度1. 本组织施行全员考核制度，考核结果是确定员工工作表现或评定工资待遇的重要依据。2. 本组织对于约定试用期的员工，可以根据试用期考核结果，决定是否留用。3. 对于三次考核均不合格的不胜任工作的员工，本组织可以安排培训或调换工作岗位，并根据调换的岗位重新评定工资待遇。六、办公管理1. 应当在上班时间内佩戴工作牌。穿着必须整齐、得体大方，不允许穿运动装、牛仔裤、拖鞋、球鞋、背心、短裤或过于暴露、随便的服装上班。2. 应当按照规定合理使用自用或公用办公设备、设施或办公区域内的其他用品。不得随意在工作时间打私人电话，不得为非工作目的利用本组织的电话拨打私人电话。3. 本组织办公区域内禁止吸烟；禁止在办公区域内饮食，或将饮食带入办公场所；禁止串岗，影响他人工作。4. 外出或下班之前，都必须关闭自用办公设备的电源，并关闭插线板开关。最后一名离开办公室的员工，应当关闭所有公用办公设备、设施的电源（如复印机、饮水机、办公区域照明灯、空调等用电设备）。5. 应看管好个人财产，贵重物品应尽量避免放在显眼处，以免丢失，在离开座位时应随身携带贵重物品。个人物品如有遗失，本组织概不负责。6. 本组织对于违反上述或其他办公管理制度的员工，将按照奖惩制度给予处罚，并追究经济赔偿责任。七、员工意见1. 本组织鼓励员工为维护自己的权益对本组织的管理提出意见，本组织保证按照规定处理并回复处理意见。2. 员工为促进本组织的管理，可以提出合理化建议，本组织对于切实可行并采纳的，将给予奖励。3. 任何员工都有权力揭露举报舞弊行为，本组织对于查证属实的举报，也将给予举报者奖励。八、财务报销管理1. 根据组织规章制度及财务制度管理规定，财务部审核报销的时间为每周二、周四。展会期间或其他特殊情况除外。2. 报销时应当提供有效、真实票据，不得以其他票据替代。3. 报销基本程序为：报销人贴单 财务部审核 领导签字 报销人到财务部领取报销款。九、宿舍管理1. 住宿员工必须严格遵守宿舍管理规定，保持宿舍整洁干净。服从宿舍管理安排，创建良好的休息与生活环境，保障身心健康和人身、财产安全。2. 员工必须遵守宿舍作息时间，互相帮助、互相关爱，不影响他人休息。3. 禁止员工私自带外人进入宿舍；禁止私自改装宿舍设施及其他影响宿舍安全的行为；禁止损坏宿舍设施、家具用品，杜绝浪费水电的行为。4. 住宿员工无论是办公时间还是非办公时间,都必须穿着得体，不允许穿拖鞋、背心或超短裙。十、奖惩制度1. 奖励分为嘉奖、记小功、记大功三种，根据员工的奖励行为将给予适当的精神和物质奖励。2. 处罚依轻微至严重分为警告、记小过、记大过、开除（除名）四种。员工受到记大过或开除处分的，属于劳动合同约定的严重违反规章制度的情形，本组织可以解除劳动合同。3. 员工的处分行为给本组织造成经济损失的，必须承担赔偿责任。4. 本组织根据员工在遵守考勤、培训、考核、安全生产及其他规章制度的行为或表现，按照奖惩制度的规定给予奖励或处分。5. 员工有下列情形之一的，可以给予警告：1) 因过失导致工作发生错误，但情节轻微者；2) 初次不听主管合理指挥者；3) 对各级主管的批示或有限期的命令，无正当理由而未如期完成或处理不当者；4) 一个月内两次未完成工作任务，但未造成重大影响者；5) 被客户投诉1次并经核实属实者；6) 经查实在一个月内两次(含)以上未按规定佩戴胸卡者；7) 不遵守考勤规定，一个月内迟到或早退累计两次者；8) 顶替签到或打卡者（本人及顶替者）；9) 同事之间相互谩骂吵架情节尚轻者；10) 在工作场所妨碍他人工作者，或擅离工作岗位，串岗聊天的；11) 在工作时间内睡觉、吃零食、干私事、收听（看）广播、录音、电视或擅离工作岗位者； 12) 在工作时间谈天、嬉戏、阅读与工作无关的书籍、杂志的；13) 工作日午休期间非工作需要饮酒但未造成重大影响者；14) 在办公楼内或办公场所内吸烟或饮酒（除招待客人饮酒外）；15) 无故不参加本组织的会议或集体活动；16) 在工作时间内未经请假批准，擅离工作岗位超过30分钟者；17) 浪费或损坏公物的；18) 仪容不整，不按本组织规定着装，不佩戴胸卡或不遵守出入本组织；19) 妨碍工作秩序或违反破坏安全、环境卫生制度者；20) 随意拿走、剪切公共阅览架上的报纸杂志；21) 本组织制度中涉及的、可给予警告处罚的其它违反制度的行为。