考勤管理系统操作手册

科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 1 科科 源源 信信 息息 管管 理理 系系 统统 考考 勤勤 管管 理理 一、考勤设置.2 1、班次设置.2 2、工作日历设置.7 3、请假类型.8 4、休假类型.9 5、放假类型.10 6、考勤扣除列设置.11 二、考勤管理.12 1、考勤打卡记录.12 2、出入记录.14 3、排班表.16 4、请假、休假、放假.18 5、加班.19 6、自动加班.20 7、旷工.21 8、考勤标记.22 9、手工调整考勤结果.23 10、考勤详细情况.24 11、考勤结算.25 12、关于考勤管理的总体处理流程.26 三、考勤查询.27 1、考勤汇总查询.27 2、考勤明细查询.28 3、考勤情况统计.28 4、考勤异常打卡查询.29 5、排班查询.30 6、请假休假放假统计.31 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 一、考勤设置一、考勤设置 1、班次设置、班次设置 开始时间开始时间指的是本班次接受打卡的时间。班次进入 1 是指班次的上班时间， 班次离开 1 是指第一次下班离开的时间。可以设置总共 3 对班次进入离开时间； 持续时数持续时数指的是班次的总时长。通常每天是 8 小时工作制的，但在处理打卡 时，可能会有些员工提早来上班打卡，下班时可能会迟离开，那么持续时数设置 为尽可能可以容纳该班次所有可能打卡的时间，但持续时数不能超过 24 小时。 自由打卡自由打卡：若该班次设为自由打卡，在计算考勤时，则不会显示异常。 比如某公司是早上 9 点上班，中午 12 点吃午餐，下午 1 点再上班，下午 6 点下班，而早上上班可以提前 1 个小时来打卡，那么可以设置以下的班次内容： 班次编号：01 班次名称：正常班次 2 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 开始时间：08:00 持续时数：13 班次进入 1 ：09:00 班次离开 1 ：12:00 班次进入 2 ：13:00 班次离开 2 ：18:00 （进入 3 及离开 3 不需要设置；而该班次不会跨日，所以不用选择跨日选项。 时间格式必须为两位，如：五点三十分，表示为：05:30，中间的冒号应以英文 状态进行录入） 如果员工 A 被设置为按该班次计算考勤，则员工 A 可以在早上 8 点过后打 卡，如果早于 8 点打卡，那么该打卡记录不在班次时间范围内，不会被计算； 如果员工 A 在晚上 21 点 30 分才打卡离开，那么这次打卡也不会被计算， 因为该班次是从早上 8 点开始，持续时数为 13，在晚上 21 点就结束了； 跨日跨日是指所设置的时间是第 2 天的时间； 比如某公司有夜班班次，是晚上 22 点上班，第 2 天早上 6 点下班的，那么 可以设置以下的班次内容： 班次编号：02 班次名称：夜班班次 开始时间：21:00 持续时数：23 班次进入 1 ：22:00 班次离开 1 ：06:00 （跨日） 班次的计算方法可以通过脚本的形式来描述，按 “编辑” 按钮进行脚本编 辑； 脚本中可以使用的计算项目在左下角的表格中，计算项目分为计算类型及固 定类型， 计算类型计算类型是指该计算项目可以在脚本中改变的， 而固定类型固定类型是指该计算 项目由系统自动提供，可以在脚本中使用，并且可以赋值。 考勤计算是以班次为一次计算单位的，即计算时是每位员工逐个班次进行计 算的，计算项目中的出勤分钟是指一位员工每个班次的出勤分钟，其它的计算类 型的项目也是一样； 计算项目中的 进入 1 是指员工实际进入的第 1 次打卡时间， 而 班次进入 1 则是指该班次规定的第 1 次进入时间；比如员工 A 是按 01 班次进行上班的， 3 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 他在早上 8 点 45 分打卡，那么在计算考勤时，进入 1 的值就是 08:45，而 班 次进入 1 的值是 09:00 ； 以上面的 01 班次为例，编写班次的计算方法如下： 如果 进入 1班次进入 1 那么 迟到分钟=时间差(班次进入 1,进入 1) 结束如果 如果 进入 2班次进入 2 那么 迟到分钟=迟到分钟+时间差 (班次进入 2,进入 2) 结束如果 出勤分钟=出勤时间(班次进入 1,班次离开 1,进入 1,离开 1) 出勤分钟= 出勤分钟+出勤时间(班次进入 2,班次离开 2,进入 2,离 开 2) 如果 离开 1班次进入 1 那么 迟到分钟=时间差(班次进入 1,进入 1) 结束如果 判断如果员工打卡进入 1 的时间大于（晚于）班次规定的进入 1（09:00） ， 那么说明该员工是迟到了，因此设置他的 迟到分钟 为两个时间（员工实际打 卡时间 进入 1、班次规定的进入 1 班次进入 1 ）之差； 两个时间之差用这样的方式来表示：时间差(班次进入 1,进入 1)，它的意 思是以分钟来计算两个时间之差； 注意：括号内的时间顺序，应把时间小的放在前面，大的放在后面。