外贸部下半年计划与管理办法.doc

外贸部下半年目标与计划今年下半年，外贸部将确立以下工作目标。现制定工作划如下:一、基本目标： 鉴于我们公司外贸业务部成立时间不长，有许多需要成长的地方。（1）首先要对产品要当的了解，现在三个月的时间与客人接触的过程中，所遇到的问题，作好记录，用一个单独的时间请工程部人员进行讲解。也更多了解产品相关知识等。这个花两个周六下午的时间完成。达到对产品想当了解的程度。（2）建立完整的业务文件统一格式。（3）见意申请正式的企业邮箱。这样便于以后的客人管理与业务人员的离职造成客人的流失。这要与公司商量。（4）作好完善的客人资料管理档案。每半月更新跟进进度。（5）组建一个优秀的外贸团队,为公司的发展做贡献.外贸相关工作的开展,样品的打样，定单的确定,生产的安排.质量的把关,跟单及单证等一系列工作达到规范有序。（6）建立业务人员的坚定信心。二、业绩目标下半年(9月-明年01)外贸部的销售任务努力完成1000W（6人每月30W）的销售额。具体要求如下（1） 整体工作计划1：每月要增加1个以上的新下单（样品）客户，还要有2到3个潜在下单客户。2：一周一小结，每月一大结，看看有哪些工作上的失误，及时改正下次不要再犯。 3：见客户之前要多了解客户的状态和需求，再做好准备工作才有可能不会丢失这个客户。 4：对客户不能有隐瞒和欺骗，这样不会得到忠诚的客户。 5：要不段学习客人沟通的方法，以及产品知识的积累。 6：端正与客户沟通的态度。给客户一好印象，为公司树立更好的形象。 7：客户遇到问题时，及时处理。让客户相信我们的工作实力，才能更好的完成任务。 8：自信是非常重要的。拥有健康乐观积极向上的工作态度才能更好的完成任务。 9：业务员要有良好的沟通，有团队意识，多交流，多探讨，多组织团队的活动。 （2） 客户管理计划1：平时多跟新客人的资料，按名片与所接收到的邮件作好客人资料的管理，包括公司名，地址，联系方式，联系人，感兴趣的产品。网站等（统一格式）每月更新的客人发至LUCY。2：自已作好分类，哪些下过单， 下过样品单，哪些是正在邮件往来估计很有意向的客人。 3：每周一查看一下手上客人名片，有网站的进入网站，不定期的推存合适的产品。 4：分析长期没有回复的客人邮件地址， 是我们的产品贵了还是不适合他的市场，思考原因。并把想法更新。5：对下过样品单的客人，特别跟进。争取尽早下单。（3） 客户开发计划（淡季或不忙情况下）现在公司提供了展会的平台，但可以考虑B2B 的网络平台，现在外贸业务应当思考如果没有这些平台时，如何开发客人。计划要求：要求每个业务人员下半年独立开发10的客人（保持联系，下样品，下定单）计划实施方法：1：多在国内外比较著名的外贸网站上注册免费用员，上传产品图片资料。参考//中内容。2：利用各大搜索引擎。Yahoo, Google 加目标市场，关键词的方式进行搜索。找出的网站多看一下性质，推荐我们合适的产品。3：利用翻译软件将关键词译成目标市场语言进行更加精确的寻找。如Lighting 译为德语 “ LED-Beleuchtung” 法语 “ clairage LED” 葡萄牙语 “iluminao LED ” 西班牙语“iluminacin LED”意大利语 illuminazione a LED 阿拉伯语“ ” 俄语“ ”等等。找到客户发邮件。推存符合目标市场的产品。4：通过skype查找。查到一些相关联系人地址和网站，加为客人。进入网站发邮件。5：每月至少100-150封这样的推广邮件。有助于公司的产品的宣传。100封邮件里面有一个回复都是成功的。以上这些计划与方法每天都可以进行。培养外贸人员都要主动出机与主动开发客户的能力与意识。（4） 促销计划根据各外贸人员所获得的资料与信息，每两个月中选择合适的产品在目标市场给予相应的促销价格支持。争取更多的客户。三、力争任务外贸部力争任务为1500W 平均每人50W（2010-09至2011-01）下页为外贸人员管理办法 外贸人员管理办法一、 外贸业务员管理含义 作为一名优秀的外贸业务人员，不仅要求自身在品质、性格、能力等方面具有较高的基本素质，而且企业必须对其进行业务培训与技巧指导，使之能对企业产品有非常准确的了解，对销售技巧也有其实有效的把握。一个综合素质高，业务能力强的外贸人员群体不仅可以提高企业产品的知名度与市场占有率，扩大销售额，而且可以改变企业在销售者心目中的形象，从而为企业的发展创造良好的社会环境。二、销售人员素质要求1、真诚2、忠实3、机敏4、富有创造力5、充满热情6、礼貌7、乐观、自信8、有进取心三、外贸人员业务要求1、 一般勤务要求（1）遵守作息时间，不迟到，不早退，作息时间不得擅自外出，更不得做与工作无关的事。（2）外出联系业务时，要按规定手续提出申请。（3）外出时，必须严格要求自己：不能假公济私，公款私用。（4）外出时，应及时向上级汇报业务进展情况，听取上级工作布置。2、 形像要求（1）穿着得体，大方， 以工装为主，女生裙子不宜过短，应低于膝盖。特别接待客户时请尤为注意。（2）女生可淡装，头发整齐。3、 工作环境要求（1）保持办公桌面整洁，地面干净。不大声喧哗（2）特别是其它人打电话或接电话时。不谈工作以外的事。4、同事关系（1） 同事之间遇事多沟通，相互帮助。（2）保持良好的工作气氛，注重团队协作。5、手机通信（1）手机24小时开机。（2）月度连续停机1次，扣除50元。（3）手机换号要及时通知公司四、客户接待（1）会见前准备外贸人员与客户正式洽淡前，最好仔细了解客人的经营情况，性质，相关信息，筹划客户洽淡的要点、谈话策略、推销要领，确定洽谈开始时间、洽谈时间、结束时间等准备工作。与客人确认是否需要接送，提前与公司相关部门作好协调。时间上确定是否与其它业务人员相冲突。安排好时间。如要有要求其它部门（如工程部）协助， 事先与之商量好。以免工程师外出。