超市采购手册精华版.doc

采 购 手 册二零零九年内部资料 严禁外传 目 录第一章 前言第二章 采购部职能及人员1 、采购部的职能2 、采购人员素质要求3 、采购部经理岗位职责4 、采购员岗位职责5 、采购部门的管理要求6 、制定采购预算7 、坚持市场调研8 、制定竞争方案9 、采购部门运作实施10、采购部运作流程第三章 商品组织原则1、种 类2、结 构3、质 量4、档 次5、退 货第四章 商品的分类1、大分类2、中分类3、小分类4、单 品第五章 供应商与谈判1 、谈判的定义2 、采购谈判的目标3 、公平而合理的价格4 、交货期5 、供应商的表现6 、与供应商维持关系7 、谈判的有利与不利的因素8 、谈判技巧9 、谈判的十二戒10、供应商的规模11、供货意愿12、签订采购合同13、谈判的项目14、谈判的策略15、异议处理16、真正的异议17、错误的异议18、假的异议19、较常见的异议第六章 销售价格制定1、商品的价值与价格2、决定价格的方法3、不同市场占有率的商品的价格策略4、不同生命周期的商品5、价格的灵活确定6、促销定价第七章 商品陈列第八章 商品促销第九章 库存控制1、理想库存2、采购如何分析控制库存过高第十章 毛利控制1、理想状况2、如果毛利率太低可能的原因3、采购因应对策4、采购必须控制毛利率在规定的标准第十一章 滞销商品处理第十二章 销售分析第十三章 自有品牌开发1、商品2、商品档次第十四章 采购部门的考核指标1 、主要考核指标2 、销售额指标3 、毛利额、毛利率指标4 、营业外收入指标5 、辅助考核指标6 、促销商品达成率指标7 、库存商品周转率指标8 、商品订货到位率指标9 、新品引进指标10、商品淘汰指标第十五章 消费者分析1、购物者剖析2、影响购物者的因素第十六章 条码知识第一章 前 言这是一本专门为超市编写的采购手册。采购工作是零售业中最具有挑战的工作，采购者们往往也是企业中最具有冲劲、活力及创新精神的团队。目前，中国经济成长快速，大众生活水平日渐提高，而流通业的管理还缺乏现代化的手段，我们希望通过本手册的学习能使新入行的采购人员迅速的掌握零售采购知识，为减少商品的流通环节为提供物有所值的商品、为提升零售业的现代化水平而有所创新、有所贡献。第二章 采购部职能及人员采购部门相对与营运部门而言，是负责商品的采购工作。1、 采购部的职能l 选择、保持丰富的品种l 提供超值的商品及服务l 争取最有利的供货条件l 制定合理的价格政策l 创造最高的业绩和利润l 把握市场变化及趋势2、 采购人员素质要求采购人员需要具备以下素质：l 有良好的个人信誉，无不良行为记录l 有一定的学历，熟练使用计算机，了解财务知识l 熟悉超市的整体工作，有采购工作的经验l 有良好的沟通和谈判能力l 商品知识丰富l 有较强的敬业精神l 有良好的身体素质，成熟的年龄3、 采购部经理岗位职责l 主持采购部全面工作，提出公司商品采购年度计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成；l 调查研究公司各部门商品需求及销售情况，熟悉各种商品的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司的正常采购量；l 审核年度各采购呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的供应；l 要熟悉和掌握公司所需各类商品的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进商品是否符合质量要求，对公司的商品采购和质量要求负有领导责任；l 监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况；l 按计划完成公司各类商品的采购任务，并在预算内尽量减少开支；l 认真监督检查各采购主管的采购进程和价格控制；l 督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。l 争取公司利益最大化。4、 采购员岗位职责l 监督并执行商品政策；l 设计本部门商品结构；l 决定商品售价（价格线的决定、依市场原则）；l 达成经营目标；l 设定与监督商品品质鲜度基准；l 维持重点商品价格形象；l 指导经营方向；l 督导新商品导入；l 监督滞销品淘汰（一进一出之原则）；l 开发特色商品和自有商品；l 决定厂商业务合作之方式；l 采购人员的培训及管理。l 本部门之日常工作顺利开展。l 把握预算目标l 对于每月店内的营业额，有责任促其达成预算目标；l 有责任达成预算的毛利额；l 销售计划及采购计划1） 采购业务l 商品的议价（包括旧品、促销等）；l 交易条件协商（含折扣，付款方式，帐期，退货条件等）；l 新商品的引进及议价，商品的配送方式；l 数量决定（一次采购数量的决定）。