工作手册_文字工作指导手册

第一章 纸张大小及相关知识一、纸的单位1、克：一平方米的重量(长宽2)=g为重量2、令：500张纸单位称：令(出厂规格)3、吨：与平常单位一样1吨=1000公斤，用于算纸价。二、纸的规格及名称（一）纸张最常见有二种规格1、正度纸：长109.2厘米.宽78.7厘米2、大度纸：长119.4厘米.宽88.9厘米（二）纸张最常见的名称1、拷贝纸17g正度规格：用于增值税票，礼品内包装，一般是纯白色。2、打字纸28g正度规格：用于联单、表格。有七种色分：白、红、黄、兰、绿、淡绿、紫色。3、有光纸35-40g正度规格：一面有光，用于联单、表格、便笺，为低档印刷纸张。4、书写纸50-100g大度、正度均有，用于低档印刷品,以国产纸最多。5、双胶纸50、60、70、80、90、100、120、150，大度、正度均有，用于中档印刷品以国产、合资及进口常见。6、新闻纸55-60g滚筒纸、正度纸、报纸选用。7、无碳纸大度、正度均有，有直接复写功能，分上、中、下纸， 上中下纸不能调换或翻用，纸价不同，有五种颜色，常用于联单、表格。8、铜版纸（1）双铜70、80、 105、128、150、157、 200、210、240、250、300、350 g正度、大度均有，是印刷品最常用的纸张之一。（2）单铜用于纸盒、纸箱、手挽袋、药盒等中、高档印刷。9、亚粉纸70、80、105、128、157、200、210、240、250、300、350 g类似于铜版纸，只是光泽度暗，也是印刷品最常用的纸张之一。10、灰底白版纸200g以上，上白底灰，用于包装类。11、白卡纸160g-400g，双面白，用于中、高档包装类。12、牛皮纸60-200g，用于包装、纸箱、文件袋、档案袋、信封。13、特种纸（艺术纸）一般以进口纸常见，主要用于封面、装饰品、工艺品、精品等印刷。三、纸张尺寸指的是折页机配页机能够支持纸张的尺寸范围，指的是一个最大的尺寸和一个最小尺寸，一般用纸张的规格来表示。如果大于或者小于这个尺寸范围的纸张，产品则无法对其进行折页和配页。大多数国家使用的是ISO 216国际标准来定义纸张的尺寸，此标准源自德国，在1922年通过，定义了A、B、C三组纸张尺寸，其中包括知名的A4纸张尺寸，C组纸张尺寸主要用于信封。 （一）普通打印纸张分为正度纸和大度纸 正度纸张：7871092mm 开数(正度) 尺寸 单位（mm） 全开 7811086 4开 3905432开 530760 8开 2713903开 362781 16开 195271注：成品尺寸=纸张尺寸修边尺寸 大度纸张：8501168mm 开数(正度) 尺寸 单位（mm） 全开 8441162 4开 4225812开 581844 6开 3874223开 387844 8开 290422注：成品尺寸=纸张尺寸修边尺寸 （二）传媒印刷行业纸张的标准尺寸开本按照尺寸的大小，通常分三种类型：大型开本、中型开本和小型开本。以7871092的纸来说，12开以上为大型开本，1636开为中型开本，40开以下为小型开本，但以文字为主的书籍一般为中型开本。开本形状除6开、12开、20开、24开、40开近似正方形外,其余均为比例不等的长方形,分别适用于性质和用途不同的各类书籍。 正度纸张：7871092mm 开数(正) 尺寸 单位（mm） 2开 540780 8开 2703903开 360780 16开 1952704开 390543 32开 1951356开 360390 64开 13595 注：成品尺寸=纸张尺寸修边尺寸 大度纸张：8891194mm 开数(大) 尺寸 单位（mm） 2开 590880 8开 295440 3开 395880 16开 2202954开 440590 32开 2201456开 395440 64开 110145 注：成品尺寸=纸张尺寸修边尺寸 四、纸张规格国际标准补充说明纸张的规格是指纸张制成后，经过修整切边，裁成一定的尺寸。过去是以多少开（例如8开或16开等）来表示纸张的大小，现在我采用国际标准，规定以A0、A1、A2.，B1、B2.等标记来表示纸张的幅面规格。标准规定纸张的幅宽（以X表示）和长度（以Y表示）的比例关系为X：Y=1：n。 按照纸张幅面的基本面积，把幅面规格分为A系列、B系列和C系列，幅面规格为A0的幅面尺寸为841mm1189mm，幅面面积为1平方米；B0的幅面尺寸为1000mm1414mm，幅面面积为1.5平方米；C0的幅面尺寸为917mm1279mm，幅面面积为1.25平方米；复印纸的幅面规格只采用A系列和B系列。若将A0纸张沿长度方式对开成两等分，便成为A1规格，将A纸张沿长度方向对开，便成为A2规格，如此对开至A8规格；B8纸张亦按此法对开至B8规格。A0A8和B0B8的幅面尺寸见下表所列。其中A3、A4、A5、A6和B4、B5、B6 7种幅面规格为复印纸常用的规格。 纸张幅面规格尺寸：规 格 幅宽(mm) 长度(mm) A0 841 1189 B0 1000 1414A1 594 841 B1 707 1000A2 420 594 B2 500 707A3 297 420 B3 353 500A4 210 297 B4 250 353A5 148 210 B5 176 250A6 105 148 B6 125 176A7 74 105 B7 88 125A8 52 74 B8 62 88办公常用纸张规格表：规格 尺寸/毫米A0 841*1189A1 594*841A2 420*594A3 297*420（复印纸）A4 210*297（复印纸、政府文件、文字材料）A5 148*210A6 105*148A3+ 457*305SR 450*320B4(JIS) 257*364B4(ISO) 250*353B5(JIS) 182*257B5(ISO) 176*250Letter 216*279第二章 中华人民共和国国家行政机关公文格式（GB/T97041999 代替GB/T97041988）1 范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本标准的条文。