工作手册_商务部工作手册1

商务部工作手册商务部工作手册 部门组织结构部门组织结构.1 一、商务部组织结构图一、商务部组织结构图.1 二、职务说明书二、职务说明书.2 第一部分第一部分 2010 年商务政策年商务政策4 一、一、 经销协议签订说明经销协议签订说明.4 二、二、 各渠道经销商返利设置各渠道经销商返利设置.5 三、三、 各渠道经销商进货政策各渠道经销商进货政策.9 四、四、 其他相关商务政策其他相关商务政策.11 第二部分第二部分 部门工作操作流程部门工作操作流程.15 一、一、 SIMON 西蒙商务部产品订货程序西蒙商务部产品订货程序.15 二、二、 SIMON 西蒙低压专业渠道订货程序西蒙低压专业渠道订货程序.20 三、三、SIMON 西蒙特殊订制品评审及订货程序西蒙特殊订制品评审及订货程序 22 四、四、SIMON 西蒙商务部退换货流程西蒙商务部退换货流程 27 五、五、SIMON 西蒙商务部销售预测处理程序西蒙商务部销售预测处理程序 32 六、六、SIMON 西蒙商务部业绩核算处理程序西蒙商务部业绩核算处理程序 34 七、七、SIMON 产品防伪查询程序产品防伪查询程序 36 八、八、SIMON 西蒙商务部返利处理程序西蒙商务部返利处理程序 38 九、九、SIMON 西蒙商务部全国百安居直供程序西蒙商务部全国百安居直供程序 40 十、经销商邮箱及经销商系统使用十、经销商邮箱及经销商系统使用.43 十一、商务部工作手册的解释和执行十一、商务部工作手册的解释和执行.49 附件附件.50 部门组织结构部门组织结构 一、商务部组织结构图一、商务部组织结构图 部门经理 沈佳华 商务组 主管：黄珊 客服专员 黄珊 东南/华南主办 雷莉 华西/华南主办 张碧露 华中/华北主办 毛佳敏 华东/华北主办 李英君 百安居/低压主办 黄珊 联系方式：联系方式： 姓名姓名负责片区负责片区联系电话联系电话E-mail 黄珊全国百安居直供/低压021-S 雷莉 东南大区 华南大区：广州办，深圳办，海口办 021-S 张碧璐 华西大区 华南大区：长沙办，南宁办，中山办，东莞 办 021-S 毛佳敏 华中大区 华北大区：北京办，呼和浩特办 021-S 李英君 华东大区 华北大区：沈阳办，天津办，长春办，大连 办，哈尔滨办 021- 二、职务说明书二、职务说明书 商商务务部部经经理理 经销协议的拟定、审核和管理； 准确进行销售预测的制定； 生产计划的协调、产品入库的跟催； 发货的执行和控制； 控制直营超市门店的应收账款比例； EAP 系统的修改、维护与推动； 对下属员工的在职培训、培养；并随时实施岗位后备计划； 对全国折让预算的控制 每月业绩的跟催 准确及时地完成上级领导交办的任务。 商商务务主主管管： 参与拟定月/年产品销售预测/销售预测调整； 参与拟订商务政策及商务管理各项规范； 每月相关销售数据分析和汇总； 经销商业绩、办事处业绩汇总； EAP 系统的维护和程序的改进； 协调物流组、制造部保证部门协调畅通； 协调处理各种商务投诉； 协调生产部门，确保充足的产品库存； 直营超市门店应收账款管理； 协助经理进行部门管理； 各种事务的跟催； 有效领导和组织部门内部工作，并在部门与部门之间沟通顺畅； 在部门内部及部门之间进行有效通畅的沟通和团队合作； 及时准确的完成上级交待的各项任务。 商商务务主主办办 订单的准确处理，确保客户订单按时、准确的发货； 各项促销及返利的核算、审核； 月度、季度、年度业绩的核算； 商务政策的解释与沟通； 退货状态跟踪及协助部分信用工作； 协议的审核、整理、归档； 在部门内部及部门之间进行有效通畅的沟通和团队合作； 及时准确的完成上级交待的各项任务。 客客服服专专员员 协助信息主办对市场客户服务标准的执行进行督导、协助客户满意度调查，服务信息处理工作； 负责售前的电话咨询、售中的安装、售后（含工程配合）产品技术服务和培训； 负责客服中心安排的其他市场信息收集工作； 在部门内部及部门之间进行有效通畅的沟通和团队合作； 及时准确的完成上级交待的各项任务。 第一部分第一部分 2010 年商务政策年商务政策 一、一、 经销协议签订说明经销协议签订说明 1、2010 年协议分渠道签署，分为SIMON 电气特许零售零售经销协议书 、 SIMON 电气特许工程工程经销协议书 、 SIMON 电气特许低压电器低压电器经销协议书 、 SIMON 电气特许电子商务电子商务经销协议书 ，同一经销商可签署的 协议如下： 区域零售渠道工程渠道低压专业渠道电子商务渠道 内围经销商二选一签订 外围经销商 备注：（1） 各渠道协议分别考核协议任务，不能合并考核，享受不同进货和返利政策！ （2） 内围经销商零售和工程渠道原则上不可同时签订协议，若有特殊情况经 OA 申请报大区同 意。 