l 商品管理业务l 畅销品及滞销品的发现；l 滞销品的清理；l 库存的掌握；l 商品的店间调货；l 商品配置表的制作与管理；l 坏品退货监督；l 商品鲜度的监督；l 卖场陈列指导。2） 促销业务l 年度促销计划；l 月度促销计划；l 特卖商品的售价；l 特卖商品的谈判。3） 情报收集l 店内销售情报收集；l 顾客情报收集；l 竞争店的情报收集。l 各卖场理货员的商品知识培训；5、 采购部门的管理要求6、 制定采购预算l 采购金额预算l 采购成本预算l 促销费用预算7、 坚持市场调研只有坚持从实际出发，只有不间断的进行市场调研，才能保证采购工作的正确方向。市场调研有如下要点：l 调查商圈消费人数、消费水平l 调查竞争对手基本情况及经营情况l 调查自己在市场上的占有率l 研究卖场定位l 研究商品政策8、 制定竞争方案通过市场调研，做到了知己知彼，面对竞争对手情况，制定更具有针对性的竞争方案。通常的竞争方案有如下类型：l 正面价格竞争，强化市场占有率l 商品错位竞争，打造个性卖场l 促销方法竞争，突出经营形象l 品项、价格带竞争，广泛满足消费需求。9、 采购部门运作实施第一次交易达成前，采购部在了解供应商情况的基础上，还应加强对供应商综合供应能力和资金实力的了解，必要时可进行供应商探访等事项。为提高经营效率，缩短流通环节，在条件允许的情况下应把直接生产厂商作为优先考虑的合作伙伴。10、采购部工作流程1） 供应商进场流程供应商提供商品资料并填供应商基本资料表商 品 选 择探访或约谈供应商与合作供应商签订商业合同和反贿赂协议书转上级审批供应商及商品资料建档，信息部录入电脑下初次订单收货停止联系否否采购员采购员、商品委员会采购员、采购经理与合作供应商签订商品和价格合同与合作供应商签订年度促销合同采购员、采购经理采购员、采购经理采购员、采购经理总经理审批、行政盖章信息部采购员门店收货部负责人供应商进场流程采购员、门店商品市调制作配置图采购员门店理货员陈列、标价供应商进场流程说明l 首先由采购根据与供应商谈判结果，填报供应商进场（合同）审批单。并将市调情况、供应商“三证”等相关资料，一并提交商品委员会讨论。l 商品委员会根据采购提议及时召开会议，并对供应商的资质等进行认真的审议、讨论并签字通过。最后由总经理签字批准。l 采购持供应商进场（合同）审批单、及合同文本，到行政办盖章。行政办认真核对供应商进场（合同）审批单与合同文本的一致性，然后请总经理在合同文本上签字后予以加盖公章。l 行政办将供应商进场（合同）审批单转给财务部签收。财务部按审批单上的收费标准收取费用后，在供应商进场（合同）审批单上签字确认，然后转给信息部方可录入供应商资料。信息部将审批单存档备案。提出进店申请供应商供应商谈判采购员审批意见采购经理新品进场审批单开 始市调发现需求门店、采购审核商品委员会执行录入信息部商品部打价签陈列理货员下定单采购部审核费用财务部2） 新品进店流程：新品进店流程说明l 采购部首先将拟进店的新品提交营运进行市调。然后逐品填写新品进店建议单，并按部门汇总填报新品进店审批单，连同新品的质检报告单、市调反馈单、其他店的进货凭证，一并提交商品委员会讨论。l 商品委员会经过研究审议，在新品进店审批单上履行签字手续。l 采购按收费标准填写费用收缴单，并将新品进店审批单、新品进店建议单同时交给财务部。财务部核对三单的一致性后，收取费用并在缴费单上加盖收讫章，在新品进店建议单上签字确认费用已收。l 新品建议单返到信息部，信息部依据新品建议单上总经理的同意进店签字、财务部的收费确认签字，方可录入新品。并将新品进店建议单登记，存档备案。缴费单返给采购部，采购部方可訂货。l 注：供应商合同签定一式三份，供应商、采购部、财务部各执一份。3） 订货流程商品部商品订货申请商品部商品部了解销售和库存开始草制审核理货员理货员库管库管发订单审核编辑订单电子订货业务采购助理采购经理采购助理店长到货记录表跟踪到货订货单记录表采购助理商品订货业务流程说明l 理货员根据门店商品缺货情况，要求填写清楚商品的货号、名称、数量后交给库管。l 库管根据掌握的卖场内该商品陈列货位的缺货情况及日常销售情况进行审核，并将提货数量输入电脑要货申请单中。l 店长对要货申请单进行审核后，通知电脑部进行通讯传给采购部。l 采购助理接到门店采购建议书后，对其编辑生成订单。（采购订货数量须小于等于门店提请数量，如须增加或减少数量，采购须与门店协商确定）l 采购经理对编辑后的订单进行审核。l 采购助理以电话或传真的形式，向供应商发出采购订单（如有赠品，采购助理须在采购订单上注明：赠品名称，数量及赠送标准（异地门店应以公告板通知）。