6. 员工有下列情形之一的，可以给予记小过：1) 连续3次（含）以上被警告者；2) 因玩忽职守造成本组织损失，但不大者；3) 对同事恶意攻击，造成一定的伤害者；4) 检查值班人员未按规定执行勤务者；5) 捏造事实骗取休假者或谎报请假理由；6) 季度内累计三次未完成工作任务，但未造成重大影响者；7) 一个月内迟到或早退累计三次(含)以上者；8) 工作日午休期间非工作需要饮酒并造成重大影响者；9) 被客户投诉达2次并经核实属实者；10) 浪费或损坏公物的金额较大的或情节严重的；11) 丢失组织财物金额在1000元以上的；12) 本组织制度中涉及的、可给予记小过处罚的其它违反制度的行为。7. 员工有下列情形之一的，可以给予记大过：1) 连续3次（含）以上记小过者；2) 在工作时间睡觉或擅离职守，导致本组织蒙受损失者；3) 携带危险或违禁物品进入工作场所者；4) 故意撕毁公文者；5) 虚报工作成绩或领先伪造工作记录者；6) 对同事恶意攻击、诋毁、攻讦，造成较大伤害，或诬告或做伪证制造事端者；7) 遗失重要公文(物品)者或故意泄漏商业秘密者；8) 职务下所保管的本组织财物短少、损坏、私用或擅自给他人使用，造成损失较小者；9) 违反安全规定，使本组织蒙受重大损失者；10) 一个月内迟到或早退累计超过六次及以上者；11) 未完成工作任务，造成重大影响或损失者；12) 工作日非午休时间内非工作需要饮酒者；13) 被客户投诉达3次并经核实属实者；14) 在过去六个月内，累计有两次相同性质的口头警告或三次不同性质的口头警告；15) 本组织制度中涉及的、可给予记大过处罚的其它违反制度的行为。8. 员工有下列情形之一的，可以给予开除（辞退）：1) 无正当理由拒不听从主管指挥监督，与主管发生冲突者；或不服从上司的调遣安排或无理纠缠领导，经教育不改又重犯者；2) 因个人不努力，不认真学习岗位职责，不能完成工作任务，经培训或调换工作岗位后，仍不能胜任者；3) 因工作责任心不强，造成重大事故者；4) 不服从管理，没有正当理由，拒绝接受工作任务的；5) 泄露组织秘密、捏造谣言，给组织利益造成重大损失者，在赔偿经济损失后，解除劳动合同；6) 在本组织内酗酒滋事的，或聚众赌博的；7) 聚众闹事，妨碍正常工作秩序者；8) 对同事施以暴力或有侮辱、威胁行为者；9) 在本组织内部有不符合公序良俗行为的；10) 在公共场合实施打架斗殴、行凶、敲诈勒索、聚赌等违法犯罪行为，给组织带来经济或名誉上的损失者；11) 违反劳动合同或本组织管理规定，情节严重者；12) 患病或因工负伤，医疗期满或延长的医疗期满后可以复工，但其原工作组织已另有安排或不能从事原工作，本人不服从再安排者；13) 严重违反各种安全制度，导致发生人身或设备事故者；14) 连续旷工3天（含3天）以上或者当月累计旷工5天（含5天）以上或者全年累计旷工12天（含12天）以上的；15) 利用病、伤、事假从事其它有收入的兼职工作，经教育不改或情节严重者；同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经本组织提出，拒不改正的；16) 虽提出辞职申请但本组织未批准前自行离开工作岗位的，或辞职申请批准后未办理任何离职交接手续而自行离开组织的；17) 贪污、或盗窃同事或本组织财物者；18) 故意毁坏公物，金额较大者；19) 仿效上级领导签字，盗用印信者或擅用组织名义者；或者利用本组织名义招摇撞骗，使本组织蒙受损失者；20) 利用职权或职务受贿、行贿或以不正当手段谋取私利者；21) 年度内累计3次记大过行为者；22) 被客户投诉超过3次并经核实属实者；23) 使用毒品、麻醉剂或兴奋剂；24) 被依法追究刑事责任的；25) 本组织制度中涉及的、可给予开除处罚的其它违反制度的行为，或者其他制度中列明属于严重违反本组织规章制度的行为。9. 除上述处分行为外，本组织根据实际管理情况，可以增加、删除或