审阅文档修订、批注等.ppt

第七章 审阅文档,修订文档,Word的修订功能，会帮你在编辑文档时，记录下所修改的内容，让使用者在编辑文档时，仍可以看到修改前的格式或文字；若想取消修改也不需要再重新输入文字或复原格式，只要一个简单动作，即可轻易地回复原来的样子。 工具-修订 02-23我们只有一个身体_修订.doc,选中修订功能后，添加文字时，会出现修订标记。 删除文字时，删除的内容会出现在批注框中。 选取所要突出显示文字，单击“突出显示/黄色”按钮，会出现黄色底纹。 单击“审阅窗格”按钮，在修订出单击右键，选取“拒绝删除”即可恢复未修订前的样子。,修订显示方式,修订有四种显示方式： 显示标记的最终状态：插入的文字和格式修改会直接显示在原文件中，在批注方框中显示“删除”后的文字。 最终状态：直接呈现出修改后的文档内容。 显示标记的原始状态：删除的文字仍保留在原文中，则批注方框中显示插入的文字和格式修改。 原始状态：显示原始未修改的文档，让你了解未修订的文档内容。,自行设定“修订”标记样式,在“审阅”工具栏上，选取“显示”下“选项”功能。 可以分别设定所需的标记样式。,文件属性的设置,文件-属性 打开文档的属性对话框，在这里可以设置文档的作者、单位、标题等信息，单击“常规”选项卡，可以看到文档的大小、位置、创建时间等信息；单击“统计信息”选项卡，可以看到文档的一些时间信息和文档的段落、字数等信息；使用其它的两个选项卡还可以查看文档的大致内容和自定义属性,预览文档时发现有的文档可以预览，而有的就不行，这是文件属性的设置，打开“文件”菜单，单击“属性”命令，打开“属性”对话框，默认的是“摘要信息”选项卡，在这里有一个“保存预览图片”的复选框，默认是不选中的，一般的文档无法预览就是由于这个原因，选中这个复选框，单击“确定”按钮，把文档保存一下就可以了。,在修改和审阅文档时，无论是批注还是修订都会自动加上用户的信息，打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“用户信息”选项卡，这里重新输入用户信息就可以了,插入批注,在建立一份文档时，若你想对某些文字做特别的说明，可以在文字后加上附注，让文档内容更加详细。 02-24我们只有一个身体_批注.doc 将光标移到欲插入批注的位置 插入-批注 输入批注内容即可,删除批注,在文档中插入批注的文字中间单击右键，从菜单中选择“删除批注”命令，就可以把插入的批注删除了,一、设置文稿修订状态 (一)作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态 (二)作者手动设置进入修订工作状态 (三)审阅者设置修订的显示状态 二、审阅者在修订状态下批改文稿 (一)审阅者添加或删除文稿内容 (二)审阅者在文稿中添加批注信息 三、作者查看修订情况 四、作者整合修订文稿，接受或拒绝修订内容,Word修订功能实现团队编审,具体操作,利用局域网修订公文,起草 ：由起草者写出草稿后，在办公室微机上将草稿设置为完全共享(一定要设置密码)，并通知审阅者，告知共享的文件夹名称及密码，限定在一定时间内审阅完毕。 审阅：审阅者通过“网上邻居”找到起草者建立的文档后，直接在起草者的微机上打开Word文档，开始审阅。审阅者审阅完毕，保存文件后关闭退出即可，下一个审阅者可继续打开文件进行审阅。如果两个审阅者“撞车”，同时要打开文件进行审阅呢？这不用担心，后来者是不能打开已打开的文件的(此时会有提示出现)，他只能以副本的形式打开，不会干扰先到者的工作的。 定稿,对于修订的文件，可以单击工具栏上的保存版本按钮，保存为不同的版本，供审阅者继续审阅、讨论、修订，直至最后定稿。 使用此方法，整个审阅过程都是在网上进行的，不需将文档打印出来再修改，既提高了工作效率，又节约了办公经费,轻松合并不同版本的Word文档,在日常工作中，经常需要将不同版本的两篇Word文档合并起来。比如，在写作的过程中，有专人负责审校工作，这种审校不是采用插入批注的方式，而是直接在文档上进行修改，不过保存时会用另外的文件名存盘。 当审校完毕，就可以使用Word的“比较并合并文档”功能将修改后的文档与原文档合并起来。,如现在有一篇Word文档的两个版本：一个原文档名为“第15章.doc”，另一个是审校后的文档名为“第15章-2.doc”。,1.打开原文档“第15章.doc”。 2.选择菜单命令“工具-比较并合并文档”，打开 “比较并合并文档”对话框，选中审校后的文档“第15章-2.doc”，然后单击“合并”按钮。 这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方，比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等，并用红色的批注框显示出来，框内用文字说明两个文档的不同，而且在第2个文档中还会出现“审阅”工具栏 3.当文档中的不同之处全部审阅完毕，按Ctrl+S保存文件即可将一篇文档的两个不同版本合并到一起了,图表和公式的自动编号,图表和公式的自动编号在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图11，表21，公式34等。 在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的第一张图（图21）前插入一张图，则原来的图21变为22，22变为23，更糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图21”。 如果图很多，引用也很多，想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏！表格和公式存在同样的问题。,图表自动编号,插入-引用-题注 Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。,表格的自动编号,至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注“图1.1”改为“图1.2”，文档中的“图1. 1”也会自动变为“图1.2”。 表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方。,公式的自动编号,插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”。光标放在公式之后，不要选中公式。 插入-引用-题注,论文里的公式要求单独放在一个段落，公式居中；按章节进行编号，编号用小括号括起来放在右边行末。 首先输入公式和编号，公式的版式选择“嵌入式”，编号用小括号括起来。然后把光标放在公式所在的段落里，点击页面左上角的制表位图标，切换到居中制表位，用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下，这样就放置了一个居中制表位在点击的地方，如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。设置好制表位后，把光标放在公式的前面，按一下Tab键，这样就在公式的前面插入了一个制表符，此时公式以居中制表位为中心居中对齐，再把光标移到公式和左括号之间，再按Tab键插入一个制表符，编号就跑到行末了。,用制表位的方法来处理公式的排版，很简单也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中间，编号推到行末。还有一个好处，若公式或编号的长度发生变化时， Word会自动调节以使公式始终在页面的中间，编号始终在行末，不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式，所有的公式段落应用此样式，即简单又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。,交叉引用,一般文章中经常出现“如图（表）1所示”字样，当这些图表数量较多或文档较长时，若要修改或增减，势必造成不便，幸好我们可以利用“交叉引用”功能，可为我们有效地管理图、表、脚注等引用数据。 02-25健康之旅_交叉引用.doc,将光标放到欲加入交叉引用的位置 插入-引用-交叉引用 选取引用类型，选取引用内容 选中“见上方”/“见下方”项 点选指定的编号项 单击“插入”按钮 分别在各段落插