l 采购助理将订单转给门店收货部，并做订单登记。l 采购助理跟踪反馈到货情况，按要求把订货单号、到货情况登记备档，作为对供应商考核的依据。4） 特价商品订货流程：l 采购助理核实库存量及日均销量，由采购确定特价商品补货数量。l 采购助理根据特价内容及特价商品补货数量填写促销单，并由电子公告版传至各门店。 l 由各店店长，依据日均销售量以及库存量，对促销单上特价商品的补货数量进行确认。l 采购助理根据门店反馈订货数量，进行特价商品首单订货。l 采购经理审核首张特价商品订货单并进行确认。l 采购助理通过电话或传真方式向供应商发出特价商品首张订单。l *对于促销档期有库存的商品需要采取“假进假退”方式处理。5） 赠品的订货 （同一般商品订货流程）6） 加急商品订货l 理货员根据加急商品缺货情况填写请货单，要求填写清楚商品的名称、货号、数量、缺货原因后交给门店当班店长。l 当班店长根据卖场内该商品的陈列货位的缺货情况和该商品的库存进行审核，并对缺货原因进行核实，同时在请货单上签字确认并标明加急字样。l 理货员将店长审批后的请货单交到采购部，由采购经理签字确认。l 采购助理对请货单进行编辑后生成订单，并对其审核，通知微机室进行通讯。l 采购助理向供应商发出采购订单。l 采购助理将订单转给门店收货部，并做订单登记。7） 收货流程开 始供应商送货订货单收货部按订单验收商品验收员、理货员验收结果是否一致商品部签字理货员、验收员签字后订货单收货部录入微机制单验收人员验收单供 应 商拒收，货物返回收货部确认、签字库管员财务部存 档商品收货业务流程说明l 收货员先审核供应商原始出库单与采购订单的商品单价与箱容是否一致，如果单价与箱容不一致，由验货员手工在在订单上修改，如送货量未达到订货量的50%，由采购确认是否收货。l 收货员、理货员、供应商三方按验收标准逐一验收，收货员在采购订单上手工标注实收数量，确认无误后，收货员、理货员，供应商三方在采购订单上签字，收货员将采购订单交至录入员处。l 录入员依据厂商原始出库单、采购订单，进行验收作业，如发现有收货员手工标注的价格或箱容有误时，在验收作业中直接进行修改，然后在将此价格或箱容的差额填至商品价格、箱容差异表中，然后打印出进货凭证，再用进货凭证核对采购订单、厂家出库单的数量、规格、单价、箱容、进货总额是否一致，最后签字并审核进货凭证l 录入员将采购订单、原始出库单、进货凭证交由验货员审核签字后，由验货员交至库管员审核并查验进货总件数，签字确认并加盖“货以验收”印章，方可将进货凭证第二联交至供应商，进货凭证第一联连同进货汇总表每日交至财务科对帐。注：l 如供应商因特殊情况不能当时取走单据，收货部正常履行手续，将签字齐全的单据登记留存，待供应商取走。l 不准让供应商直接接触订单。l 如此供应商有返货，则先进行返货，再进行收货。验收标准l 收货验收时，禁止同时验收几家的商品，要逐家、逐件、逐品，一次性验收完一张订单所有订购的商品。l 认真核对订单上所开列的商品品名、规格、条码与实物是否相符。l 认真验收商品数量，对整件商品开箱验货，散件细查，散货过秤核斤。l 认真核查商品规格，订单上的规格与实物规格是否一致，有无以小充大现象。l 认真注意商品质量，验货时认真查看出厂日期、生产厂家、保质期有无标识，对无生产日期，无生产厂家，无保质期的商品采取拒收。l 对变质、破损、顶期或已过保质期的商品拒收。验收供应商送货保质期规定如下：l 保质期10天以下，允许收货期限（距生产日期）3天以内，下架期限（距保质期）2天l 保质期15天以下，允许收货期限（距生产日期）5天以内，下架期限（距保质期）3天l 保质期1个月以下，允许收货期限（距生产日期）10天以内，下架期限（距保质期）7天l 保质期3个月以下，允许收货期限（距保质期）30天以内，下架期限（距保质期）20天l 保质期6个月以下，允许收货期限（距保质期）45天，下架期限（距保质期）30天 l 保质期8个月以下，允许收货期限（距保质期）2个月，下架期限（距保质期）30天l 保质期1年以下，允许收货期限（距保质期）3个月， 下架期限（距保质期）30天l 保质期1年半以下，允许收货期限（距保质期）4个月，下架期限（距保质期）60天l 如遇订单以外商品或检验有问题的商品，收货人在订单的品名后注明拒收字样，并使用标记以示区别，不可与合格商品混放，以防不合格商品流入卖场。验货六步l 第一步 核对厂商出库单与订单的进货金额。l 第二步 核对商品的箱数。l 第三步 核对商品条码与订单所写条码是否一致，如发现不一致，要用微机核对一下，是否是一品多码，确认此商品条码是否是相应的一品多码，如果不是一品多码，看一下是否是自制条码（0000开头）散货为（28开头）。