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机关公文写作与处理,张 铭,公文写作与处理的法律规章 或技术标准,国家行政机关公文处理办法 国家行政机关公文格式 国务院公文主题词表 国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见 中国共产党机关公文处理条例,一、公文格式规范化,（一）公文及特点 1、公文：是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使权力、实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件。 是依法行政和进行公务管理活动的重要工具。,行政机关公文 种类,命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、意见、批复、函、会议纪要等 13种。,党政机关公文 种类,决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 14种。,命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、意见、批复、函、会议纪要等 13种。 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 14种。,2、公文的特点,（1）有法定作者制发，具有法定效力 （2）具有法定的现实执行效用 （3）具有规范的体式 （4）履行法定的程序,（二）公文写作的基本要求,1、合法性： 2、实事求是，讲求实效： 3、结构严谨，格式规范： 4、语言规范：庄重准确。简明通顺。平实得体。,5、书写规范、清楚:,字词规范，标点正确。 人名、地名、数字、引文准确。 结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“（一）”；第三层为“1”；第四层为“（1）”等。 要使用国家法定计量单位。 文内使用非规范化简称，要先用全称注明。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他的都应当使用阿拉伯数字。,（三）公文格式规范化,1、公文格式的组成要素 公文格式：是指公文要素的构成与排版形式。,公文格式的组成要素：,秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。,公文各要素分为三部分,眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首； 主体：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体； 版记：置于主题词以下的各要素统称版记。,公文各要素板式:,A4型公文用纸页边及版心尺寸,（1）眉首部分,主要标识公文份数序号、秘密 等级和保密期限、紧急程度、发 文机关标识、发文字号、签发人 等要素。 公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。应不少于两位数，数字不足时，用“”补齐。,秘密等级和保密期限：“秘密”、“机密”、“绝密”,顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字; 保密期限:密级的时效 ,如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。如：“绝密3个月”; 紧急程度：顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行； 如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。上下对齐。,眉首部分板式：,发文机关标识：发文机关（全称或规范化简称） 文件，如“盘锦市人民政府文件”，红色标识，字号 22mm15mm。 平行文或下行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，即距上页边为62mm； 上行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm（55mm的空白供上级机关批示文件用），即距上页边为117mm 。 联合行文：主办机关名称在前，“文件”置于发文机关名称右侧，居中； 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,平行文或下行文发文机关标识板式：,上行文发文机关标识板式：,发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。如“盘政发199982号”。发文机关标识下空2行，居中。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，年份用六角括号“ ”括入，“【】或（）”都是不规范的；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。,发文字号标识板式：,签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行 ，其他签发人姓名从第2行按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 签发人仅在上报的公文中才出现。,签发人标识板式：,（2）主体部分,主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。 公文标题：发文机关事由文种组成，如辽宁省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定。 红色反线下空2行，居中；多行回行时要做到词意完整，排列对称美观。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。,主送机关：全称或规范化简称、统称。标题下空1行，左侧顶格书写，多行回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,主体部分板式：,附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字标识；附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，标识应一致。附件与公文正文一样具有同等效力。 成文时间：文件形成的时间。以领导人签发的时间为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准；法规、规章类文件以批准日期为准；电报以发出日期为准。 标识：右空4字，大写年、月、日,主体部分板式：,发文机关印章：是公文生效的标志。除会议纪要外，一般不加盖印章的公文视为无效。 位置：在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。 A、单一发文印章： 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。,公文末页版式,B联合行文印章有两种情况： 需盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。 需盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，使印章加盖或套印在其上。每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布,不相交或相切。 在最后一排印章下右空2字标识成文时间。,联合行文末页公文版式,特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得标识“此页无正文”。 附注：对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。如“此件发至县团级，传达到全体党员”等。 如有附注：在成文时间下一行，居左空2字加圆括号标识。如：（ 此件可见报）。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,附注标识板式：,（3）版记部分,主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。 版记置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。,主题词：揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词或名词性词组。 居左顶格标识，词目之间空1字。 抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。 在主题词下一行，左空1字标识，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。 如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,版记示意图,印发机关和印发时间： 印发机关：公文的印制主管部门办公厅(室，)或文秘部门。 