水利水电科技档案现代化管理思路探讨.doc

水利水电科技档案现代化管理思路探讨 摘要：水利水电科技档案是在水利水电建设各项科技活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等。管理好、利用好水利水电科技档案，才能使其在水利水电建设和管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务。按照水利水电科技档案现代化管理的要求来看，要着力做好挡案管理的科学化、信息化、制度化建设，做好资源整合、服务创新和人才培养。 关键词：水利水电；科技档案；现代化管理 做好水利水电科技档案管理工作，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护水利水电工程勘察设计管理历史真实面貌的一项重要工作。必须以科学发展观为指导，加快推进水利水电科技档案的现代化管理进程。 一，正确把握水利水电科技档案的形成过程和特点 水利水电科技档案产生于整个水利基本建设全过程，是从水利水电工程项目的提出、可行性研究、设计、招(投)标、施工、监理，到竣工验收、试运行(使用)等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，是现代化水利水电建设发展的重要依据和宝贵财富。这些看似五花八门，不同专业互相交叉，而实际上它是围绕着一个工作项目勘测设计进行的，所形成的科技文件材料之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体程序和内容紧密衔接 反映了水利水电勘测设计的垒过程，各个设计阶段、各专业互相渗透，缺一不可。因此水利水电工程在勘测设计过程中，这种有规律的自然形成的科技文件材料具有一定的成套性。我们要在“立足档案，面向社会，增强社会档案意识，为发展我国档案事业服务”方针的指导下，结合水利水电生产、科研活动的特点，加大对水利水电科技档案管理和利用的宣传力度。一是构建宣传档案工作重要性的平台，开展信息咨询、编制专刊、举办讲座、科普画廊等活动，借助广播、电视、网站等宣传媒体进行宣传，二是把档案宣传工作纳入目标管理，更新观念，强化意识，用现代水利水电思想、现代管理思想武装水利水电科技档案工作，大力宣传水利水电科技档案管理和利用工作的重要性，形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围，并真正把水利水电科技档案利用工作摆到水利水电事业发展的突出位置，努力将水利水电科技档案转化为现实生产力，使其在现代水利水电工作中发挥重要作用。 二加快档案管理的科学化、信息化，制度化建设 水利水电科技档案要做到收集完整、整理有序、甄别正确、保管有方，都需要严格的档案管理，同时要使每一个工程的档案资料在今后的利用中发挥应有的作用，档案管理工作显得尤为重要，因此，我们必须重视档案的管理工作，着力做好档案管理的科学化、信息化、制度化建设。 (一)夯实基础，提高水利水电科技档案科学化管理水平 收集、归档、整编、保存是档案管理的重要组成部分，也是档案管理的基础工作，只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。一是实施科学的“流程控制”方法，对科技档案进行收集、整编。利用先进的管理软件将整个水利活动统筹起来，使档案管理在设计过程之初就反映在设计文件和每一张设计图纸上(包括纸质和电子文档)。二是采用科学规范的标准，严把档案归档的质量关。档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；三是纸质文档要根据科技技术档案案卷构成的一般要求整理(GBT1182-2000)，图纸按照技术制图复制图的折叠方法(GBT10609/3-1989)要求统一折叠。四是竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。五是优化硬件设备，提升档案库房的保管环境。为提供先进的档案保管环境，应注重加强档案室硬件建设，配备必须的设备，延长库房存放期，防止档案过早老化，泛黄、变脆、发霉，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。 (二)与时俱进，加快水利水电科技档案信息化管理进程 作为水利工程单位，科技档案管理的信息化建设已经是必然趋势。一是建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案系统内部的连接与地区网、国内网和国际互联网的连接，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化。