l 第四部 如果条码一致，再核对商品品名，规格与订单上的品名、规格是否一致。l 第五部 核对商品的生产日期、保质期。（按验收标准执行）l 第六部 核对商品的数量，在核对商品数量的同时核对商品的质量。l 注：核对生产日期的时候，是否有双日期和改日期的现象，如发现，正批货拒收。分店所要商品如需从总部调拨，由采购打印出商品调拨预报单交至收货主管收货主管组织库房人员履行验货出库手续，打印出调拨凭证一式两联采购部发完调拨预报单后组织配送到需调拨门店第一联调拨预报单和调拨凭证交给门店提货人，第二联调拨预报单同进货汇总表交给财务调拨凭证由库管员、验货员、分店提货员三方签字，最后由主管店长签字后方可将调拨商品出库分店收到调拨商品后，做商品进店验收并按实收数量打出调拨商品进货凭证一式两份，然后由验货员、理货员、分店店长三方签字分店总收每周将期内总部调拨凭证交到财务调拨商品一律按平均进价计算成本8） 调拨流程注：l 分店需调回总店的商品或分店之间的商品调拨，必须通过公告板向采购部提出调拨申请，批准后分店方可按上诉标准履行调拨流程l 调拨商品进货凭证的监审由每周总部微机室分别打印出门店之间互调商品的汇总表交给财务，财务科依据汇总表和调拨商品凭证进行核对入帐开始商品部填制申请部门人员商品退调申请单确认、签字商品部店长审核、签字采购部审核、签字采购员财务部审核、签字结算员供应商审核后的商品退调申请单商品部退调商品出库库管员收货部验收退调商品验收人员正式退货单（2份）财务部供应商9） 退货流程退货流程说明l 理货源按部门填写商品退调返厂审批表店长填报返货原因，l 店长同意后，经采购部采购员同意后对此表审核签字，确认价格。l 经采购确认后，由财务部结算员对此表审核签字，确认供应商货款可供退货l 理货员持店长、采购签字的商品退调返厂审批表，然后将退货商品返至仓库退货区，并将审批表交至库管员验收数量，理货员和库管双方在审批表上签字确认。l 录入员打印出一式两联的退货凭证，库管员在供应商到来时，将退货交给验货员和供应商验收，然后由录入员审核此退货单,并由验收员、供应商、店长三人签字后，商品方可出库。l 退货凭证，底联交给供应商，第一联同审批表同退货汇总一同交往财务科，在结款时扣出返货款。l 注：1.返货按最后一笔进价返货，采购确认价格。10）换货流程l 理货员填写换货单，连同换货商品转至库房退货区，库管员、理货员双方验货签字确认。l 供应商送货时，收货部要求供应商带来相同品种、规格、数量的新品，如能带来相同的商品，则进行一对一的兑换；如不能当时兑换，厂商须先拿走商品后拿回兑换商品，须填至商品换货登记表，待供应商取走商品时须签字确认，并须店长确认签字后，方可将此商品出库，供应商将商品确认，如供应商15个工作日内不能将商品拿回，库房将自行履行退货手续，在货款中扣除。11）报损商品流程采购确定报损商品 理货员填写报损清单 采购、店长、经理签字审批 微机室录入报损清单并签字 验收员、库管员进行整理出库 保安部监督报损商品的销毁 店长填写报损商品汇总审批表 交给财务科签收做账项处理12）清场商品流程淘汰供应商的清场必须认真、全面。按下列流程进行：理货员填报清场商品退场单，采购审核签字 采购中心通知结算中心对其货款全部保留 店长对卖场内存留的清场商品清理后签字 采购中心通知各门店对其库存进行核对主管店长对仓库内的清场商品清理后签字 店长对卖场内存留的清场商品清理后签字 主管店长对仓库内的清场商品清理后签字 理货员将清场商品全部退入退货区 验收员、保管员按退货流程履行验货出库手续经店长，经理签字后将清场商品的退场单及审批表交给财务 财务科从账款或质保金中扣出货款 清场单返到微机室做供应商合同清场处理供应商退场申请单 日期： 年 月 日供应商全部厂编供应商名称及曾用名供应商商品品种供应商合作时间年 月 日至 年 月 日退场原因：供应商公司章： 铁东店库存数民祥店库存数经手人签字浏园店库存数经手人签字供应商帐面余款经手人签字供应商应结货款经手人签字供应商库存处理意见：各部门领导意见总经理采购中心经理财务部主任店长备注13）商品进价上调流程开 始调进价申请单供应商市场调研报告采购员审批意见采购经理变价申请单审核营运部执行调价技术部商品部更换价签理货员审核财务部变价申请单商品进价上调流业务程图说明l 供应商提出调进价申请单；l 采购员做好市场调研工作，并形成市场调研报告；l 采购中心经理审核市场调研报告；l 营运部审核调进售价报告l 财务部跟踪对库存商品处理； l 信息部执行进售价的修改；开 始调进价申请单供应商供应商谈判采购员审批意见采购经理变价申请单审核营运部执行调价技术部商品部更换价签理货员变价申请单市调价格高门店、采购14）商品进价下调业务流程商品进价下调流业务程图说明l 供应商提出调进价申请单或门店、采购市调发现价格高；l 采购员与供应商谈判；l 采购部经理审核；l 营运部审核调进售价报告l 信息部执行进售价的修改；第三章 商品组织原则为确保采购工作的成功，除了保有价格的竞争力外，最重要的便是商品的组织，正确的商品组织必须以客户群的需要来决定。