印发时间：起印文件的时间，以公文付印日期为准，完整写出年月日，用阿拉伯数码标识。 位于抄送机关之下占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字。 版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 版记的位置：版记置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。,印发机关和印发时间标识板式：,2、公文格式中的几条用线,（1）在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是： 党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星； 行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。 这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。 （2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。,3、公文页码,置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。用4号半角字体阿拉伯数码标识。,公文页码标识板式：,4、公文字号,一般按发文机关标识、大标题、小标题、正文等顺序，依次从大到小选用。 发文机关标识使用小标宋体字，红色标识；一般应15mm22mm字号； 公文标题用2号小标宋体字； 秘密等级和保密期限、紧急程度、主题词用3号黑体字； 正文、发文字号、签发人、主送机关、附件说明、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等均为3号仿宋体字。 份数序号用3号半角黑体； 签发人姓名用3号楷体字； 主题词词目用3号宋体字； 页码用4号半角字体。,5、公文用纸,一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。 公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） 张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。,A4型公文用纸页边及版心尺寸,8、排版规格与印制装订要求,（1）排版规格：一般每面排22行，每行排28个字。 （2）制版要求：版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜。 （3）印刷要求：双面印刷。 （4）装订要求：左侧装订，不掉页。,（四）行文规则,1行文应当确有必要，注重效用。 2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 3政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,4同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 5属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。 6属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。,7拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 8向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。,9“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。 10除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 11受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,二、常用公文的撰写,（一）通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。 使用比较多的一种公文。下行文 分为:批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知3种。,通知的撰写,标题：发文机关名称事由文种；或事由文种；或文种 主送机关： 正文：通知的内容，通常包括“通知缘由”、“通知事项”和“执行要求”三项。 结尾常用“特此通知”。 制发机关与成文日期。,（1）批转和转发性通知,是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。,标题：发文机关批转或转发原文标题的通知 如：国务院批转国家统计局关于建立国家普查制度改革统计调查体系请示的通知；国务院办公厅转发国家统计局关于改进地区GDP核算工作意见的通知。,正文：两个部分：转发对象和批注意见。 转发对象:写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。 批注意见:写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。一般就是表明态度、作出评价、提出要求。,【转发通知例文】,国务院办公厅转发国家统计局 关于改进地区GDP核算工作意见的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委 各直属机构： 国家统计局关于改进地区GDP核算工作的意 见已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻 执行。 国务院办公厅 二四年十一月十七日,【批转通知例文】,国务院批转国家统计局 关于建立国家普查制度改革统计调查体系请示的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机 构： 国务院原则同意国家统计局关于建立国家普查制度改 革统计调查体系的请示，现转发你们，请认真贯彻执行。 统计是实行科学决策和现代化管理的一项重要基础工作。按 照建立社会主义市场经济体系的要求，必须尽快建立周期性 的普查制度，并逐步改革和完善统计调查体系。各地方、各 部门要大力加强对统计工作的领导，切实帮助统计部门改善 工作条件，并在人力、财力等方面给予支持。 国务院 一九九四年七月二十日,（2）要求执行和周知性通知,包括发布性通知、部署性通知、指示性通知、知照性通知和会议通知等。 正文一般由：通知缘由、通知事项、通知要求等组成。,会议通知：一般应包括以下内容：会议名称、召开会议的根据与目的、会议时间、地点（报到的时间、地点）、与会人员、差旅费报销办法、与会者应准备与注意的事项、联系单位、联系人与联系电话号码等。如属规模较大的会议，还应在通知中附上会议日程安排和与会的有关证件。,例文：,关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知 各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位： 为贯彻中发20023号和国转联20023号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神， 部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在南京召开全省军队转业干 部安置工作会议。现将有关事项通知如下： 一、出席会议人员 各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市 委组织部综合干部科（处）长、军转办主任各1名。 省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事（干部）处长各1名。 军队出席会议人员的通知由省军转办另发。 二、会议时间、地点 会议定于6月18日在南京双门楼宾馆（南京市虎踞北路185号）召开，会期1天。各市出席会议人员 于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上 午8：15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。 三、其他事项 各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午1时前将出席会议人员名单报省 军转办。联系人：肖福高、汪萍；联系电话：（025）3308593，3310080。 中共江苏省委办公厅 江苏省人民政府办公厅 二OO二年六月十五日,（3）任免通知,除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。,（三）请示,适用于向上级机关请求指示、批准。-上行文。 三种类型： 请求指示：对上级制定的方针、政策、法律、法 规等或某项指示有不同理解，希望上级作出明确指 示我该怎么做，请指示。 