2、 各渠道经销商可订购的产品说明如下： 渠道可订购产品 零售渠道 开关高端产品59、60、61、V8、88 开关中高端产品55、56、58、 开关流通产品32、52、51、50、53、53A、地插 项目产品低压 68、布线全系列、家居照明（家居系列） 备注：新备注：新 5151 上市后将上市后将 5252 归入中高端产品。归入中高端产品。 工程渠道 开关高端产品59、60、61、V8、88 开关中高端产品55、56、58 开关流通产品32、52、51、50、53、53A、地插 开关工程产品50G、39 项目产品布线全系列、照明全系列 备注：新备注：新 5151 上市后将上市后将 5252 归入中高端产品。归入中高端产品。 低压专业渠道项目产品低压全系列 电子商务渠道 网络专销开关系列32、55、58、61、59E 其他产品不得上网销售 备注：备注：1 1，20102010 年订单系统将设置为分渠道限制订货系列，如经销商只签订零售协议将不能在订单系统中年订单系统将设置为分渠道限制订货系列，如经销商只签订零售协议将不能在订单系统中 录入录入 50G/3950G/39 系列系列/ /低压低压 6565 系列系列/ /照明商照系列的订单，按上述渠道产品类推。照明商照系列的订单，按上述渠道产品类推。 2 2，6565 系列订货均需签订系列订货均需签订SIMON 电气特许低压电器低压电器经销协议书 。 3、 对于新签经销商年度任务不得低于以下标准： 渠道渠道区区 域域任任 务务 零售内围80 万 外围40 万 内围50 万 工程 外围30 万 内围40 万 电子商务 外围20 万 内围40 万 低压专业 外围20 万 二、二、各渠道经销商返利设置各渠道经销商返利设置 1 1、 20102010 年各渠道可享受的返利如下表所述：年各渠道可享受的返利如下表所述： 渠道年返季返累进季返 零售 二选一 工程 专业低压 电子商务 注明：（1） “”表示可享受 “”表示不可享受，具体享受条件见下。 （2） 2010 年年返不计业绩。 （3） 各渠道经销商以综合任务作为考核。 （4） 2010 年返利均以货物形式返还。 （5） 2010 年 10 月 1 日后签署协议的经销商只能享受季返，不享受年返。 （6） 2010 年 12 月 1 日后签署协议的经销商季返、年返均不再享受。 （7） 由于 2010 年协议有 3 个月的签订期，在签订期中如产生零售渠道经销商订购 50G/39 产品的 业绩挂档计入季度、年度业绩。 （8） 双方终止合作的,经销商应返还享受的各种支持性折让和奖励。 2 2、 零售渠道经销商年返零售渠道经销商年返/ /季返的签定季返的签定 2.1 2010 年年返的签订根据市场分类、经销商级别及相对 09 年综合业绩实际完成的增长率享受相 应点数的年度返点，具体内容如下表： （一）（一） 特类办市场特类办市场 特类办市场经销商按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别： A A 类：类：0909 年业绩年业绩 700700 万；万； B B 类：类：700700 万万 0909 年业绩年业绩400400 万；万； C C 类：类：400400 万万 0909 年业绩年业绩 200200 万；万； D D 类：类：200200 万万 0909 年业绩年业绩 I P 级别 I25%25%I15%15%I10%I40%40%I30%30%I20% A 5% 4%3.5%/ B4.5%3.5%3%/ C4%3%2%/ D/2.5%2%1% （二）（二） 一类办市场一类办市场 一类办市场经销商按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别： A 类：类：09 年业绩年业绩 450450 万；万； B 类：类：450 万万09 年业绩年业绩300300 万；万； C 类：类：300 万万09 年业绩年业绩 150150 万；万； D D 类：类：150150 万万09 年业绩年业绩 I P 级别 I25%25%I15%15%I10%I40%40%I30%30%I20% A 5% 4%3.5%/ B4.5%3.5%3%/ C4%3%2%/ D/2.5%2%1% （三）（三） 二类办市场二类办市场 二类办市场按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别： A 类：类：09 年业绩年业绩350350 万；万； B 类：类：350 万万09 年业绩年业绩200200 万；万； C 类：类：200 万万09 