通常的原则如下：1、 种类l 商品种类力求齐全，品项力求宽广，应选择80%客户群需要的商品，避免选择“冷门”的商品，尽量以回转快、销售量大的商品为主力。如果卖场面积较大，对于边际效益的追求，应该做出更多的努力。2、 结构l 无论什么种类的商品，都存在着一个组织结构，通常卖场中的商品群，主要由大众认同的畅销品（主力商品）；认同度较低，但价格有优势或者有个性的诱导性商品（补助商品）；强调款式及附加值的品位商品（观赏商品）等三部分构成。l 一般而言，理想的超市畅销品约占30，诱导性商品约占60，品位商品约占10。3、 质量l 质量良好的商品是买卖的基础，质量必须是物有所值，绝对不可采购不良率高的商品，绝对不允许因满足低价位的要求而直接采购低质量的商品。4、 档次l 在超市中通常是指价格档次，虽然商品档次包含复杂的内容（如：设计、美感、材质、功效等），但价格是代表，是卖方最真实的追求，是限制顾客购买行为的决定性因素。l 超市是面对大众消费者，其商品应以中低档为主。在这里须特别强调低档商品的确定应格外小心，质次价低的商品决不可以采购。相反，不懈的挖掘质优价廉的商品，提供超值的服务，才是商品采购的最高境界。5、 退货l 原则上，不鼓励退货给供应商，因为退货会增加供应商之负担，间接也会增加超市未来的进货成本。但对于新产品或促销品，超市应事先与供应商有所约定，若在一定时间内的销售量无法达到供应商建议的数量，超市有权在保留部分供销售之库存后，将其余的存货退还供应商。第四章 商品的分类对品种繁多的商品进行分类，是超市科学化、规范化管理的需要；它有利于将商品分门别类进行采购、配送、销售、库存、核算,提高管理效率和经济效益； 商品分类一般采用综合分类标准，将所有商品划分成大分类、中分类、小分类和单品四个层次，目的是为了便于管理，提高管理效率。需要说明的是，商品分类并没有统一固定的标准，各超市公司可根据市场和自身的实际情况对商品进行分类。但商品分类应该以方便顾客购物、方便商品组合、体现企业特点为目的。1、 大分类 大分类是超级市场最粗线条的分类。大分类的主要标准是生产来源、方式、处理保存方式等商品特征，如畜产、水产、果菜、日配加工食品、一般食品、日用杂货、 日用百货、家用电器等。为了便于管理，超级市场的大分类一般以不超过30个为宜。 2、 中分类 l 着重于功能、用途、制造方式、方法、产地等区分。各中分类间属关连性分类，商品关连性不强，但陈列配置上最容易被使用，也是经营分析上之重点分析方向。其分类标准主要有： l 按商品功能与用途划分。如日配品这个大分类下，可分出牛奶、豆制品、冰品、冷冻食品等中分类。 l 按商品制造方法划分。如畜产品这个大分类下，可细分出熟肉制品的中分类，包括咸肉、嚣肉、火腿、香肠等。 l 按商品产地划分。如水果蔬菜这个大分类下，可细分出国产水果与进口水果的中分类。 3、 小分类 单品管理前最小单位、最细之分类管理单位，是以控制单品数量的前哨站，但一般于管理上尚少有商家使用，因易造成混淆且繁杂，令人有不切实际之感。主要分类标准有： l 按功能用途划分。如“畜产”大分类中、“猪肉”中分类下，可进一步细分出“排骨”、 “里肌肉”等小分类。 l 按规格包装划分。如“一般食品”大分类中、“饮料”中分类 下，可进一步细分出“听装饮料”、“瓶装饮料”、“盒装饮料”等小分 类。 l 按商品成份分类。如“日用百货”大分类中、“鞋”中分类 下，可进一步细分出“皮鞋”、“人造革鞋”、“布鞋”、“塑料鞋”等小分类。 l 按商品口味划分。如“糖果饼干”大分类中、“饼干”中分类下，可进一步细分出“甜味饼干”、“咸味饼干”、“奶油饼干”、“果味饼干”等小分类。 4、 单品 l 单品是商品分类中不能进一步细分的、完整独立的商品品项。如 “355毫升l 听装可口可乐”、“1.25 升瓶装可口可乐”、“2升瓶装可口可乐”、“2升瓶装雪碧”，就属于四个不同单品。 第五章 供应商与谈判1、 谈判的定义l “谈判”，或有些人称这为“协商”或“交涉”，是担任采购工作最吸引人的部分之一。l 采购谈判不尽是“讨价还价”，谈判在韦氏大辞典的定义是“买卖之间商谈或讨论以达成协议”。成功的谈判是一种买卖之间经过计划、检讨、及分析达成互相接受的协议或折中方案。这些协议或折中方案里包含了所有交易的条件，而非只有价格。l 谈判与球赛或战争之不同在于，在球赛或战争中只有一个赢家，另一个是输家；在成功的谈判里，双方都是赢家，只是一方可能比另一方多赢一些，这种情况是商业的常事，也就是说谈判技巧较好的一方理应获得较多的收获。