《李燕时间管理》PPT课件.ppt

时 间 管 理,李 燕,课程目标,通过对人们日常工作中在时间管理方面存在的误区的分析，以及对时间管理的基本方法、技巧的讲解，帮助学员进行有效的时间管理，达到提高学习和工作绩效的目标。,课程内容,时间的特点 时间管理概念 时间管理方法,课程内容,时间的特点 时间管理概念 时间管理方法,王经理的一天活动,8：30 总经理打电话让王经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到10：00。 10：00 准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。 10：20 找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，王经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。,王经理的一天活动,11：00 对下属报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。 12：30 匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。,王经理的一天活动,14：00 与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，王经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。 16：00 刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。,王经理的一天活动,16：30 召集部门下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，王经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到王经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到18：00。 18：00 下属走后，王经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。,陈经理的一天,8：30 部门例会 9：00 看资料、文件 9：15 接听和打回复电话 9：30 下属来请示工作 9：45 与财务部经理讨论费用问题 10：20 替上司营销总监去开会 10：55 给外地办事处打电话 11：10 与行政部经理聊天 11：30 替下属修改销售分析报告,陈经理的一天,12：00 吃午饭 13：00 接待一个客户 13：30 准备向营销总监汇报的资料 14：30 下属来谈他工作中的困难和抱怨 14：50 与人事经理谈某下属的奖金问题 15：20 接顾客投诉电话、很恼火 15：30 打电话询问投诉之事、教训下属,陈经理的一天,15：50 老总找去谈事 16：20 下属又来请示工作 16：30 撰写招聘计划 17：00 下班时间到了，发现招聘计划中 有好几个问题得去找人事经理协商 18：00 有一个下属还想反映 一下情况 18：30 客户应酬,分析两位经理的时间 为什么不够用？,上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。 不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在一些无关紧要和与己无关的事务上。,分析两位经理的时间 为什么不够用？,喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。,分析两位经理的时间 为什么不够用？,只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做。 不舍得放权，不会授权，下属轻松自在，自己却忙得要死 。,分析两位经理的时间 为什么不够用？,对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成。 电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于经理的事，有薪酬主管啊。 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。,分析两位经理的时间 为什么不够用？,凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。 缺乏一份详尽的计划，工作没有目标、没有程序，所以就没有自己主动的行动。 做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。,您是不是也这样呢？,思 考,请回忆记录您自己昨天一天的活动，包括所想所做的事(从起床到晚安)。,我的时间到哪里去了？,对自己工作时间的分析,我们为什么总是忙乱？,自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现； 没有时间与家人多处一会儿； 没有时间多读书； 没有时间尝试新的事物； 没有业余爱好的时间。 总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方。,时间的特点,公平 供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得,子在川上曰：逝者如斯夫，不舍昼夜。,生命银行,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万。 你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少， 用途也没有任何的规定。 条件只有一个： 用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。 前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。 请问：你如何用这笔钱？,（246060=86400）,一个72岁的人一生的时间分布,浪费时间的事情,浪费时间的事情,上级领导,开会、电话、不懂授权、官僚、制度死板；步骤太多、信息不共享、责权不清、目标不明确,工作系统,访客、官样文章、员工离职、人手不足、训练不够,生活条件,通信、环境、交通、朋友闲聊,时间干扰的原因,来自外部因素,时间干扰的原因,内在因素,课程内容,时间的特点 时间管理概念 时间管理方法,时间管理的概念,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪 费，以便有效地完成既定目标，即帮助 您提高工作效率。,时间管理的提出,“时间管理”一直是个重要的问题，但从来 没像今天这么重要过，为什么？ 原因如下： *信息爆炸 （信息时代） *竞争的压力 *你的客户对品质的要求 *寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要,研究发现,掌握时间管理是迈向成功的第一步,创造更好的工作成果 舒解工作、生活的压力 保证休闲生活的品质,成功的时间管理可以：,小测试,下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。 