年业绩年业绩100100 万；万； D D 类：类：100100 万万09 年业绩年业绩 I P 级别 I25%25%I15%15%I10%I40%40%I30%30%I20% A 4.5% 3.5%2.5%/ B4%3%2%/ C3%2%1.5%/ D/2.5%2%1% （四）（四） 三类办市场三类办市场 三类办市场按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别： A 类：类：09 年业绩年业绩200200 万；万； B 类：类：200 万万09 年业绩年业绩150150 万；万； C 类：类：150 万万09 年业绩年业绩7070 万；万； D D 类：类：7070 万万09 年业绩年业绩 I P 级别 I35%35%I25%25%I15%I50%50%I40%40%I30% A 4% 3%2%/ B3.5%2.5%1.5%/ C3%2%1%/ D/2.5%2%1.5% （五）（五） 四类办市场四类办市场 四类办市场按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别： A 类：类：09 年业绩年业绩150150 万；万； B 类：类：150 万万09 年业绩年业绩100100 万；万； C 类：类：100 万万09 年业绩年业绩5050 万；万； D D 类：类：5050 万万09 年业绩年业绩 I P 级别 I35%35%I25%25%I15%I50%50%I40%40%I30% A 4% 3%2%/ B3.5%2.5%1.5%/ C3%2%1%/ D/2%1.5%1% 注明：特、一类办市场外围参照二类办市场；二类办市场外围参照四类办市场 I经销商 2010 年年度综合任务比上年实际综合业绩的增长率 即 I=（2010 年度综合任务-2009 年实际综合业绩完成）/2009 年实际综合业绩 P经销商 2010 年年度能够获得的年度奖励 注注: :新经销商参照新经销商参照 20102010 年综合任务所属级别的最低增长率档次年综合任务所属级别的最低增长率档次 2.2 2010 年季返的签订根据经销商年度签约量和完成情况享受相应点数的季返，具体内容如下表： （1）累进季度返利 综合任务（L） 1 季度综合 完成率100% 1、2 季度综合 完成率100% 1、2、3 季度综 合 完成率100% 全年综合 完成率100% 1.5%2%2.5%3% 1.5%2%2.5% 1.5%2% L150 万 1.5% （2） 普通季度返利 综合任务（L） 1 季度综合 完成率100% 2 季度综合 完成率100% 3 季度综合 完成率100% 4 季度综合 完成率100% L 3、工作程序、工作程序 流程责任部门工作要求 相关文件/记录/ 网址 经销商 办事处 经销商填写供货合同单 ； 3、 报办事处经理审批；输入完毕后标明订单 编号，订单及汇款单传真至商务部 供货合同单 产品价目表 折让分类 产品价目表 工程合同 物料清单 工程特价申请文件 网址： / 双击单号可查询到订单明细 经销商下订单、打 款 办事处审核订单 开始 商务部 办事处 办事处 财务部 财务部 商务部 计划部 计划部 办事处 物流部 办事处 商务部 办事处 主办审核订单传真件确认是否可以签单。录入 EAP 系统 审核 EAP 系统中订单，提交财务部。 财务审核订单。 计划部将 EAP 订单导入 SCALA 系统 计划部打印出库单 缺货后续处理事项 物流部安排提货单 ，发货 E-MAIL货物装箱清单给办事处 联系运输方式 办事处可在 eap 货运系统中查询到发货情况 办事处在次月初将供货合同单原件寄到商务部， 由商务部统一保管。 网址： / 经销商账本 待用折让余额 工程合同 物料清单 工程特价申请文件/信用额 释放申请 汇款单 信用额释放申请 1、待用折让余额 2、经销商账本 提货单 货物装箱清单 接货通知单 三、三、SIMON 西蒙西蒙特殊订制品评审及订货程序特殊订制品评审及订货程序 主办审核订 单并录入 EAP系统 结 束 信控主管 审核通过. 超信部分 需总经理 审核通过 财务部审核订单 订单导入 SCALA 系统 计划部织备货 物流部发货 订单原件归档 1、目的 通过对产品要求的评审，明确顾客的要求，确保公司具有满足合同规定要求的能力。从经销商订货、 订单、产品发放等工作环节做出具体要求，确保经销商订货准确、及时发放。 2、适用范围 本程序适用于公司产品要求的评审和修改。经销商特殊订制品订货、订单、产品发放的指导和监控。 3、 工作程序 特殊订制品评审流程 流程职责/责任部门工作要求相关文件/记录 各办事处 各办事处 各办事处 客服部 市场部 客服部 计划部 商务人员通过广告/媒体等各种方式沟通顾客，宣 传本公司及其相关产品，促使顾客了解公司产品。 