超市部门结构及职能.ppt

,青岛海信网络科技股份有限公司,商业企业部门结构及职能,2,一、与系统有关的部门,3,二、各部门职能,1、招商（采购）部： 制定商品大、中、小类的划分，并确定营运部门组织结构的划分。 市场调研，确定商品采购计划。 与供应商谈判，签定采购合同。 整理、填报供应商资料。 确定商品价格，填报商品资料。,4,招商（采购）部（2）,审批各分店经销商品要货申请。 确定要采购的商品，并下订单。 与供应商谈判促销活动，填报促销报告。 对退货申请确认。 填报应扣供应商的各项费用。 按规定，淘汰末位供应商及滞销商品。 对付款表进行预审。,5,招商（采购）部（3）考核指标,销售额：最直接的指标 商品结构：是否符合商场的业态及档次定位，关系到长远发展. 毛利率：最重要的指标，对于低毛利的，要搞好促销，提高周转，对于高毛利的，要做好形象。 周转率：平均库存与平均日销售的比值，提高毛利额的重要 途径。 到货率：验收入库与采购量之比，衡量采购员工作能力和责任心的指标。 新品引进率：采购员开拓能力的指标。 商品淘汰率：卖场面积总是有限的，而商品相对来说是无限的，优化商品结构的重要指标。 通道利润率：非经营性收益，要适当控制。,6,2、商品行政办（录入组）,按要求审核、录入各种单据。 完成各种档案资料的修改。 处理进价、售价的调整。 录入优惠促销信息。 打印补货单。 从门店接受、处理应由总部处理的信息。,7,商品行政办（2）,录入盘点数据，打印盘点报表。 处理调拨、削价、报废、特价等业务。 打印标价签。,8,3、业务部（综合管理部）,审核进货合同。 审核供应商信息表、商品信息表。 市场调研，对商品的售价进行监督。 查询、打印销售报表、计划完成报表，进行各种数据的分析，为决策提供参考。 统计滞销商品清单，监督招商部的供应商、商品淘汰情况。,9,4、电脑部,软、硬件系统的安装、调试、维护。 电脑基础知识、业务流程的培训。 系统基础信息的设定、修改。 日清日结。 数据清理、备份。 数据的接受、发送。,10,5、收货部,整理订货单，安排供应商送货。 根据规定按订单验收商品。 打印验收单，签字后传递给有关部门。 打印条形码，并按规定收费。 整理退货申请单，组织退货。 打印退货单，签字后传递给有关部门。 管理仓库库存，负责入库、出库、盘库。 负责商品索赔工作。,11,6、前台部,负责总服务台的工作。 按规定开、关收款机。 严格按照收款步骤收款。 及时上传、下载各种信息。 百货区，营业终了与营运柜组对帐。 负责长短款的查找与处理。 按公司规定处理折扣折让。,12,7、现金办（汇缴处，属财务部）,每天录入各收款员所缴的现金、支票等金额。 打印每位收款员的长短款差异表。 督促前台部及时处理长短款。 汇总每天销货，报核算组。,13,8、核算组（属财务部）,检查各种单据的合法性。 核对验收入库单、退货单、调价单等单据，并做帐务处理，不符的，查找原因。 打印销售汇总报表和进销存报表，对现金办的缴款单进行核对，并进行账务处理。,14,9、结算组（属财务部）,对预付货款进行登记、监督、管理。 定期打印对帐单，并同供应商对帐。 查找、处理对帐差异。 审核、登记各种扣项，检查扣除情况。 打印付款单，给供应商付款。,15,10、营运部（1）,配合收货部收货。 对商品进行分拣、组合、拆分、理货、上架。 提出商品调拨申请。 监督联营商品的销售。 提出商品报残申请。 配合招商部，搞好促销活动。,16,营运部（2）,分析销售、库存等数据，按各种口径进行排名，对优化商品结构提出改进意见。 提出商品退货、削价申请。 按规定，做好商品的实物盘点登记，并负责处理差异。 配合招商部进行采价工作。 提出补货申请。,17,11、配送中心（1）,划分仓位，并进行编码。 汇总各门店的要货申请。 生成拣货单，并拣货。 生成、打印配送单，并进行配货。 整理采购单，组织收货。 按规定验收商品，打印、传递入库单。