档案分类编号规定.doc

档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。二、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。序号名 称代号1合 同 类H2行政管理类G3会计档案类K4资 产 类Z5声 像 类S6荣誉证书类R7项目管理类X8图书管理类T三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“”隔开。“H&H”为公司代号，即为“北京瀚海阳光物业经营管理有限公司”拼音首字母名称的缩写。档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示（合同类）；2年卷用“C”表示（人事类），标在挡案袋的封面上。四、公司各类档案编号模式：1、合同类：H&H /X(XX)HXXXXXXXX 案卷顺序号 年代号 属类号部门名称 项目名称合同类属类号分为：F房屋租凭类；T其他类。2、行政管理类：H&H /X(XX)GXXXXXXXX 案卷顺序号 年代号 属类号部门名称 项目名称行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报； D档案信息管理。 3、会计档案类：H&H /X(XX)KXXXXXXXX 案卷顺序号 年代号 属类号部门名称 项目名称会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。4、资 产 类：H&H /X(XX)ZXXXXXXXX 案卷顺序号 年代号 属类号部门名称 项目名称资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。5、声 像 类：H&H /X(XX)SXXXXXXXX 案卷顺序号 年代号 属类号部门名称 项目名称声像类属类号分为：L录像类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。6、荣誉证书类：H&H /RXXXX案卷顺序号 属类号 荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。7、项目管理类：H&H /X(XX)MXXXXXXXX 案卷顺序号 年代号 属类号部门名称 项目名称8、图书管理类：H&H /TXXXXX 编码 属类号图书管理类属类号：物业管理书WG；其他工具书QG；会计书KJ；招标书ZB；购买杂志GZ；订杂志DZ。五、档案编号示例：H&H /QBG GR 2015 001上述编号的文件是：北京瀚海阳光物业经营管理有限公司青清项目部办公室201长期行政管理人事管理以及培训计划类第001号文件。六、档案电子版归档：1、将所有归档的档案扫描成PDF的格式存入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案信息。以便日后查找。2、档案资料的文件夹结构模式是：1）项目名称年度部门名称年度档案类型名称归档文件案卷名称-月度文件名称（这种结构模式适合管理类档案，基建类档案）；2）项目名称年度部门名称年度文件名称（这种结构模式适合设备档案，实物档案，音像档案）。3、电子声像类档案的名称要应简明概括、准确反映电子声像（照片、录音、录像等）的基本内容，包括：时间、地点、人物、事由附件一：归档范围及保管期限表名称属类号归 档 范 围保 管 期 限（H）合同类FT1、房屋租赁合同2、其它类合同永久长期（G）行政管理类（Z）政务综合1、筹建本公司的可行性报告，申请与政府批文。2、营业执照、资质证书3、公司验资报告4、公司的经营目标、长期规划以及总体发展规划。5、本公司董事会议（1）会议纪要、记录、重要的汇报材料。（2）一般性文件。6、本公司颁发的决定、决议、指示、条例、规定、通知、通报等。（1）重要的（2）一般的7、公司关于企业管理的各项规章制度，以及各职能部门的职责范围和岗位责任制。8、公司的设计部的各种工作流程、出图制度以及质量控制管理的相关规定。9、公司的财务的基本情况报表。（1）年度的；（2）季度和月份的。