提出需求信息。 登入 eap 系统填写“订制产品需求评审单”提交客 服部，确认顾客的技术要求。 （见操作细节） 必要时，需要顾客提供图纸或技术要求等。 如涉及企业形象、产品功能开发时，市场部产品组 进行确认或提供建议。 客服部确认顾客的所有要求是否都能得到体现， 确认质量要求、验收方法和保证条款与顾客的要求 是否一致 当不能满足客户要求时客服部 应向其说明。 计划部确定供货周期。 订制产品需求评审 单（附件三） 订制产品需求评审 单 订制产品需求评审 单 财务中心 制造总部 根据为满足需求所应投入的资源，确定供货价格。订制产品需求评审 单 开 始 经销商/客户 提出需求信息 产品咨询 产品要求评审 处理信息 确认供货价格 办事处 客服部 办事处 办事处 和客户协调沟通,确保所进行的评审与经销商/客户 提出需求信息一致，且能接受供货价格、时间。 如有异议，提交客服部重新进行评审。 和客户协调沟通达到一致。 调整内容得到顾客确认并记录。 提交订制产品复议单传真至客服部和商务部，以 mail 或供货合同形式通知商务部开通特殊订制品产 品代码。 订制产品复议单 （附件四） 特殊定制产品订单操作流程 流程职责/责任部门工作要求相关文件/记录 客服部 商务部 客服部 财务中心 商务部 办事处 商务部 办事处将订制产品复议单传真至客服部和商务部，以 mail 或供货合同形式通知商务部开通特殊订制品产品代 码。 商务部 eap 系统中提价特殊订制品产品代码开通申请。 客服部专职人员根据订制产品生产准备通知书准备 相关技术文件和资料，并按照“文件和资料控制程序” 发放到相关部门，发放文件应加盖受控章。 根据发放的文件，将产品 BOM 和工艺等资料及时录入 ERP 系统，并保证 ERP 系统和 CRM 系统的同步性。 ERP 资料录入系统后，办事处在 eap 系统下达订制产品 销售订单。 商务部审核订单导入 scala 系统, 下达订制品需求计划 订制产品复议单 文件和资料控制 程序 eap 销售订单 N 结 束 签定需求合同 经销商/客户 确 认 Y 开 始 提交特殊订制品产 品代码开通申请 发放技术文件 在 eap 系统下达 销售订单 审核订单下达 订制品需求计 划 录入 ERP 系统 计划部计划员在 scala 系统下达生产订单。 生产部 质保部 生产部 财务中心 计划部 各部门 按“生产过程控制程序”进行。 生产部根据订单和技术文件组织生产，质保部参与生产 过程的质量控制，并可要求并通知客服部进行首件确认 和现场的技术指导。 按“物流控制程序”进行。 按“质量记录控制程序“进行。 生产过程控制程 序 物流控制程序 质量记录控制程 序 4、操作细节： b、 登入 eap 系统填写“订制产品需求评审单”提交客服部，确认顾客的技术要求。 必要时，需要顾客提供图纸或技术要求等。 进入 EAP 系统，点击“订制品评审申请”菜单， “新增”进行申请流程（如图 1） 进入“订制产品需求评审单”界面，按图示要求填写并提交(如图 2） 。 在scala系统下 达 生产订单 结 束 生产入库、 订单处理 组织生产 资料归档 客服部评审流程结束以后， “评审单状态”提示为”审批已结束” （如图 3） 。 b、经销商填写复议单并盖章，办事处将订制产品复议单传真至客服部和商务部，以 mail 或供货合同形式 通知商务部开通特殊订制品产品代码。 商务部收到开通信息，在 eap 系统提交技术服务部 技术服务部将相关资料（需 1-2 个工作日）提交财务部 财务部开通产品代码（需半个工作日） 提示：在以上过程在 eap 系统中都能查询到（如图 4） c、办事处查询“图四” ， “导入 EAP”处显示为“” 。输入 eap 订单并传真到商务部，商务部审核订单， 财务审核订单，导入 eap 系统，商务部在 eap 中提交订制品需求计划。 d、计划部收到生产计划开始安排生产。 （开始计算供货周期） 备注：备注： 特殊订制产品代码在系统中有效日期为 45 天，如超过 45 天再次下订单的产品需要与技术服务部重新沟 通确认，传真复议单至技术服务部，技术部在一个工作日内在系统中开通产品代码。办事处输入 eap 订单 传真至商务部。 四、四、SIMON 西西蒙商务部退换货流程蒙商务部退换货流程 1、目的 从经销商退货、到厂、清单、核价、账款挂账、订货等工作环节做出具体要求，确保经销商退换货 准确、及时处理。 2、适用范围 本程序适用于经销商退换货流程的指导和监控。 