否则， 迟到分钟会出现负值。 4 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 B如果 进入 2班次进入 2 那么 迟到分钟= 迟到分钟+ 时间差( 班次进入 2,进入 2) 结束如果 基本意思与 A 的解释相同； 而表达式 迟到分钟=迟到分钟+ 时间差(班次进入 2,进入 2) 中的 “=” 号并 不是数学方程式中的相等的意思， 它表示赋值的意思。 可以这样描述上述表达式： 把原来迟到分钟的值加上两个时间之差，然后把相加之和赋给迟到分钟这个 变量； 这是因为如果某员工在进入 1 时就迟到了，而在进入 2 时再次迟到，那么在 A 部分的语句已经计算了他的迟到分钟，保存在 迟到分钟 中的值就是他第 1 次迟到的分钟，而在这里要再次计算他的迟到； C出勤分钟=出勤时间(班次进入 1,班次离开 1,进入 1,离开 1) 出勤时间()的使用格式为： 出勤时间(班次进入,班次离开,进入,离开) 在编辑时只要根据需要点击“班次计算方法”下面的按钮或双击各项目名称即可 进行编辑。 5 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 这段语句是计算员工的出勤分钟的；它会返回出勤的分钟数，因为出勤时间 不是简单地判断员工两次打卡（进入 1、离开 1）的时间差的，要根据班次规定 的班次进入与班次离开的时间来计算，而且员工的打卡情况是多种多样的，这段 语句总共概括了以下 4 种不同的出勤分钟计算情况：早到迟退，早到早退，迟到 早退，迟到迟退。这几种情况的计算是不同的。用出勤分钟这个函数就可以解 决。 D如果 离开 1=日期+1 那么 扣除 1=2 结束如果 解释如下： 日期表示当天时间零晨零点 日期+1 则表示第二天 判断员工如果是在第二天才打卡离开，其实际离开时间离开 1=(迟于 或等于)第二天，则该员工有 2 元的夜餐补贴。 。 以扣除 1为记录项目，表示夜餐补贴 操作方法： 考勤设置考勤扣除列设置点击扣除 1 设置， 输入 “夜 6 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 餐补贴” ，则能在报表中得以查询。 如果企业的工资计算方法比较复杂，需要使用较多的判断条件，以及需要使 用一些函数，这时用户编写计算公式就会有些难度，可以联系经销商或厂商得以 解决。 【使用技巧】 1、 特殊处理 如果企业规定每天上班打四次卡， 但又有一部分员工比较特殊， 只打头尾两次卡， 中间的进出可以不打，但在考勤计算时，必须显示为正常。这样计算只打两次卡 的公式如下： 如果 空值 (进入 2) 那么 如果 离开 1=班次进入 2 那么 离开 2=离开 1,进入 2=班次进入 2,离开 1=班次离开 1 结束如果 结束如果 解释如下： 这是判断进入 2 的设置，如果进入 2 没有打卡记录，则需要判断离开 1，如果离 开 1 是在班次进入 2 之后的， 那么系统就会按照离开 1 和班次进入 2 的时间自动 补回打卡记录。 2、工作日历设置、工作日历设置 如果某些班次的计算出勤是需要区分假日与工作日，那么就需要设置假日， 以便在考勤计算方法中使用； 在设置工作日历时，可同时设置该假日的加班系数； 如：国家规定，5 月 1 日加班按 3 倍计发工资，可以结合工作日历的设置，通过 对法定假期设置加班比率，并结合考勤扣除项目，系统自动计算出当天的加班工 资。 7 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 工作时数工作时数：是指正常工作的小时数。 加班时数加班时数：是指加班的小时数。 工作时数和加班时数都是与产能有关的，而对考勤没有直接影响。 加班比率加班比率：是指加班的系数，如：五一加班，计发三倍工资，其加班比率为 3。 3、请假类型、请假类型 员工请假的种类；如：事假、病假等，是对请假的一个分类。 