（2）洽谈技巧业务人员与客人洽谈时，应依照前确定的访问计划行事。与客人洽谈时，应用语恰当，思维连贯，表达完整，条理清楚，语调要适中，努力创造一个良好的洽谈气氛。洽谈时，应开门见山，不能过多地游离于主题之外，以免浪费双方时间，引起对方反感。洽谈时要察言观色，注意客户的心理变化，抓住时机，循循善诱，引发客户购买欲望。在征求订单时，应以客户急需的商品为突破口，以重点商品带动一般商品。职权范围内难以决定的事情可推后商量在告知，灵活外理。五、关于样品（1）详细了解客人要求，产品用途，确定选择的产品合适（特别是灯条）。（2）确定好产品形号，包装相关信息（3）非常规样品与技术部门确认后再与客人沟通，报价与总经理确认。（4）样品应与样品负责人查看后寄出，确保样品的质量及规格符合要求，注意包装安全。（5）样品寄出后与客人询问测试结果。（6）样品测试出现问题，应于最高重视与技术部沟通及时解决。（7）对于客人的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报总经理批准后执行。（8）客人提供的国际快递帐号应与相关快递公司确认有效性。无帐号的，选择最合适的快递公司，报样品费用和快递费用给客人确认。六、报价与邮件往来（1）业务人员在外理客人的询价，做出产品报价前，应尽量了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。（2）对于客人的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向客人解释及大概需要的时间。（3）对于客人的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。（4）对于定单数量较大，客人所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应上报总经理批准后实施。（5）对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员与相关部门协作事先联系货代机构进行确定，选择货代机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。 (6) 付款方式上，原则上考虑30% TT定金，剩余验货后出货前全部付清.七、定单与生产（1）定单的确认原则上是在公司收到客人的全部货款或部分定金复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。（2）在定单生产阶段，业务人员应到作好产品生产资料，包括产品型号，参数。相关标贴交与跟单人员，并当面进行沟通。确保全部理解。必要时最好能以图表形式表达，特别注意非常规的产品。生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决；或由部门主管人员协调解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同客人的约定。（3）生产过程中遇到客人临时更改生产要求的，先与生产部门作商讨，是否有难度，如果有难度或会影响生产交期与增加成本的情况，业务人员应非常极时的与客人沟通。八、出货事宜（1）定单预计完成前一周，通知客人订单完成时间，通知客人验货和打尾款。如因公司原因推迟原计划交期，请与客人沟通，说明原因。（2）对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，与相关部门安排好货代，确定定舱事宜； （3）需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理。（4）定单结束后，业务人员要整理并保存好相关资料，以便以后查询。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。九、客户投诉（1）用同情心和客人沟通。（2）用心诚意地帮助客人解决问题。（3）迅速的处理。（4）用户投诉，说明工作尚有漏洞，说明用户的某些要求尚未被重视，每个人都应理解用户的心情，努力识别及满足他们的真正需求，满怀诚意地帮助用户解决问题。只有这样，才能赢得用户的信任与好感，才能有助于问题的解决（5）投诉处理完毕后，及时跟进客户，消除公司在客户心中的负面印象。建立信任，这是与用户沟通，搞好关系的最好机会。（7）最后要做的是总结，总结发生这次投诉的原因，从这次投诉处理中应该汲取哪些经验教训，在从今后的工作中怎样才能避免类似情况的发生。十、展会(1)要佩戴好名牌，衣着得体专业， 站立参展，不要坐着。展览会期间坐在展位上，给人留下的印象是：你不想被人打扰。(2)不要在展会上吃喝；展会上应杜绝随意吃喝现象（找合适地方分批用餐）。而影响他们对公司的企业文化、管理水平、员工素质、产品质量的评估，导致对企业与产品的不信任。(3)不要打电话。每多用一分钟打电话，就会同潜在顾客少谈一分钟；参展期间，要注意打手机的方式与时间。(4)不要见人就发资料。这种粗鲁的做法或许会令人讨厌，而且费用不菲。(5)不要与其他展位的人交谈。(6)不要以貌取人。展览会上惟一要注重仪表的是我们参展人员，顾客都会按自己的意愿尽量穿着随便些，不要因为顾客穿着随意就低眼看人；(7) 对客人要满腔热情。面有微笑。(8)对参观者抱有爱理不理的态度，对参观者提出的问题敷衍了事，摆出不怕卖不出产品的架子，或者对产品的认识不甚透彻，不能清楚地回答参观者的问题，便会使人对你公司的产品失去信心。所以摊位职员必须对产品了如指掌，以热诚的态度随时准备接待踏入摊位的观众。十一、报销(1)关于费用的报销，严格执行关于费用报销的有关规定中的流程和要求的有关流程与素材。否则不予报销(2)外贸业务人员在报销出差住宿费用时必须提供住宿证明票据。在外住宿需开具住宿发票，其住