2、 采购谈判的目标在采购工作上，谈判通常有五项目标：l 为相互同意的质量条件的商品取得公平而合理的价格。l 要使供应商按合约规定准时与准确地执行合约。l 在执行合约的方式取得某种程度的控制权。l 说服供应商给超市最大的合作。l 与表现好的供应商取得互利与持续的良好关系。3、 公平而合理的价格谈判可单独与供应商进行或由数家供应商竞标的方式来进行。单独进行时，采购人员最好先分析成本或价格。数家竞标时，采购人员应选择两三家较低标的供应商，再分别与他们谈判，求得公平而合理的价格。4、 交货期在采购工作上交货期通常是供应商的最大问题。大多是因为：l 采购人员订货时间太短，供应商生产无法配合。l 采购人员在谈判时，未将交货期的因素合理考虑。l 不切实际的交货期将危害供应商的商品质量，并增加他们的成本，间接会使供应商价格提高。故采购人员应随时了解供应商的生产状况，以调整订单的数量及交货期。5、 供应商的表现l 表现不良的供应商往往会影响到卖场的业绩及利润，并造成顾客的不满。故采购人员应在谈判时，除价格外应谈妥合约中有关质量、数量、所装、交货、付款及售后服务等条款，及无法履行义务之责任与罚则。l 对于合作良好的供应商，则应给予较多的订单或其他的方式来奖励，毕竟买卖双方要互利，才可维持长久的关系。6、 与供应商维持关系采购人员应了解任何谈判都是与供应商维持关系的过程的一部分。若某次谈判采购人员让供应商吃了闷亏或大亏，供应商若找到适当时机时，也会利用各种方式回敬采购人员。因此采购人员在谈判过程中应在超市与供应商的短期与长期利益中，求取一个平衡点，以维持长久的关系。7、 谈判的有利与不利的因素谈判有些因素对采购人员或供应商而言是有利的或是不利的，采购人员应设法先研究这些因素：l 市场的供需与竞争的状况。l 供应商价格与质量的优势或缺点。l 成本的因素。l 时间的因素。l 相互之间的准备工作。8、 谈判技巧谈判技巧是采购人员的利器。谈判高手通常都愿意花时间去研究这些技巧，以求事半功倍，下列谈判技巧值得超市采购人员研究：l 谈判前要有充分的准备：知已各彼，百战百胜，成功的谈判最重要的步骤就是要先有充分的准备。采购人员的商品知识，对市场及价格的了解，对供需状况的了解，对本企业的了解，对供应商的了解，本企业所能接受的价格底线、目标、上限、以及其他谈判的目标都必须先有所准备，并列出优先顺序，将重点简短列在纸上，在谈判时随时参考，以提醒自己。l 谈判时要避免谈判破裂：有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，否则根本不必谈判，他总会让对方留一点退路，以待下次谈判达成协议。没有达成协议总比勉强达成协议好。l 只与有权决定的人谈判：超市的采购人员接触的对象可能有：业务代表、业务各级主管、经理、协理、副总经理、总经理、或董事长，看供应商的规模大小而定。这些人的权限都不一样。采购人员应避免与没权决定事务的人谈判，以免浪费自己的时间，同时可避免事先将自身的立场透露给对方。谈判之前，最好问清楚对方的权限。l 尽量在超市办公室内谈判：在自己的公司内谈判除了有心理上的优势外，还可随时得到其他同事、部门或主管的必要支援同时还可节省时间与旅行的开支。l 策略交换的需要：有经验的采购人员知道对手的需要，在非原则的问题上尽量满足对方，然后渐渐引导对方满足采购人员自己的需要。l 必要时转移话题：若买卖双方对某一细节争论不休，无法谈拢，有经验的采购人员会转移话题，或喝个茶暂停，以缓和紧张气氛。l 尽量以肯定的语气与对方谈话：否定的语气容易激怒对方，让对方没有面子，谈判因而难以进行。故采购人员应尽量肯定对方，称赞对方，给对方面子因而对方也会愿意给面子。l 尽量成为一个好的倾听者：一般而言，业务人员总是认为自己是能言善道，比较喜欢讲话。采购人员知道这一点应尽量让他们讲，从他们的言谈及肢体语言之中，采购人员可听出他们优势与缺点，也可了解他们的谈判立场。l 尽量为对手着想：谈判不需要赶尽杀绝、毫不让步。事实证明，大部分成功的采购谈判都是要在彼此和谐的气氛下进行才可能达成。人都是爱面子的，任何人都不愿在威胁的气氛下谈判，保持供应商良好的合作关系是采购人员的重要职责。l 以退为进：有些事情可能超出采购人员的权限或知识范围，采购人员不应操之过急，装出自己有权或了解某事，做出不应作的决定，此时不妨以退为进，与主管或同事研究或弄清事实情况后，再答复或决定也不迟，毕竟没有人是万事通的。草率仓促的决定大部分都不是很好的决定，智者总是先深思熟虑，再作决定。l 不要误认为50/50最好：有些采购人员认为谈判的结果是50/50最好，彼此不伤和气，这是错误的想法。