3、工作程序 流 程责任部门工作要求相关文件/记录 N N N 经销商 办事处 办事处 销售大区 商务部 营销中心 经销商提出退/换货的申请 办事处在文件系统提交网上申请 大区总监进行审核 对于扣点、是否同意退/换货审批 营销中心总监审批 文件系统网上申请 文件审批系统 文件审批系统 网上文件审批系统 流 程责任部门工作要求相关文件/记录 1、 办事处提交网上退货申请 经销商提 出申请 办事处 审核 办事处提 交申请 营销中心 总监 商务部 大区总监 N 办事处 海安收货 组 质检部 海安财务 部 办事处 上海财务 部 2、 办事处协助经销商将货退回公司 办事处将文件系统批复的文件 Email 或传真 给海安 收货员对货物进行清点 质检员对是否是质量问题进行确认 海安财务人员按制度或已审批的申请文件进行 核价，并将按政策核算的价格录进 ERP，但不可使 用只是走账， 办事处对退货结果与经销商进行沟通确认，需要 经销商书面确认函。 财务部对价格进行确认 退货系统 录入退货系统 录入退货系统 录入退货系统 录入 EAP 系统 退货系统 流 程责任部门工作要求相关文件/记录 海安财务对于按政策核算的价格复制成最终结算价格复制最终退/换货价格 办事处提 交申请 收货员清 点 质检员检查 海安财 务核价 办事处 确认 上海财 务确认 流程结束 海安财务 录入 海安财务 核价 部 海安财务部 财务人员将对最终核算的价格和原来录入 ERP 的退 货单进行核对，确保总金额是最终核算价格 核对最终退/换货价格 4、操作细则： a.经销商提出退/换货的申请，包括品种、数量、金额等。 b.办事处在文件系统提交网上申请，包括品种、数量、金额等。提交退货申请表 （附件七）及一般申请文件 。 登陆 eap 系统，点击“申请流程”“一般文件”“新增一般文件” 需要时在文件中提出是否扣点，扣多少点或者其他方面的要求 c.大区总监进行审核 对有特殊要求的在自己的权限内给予审批 超出权限的交总经理审批 d.商务部对于扣点、是否同意退/换货审批 e.营销中心总监审批 f.办事处提交网上退货申 请点击“申请流程”“营销相关”“退货管理，新建客户退货申请表 g.办事处协助经销商将货退回公司，同时将发货单传回公司，并在清单上方写上已批准申请编号 h.办事处将文件系统批复的文件 Email 或传真给海安宋忠霞 Email：SFax：0513-，Tel：0513- i.收货员收到货后，对货物进行清点，2 个工作日内完毕，如有困难及时邮件和办事处确认，对于清点的数量无需 再以邮件形式和办事处确认。 j.质检员对是否是质量问题进行确认，1 个工作日内完毕。 k.海安财务人员按制度或已审批的申请文件进行核价，并将按政策核算的价格录进 ERP，但不可使用只是走账，2 个工作日内完毕，提交办事处。 l.办事处对于经销商有异议的退/换货不再提交给上海财务，而是和退货专员沟通后提交申请报告，同意后将申请 再次提交给海安核价界面进行修改，并在备注说明情况。 （对于“数量差异”一律按公司实点数量为准，对于 “价格差异”需要相关领导同意的申请文件批准后提交给财务核价界面进行重新核价，形成最终核算价格） m.海安财务重新进行核价，1 个工作日内完毕，提交办事处。 n.办事处对退货结果与经销商进行沟通确认，需要经销商书面确认函，2 个工作日内完成，提交上海财务。 o.财务部对价格进行确认，1 个工作日内完成，提交海安财务。 p.海安财务对于按政策核算的价格复制成最终结算价格。 q.财务人员将对最终核算的价格和原来录入 ERP 的退货单进行核对，确保总金额是最终核算价格，连同上一环节共 1 个工作日内完成。 r.办事处可在 eap 系统中的销售订单界面的“等待开票”状态下查询到退货单。并通知经销商使用。 必须链接一般申请文件 五、五、SIMON 西蒙商务部销售西蒙商务部销售预测处预测处理程序理程序 1、目的 对市场销售进行预测等相关工作环节做出具体要求，使经销商订货能及时发放，公司有效地支持市 场运转，实现快速物流。 2、适用范围 本程序适用于销售预测相关工作环节的指导和监控。 3、工作程序 流程责任部门工作要求相关文件/记录 有促销 经销商 办事处 商务部 1、 经销商向办事处上报实际库存； 2、 经销商根据市场实情预测下一阶段的销量并提交 销售计划（金额） ； 3、 办事处确认经销商的库存和销售计划； 4、 汇总各经销商销售计划（金额） ； 5、 如提前知晓有促销或其他市场活动，则对销售计 划进行调整上报商务部办事处月度销售预测 1、 商务部进行汇总后分解至具体产品； 2、 依据历史数据、促销等进行调整； 3、 有促销或其他市场活动，将信息通知办事处，进 行销售计划（金额）的调整； 4、 制定销售预测 办事处月度销 售预测 附件九 销售预测 流程责任部门工作要求相关文件/记录 经销商提供库存量 