二是积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作，使档案资料更加便于研究和利用，提高档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性，实现档案信息数字化、存储海量化。三是严格按照电子文件归档与管理规范(GBT1 8 894-2002)和国家档案局6号令电子公文归档管理暂行办法文件要求，全面收集、安垒管理、有效利用水利档案，使档案管理向着信息化方向发展。 (三)完善制度，加强水利水电科技档案规范化管理 一是作为水利水电科技单位应该根据国家档案法、水法、保密法、水利部的科学技术档案管理暂行规定等有关法规为准绳，制定相关的规章制度，如科技档案管理制度、科技档案借阅制度、科技档案保密制度、科技档案鉴定销毁制度、档案人员岗位责任制等，对水利水电科技档案资料的收集、立档、管理、利用、安全保密等方面都作严格的规定，明确水利水电科技档案工作的权利和义务，并严格按照执行，使水利水电科技档案从产生和形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性、安全性负责。二是建立科技档案统计台帐，做到帐实相符；建立查阅、借档案利用效果登记表，做到查阅、借阅有登记，利用效果有记载。三是规范档案业务管理，制定切实可行的科技档案分类大纲、整编规范、保管期限，使档案业务工作井然有序。 三、重点突破资源，服务和人才瓶颈 档案工作是一门管理科学，无论是档案的收集、整理、还是保管、检索，这些管理都只是做好档案工作的基础，利用才是根本目的，如果不充分利用档案，任其沉睡百年，其结果只是一文不值，所以我们应在利用上做文章，为水利水电建设事业发挥其应有的经济作用和社会作用。 (一)整合信息资源，激发水利水电科技档案活力 档案信息资源的优化整合是开发利用档案的重要部分，同时随着信息化社会的到来，目前信息资源的“孤岛”现象已经很难满足服务的需要了，整合资源为一体，是今后档案事业的发展方向，科技档案信息资源的整合优化工作就显得尤为重要了。一是加强规划。通过完善各科室、各部门、各单位的分工协作，积极组织他们参与此项工作。二是优化整合。针对水利水电科技档案是水利活动真实、完整、准确记载的规律性，根据每个主题要求，收 集整理工程资料，归纳分析，积极挖掘档案内在价值，总结规律或借鉴相关材料、技术等，编辑多专题、多形式的编研成果，对档案进行提炼，使档案信息不断增值，使分散的档案信息资源得以整合。三是将整合的资源信息与电子网络相结合，充分利用现代化方式，以确保档案信息资源整合后，能够以有效手段为本单位、本系统和社会提供便捷、高效的档案信息服务，提高水利水电科技档案的利用效率。 (二)创新服务机制，强化水利水电科技档案的服务效能 对于档案工作而言，服务是立业之本，是发展之源，档案工作的重心已经由重“保管”向重“服务”方向转变，所以在工作中只有提高档案的服务意识，把服务放在首位，创新服务机制，拓宽服务领域，提高服务水平，才能推进档案事业的发展。一是在服务的内容和方式上，加大催归档力度，加快归档速度，提高归档率，及时、准确入库，以最快、最好、最垒的档案资料为使用者提供查看、借阅，同时改变以前检索工具简单、不统一、不配套等的不足，充分利用图档管理系统，建立现代的检索手段和电子数据库，形成一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索体系，以满足不同使用者的要求。二是在服务机制上，档案管理人员要告别“坐等上门”、“看摊守库” 的旧观念和旧习惯，提高主动服务性的理念，本着为使用者着想，变被动服务为主动服务、跟踪服务，现场咨询、积极主动地参与科技人员有关活动，尽力保持科技档案信息随机供应的态势，为各项工作提供翔实的档案信息。三是建立不同层次的数据库，严格限定利用者的使用权限，并实行档案身份认证和密级双重控制机制，确保档案信息网络传输和利用的安全。 (三)注重人才培养，提高水利档案人员整体素质 发展档案事业，必须牢固树立人才是第一资源的观念，坚持以人为本，不断提高档案管理者素质，垒面加强队伍建设，培养出一批政治素质强、热爱档案事业、甘于清苦、无私奉献、具有专门知识和技能的档案人才。一要加强学习，提高素质，做学习型人才，学习档案工作所需要的各种新理论、新知识、新技能，精通档案业务，学习水利专业知识，不断优化自己的知识结构，提高自身综合素质。二要爱岗敬业，脚踏实地，做奉献型人才，大力弘扬认真负责、严谨细