时间管理(价值很大).ppt

1,时间管理,青岛格兰德信用管理咨询有限公司,2,课程大纲,时间管理 时间管理的四个发展 提高个人成效的方法 时间管理降龙十八掌,3,什么是时间管理,在日常生活中始终如一，有的放矢的使 用行之有效的方法，组织管理好自己生 活的方方面面，最有意义，最大限度的 利用自己所拥有的时间。,4,主管的误区,宁愿 而不是 正确的做事 做正确的事 解决问题 有创意的选择 保持手段 优化手段 遵循义务 求得结果 降低成本 增加利润 管理时间的自我评估,5,一、时间的四个发展,竞赛以快取胜， 军事先下手为强， 商界快鱼吃慢鱼， 跆拳道心快、眼快、手快。 中华武学秘笈： 百法有百解， 唯快无解！,6,岁的人一生：,睡觉年 学习年 工作年 开会年 个人卫生年 打电话年 吃饭年 找东西年 旅行年 其他年 排队年,7,人们重视生命， 乐于理财， 却疏于时间管理！,效率与效能,8,时间管理的三大观念：,时间观念：一小时与六年的关系 效率观念：追求三年与回眸一笑百媚生 效能理念：始终不偏离终极目标和结果， 与人生奋斗方向相吻合,9,时间管理的四个发展历程：,第一代：时间增加和备忘录 第二代：工作计划和时间表 第三代：排列优先顺序以追求效率 第四代；以重要性为导向，价值导向，,目标导向，结果导向。,10,第三代时间管理,紧急,重要,A,B,C,D,1,？,？,轻,缓,11,第三代时间管理,1、领导交办 2、危机处理 3、紧迫问题 4、有期限压力的事,1、某些日常工作 2、某些会议 3、某些好玩有趣活动 4、烦琐的工作 5、某些电话、信件,1、防患未然 2、身体健康 3、改进产能 4、人际关系 5、规划、休闲,重要,紧急,A,C,B,D,1、某些电话 2、某些领导交办的事 3、不速之客 4、某些会议 5、受欢迎的事情,12,时间法则： 帕金森原则：时间象一根弹筋，设立期限。 帕雷托原则：80%的结果源于20%的努力。 注意力之谜：注意力需要及时恢复和聚焦。 内在能量水平：有效地利用生物钟。 效能与效率：做正确的事，做好它。,13,时间的杀手：时间损失分析,设定目标方面的时间损失 制定计划方面的时间损失 作出决定方面的时间损失 在工作组织方面的时间损失 工作开始时的时间损失 每日安排上的时间损失 在信息和沟通方面的时间损失,14,耗时因素分析,外在因素耗时的类型： 电话干扰、不速之客、沟通不良、 资料不全、文件复杂、工作搁置等。 内在因素耗时的类型： 计划欠妥、事必躬亲、条理不清、 欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。,15,时间管理误区：,人们常犯的错误： 不尊重时间 时间为不可谒尽资源 不了解重要与紧急 没有时间管理系统 时间管理： 确定事情优先顺序 做好计划安排 及时解决问题,16,浪费时间的例子 有形浪费：1、开小差 2、资源不足 3、电话 4、程序繁琐 5、间断 6、等待 无形浪费：1、计划不周 2、不懂说“不” 3、拖延 4、不懂授权 5、不分轻重缓急,17,经理人效率管理,提高效率 善于集中时间，切忌平均时间 帕累托定律 善于处理两类时间 效率的真谛对事不对人 效率具有感染性 了解自己的生活节律 晨间型 晚间型 随时型,18,精力高峰时，集中精力于 精力居中时，专注于下列工作 低效率时，可以处理 ,一天中的时间曲线,19,二、提高个人成效的方法,效能管理法 艾维李的效率法 一周时间运筹法 办公室的5S 计划的杠杆原理 时间管理的法则,20,1、效能管理法：,象限时间管理法,轻,重,急,缓,A,B,C,D,问题：为什么会有较多的A类突发事件？,21,紧要,重要,20%25%,65%80%,15%,1%,管理工作的时间分配,22,2、艾维李的效率法,列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情。 把这六件事情按重要程序排序。 上班开始先做1号，完成之后再做2号，再做3号，直至下班结束。,23,3、 一周时间运筹法,24,4、办公室的5S,整理 整顿 5S管理 清扫 清洁 素养 办公室的5S：文件档案、办公区域、办公室管理,25,办公室的5S行动,在你办公桌上摆放目前手头需要处理的文件 每天都整理，不要把乱摊子留到昨天，定置标签标色 及时处理文件，建立适应的文档系统 整理工作室间，保持办公室整洁，经常整理文档 避免被打断筛选电话，拿起话筒，不坐着说话,26,管理者最重要的事情,创造企业的价值、绩效和利润,27,计划的重要性,宁愿多花时间做详细规划 让下属加倍努力，完善计划 基辛格：“是最好的计划吗？”,28,5、计划的杠杆原理,帕累托原理（二八原理） 100 效果 颠峰期 每天十五分钟 ：闭关思考 80 0 20 时间,29,6、时间管理法则,每一分每一秒做最有生产力的事 有效授权，带来轻松 用金钱换取时间 把重要的事情变成紧急的事情 你要不断的行动 遇事马上做现在就做 第一次做好，次次做好,30,时间管理法则,明确目标，制定计划，写成清单 设定完成期限 分秒不浪费，工作日志法 业余时间管理，睡眠，学习，娱乐 专心致志，不要虎头蛇尾 采用节省时间的工具，通讯，交通等,31,三、时间管理降龙18掌,掌控每天 确定目标 实事求是 制定计划 决不拖拉 管理表单,有效规划 轻重有别 沟通细节 专心致志 合理分配 清理桌面,办公室5S 减少干扰 管理邮件 管理电话 充分授权 管理会议,32,开始规划成功,记录一周来的时间安排，包括工作和个人生活。 分析哪些是不需要做的事情，把它们删除。 思考如何尽量聚焦于能带来高回报的重要工作和活动。,33,1、掌控每天被牵着鼻子走,生活就象马戏团，有训兽师也有动物。 改变原有思维，找到正确的行动方法。 积极的努力行动，掌控到每天每时。 静下心来思考，更有耐心的分析。 每天做有效规划，要有次序和条理。 一次只认真做好一件事，不急于求成。,34,2、确定目标穷于应付,把目标写下来，写下要做的事。 写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多。 