和销售量预计 商务部 制表 开始 办事处 统计 商务部 营销中心 计划部 制造部 相关部门 商务物流部经理审批并签字确认 营销中心审批并签字确认 1、 结合库存和销售预测制定入库需求计划； 2、 确保所有产品至少满足安全库存量 1、 确认入库需求计划并分解至具体日期； 2、 安排生产计划； 销售预测 销售预测 入库需求计划 生产计划 六、六、SIMON 西蒙商务部西蒙商务部业绩核算业绩核算处理程序处理程序 1、目的 结 束 计划部制定 入库计划 制造部确认 /制定生产计划 进入产品生产程序 商务部经理审 批 营销中心审批 对办事处、经销商月/季/年度业绩进行核算，确保办事处、经销商的有效业绩准确。及时为相关部门 提供数据。 2、适用范围 本程序适用于办事处、经销商月/季/年度业绩核算指导和监控。 3、工作程序 办事处业绩核算 流程责任部门工作要求相关文件/记录 Y N N Y Y 商务部 财务部 办事处 商务部 1 、每月第三个工作日商务部制作办事处月度业绩征求 稿 ，提交财务部； 注：表格结构见附件一。 1、财务与商务部核对办事处月度业绩，并确认数据； 1、 商务部以 mail 形式发往办事处； 2、 办事处助理核对业绩，出入部分与商务部进行核对调 整。 3、 特殊情况可提交申请进行调整。 4、 办事处经理确认业绩，助理以 mail 形式与商务部确认。 1、 商务部汇总全国办事处业绩，与财务部最终确认。制作 全国办事处年度业绩卡 2、 商务部制作全国办事处业绩排行榜 。 办事处月度业 绩征求稿 办事处月度业 绩征求稿 折让分类 办事处月度业 绩征求稿 折让分类 全国办事处年 度业绩卡 开始 财务审 核确认 办事处确 认 核算办事处 业绩 业绩卡/排行 榜 经销商业绩核算 流程责任部门工作要求相关文件/记录 N Y Y N 办事处 商务部 办事处 财务部 商务部 商务部 办事处 1、 办事处每月第 3 个工作日以 mail 形式提交经销 商业绩表至商务部； 1、 主办审核经销商销售任务、业绩。 2、 如有数据出入，提回办事处重新进行核算。 3、 审核完毕后提交财务部。 5、 财务部审核经销商业绩。 1、 商务部与财务确认完以后，以 mail 形式与办事处 确认。 2、 每一季度/年度次月的第十个工作日，商务部汇总 季度经销商业绩发往办事处。 经销商业绩表 折让分类 经销商业绩表 折让分类 经销商业绩表 折让分类 经销商业绩表 季度/年度经销商业 绩表 流程责任部门工作要求相关文件/记录 营销中心审 批确认 发 文 结 束 营销中心 秘书处 1、 营销总监审批全国办事处业绩排行榜 2、 由秘书处发文全国办事处业绩排 行榜 开始 办事处提 交经销商 业绩 主办审核 商务部与办 事处确认 财务审核 结 束 七、七、SIMON 产品产品防伪查询防伪查询程序程序 1、目的 为防止公司产品不受非法伪造、窜货损失，在产品内包装上粘贴条形码。 2、适用范围 本程序适用于制造部生产、入库、出库及物流部发货的指导和监控。 3、工作程序 流程责任部门工作要求相关文件/记录 制造部 制造部 制造部 制造部 物流部 储运组 客户 办事处 按公司规定编码原则进行打印编码，大包装、中包装、 小包装条码应有对应性。 将条形码粘贴在每个产品的小包装上（塑料袋） 1、 将已打印好的条形码在中包装上贴好 2、 将中包装条形码信息、生产批号等信息录入数据 库 1、 将打印好的条形码在大包装上贴好 2、 将大包装的条形码信息录入数据库 发货时将订单号与条形码信息录入数据库 1、 客户若对产品有疑问，登陆 WWW.SIMON.COM.CN 网站查询 2、 将查询信息反馈给客户，若有假冒或窜货嫌疑， 应立即反馈至总部 3、 总部对假货、窜货行为进行必要的处置。 打印条形码 第一次扫描条形码 开始 第二次扫描条形码 第三次扫描条形码 客户读取条形码 结 束 贴条形码 说明：1、共需要3种条形码：小、中、大包装各一； 2、从属关系：100个小包装条形码 10 个中包装条形码 1 个大包装条形码； 3、在制造部进行3次扫描，需设计程序来明确从属关系； 4、储运组扫描一次时，自动读取条形码，由人工输入客户名称； 5、查询系统开放到办事处一级。 八、八、SIMON 西蒙商务部西蒙商务部返利处理返利处理程序程序 1、目的 对经销商促销奖励、月/年度返利进行核算，对工作环节做出具体要求，确保经销商的促销奖励、月/ 年度返利准确、及时使用，确保公司不承受不合理的应收帐款。 2、适用范围 本程序适用于经销商促销奖励、月/年度返利进行核算指导和监控。 