8 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 4、休假类型、休假类型 在此窗口设置休假的类型；如：探亲假、补休等 9 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 5、放假类型、放假类型 设置放假的种类；如：厂休 注意：请假、休假与放假的区别，详细请参考“考勤管理”部分的“3、请 假” 10 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 6、考勤扣除列设置、考勤扣除列设置 用于记录考勤的项目，如公司规定：晚上加班超过 12 点，有夜餐费，补 贴 2 元，以考勤扣除 1作为宵夜的记录项目，当员工最后一次离开时超过零点 时，则在考勤计算时，系统自动以扣除 1作为记录项目并输出报表。 注意：修改后，仍未能在“考勤详细情况”以及相关的查询报表中显现， 则要重新进行登录。 11 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 二、考勤管理二、考勤管理 1、考勤打卡记录、考勤打卡记录 可以通过卡钟接收，在此查看员工的打卡记录。 注意：发 ID 卡前，请把卡号输入到员工资料中，否则系统不能正确读取员 工的打卡记录。接收过程中，如发现卡号与姓名不相符，请检查输入的卡号是否 正确。 对于漏打卡或少打卡的员工，可以手工添加打卡记录，但每条手工记录会留 下经办人的签名，以便核查。 操作：考勤管理考勤打卡记录新建 根据实际的进入与离开的时间进行录入。注意：时间 1 代表第一次进入的时 间，时间 2 代表第一次离开的时间，时间 3 和时间 4 分别代表第二次进入与离 开的时间。如果该员工的进入与离开时间是跨日的，则要注意打卡日期的录入。 12 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 13 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 注意：如果发现有空白的卡号记录，没有对应的员工（这种情况通常发生的 原因，是错误录入的员工的卡号导致的，比如实际的卡号是 0000000001，但是 录入为 0000000011） ，那么可以选择这些记录，然后点击“自动匹配员工编号” 图标，系统将会把该打卡记录的员工编号更新为当时卡号对应的员工编号。 2、出入记录、出入记录 记录员工的进出情况，数据在考勤结算时不会自动导入计算。 如果需要使用卡钟的门禁功能， 而不仅仅是记录出入的记录， 那么需要在 “考 勤卡黑白名单管理” 窗口， 设置出入卡钟对应的白名单卡号。 只有设置了白名单， 并且在出入记录接收程序中，下载白名单到卡钟上，这样被允许出入的卡才可以 在门禁卡钟上使用，并在打卡后发出开锁信号。 14 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 在建立名单时，如果没有指定门号，那么在下载时，该卡号将会被所有的卡钟下 载。如果该卡号指定了门号，那么只有该门号才可以下载该名单记录。 15 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 3、排班表、排班表 在这里设置员工的班次，可以一次设置多个员工一段时间内的班次； 先设置好要排班的日期。然后按 “添加” 按钮在左边列表中添加员工。添 加员工后， 在列表中选择需要进行排班的员工 （按住 Shift 或 Ctrl 键进行多选） ， 按 “修改” 按钮进行修改；右边的表格也可以通过按住 Shift 或 Ctrl 键进行 多选，选择后，按 “选择班次” 按钮选择班次；最后必须进行 “保存” ，否 则排班无效。并且可以通过“排班查询”窗口进行班次的查询。 16 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 如果需要删除某天的排班，在右边的表格选择后，按 Del 键进行删除； 17 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 注意：当员工的离职申请的生效时，该员工离职日期以及之后的排班将会自 动删除。 4、请假、休假、放假、请假、休假、放假 员工的请假可以在这里进行输入 输入的请假记录需要进行批准操作才能被考勤计算或结算识别； 录入的请假记录最好是按每天录入，这样在考勤计算或结算时可以识别为当 天的请假； “按日期拆分为每天” 的意思是如果请假超过一天，那么在输入时不需要 每天输入一条请假记录，输入请假的起止日期，以及每天的请假分钟就可以了， 系统会自动把该请假记录拆分为每天； 注意：如果请假超过一天，建议用户选择“按日期拆分为每天” ；否则，在 “考勤详细情况”窗口中计算考勤时，只有一天的请假记录。 