,18,配送中心（2）,汇总各门店及配送中心的退货申请单，打印、传递退货单。 定期检查商品的有效期及商品的不流动情况，提出退货申请。 对配送中心库存进行盘点。,19,12、经理室,合同审批。 降低毛利的调价、削价、报废审批。 盘点及促销方案的审批。 考核计划完成情况，审查改进方案。 对库存、销售、毛利等指标进行各种分析，监督供应商、商品的淘汰计划。 付款审批。,20,谢 谢,青岛海信网络科技股份有限公司,商业自动化业务流转程序,22,三、商品定价流程（可略）,1、采购员建议正常零售价、会员价、最低售价，采购部经理、业务部经理审批后转商品行政办。 2、商品行政办负责录入。,23,十三、配送（1）,说明： 直接配送：总部统一进货，统一补货，统一配送到分店，统一办理结算。 协力配送：总部统一进货，统一补货，由供货商送货到分店，统一办理结算。 日配商品：总部统一进货，分店自行补货，由供货商送货到店，统一办理结算。 自采商品：分店确定进货渠道，总部备案，分店自行定价、自行补货，以备用金支付货款，分店定期到总部结算。 一个商品只能有一种配送方式。 同一商品不同供货商供货，其配送方式必须相同。 同一供货商的不同商品，可以采用不同的配送方式 直接配送商品转化为协力配送的前提是：配送库房的库存为零。,24,配送（2）,1、配送中心收货： 1)、配送中心查询当日应到货的“商品订货单”，安排供应商送货，并做好收货准备。 2)、配送中心根据“商品订货单”进行验收，如到货数量少于等于订货数量，按实际数量验收，多余部分不能验收。验收确认后自动生成“配送库房商品验收单”。一式三份（供应商、财务、配送中心），并把厂方的送货单一并转财务。（配送中心与分店间的发票问题要协商解决）,25,配送（3）,2、配送中心配送： 1）、定时查询各分店的要货单，汇总形成拣货单。 2）、根据拣货单整理商品，形成配送任务。 3）、打印配送单一式三份（分店、配送中心、总部 财务），随货至各分店。 4）、分店收货，并打印验收入库单，系统自动把 验收入库单与配送中心的配送单进行碰单， 分店和配送中心同时调整库存，如有差异，系统 生成配送差异表，回传配送中心、总部财务。,26,十四、寄存商品的管理,1、供货商所送商品多于订货的数量，系统可通过暂存的方式，生成“寄存单”，一式两份，一份供应商，另一份收货部。 2、收货部把寄存单转采购部，经由订单的审批流程流转。 3、确认通过的，可转化为正常订单进行验收；对没通过的，可进行撤单,并通知供应商取走寄存商品。,27,十五、分店退货（1）,1、自采商品退货： （1）、商品因逾量或残损退货时，分店营运部制作“退货申请单”，经营运主管、经理、分店采购员、分店采购经理签字确认后，转分店收货部。 （2）、收货部、营运部人员共同查看实际库存，确认退货数量并准备商品，确定商品退往的厂商和批次。 （3）、收货部人员把退货信息录入系统，生成“商品退货单”，不允许实退数量多于申请的数量。“退货单”一式四联，营运部、核算员、采购员、收货部各一联。,28,分店退货（2）,（4）、采购员在规定的时间内把退货单传给供货商。 （5）、供应商在规定的时间内（7日）持退货单到收货部提货，并开具厂商退货发票（收据）给收货部，收货部把发票（收据）附在退货单上。 （6）、收货部/营运部/供应商分别在退货单上签字，并传给分店核算会计。 （7）、防损员查验后放行。,29,分店退货（3）,2、协配、日配商品退货： （1）、因逾量或残损退货时，营运部制作“商品退货申 请单”，经营运主管、经理签字后，转收货部。 （2）、分店收货部录入系统，生成退货申请表。 （3）、总部采购员定时查询电脑，联系供应商， 如果可以退货，则由采购经理在电脑中确认。 （4）、收货部打印退货出库单 一式四联，（收货部、 营运部、供应商、结算中心）。 （5）、营运部、收货部共同查看实际库存、确认退货 数量并准备商品，不允许实退数量多于“申请 单”的数量。,30,分店退货（4）,（6）、采购员在规定的时间内把退货单 传给供货商。 （7）、供应商在规定的时间内（7日）持退 货单到收货部提货，在“退货单”上签字， 并开具厂商退货发票（收据）给收货部，收 货部把发票（收据）附在退货单上，签字后 传给结算组。 （8）、收货部/营运部/供应商分别在退货单 上签字，防损员查验后放行。,31,分店退货（5）,3、直配商品退货到配送中心 （1）、因逾量或残损退货时，分店营运部制 作“退货申请单”，经营运主管、营运经理 签字确认后，转分店收货部。 （2）、收货部录入申请表。 （3）、总部采购员定时查询电脑，并审批。 （4）、分店收货部打印退货出库单一式三联（收货部、营运部、配送中心）。,32,分店退货（6）,（5）、分店营运部、收货部共同查看实际库存、确 认退货数量并准备商品，不允许实退数量多于申 请数量。 （6）、收货部/营运部分别在退货单上签字，防 损员查验后放行。 （7）、配送中心根据分店退货单做验收。配送中心 的验收单与分店的退货出库单碰单，如果有差异， 则生成配送差异单。配送中心打印验收入库单 一式两份，一份配送中心，另一份结算中心。,33,十六、退货给厂家（1）,1、采购员定期查看配送中心库存，需要退货的，与供应商联系，并在电脑中做退货申请单，采购经理在电脑中审批。 2、配送中心打印退货出库单，一式三份，（配送中心、供应商、结算中心）。 3、采购员在规定的时间内（2个工作日）把退货单传给供货商。 4、供应商在规定的时间内（7日）持退货单到配送中心提货，并在“退货单”上签字，同时开具厂商退货发票（收据）给配送中心，配送中心把发票（收据）附在退货单上签字后传给结算中心。,34,退货给厂家（2）,5、防损员查验后放行。 注意： u 供应商提货时须持身份证、退货单复印件和其公司证明。 u采购员在签字时，须查电脑，在确认该商品没有付款的情况下再签字,35,十九、生鲜管理（1）,生鲜经营是目前超市经营的热点，同时也是难点，生鲜管理的根本在于控制产品的毛利率和损耗率，根据商品的特点，可分三类管理。 1、单品管理： 适用商品：蔬果、水产、花卉、禽蛋、散装杂粮、糖 果蜜饯、冷冻冷藏品。 管理方法：参考正常商品的管理。 2、部门管理（类值管理）： 适用商品：面包、糕点、熟食加工、净菜加工、生肉。 管理特点：方便宜行，适合大多数企业，但较粗放。,36,生鲜管理（2）,管理方法： 1）、对生鲜商品专设一部门（或柜组）。 2）、该部门（柜组）内的商品要么只用于进货（只有进价而没有售价），要么只用于销售（只有售价而没有进价）。 3）、月末通过盘点结转成本，核记毛利，具体可采用最后成本法： 不考虑中间产品，用销售码统计销售，用进货码统计成本，盘点后如果采用退库的办法，则本期销售和本期进货匹配，计算毛利，如果用盘点登记的办法，则本期成本为本期进货加上期末库存减去本次盘点数。,37,生鲜管理（3）,3、加工工艺： 适用商品：面包、糕点、熟食加工、净菜加工、生肉。 管理特点：管理精细，但要求对工艺有较高的量化分析，难度 较大，不易操作。 管理方法： 定义产品加工工艺，主要是各种原料和成品间的权数设定。 原料进货：同正常商品。 领料：参与加工过程，形成成本。 加工：根据工艺，生成产成品，也可由产成品倒算出原料。 销售：同正常商品。 核算：同正常商品。,38,二十六、结算流程（1）,1、及时核单 财务核算员每天把进货单、退货单、进价调整单等核单确认，使其能及时进入付款系统中。 财务结算员及时把供应商应承担的各种费用如：入场费、促销费、广告费、水电费、物业费、堆头费、端头费及应承担的折扣折让损失录入系统。（预先录入承担比例的系统自动计算并与付款关联。） 2、及时退货 采购部要按时把需退货的商品退货，尽量不要造成付款后又退货的现象。并把供应商应承担的各项费用按规定日期书面转财务部。,39,结算流程（2）,3、对账 结算员每月定期汇总结算数据，按供应商打印对帐单，一式两份，转采购部确认。 采购部审查并签字确认，一联转供应商，一联回传财务