请求批示、解决问题：请求上级机关解决本单位 的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见 请求上级批复的我想做这件事，请批准。 请求批转：针对新情况、新问题提出了新解决的 办法和措施，但因为不能直接要求平级或不相隶属 机关照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执 行的我想这么做，请批转。,请示的撰写,标题：发文机关事由文种；或事由 文种 主送机关： 正文：由请示事由、请示事项、结尾三部 分组成。并在结尾处表明请示行文的具体要 求，如“上述要求，请予批准”或“上述 请示，请予批复”、“上述意见，妥 否，请指示”等。 制发机关与成文日期。,【例文1】 关于申请专项经费的请示 河北区人民政府： 为发展我区教育事业，我局所属14中学示范校 建设一期工程进展顺利，各项配套设施正在落实 中，为保证秋季开学正式使用，目前急需订购各类 设备，因资金不足，特向区政府申请购置设备专项 经费100万元，用于该校基本办学设备的订购。 可否，请批示。 天津市河北区教育局办公室 二八年六月十六日,【例文2】 关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示 国务院： 随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平 不断提高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增 加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国 旅游的管理，特制定了中国公民自费出国旅游管 暂行办法。 附：中国公民自费出国旅游管理暂行办法 以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。 国家旅局（盖章） 公安部（盖章） 一九九七年二月二十八日,【例文3】,市统计局关于改革区县GDP核算方法的请示 福建省统计局： 为落实党的十六届四中全会提出的树立科学发展观的要求，更好的反映区域经济社会 全面协调发展的进程，满足区域管理的需要，按照市政府领导的要求，我局拟对区县GDP 核算方法进行改革，即由目前的区县分别核算、市统计局综合评估的模式，改成由市统计 局统一核算全市及分区县GDP数据的模式。现就改革我市区县GDP核算方法问题请示如 下： 一、实施这项改革非常必要。区县一级应淡化GDP指标，建立突出区域功能定位的特 性指标。在新的模式下，区县不再核算GDP，把分区县GDP数据作为全市GDP核算数据 的一个地域分组指标，街乡镇及以下取消GDP核算，不再有GDP数据。这样将有利于统计 数据质量的提高，有利于统计方法制度的规范化，有利于树立科学的发展观。 二、这项改革的基本条件已经具备。这项改革涉及区县GDP数据核算的频次、基础资 料的完整性、核算方法的规范化等内容。尽管改革有相当的难度，但2004年全国经济普查 为分区县GDP核算提供了良好的机遇。我们认为应抓住这一良好的机遇，从2005年上半 年开始由市统计局对区县GDP进行核算，经过一段时间的过渡，2006年全面推行。 三、区县GDP核算的改革是一项系统工程，需要对各专业统计的方法制度进行改革， 需要各相关综合部门的配合和各级政府的理解，涉及到都市经济的统计模式问题，迫切需 要得到福建省统计局领导的支持和业务上的指导。我们的改革是否符合国家统计改革的总 体思路，改革时机是否成熟，核算方法应如何改进等等，希望福建省统计局给予明确指 示。 以上请示，请批复。 市统计局 年月日,请示的撰写要求：,一文一事； 单头请示； 不越级请示； 不得抄送下级机关； 不能用“请示报告”作标题。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓 名和电话,（五）函,函是不相隶属机关之间商洽工作，问复问题，请批、告知事项时使用的公文。平行文。 适用范围广泛，任何机关、团体、企事业单位都可以使用。,1、函的类型,商洽函：是发文机关就某一事项或问题要与收文机关进行协商、接洽而使用的。 询答函：不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题。(询问函和答复函) 请批函：是发文机关向收文机关请求批准事项时使用的。 告知函：与通知类似，是发文机关向收文机关告知事项或情况时使用的。 复函：是为回复对方所发出的函。,2、函的撰写,标题： 发文机关+事由+文种：如国务院办公厅关于农村中小学现代远程教育工程总体实施方案的复函 事由+文种：如关于合作开展计生干部远程学历教育的商洽函 ,发文字号 主送机关： 正文：开头、主体、结尾、结语 开头： 发函的缘由：发函的目的、根据、原因等，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语。 复函的缘由：先引叙来文的标题、发文字号，然后说明发文的缘由。 主体：核心内容，说明致函事项。一函一事。 结尾：提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。,正文部分,商洽函：首先交代发文的原因或目的，然后说明商洽的事项，最后提出要求或希望。 询答函：首先简要交代询问问题的原因或目的，然后提出问题或答复问题，最后提出要求或希望。 请批函：与请示的结构相似，首先交代请批事项的原因或目的，说明理由，然后说明请批的事项，最后提出要求。 告知函：与知照性通知类似，先交代发文缘由（目的、依据等），然后说明告知事项及要求。 复函：由依据和答复意见组成。依据往往引述来文，然后根据来文给予答复。,结尾：,常用结语： 去函：“特此商洽，盼复”“ 特此函达，请复”“请予协助”“请予审批”“请予批准”“特此函告”等； 复函：“特此函复”“ 此复”等。 落款：署名和成文日期,例文1：,国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 1993 2号 国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局： 为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据 国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下： 一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略） 二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略） 三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略） 四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创 汇。（略） 上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落 实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。 国务院办公厅（盖章） 一九九三年一月三日,例文2：,中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函 大学： 近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了 一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今 后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全 面的交流协作关系，特提出如下意见： 一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略） 二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的 课题进行协作。（略） 三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研 究生、科研人员的培训予以帮助。（略） 四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下， 予对方提供利用。（略） 五、加强图书资料和情报的交流。 以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋 商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。 中国科学院研究所（盖章） 一九九五年月日,例文3,市人民政府办公厅 关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函 市政办函 1999 40号 市市容环境卫生管理局： 你局关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示收悉。现复 函如下： 中华人民共和国行政处罚法于*年10月1日起执行。该法对行 政执法主体及