3、工作程序 流程责任部门工作要求相关文件/记录 Y N Y N Y N Y 经销商 办事处 商务部 营销中心 商务部 1 、经销商向办事处提出返利申请； 2、 判定经销商是否完成销售任务以发票金额为标准 进行各项计算； 1、办事处助理审核经销商是否完成销售任务； 2、按销售政策计算业绩基数/返利基数 3、按销售政策计算返利 4、发票金额及各类具体折让金额可上网自行查询， 网址： 5、汇总经销商返利计算一览表后，以电子邮件/ 传真的形式上报至商务部。 6、 特殊情况可提交申请进行调整。 1、主办审核经销商是否完成销售任务 2、依销售政策审核业绩基数/返利基数是否有误 3、审核经销商返利计算一览表 6、 审核经销商返利计算一览表 ，并签名确认 7、 核准特殊申请； 折让分类 合作协议 折让分类 经销商列返利计算 一览表 合作协议 折让分类 经销商返利计算一 览表 流程责任部门工作要求相关文件/记录 主办审核 总监/商务 部经理审批 开始 经销商提交 返利申请 办事处提 交申请 N N Y 促销 财务部 总经办 相关部门 财务部 办事处 1、 审核经销商返利计算一览表并签名确认； 2、 审核特殊申请； 1、 核准经销商返利计算一览表 ，并签批； 2、 总经办这一环节指公司总经理； 1、 经销商按商务文件要求上报各项数据，办事处汇总 后交相关指定部门审核； 2、 提供符合商务文件要求的票据； 3、 由办事处汇总后邮寄给相关指定部门审核； 1、 财务部将公司领导核准返利/促销奖励金额录入经 销商返利账本 ； 2、 必须注明返利/促销奖励的具体类别，如年终返利等； 1、办事处通知经销商 合作协议 折让分类 经销商返利计算 一览表 促销通知 经销商返利账本 九、九、SIMON 西蒙商务部全国西蒙商务部全国百安居直百安居直供程序供程序 结 束 总经办审批确认 财务部将核准金额录 入经销商返利账本 办事处通知经销商 财务部 审核 汇总 经销 商促 销票 据 1、目的 针对全国百安居超市直供，从订货、发货、返利挂账等工作环节做出具体要求，确保百安居产品及 时返回给经销商，百安居返利及时给经销商挂账。 2、适用范围 本程序适用于全国百安居超市直供返货及返利挂账的指导和监控。 3、 工作程序 返货流程 流程责任部门工作要求 相关文件/记录/ 网址 经销商 办事处 商务部 商务部 财务部 商务部 经销商送货到百安居后，取回送货单原件，汇总后提 交给办事处。 办事处审核送货单，次月 5 日之前将上个月所有送货 单原件及订单寄至商务部 1、 商务部审核办事处寄到的送货单原件； 2、 登陆百安居 B&B 系统，审核百安居返利情况。 1、 商务部根据“送货单金额-百安居返利”后的金额， 录入 EAR 系统 2、 通知办事处百安居业绩情况 财务部审核订单 商务部在 EAP 系统下达产品需求计划 百安居送货原件 百安居送货原件 百安居订单 百安居送货原件 百安居送货原件 百安居月度对帐单 百安居送货原件 百安居月度对帐单 流程责任部门工作要求相关文件/记录 办事处审核订单 订单录入 EAP 开始 商务部审核订单 财务部审核订单 下达产品需求计划 经销商送货至百 安居 计划部 生产部 质保部 生产部 物流部 物流部 办事处 计划部在 EAP 系统中下达生产计划 1、按“生产过程控制程序”进行。 1、物流部安排提货单 ，发货 2、E-MAIL 将货物装箱清单 3、联系运输方式 4、办事处可在 eap 货运系统中查询到发货情况 提货单 货物装箱清单 提货单 中包装编码原则 产品装箱清单 接货通知单 运输合同 返利挂账流程 流程责任部门工作要求相关文件/记录 财务部 商务部 商务部 超市部 财务部通知商务部，百安居款到账。 根据当年百安居直供协议相关条款，核算经销商 可享受返利金额，制作百安居经销商返利报支表 超市部审核百安居经销商返利报支表 ，签字确认 银行账本 经销商送货当月促销文件 百安居直供协议 百安居经销商返利报支表 经销商送货当月促销文件 百安居直供协议 百安居经销商返利报支表 流程责任部门工作要求相关文件/记录 生产入库 下达生产计划 组织生产 结 束 物流部发货 开始 物流部发货 通知款到账 制作返利表 超市部审核 营销中心 财务部 财务部 办事处 营销总监审核，签字确认 财务部审核返利报支表 ，签字确认。 1、 财务部将公司领导核准返利/促销奖励金额录入 经销商返利账本 ； 2、 必须注明返利/促销奖励的具体类别 办事处通知经销商 经销商送货当月促销文件 百安居直供协议 百安居经销商返利报支表 经销商返利账本 十、经销商邮箱及经销商系统使用十、经销商邮箱及经销商系统使用 1、目的 营销中心审核 财务部审核 财务录入返利表 结 束 办事处通知经销 商 为经销商提供相关信息查询与工作沟通。 2、适用范围 本程序适用于 2010 年度合作的经销商。 