本标准出版时，所标版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。y GB/T1481997 印制、书写和绘图纸幅面尺寸。3 定义本标准采用下列定义3.1 字word4标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。58543.2 行line7标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。4 公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m280g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590，横向折度15次，不透明度85，PH值为7.5-9.5。5 公文用纸幅面及版面尺寸5.1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm，尺寸允许偏差见GB/T148。5.2 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）6 文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。7 排版规格与印刷装订要求7.1 排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。7.2 制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。7.3 印制要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。7.4 装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90o，无毛茬或缺损。y8 公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。8.1.1 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。8.1.2 秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。8.1.3 紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。8.1.4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 948发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。 y 8.1.5 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。8.1.6 签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。8.2 主体8.2.1 公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。8.2.2 主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。8.2.3 公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。8.2.4 附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。8.2.5 成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间的标识位置见8.2.6。 8.2.6 公文生效标识8.2.6.1 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。8.2.6.2 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。y 8.2.6.3 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。8.2.7 附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。8.3 版记8.3.1 主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。8.3.2 抄送公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。8.3.3 印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。8.3.4 版记中的反线版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。8.3.5 版记的位置版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。9 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。10 公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。11 公文的特定格式11.1 信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。11.2 命令格式y命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他从本标准相关要素说明。11.3 会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。12 式样A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式见图5；联合行文公文末页版式见图6。 图2公文首页版式图1A4型公文用纸页边及版心尺寸图3上报公文首页版式图4公文末页版式图6联合行文公文末页版式2图5联合行文公文末页版式1第三章 中国共产党机关公文格式一、字、行定义（一）字标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。字形高和宽均为5.6mm。（二）行标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。每行距离为5.6mm+7/85.6mm=10.55mm，一般简称每行为10mm。二、公文用纸（一）版面及版心尺寸1、版面采用16开纸型（长宽为260mm184mm），纸型尺寸误差不超过1mm。2、版心版心指文字区，尺寸为200mm130mm上白边（天头）为：30mm1mm下白边（地脚）为：30mm1mm左白边（订口）为：28mm1mm右白边（切口）为：26mm1mm（二）用纸质量1、纸质一般采用70g/m2的。2、酸碱度也就是PH值，一般选择在7.59.5为宜。3、韧性公文是要经常翻阅，有时甚至随身携带的，因此要求纸有一定韧性，即耐折、耐磨、耐拉扯，所以要求耐折度15次。4、不透明度公文用纸要具备不透明性，这就要求不透明度达到85%。5、纸白度应在85%90%范围内较合适，也就是纸的白度要求不晃眼，久看不伤眼睛。三、排版规格与印刷、装订要求（一）排版规格公文的基本字形采用3号仿宋体，一般每页排20行，每行排23个字。公文标题用加粗2号华文中宋体；一级标题用加粗3号黑体，用汉字数字“一、二、三、四”标识；二级标题用加粗3号楷体，用汉字数字外加小括号“（一）、（二）、（三）、（四）”标识；三级标题用加粗3号仿宋体，用阿拉伯数字“1、2、3、4”标识；四级标题用3号仿宋体，用阿拉伯数字外加小括号“（1）、（2）、（3）、（4）”标识。（二）印刷要求一般公文均要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm；黑度要求100%。对发文机关名称以及反线、文武线等要求采用红色，但不要采用鲜红，而采用淡红或浅红，有利于视觉。（三）装订要求采用左侧装订，订位为两钉外订眼距上下边各四分之一处，允许2mm误差。订锯与书脊间距离10mm，允许误差2mm，无坏钉、漏钉、重钉。成品要求四角成直角，误差不超过1mm。四、公文中各要素标识规则机关公文格式分三大块，即眉首、主体、版记。（一）眉首区红色反线以上部分。眉首区内容包括：保密等级、紧急程度、发文份号、发文机关名称及发文字号等内容。1、保密等级。标识在眉首区左上角第1行。根据国家保密法的规定，国家秘密共分三级，即：“绝密”、“机密”、“秘密”。其中“绝密”级文件保密期限为30年，“机密”级文件为20年，“秘密”级文件为10年。保密公文超过上述规定年限就可以解密。2、紧急程度。机关公文紧急程度分为二级，即“紧急”、“特急”，标识在眉首区左上角，当没有保密等级时紧急程度可标在左侧第1行。3、份号。可在版记栏单列“共印份”。4、发文机关名称。发文机关名称采用红字标识。要标发文机关名称的全称或规范化简称，在机关名称后要加“文件”2字。标识位置在眉首区距版心顶部15mm处用小标宋体标识，字体字号不应大于15mm22mm（宽高），发文机关名称居中对称摆放。如遇字数较多可分2行排放，但“文件”2字在末尾居2行中间位置摆放。5、发文字号。发文字号一般由三部分内容组成，即发文机关代字、发文年代、发文号三部分内容。标识位置在发文机关标识下面空2行即20mm处，用3号仿宋体字居中排布。其中年份要标全称，外用六角括号“”括入。公文编号，不编虚号（即1不编成01或001），在编号前也不加“第”字。例如：临发20065号。6、反线。即在发文字号下面空4mm处划的一条红色实线。其粗为0.8mm1mm，长为130mm，中间加“”。这是眉首区与主体区的一条分界线。（二）主体区包括标题、主送机关、正文内容、附件、发文机关印章、成文时间、附注、说明等项目。1、公文标题。一般要包括三要素，即发文机关名称、事由、文种三部分内容。发文机关名称除“请示”文种需严格标识外，其他文种有时可省略。发文机关名称标识时要用全称或规范化简称。事由应把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话，说明全文要点。文种则按条例的规定选用标识。公文标题的位置在反线下空2行即20mm处标识。标识标题时除要注意准确、简洁、齐全、美观、对称外，还要注意标题中引用的书名、人名、数字等不要分离。标题中一般不用标注标点符号，但在特殊情况下仍然需要使用标点符号。当标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，要用引号；当标题或者标题中的某一部分需要注释或说明时，要用括号；当标题中出现并列词语时，要在并列词语之间使用顿号；当标题中出现书名、文章名和报刊名时，要用书名号；当公文标题由正副题组成时，副标题应当在正题之下偏右位置由破折号引出。