事实上，有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件。9、 谈判的十二戒采购人员若能避免下列十二戒，谈判成功的机会大增。l 准备不周。l 缺乏警觉。l 脾气暴燥。l 自鸣得意。l 过分谦虚。l 不留情面。l 轻诺寡信。l 过分沉默。l 无精打采。l 仓促草率。l 过分紧张。l 贪得无厌。10、供应商的规模l 供应商的规模可以年营业额来区分： 规 模年营业额（人民币万元）大 型中 型小 型1,000以上3001000300以下11、供货意愿l 各种规模的供应商其供货意愿都不相同：规 模行销通路供 货 意 愿大 型中 型小 型直营居多直营与经销经销居多严格推行价格政策之供应商其供货姿态较高。为提高市场占有率之供应商，供货意愿较高。一般供货意愿都很高。12、签订采购合同13、谈判的项目超市采购人员经常必须谈判的项目有下列诸项：l 2 质量 2 交货期l 2 包装 2 交货应配合事项l 2 价格 2 售后服务保证l 2 订购量 2 促销活动l 2 折扣 2 广告赞助l 2 付款条件 2 进货奖励14、谈判的策略1） 质量质量的传统解释是“好”，或“优良”，对超市采购人员而言，质量的定义应是：“符合买卖双方所约定的要求或规格就是好的质量”。故采购人员应设法了解供应商对本身商品质量的认知或了解的程度，管理制度较完善的供应商应有下列有关质量的文件：l 产品规格说明书;l 质量检测报告;l 生产许可证;l 卫生许可证;l QS认证书;l 绿色产品证书;l 其他相关证书2） 检验方法采购人员应尽量向供应商取得以上的资料，以昝未来的交易，通常在合约或订单上，质量是以下列方法的其中一种来表示的：l 市场上商品的等级l 品牌l 商业上常用的标准l 物理或化学的规格l 性能的规格l 工程图l 样品（卖方或买方）l 以上的组合l 采购人员在谈判时应首先与供应商对商品的质量达成互相同意的质量标准，以避免日后的纠纷或甚至法律诉讼。对于瑕疵品或仓储运输过程损坏的商品，采购人员在谈判时应要求退货或退款。3） 包装l 包装可分为两种：“内包装” ，及“外包装”。内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。超市的营业中，包装通常扮演非常重要的角色。l 外包装若不够坚固，仓储运输的损坏太大，降低作业效率，并影响利润。外包装若太坚固，则供应商成本增加，价格势必偏高，导致商品的价格缺乏竞争力。l 设计良好的内包装往往能提高客户的购买意愿，加速商品的回转，国内生产的产品在这方面比较差，采购人员应指导供应商在这方面改善，以利彼此的销售。l 基于以上的理由，采购人员在谈判包装的项目时，应协商对彼此双方都有利的包装，否则不应草率订货。l 对于某些商品若有销售潜力，但却无合适的包装时，采购人员应积极说服供应商制作此种包装，供超市销售。4） 价格l 除了质量与包装之外，价格是所有谈判事项中最重要的项目。超市在客户心目中的形象就是高质量低价格，若采购人员对任何其所拟采购的商品，以进价加上超市合理的毛利后，若自己判断该价格无法吸引客户购买时，就不应向该供应商采购。l 在谈判之前，采购人员应事先调查市场价格，不可凭供应商片面之词，误入圈套。如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。5） 订购量l 在分店数较少的时候，订购量往往很难令供应商满意，所以在谈判时，应尽量笼统，不必透露明确的订购数量，如果因此而导致谈判陷入僵局时，应转到其他项目谈。l 在没有把握决定订购数量时，采购人员不应采购供应商希望的数量，否则一旦存货滞销时，必须降价出清库存，因而影响利润的达成，以及造成资金的积压及空间的浪费。6） 折扣（让利）l 折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、付款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。有些供应商可能会由全无折扣做为谈判的起点，有经验采购人员会引述各种形态的折扣，要求供应商让步。7） 付款条件l 付款条件与采购价格息息相关，在国内一般供应商的付款条件是月结3060天左右，采购人员应计算对超市最有利的付款条件。l 在正常情况下，付款作业是在单据齐全时，按买卖双方约定的付款条件，由电脑系统自动生成，这是超市的一大优势，因为一般国内的零售商在付款时，总是推三托四，延迟付款，造成供应商财务高度的困难。8） 交货期l 一般而言，交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购的数量就相对减少，故存货的压力也大为降低，仓储空间的需求也相对减少。