3、 工作程序 流程责任部门工作要求相关文件/记录 经销商系统 邮 箱 结 束 经销商 办事处 商务部 信息部 商务部 办事处 签单 2010 年度经销商协议后，经 销商填写申请 如需更改相关内容经销商填写申 请 办事处审核相关内容，提交商务 部 商务部审核， 经销商系统开通/更改由商务主办 维护 经销商邮箱申请/更改，商务主办 以 mail 形式通知信息部维护 维护完毕，商务部以 mail 形式通 知办事处，由办事处为经销商提 供使用指导服务。 经销商系统及 邮箱开通/更改申 请 （附件十） 4、 经销商邮箱设置与使用说明： 1)Outlook 2003 邮箱设置方法：邮箱设置方法： 例：经销商：张三 用户名： 密码：abc123 a、 如图 1 所示，打开 outlook 点击“工具”菜单“电子邮件账户” 。 商务辨 认信息 开 始 信息部维护商务部维护 经销商申请提 交办事处 办事处审核提交商 务部 图 1 b、 如图 2 所示，选中“添加新电子邮件账户” ，点击“下一步”按钮。 图 2 c、 如图 3 所示，选中“POP3” ，点击“下一步”按钮。 图 3 d、 如图 4 所示， 4.1 在您的姓名中输入具体经销商名称，如“张三” ； 4.2 在“电子邮件地址”中输入“” ； 4.3 在“密码”中输入：abc123，勾选“记住密码” ； 4.4 在“接收邮件服务器(POP3)”中输入“” ； 4.5 在“发送邮件服务器(SMTP)”中输入“” ； 图 4 e、 如图 5 所示，点击“其它设置(M)”按钮，勾选“发送服务器”下的“我的发送服务器(SMTP)要求验 证” 。点击“确定”按钮保存，在图 4 的页面上点击“下一步” “完成”退出设置。 图 5 2）Foxmail 设置方法：设置方法： a、 如图 6 所示，打开 Foxmail 软件，选择“邮箱”菜单下的“新建邮箱帐号” 1.1 在“电子邮件地址(A)”中输入“” ； 1.2 在“密码”中输入：abc123。 1.3 在“邮件中采用的名称”中输入具体经销商名称，如“张三” ； 1.4 设置邮箱路径，建议在除 C 盘之外的硬盘里面新建一个文件夹，取名为“Foxmail 邮件” ，然后 点中“选择”按钮，找中该新建文件夹，确定退出。 1.5 点击“下一步”继续设置。 图 6 b、如图 7 所示，设置服务器 2.1 在“POP3 服务器”中输入“” ； 2.2 在“SMTP 服务器”中输入“” ； 点击“下一步”继续设置 图 7 c、 如图 8 所示，去除“邮件在服务器上保留备份，被接收后不从服务器删除”前面的勾。点击完成按钮。 图 8 d、 如图 9 所示，在 Foxmail 界面上点击“邮箱”菜单中的“修改邮箱账户属性” 。 图 9 e、 如图 10 所示，在邮件账户设置模块左侧选中“邮件服务器” ，勾选 SMTP 服务器需要身份验证。确定 退出 图 10 3)Web 登录 a、 登录网址为：,弹出如图 11 所示的界面 1.1 在您的账号后面输入 user； 1.2 在您的密码后面输入：abc123；点击“登录”按钮登录邮件系统读取信件。 图 11 b、 如图 12 所示，点击“配置箱”中的修改密码，可以修改个人密码。 图 12 十一、商务部工作手册的解释和执行十一、商务部工作手册的解释和执行 1、本手册自 2010 年 1 月 1 日起执行，到 2010 年 12 月 31 日止 2、本手册的解释权归 SIMON 电气中国营销总部营销中心 3、以上政策和流程如有修改见相关发文 西蒙电气中国营销总部 商务部 二零零九年十二月二十五日 附件附件 附件（一） S/CR-72002-02 供 货 合 同 单 开关（A） 布线(B) 空开(C) 灯具(D) S/-GHD- 办事处编号： 页 数：第 页，共 页 渠道类别：工程备货（A） 零售渠道（B） 电子商务 （C） 工程特供（D） 低压专业（E） 乙方单位名称(盖章):订货日期: 年 月 日Eap 系统单号: 产品编号包装规格（只/盒/箱）数量（只）价格（元/只）金额（元） 合计 0.00 运输方式: 常规 特殊运输： 发货日期： 费用承担: 甲方： 元 乙方： 元 付款方式: 电汇 汇票 支票 信用额 返利 付款说明： 备注: 办事处批准商务承办甲方批准甲方批准日期特殊定制评审编号 附件（二） S/CR-72002-02 供货合同更改单 开关（A） 布线(B) 空开(C) 灯具(D) S/-GHD- 办事处编号： 页 数：第 页，共 页 渠道类别：工程备货（A） 零售渠道（B） 电子商务（C） 工程特供（D） 低压专业（E） 乙方单位名称(盖章):订货日期: 年 月 日 删除部分 EAP 单号产品编号包装规格（只/盒/箱）数量（只）价格（元/只）金额（元