行政办公室档案管理岗岗位描述

一、 岗位情况调查表(职务说明书)岗位名称档案管理岗岗位编号所在部门行政办公室岗位定员1直接上级行政办公主任岗位工资直接下级无分析人所辖人员无分析日期本职： 负责收集、整理、保管、提供借阅工厂及其下属部门的文书档案、财务档案、实物档案、照片档案等及应用现代化方式管理、利用档案。职责与工作任务：职责一职责表述： 负责收集工厂各部门的各类档案工作时间百分比：5 %工作任务督促工厂各归档部门保管好所需归档文件收集与工厂重大活动有关的各类文件协助各部门归档人员区分应归档文件范围合理安排各归档部门归档时间职责二职责表述： 负责接收工厂各部门移交的各类档案工作时间百分比：10 %工作任务核对各部门移交档案，确定各类档案类别、保管期限检查各归档部门归档文件的完整性、真实性、准确性检查移交档案是否符合归档文件要求编制移交目录，交接双方签字职责三职责表述：负责综合工厂各部门档案，正确区分全宗，划分类别，统一整理接收档案工作时间百分比：5 %工作任务区分每份文件全宗，划分类别、保管期限，按时间顺序整理装盒给每份文件盖上档号章，填写年度、分类号、保管期限、件号核对登录文件将不同全宗、不同保管期限的文件分别排放入柜建立各种检索目录职责四职责表述：负责档案的保管工作 工作时间百分比：5 %工作任务做好档案的保护工作，做到防火、防虫、防光、防霉准备保管各类档案所需的装具职责五职责表述： 负责提供档案的借阅利用工作时间百分比：5 %工作任务快速、准确、安全地提供利用者权限内所需档案进行档案借阅登记及时收回借出档案职责六职责表述： 承担到期档案的出库工作工作时间百分比：5 %工作任务对到期档案进行装箱封存 列明数量，准备销毁职责七职责表述： 负责档案管理软件的日常使用及维护工作时间百分比：5 %工作任务各终端用户权限设定、密码管理指导培训各部门归档人员正确使用各自模块依据需要建立各种录入项目、表格及目录日常利用档案管理软件录入历史数据、整理现行文件利用软件查询所需档案职责八职责表述： 参与起草、修订工厂档案管理制度档案保管期限表工作时间百分比：5 %工作任务贯彻执行公司有关规定结合公司文件，制定符合工厂实际的各种档案管理制度反馈各部门意见，修订工厂管理制度协助各部门宣传、贯彻公司、工厂档案管理制度职责九职责表述： 参与档案统计工作工作时间百分比：5 %工作任务统计分管档案数量、种类综合各类档案统计数据，填写档案年报职责十职责表述：负责工厂图书馆、活动室的日常管理工作工作时间百分比：10%职责十一职责表述：协助行政办公室的日常工作工作时间百分比：25 %职责十二负责工厂计划生育工作工作时间百分比：5%职责十二职责表述：完成上级交办的其他工作工作时间百分比：10 %权力：有对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权有对公司归档文件的管理权有对各部门相关资料和报表的索取权有制定相关文件、规章制度的建议权有对其他相关工作的建议权考核指标：负责收集各部门应归档文件,保证应归档文件的完整率达到95%保证接收的档案的按照山东省档案分类原则及公司档案管理制度、保管期限表合理分类、保管期限的划定准确统一，交接双方责任明确按照山东省档案整理规范的要求对每次收集的档案能在接收后一个月内整理完毕 保护接收档案的安全性达到98%在工作职责范围内，对利用者所需档案能在10分钟之内及时、准确提供,查找率达95%每年年底对到期档案进行一次核对目录封箱统计工作，做到列明数量，保证出库档案完整率达98%按照档案管理软件各用户各自的权利,做到权限设定合理，每年核对修改各用户权限；对录入的档案保证录入准确性达到95%保证参与制定及修订的各项档案有关制度符合本工厂实际需要，采纳率达到90%保证档案统计数据的真实、准确性达到95%计划生育准生证的办证交费率100%，超生率为0工作协作关系：内部协调关系各科室、各车间女工、计划生育组长外部协调关系计生委、奇山办事处计生办、上夼西路北居委会任职资格：教育水平高中以上专业无特别要求工作经验无特别要求能力要求具有一定的文字表达能力、操作能力、协调能力； 个性特征稳重、责任心强、细心、理性思维生理特征无特别要求所需培训档案上岗培训(三个月)工作特点：工作场所本单位工作方式以坐及搬运档案为主工作