目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划。 目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南。 明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。,35,3、实事求是盲目乐观,承认问题和差错随时会发生。要留出犯错误、被干扰和出现意外的余地。 少做过多的承诺，不要盲目乐观。 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨。 开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需的资源。,36,4、制定计划贸然行动,拖拉和冒进的现象：有人马上行动踌躇不决者易败，有人不慌不忙欲速则不达。应该制定计划。 对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限。计划越具体，任务就会越实际，处理起来就越有条理。 计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。,37,5、决不拖拉不紧不慢,繁杂的任务、工作过重、压力太大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理、目标模糊、时间不够、精力不够、常被打断 克服拖拉的办法：分割任务、分而治之，千里之行，始于足下。建立里程碑，完成奖励，正面强化。 及早开始、自我激励、精神放松。,38,6、管理表单眉毛胡子一把抓,周计划报表和日计划报表，计划适量。 计划工作细节，要快速、及时、随手记录，一日之计在于晨？ 不断回顾周计划表，每天做调整增减。 你无法完成所有计划的事情，留有余地。 把周计划表时刻带在身上，理智应对。 中午是期限，保持工作生活的平衡。 休息片刻，适当调整，90分钟注意力。,39,7、有效规划随心所欲,注重聚焦于重要任务，首先完成。 围绕要项工作安排，分批处理小任务，不要让干扰和突发事件主宰你。 不要工作得太晚。及早开始，按时下班。 周一的早晨最重要，不要安排见面或电话会议。合理安排。,40,8、轻重有别急事急办,分清轻重缓急的次序 辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间短的事件 聚焦于目标和价值,41,9、沟通细节粗枝大叶,接受任务时的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等 控制任务流，向交通警察学习 写下任务，圈出最后期限，信守承诺 发布任务时的多媒介使用、反馈确认 保持适当的进度追踪控制,42,10、专心致志多头并举,多头并举的结果是目标分散，效率低下，会弄糟几件事情，好象电脑死机 聚焦于目标不放松，离现实越近 在一英寸的地方深挖一英里 多头任务并举时思考：接收的原因，重要程度，征求老板意见。,43,11、合理分配加班加点,一日之计在于晨，一年之计在于春？ 检查日表中的任务，再统筹协调安排。 能否最好利用时间？是否合适的时间完成合适的任务？ 分析分类任务：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、类似合并的？ 上午是可以取得最大工作效益的时机。,44,12、清理桌面先工作后整理,只保留近期文件，要专注于当前的文件：正在处理和未来四周内需要使用的文件 清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品 在显目的地方摆上时钟、戴手表、设定时限，建立时间观念 归类文具于一起，足够一月使用,45,13、办公室5S乱成一堆,整理、整顿、清扫、清洁、素养 分类一般为7-10个文挡，标准适当宽些 常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等 文件夹纸页适当，把大文件夹分成几个小文件夹，文件夹取名彩色标签、彩色文件夹类别更好 桌面上只放一件东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收起文挡，掌控一切,46,14、减少干扰随叫随到,每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要什么，他们看到你的机会越多，需要进你办公室的次数就会越少 干扰会耗去6-9分钟，再需要4-5分钟恢复，打搅三次后，你的专注力会消散 转换桌椅方位，把多余椅子拿走，闭关、挂免战牌、躲进无人办公室，躲避噪音 分析干扰事件，紧急、重要、目标性等 近期干扰的频率、程度、减少方法等,47,15、管理邮件受制于它,初次看到邮件即刻处理，浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，回应重要内容 专时处理，关闭邮件提醒功能，电话及时回复可保私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截信息 善用附件，内容5W1H，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话 利用15-30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理下面的任务,48,16、管理电话随意接打,鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电 记录分析一周的电话情况，是否必要、授权、缩短电话时间 回复电话时问“我能为你做些什么” 让人们知道找你和回避的时间，留出回电的时间，特定时间中午前批量打电话,49,17、充分授权事必躬亲,集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工 分析任务的风险、价值、职责，员工的能力、提升作用等 选择合适的人选进行授权，并提供支持