至于有长期承诺的订购数量，采购人员应要求供应商分批送货，减少库存的压力。l 由于超市电脑计算订单数量的公式中，交货期是个重要的参数，采购人员应设法与供应商谈判较短的交货期，降低存货的投资。交货时应配合事项l 超大型的货仓式自选商场，商品的进出量极大，若供应商无法在送货作业上与超市密切配合，将使超市的收货作业陷于瘫痪。超市的收货月台通常可容纳十几辆货车，故收货部门有专人按日期及时段安排供应商交货的时间。采购人员在谈判时，必须很明确将此一作业方式向供应商说明清楚，并要求供应商承诺，否则日后一旦供应商无法实现时，彼此的合作关系将大打折扣。9） 售后服务保证l 对于需要售后服务的商品，例如：家用产品、事务机器、电脑、手表、照相机等，采购人员最好在谈判时要求供应商在商品包装内提供该项商品售后服务维修的单位名单（包括电话与地址）之保证单，以使客户日后发现他所购买的商品须要维修时，能直接与附近商店联络，免得超市卖场人员疲于应付维修的问题。10）促销活动l 快讯是超市的一大武器，此一促销利器在全世界各地都无往不利，但这全赖采购人员选择的商品是否正确，以及售价是否能吸引客户上门。在政策上，通常超市会在促销活动之前一两周停止正常订单的动作，而刻意多订购促销特价的商品，以增加利润，除非采购人员无法取得特别的价格。l 在促销商品的价格谈判中，采购人员必须了解一般供应商的行销费用预算通常占营业额的1025%，供应商不难由此预算拨出一部分作为促销之用，比较常用的方法是多给相同商品的免费赠品，例如买一打赠三瓶。11）广告赞助l 为增加超市的利润，采购人员应积极与供应商谈判争取更多的广告赞助，超市所指的广告赞助，有下列几项：l 快讯的广告赞助。l 停车场看板的广告赞助。l 购物车广告板的广告赞助。l 卖场标示牌的广告赞助。l 端架的广告赞助。l 其中以第一项“快讯的广告赞助”为最大。由于快讯的印刷及邮寄成本很高，依国外量贩店之经验，约80%之成本系由供应商来支付，采购人员应要求供应商赞助此种费用，许多省每年商业广告费高达40亿人民币，供应商通常都愿意由其广告预算中拨出一部分作为超市的广告赞助。12）进货奖励l 进货奖励与数量折扣是有区别的。进货奖励是指一段时间达成一定的进货金额，供应商给予的奖励，这是家电业及某些行业惯用的行销方式，而数量折扣是指单次订货的数量超过某一范围时所给的折扣。l 采购人员开业要求供应商在实现一定采购量后给予进货金额110%的进货奖励（以月、季、或年度计算），供应商因业绩之需要完全有可能提供此种奖励。此种奖励对超市之利润提升有益。有些商品可能供应商因种种原因不愿以较低的价格供应时，采购人员为增加利润，应积极与供应商谈判要求更高的进货奖励，但切忌为了争取奖励，而增加不切实际的采购数量，结果库存压力大增，甚至季节过后必须打折出售，这种情况采购人员不如不要进货奖励。13）采购谈判本身是很复杂的，因为谈判对象、供应商规模、谈判项目都不同，但采购人员只要灵活运用以上所述的技巧与策略，在谈判中将不难一一克服。经验、机智、与毅力都是采购人员在谈判中所须要的。15、异议处理在采购谈判中，采购人员要面对的都是一些业务高手，他们已经在流通业工作很久，也与许多其他公司的采购人员作过无数次谈判，故难免会提出许多难以处理的问题（即“异议”） ，令新任的采购人员不知所措。1） 异议一般可分为三类：l 真正的异议l 错误的异议l 假的异议2） 比较可行的异议处理原则是：真正的异议l 此种异议之处理，应先以开放式的问题确定对方的异议是否真实，如果真实，则采购人员应尽量说明对超市有利的陈述，强调超市对供应商的利益，以满足他的需求，例如：l 销售量（大规模连锁超市进货量能满足供应商）l 利润（=销售量*单位毛利+节省的销管、运销及财务管理费用）l 清除库存（快讯是清除供应商库存的一项利器）l 铺货率（连锁超市，统一管理，铺货迅速有效）l 人事的稳定（减少业务人员流动率太高的烦恼及费用）l 市场占有率（超市的低价政策及多样的促销手段，有利于扩大市场占有率）l 准时付款（电脑自动结帐）l 销售分析（电脑系统具有销售分析功能）l 典型的真正的异议例如：“这个价格已经是我们最低的价格了，我们不能再降了。”采购人员不妨以各种方式问出他的需求，再以最有效的方式说明满足他的需求。错误的异议此种异议是因为供应商对超市的经营形态或作业方式不了解而造成的，故只须客观的解释就可以消除异议。典型错误的异议例如：“你们价格卖得这么低，我如何对原有的客户交待？”这种问题就是不了解超市的经营形态及作业方式，故必须很有耐心对供应商说明，并满足他的需求。假的异议l 此类的异议要特别小心，因为它可能是个陷井，如果没有查证清楚，则会陷入圈套，使采购人员在谈