系统处理假期有三种方式可以选择：请假、放假、休假。 放假与休假的区别是：放假是公司主动的，而休假是员工主动的。 18 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 5、加班、加班 对于所有的加班，都可以通过此窗口，填写加班申请进行确认。但工作量 比较大，如果是工厂，加班的人数比较多，而且加班的时间比较固定，建议用户 采用自动加班。详细请参考 5、 19 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 6、自动加班、自动加班 自动加班是指如果某些班次是需要延长工作时间的，为了避免录入太多的加 班申请，可以在考勤计算方法中计算自动加班作为加班时间。 自动加班记录是做了考勤结算后自动添加的，不需要手工新建，但如果要在 工资结算中使用自动加班的数据，就要在本窗口中对自动加班记录进行批准操 作；没有经过批准的自动加班记录是不会被工资结算使用的； 20 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 7、旷工、旷工 一般情况下，员工旷工的机率是比较少的。在此窗口中，只有通过确认批准 才能算为旷工处理。 21 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 8、考勤标记、考勤标记 考勤标记是处理一些预先知道的特殊情况的。 标记的实际意义是由用户自己定义的。 比如:某个车间经常会发生停工待料的情况， 经常会通知员工迟一个小时 上班，或者早一个小时下班。对于这种情况，按正常的打卡计算，就会发生 迟到或早退的现象，但是实际不是的。而要在班次设置中设定对这种情况的 判断，也是相当困难的，因为有时会迟 1 个小时上班，有时会是 2 个小时， 变化很大的。 用考勤标记来处理就比较方便，如:迟一个小时上班，就设置考勤标记为 1，迟 2 个小时上班，就设置考勤标记为 2，以此类推。然后在该班次的考勤 计算方法中加上对考勤标记的判断，把迟到分钟或早退分钟的值减去考 勤标记的值就可以了。 22 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 9、手工调整考勤结果、手工调整考勤结果 对于一些非常特殊的情况，导致某些员工的出勤记录有异常，而这些异常是 偶然的情况下产生的，就没有必要调整班次中的设置，直接调整该员工的考勤结 果就可以了。手工调整的记录，需要批准才会生效。 23 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 10、考勤详细情况、考勤详细情况 如果需要即时查看考勤的情况，可以在本窗口进行考勤计算； 按 “计算” 按钮选定要查看的日期段进行计算； 通过“选项”按钮来设置每种考勤项目的计量单位。 计算的结果影响其它模块，所以可以任意重复多次进行计算，计算结果可以 在考勤查询模块中进行查询，多次计算的结果以最新的一次为准； 24 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 11、考勤结算、考勤结算 与考勤详细情况类似，是计算考勤情况，但不同的是结算结果会被工资结算 使用，所以在考勤结算前，请先处理好请假、休假、加班等内容； 25 科 源 信 息 管 理 系 统 考 勤 管 理 部 份 使 用 操 作 手 册 12、关于考勤管理的总体处理流程、关于考勤管理的总体处理流程 在进行考勤管理时，首先在确定班次的情况，比如总共会有多少种班次，每 种班次的考勤方法是怎么样的，如果有需要，还要设置假日。在设置考勤计算方 法时，要考虑实际操作时情况，可以灵活利用系统的功能，避免使考勤工作陷于 繁锁的处理中。比如某班次在星期六、日都需要加班的，那么可以通过计算自动 加班，而避免录入加班申请； 然后排定员工的班次，对于班次比较固定员工，可以一次排定较长的时间范 围； 员工的请假、加班等申请，可以通过分配权限由各部门的主管录入及批准， 以避免集中处理所带来的工作量； 每天最好在考勤详细情况窗口中计算一次上一天的考勤情况，检查有没有漏 打卡或者是重复打卡的情况，如果有，查明原因后应及时处理，不要留到考勤结 算时再处理； 在考勤结算之后，需要检查是否有自动生成的自动加班记录，然后根据实际 情况对自动加班记录进行批