10、其他文件类永久永久永久永久永久长期永久长期长期长期永久永久（H）会总议结纪汇要报1、本公司的各种工作计划、总结、报告。（1）年度或年度以上的。（2）季度、月份的。2、本公司各职能部门形成的工作计划、总结。3、公司会议形成的重要文件、记录。4、公司年度活动计划。 长期长期长期长期长期（D）档案信息管理1、本公司概况，大事记及反映本公司重要活动的各种文件材料。2、本公司编印的简报。3、本公司档案管理各种规章制度和办法。4、本公司档案验收文件以及交接清单。5、档案目录、销毁清册、凭证。6、本公司财产、物资等的交接凭证、清册。7、监控、巡视等记录永久长期永久永久长期长期名称属类号归 档 范 围保 管 期 限（R）人事管理培训计划1、 本公司员工入/离职档案、个人资料及签订的劳动合同。2、 本公司对职工任免、升级、调资、技术职称聘任的文件资料。3、本公司人事劳资方面的各项规章制度。4、本公司对职工奖励、处分的文件资料。5、本公司录用、转正、定级、调资的文件材料。6、本公司工资条例及标准。7、员工花名册。8、公司对先进个人的表彰和奖励的文件资料。9、员工教育培训计划、方案的有关材料。（1）重要的。（2）一般的。 长期长期长期长期永久长期长期长期2年（K）会计档案类（P）会计凭证1、原始凭证、记帐凭证。2、银行存款对帐单、银行存款余额调节表。长期长期（Z）会计帐簿1、总分类帐、明细分类帐。2、银行日记帐、现金日记帐。3、固定资产明细帐、固定资产卡片。4、辅助帐簿。（凭证、账簿等）永久永久永久永久（B）会计报表1、年度财务报告。2、月、季、年财务报表及财务分析。3、公司内部各种统计报告永久或长期长期长期（H）会计综合类1、会计移交清册。2、会计档案保管清册。3、会计档案销毁清册。长期长期长期（Z）资产类家具（J）电器（D）设备（S）1、各种办公家具统计表。2、各种电器维修保养手册以及统计表。3、各种设备的维修保养手册以及统计表。永久永久永久（R）荣誉证书类证书（Z）奖杯（B）1、本公司荣获颁发的奖状和证书。2、登载本公司作品的报刊、杂志。3、各种奖品事物。永久长期永久名称属类号归 档 范 围保 管 期 限（S）声像档案类光盘（G）照片（Z）反转片 （P）录像带 （L）1、反映公司发展过程的录象带、照片、剪报。2、公司举办各种集体活动，文体活动的照片。3、公司召开重要会议的照片、录象带。4、领导及贵宾来本单位视察、参观时形成的照片、录象带等材料。5、外出开会参观、考察带回来的有查考保存价值的照片、录象带。6、公司获得的奖状、奖杯、奖品、奖章和证书的照片。7、公司职工教育、员工培训情况的照片、录象带。8、公司一般性会议形成的照片。9、各类工程实景照片、反转片以及光盘。10、与有关单位和客户的留存的照片、录音、录像等。11.日常监控类影像资料（遇有重大事件按公司指示办理）永久永久永久永久永久永久永久长期长期长期不得少于半年（X）项目管理类（WL）往来函件1、 图文传真、联系函、各类通知以及会议纪要等。2、 设计变更、补疑、澄清。3、 招投标文件。4、 施工检查、图片以及对应图纸长期长期长期长期（FA）方案设计1、 方案设计图册。2、 效果图。3、 装修方案请示长期长期（SG）施工图设计1、 施工图蓝图、竣工图蓝图。2、 商业区、小区、楼层等改造的施工图长期长期（DZ）电子文档1、 往来函件。2、 方案设计成果。3、 施工图设计成果。长期长期长期（JL）记录文件1、 各部门日常运行记录文件。2、 紧急事件处理过程记录。3、 应急预案。2年-3年2年-3年长期（T）图书管理类JGQGJHMSGZDZ1、 物业管理书。2、 其他工具书。3、 行政管理书。4、 会计书。5、 购买杂志。6、 订杂志。长期长期长期长期长期长期档案管理职责划分 一、管理部主任档案管理职责划分：1、 本公司与其他单位来往的合同及文件原件归档管理2、 行政管理类3、 资产类二、办公室主任档案管理职责划分：1、 项目管理类2、 合同管理3、 声像档案管理类4、 荣誉证书类5、 员工档案资料管理（分项）6、 公司各类活动资料收集管理（分项）7、 图书管理类8、 资产类三、客服管理员档案管理职责划分：1、 房屋租赁合同类2、 客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等（分项）3、 对外的正式发