计分方式为： 选择“从不”记 0分， 选择“有时”记 1分， 选择“经常”记 2分， 选择“总是”记 3分。,小测试,1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。,小测试,结论： 012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 1822分：你的时间管理状况良好。 2327分：你是值得学习的时间管理典范。,一组数据,人们一般平均每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。大约50%80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。,一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花7个半小时。,一组数据,如果你让自己一天做一件事情，你会花一整天去做；如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它们；如果你让自己一天做12件事情，则会完成7-8件,两个小试验,做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。,一组数据,每天自学1小时，一周7小时，一年365小时，按此计算：一个人可以像全日制学生一样学习，35年就可以成为专家。 30分钟读书法10页/30分钟/天=300页/月18本书/年,水,大石头,沙子,水,小石子,人生最宝贵的两项资产， 一项是头脑，一项是时间。,为什么要进行时间管理？,时间管理的终极目标,时间管理的终极目标,伏尔泰的问题,世界上哪样东西是最长的又是最短的；最快的又是最慢的；最能分割的又是最广大的；是最不受重视的又是最令人惋惜的；没有它，什么事都做不成；它使一切渺小的东西归于泯灭，使一切伟大的东西生生不息？”,课程内容,时间的特点 时间管理概念 时间管理方法,时间管理是自律方法的集合,时间是构成执行力、目标成效的重要因素。 时间管理是一个人自我管理的部分，它不是目标，二是一种被使用并逐步形成行为习惯的一种工具，时间是构成执行力、目标成效的重要因素。 时间管理被视为是自律方法的集合。,时间管理的原则,明确目标 有计划、有组织地进行工作 分清事件的轻重缓急 合理地分配时间 与别人的时间取得协作 制定规则、遵守纪律,方法三,方法二,方法四,方法五,方法一,原则,矩阵优先法,制定计划,时间管理法,养成习惯,几种时间管理的方法,47,方法一 80/20 原则,生活中80%的结果几乎源于20%的活动 世界上80%的财富是被20%的人掌握着， 世界上80%的人只分享了20%的财富等等 20的客户决定80的利润 20的产品创造公司80的绩效 20的员工给公司创造80的业绩,帕累托原则,48,方法一 80/20 原则,因此： 要合理分配您的时间和精力 20的重要事情 要用80的时间来保证完成 集中80%的精力做20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作,49,方法二 时间管理法,时间管理法，就是以事务的重要程度为依据，将待办的事项按照由重要到轻的顺序划分为，三个等级，然后按照ABC顺序，即事项的重要等级程度依次完成任务的做事方法。,50,方法二 时间管理法,列出您必须完成的全部工作，在最有价值的那些项目旁边，标上大写的A 字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C 字。 A必须做的 B应该做的 C不值得做的 从ABC就是您工作的顺序，确保优先完成最有价值的工作。,方法二 时间管理法,分享： 善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。 时间管理当中最有用的词是“不”，懂得取舍是最重要的能力。,52,方法三 优先矩阵法,四象限原理解析两个维度,排列顺序,根据事件的紧急程度,按照事件的重要程度,第四象限 不紧急 不重要,第三象限 紧 急 不重要,第二象限 不紧急 重 要,第一象限 紧急 重要,紧急 不紧急,优先级矩阵法,优先级矩阵法,不 重 要,重 要,不速之客,A.紧急又重要 危机 紧急事件 有期限压力的项目,C.紧急但不重要 造成干扰的访问、电话、 信件、报告 某些会议 处理其他人关心的事情,B.不紧急，但重要 防患于未然、改进效率 改善工作、识别新机会 建立人际关系、规划与组织 充电（学习） 规划、目标管理,D.不紧急又不重要 处理垃圾邮件 直销信件 浪费时间的事：如游戏、闲聊 某些社交活动及个人兴趣,立刻去做,抽时间去做,尽快去做， 但不要花太多时间,没有更重要的事时 去做,优先级矩阵法,当所有的事情都是重要而紧急的时候， 我们应该怎么办？,思考,处理多件第一要事的方法,就最后期限展开谈判 就可行性进行确认 亮出你的底牌 寻求支持与帮助 正面地说不,事件分类核心,成功的时间管理使你能够控制你所做的每一件事，也就是对事件进行分类管理,管理时间需要你制定出目标，并对每天的工作任务进行优先排序,前提：制定目标集中精力在重要的任务上提升绩效增加价值,59,方法四 制定计划,时间管理的重点： 待办单、日计划、周计划、月计划表,分享,时间管理的工具 行事历 将做事情的计划，按日期记录在日历上，形成的计划表，称之为行事历。行事历多以日期或时间形式排列，在相应日期或时间周期处，列出计划的行动，也可以达成时序排列。,第一季度：首季开门红 目标：400万,第一季度2月份行事历 目标：120万,年度会议行事历：,内容,时间,按内容编排示范表：,内容,时间,3月份日常工作行事历：,内容,时间,有计划有组织地进行工作,确立目标 探寻完成目标的各种途径 选定最佳的完成方式 将最佳途径转化成月、周、日的工作事项 编排月、周、日的工作次序并加以执行 定期检查目标的现实性以及完成的最佳途径的可行性,方法四 制定计划,番茄工作方法,把工作任务分为若干个“番茄时间”完成 （如：25分钟工作，5分钟休息） 如果工作任务小于一个番茄时间，可以将几个小任务合为一个番茄时间 在番茄时间内严格工作不得打断 每四个番茄时间到时，休息30分钟处理零碎事务,69,方法五 养成习惯,你要知道什么是好的时间管理习惯 对于职业经理人来说坏习惯是可以并且是必须要改变的 好的习惯是可以养成并且是必须要养成的 时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成,您是否有这样的习惯？,工作效率低、办事拖拉 时间观念差，工作时磨磨蹭噌 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 经常被电话、不速之客干扰 上班时间不紧凑，晚上加班干,您是否有这样的习惯？,什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 没有目标、没有计划、人云亦云 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 没有时间安排表，由别人来安排 不会休息、不会娱乐、没有空闲,72,时间管理的改进方法,改进工作档案管理方法,报 表,行 动 计 划,特 别 项 目,监 管 文 件,行 事 历,优 先 级,改进会议拖拉的方法,明确目的