2、主送机关。指要承办公文事由的机关。标识在公文标题下空1行即10mm位置，左侧顶格用3号仿宋体字标识。回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标识全角冒号。主送机关名称用全称。3、公文正文。在主送机关名称下面1行标识，标识时，每个自然段开头空2个字。回行时顶格书写。数字、年份不能回行。4、附件。公文如有附件，在正文结束后空1行，左空2个字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有多个，则可在冒号后用阿拉伯数码顺序标识（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。5、成文日期。成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。机关公文成文日期要用汉字书写，不能用阿拉伯数字与汉字混用，年、月、日要标识齐全。规定“零”要写成“O”，年月日用汉字中的数字，如“一、二、三、四、五十”标识。由于印章一般要盖在成文日期上，所以成文日期要依据部门印章大小来确定上下位置，标识时右侧空4个字的位置。6、公文生效标识（1）单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖机关印章时，成文日期和正文之间空3行，印章上距正文1行（10mm）范围内，上不压正文，下压成文日期，居中排放，即所谓的“骑年盖月”。印章采用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（2）联合行文印章。联合上行文公文生效标识只盖主办单位一个印章即可。印章下要压在成文的年、月、日上。联合下行文，则在生效区应将联合行文单位印章全部盖上。当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期移向版心。主办机关印章在前，承办机关在后，两个印章均压成文日期，两印章间互不相交或相切。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，使印章加盖或套印其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。印章间不相交或相切。最后一排如遇1个或2个印章时则应居中排放。在最后一排印章下空1行右侧空2个字位置标识成文日期。（三）版记区包括：主题词、抄送、公文承办机关名称、承办时间等等。有时对承办过程的审核、校对、印制份数也包含在内。1、主题词。标识在版记区第1行左侧顶格用加粗3号黑体标识，后加全角冒号。冒号后跟主题词词组。主题词词组一般由25个词组组成。用加粗3号华文中宋体标识。词组与词组间空1个字，不加标点符号，标主题词时应标明文种。2、抄送。在主题词标识的下1行，左右两边各空1个字。左侧标“抄送”，后加全角冒号，冒号后列抄送单位名称。每个单位名称后用逗号分开，同一序列单位简称时用顿号，如“县发改局、财政局、统计局”，最后用句号结尾。主题词与抄送中间用黑色反线分割。要注意主送单位多时可列到版记区标识。标识时放在“抄送”的前面，标识方法与抄送栏相同。主送和抄送二栏中间用黑色反线分割。字体字号为3号仿宋体。3、承办单位和承办时间。指负责组织公文印刷单位和印刷时间。印刷时间用阿拉伯数字标识。承办单位列左边，时间列右边，字号为3号仿宋体。标识时，左右二边各空1个字距离。这一栏如要增添项目可顺序往下排列。承办单位栏与抄送之间用反线分割。栏目下面画反线结束。4、页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行位置，单页码居右，双页码居左。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，距左右边线空1字位置，两一字线中间标数码。5、表格。表格如属附表则有横排表格和竖排表格两种。横排表格页码应放在横表的左侧。单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角。单页表表头印在订口一边，双页表表头印在切口一边。如表格附在公文最后则可不编页码，只在表格最下部（横排表格单页在切口处，双页在订口处）居中标识“附表1”或“附表2”，如属附图则标“附图”。五、上行文和联合行文格式的技术处理（一）上行文上行文指下属部门向上级机关报送“请示”或“报告”所使用的格式。上行文格式要求在一般公文格式标准的基础上把眉首区整体下移40mm，保证发文机关名称距版心线上沿距离为55mm，距纸的上边沿为85mm处。由于上行文要求眉首区标识有签发人和签发人姓名，便于上级领导了解该文是谁签发的，为此把签发人和签发人姓名放置在发文字号同一条水平线上，把发文字号位置由中间向左移到版心线左边缘空1个字的位置。把签发人和签发人姓名放置在右边缘空1个字的位置标识，如：“签发人：”。签发人姓名采用3号楷体标识，签发人与签发人姓名之间用全角冒号分开，签发人三字为3号仿宋体。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。（二）联合上行文指有二个以上机关联合向上级主管部门行文。其标识方法与上行文格式相同，只是发文机关名称应将几个联合行文单位名称顺序列上，主办单位列在第一位。在发文机关名称后跟“文件”二字，居中排列。签发人的姓名也要按机关名称排列顺序排列。但发文字号只标主办单位的文号。遇到联合上行文的机关过多，一定要注意保证首页有正文内容。（三）联合下行文其公文格式与一般公文格式相同，只是发文机关名称增加。发文机关名称排列方式与联合上行文机关名称排列方式相同。联合下行文没有签发人这一栏。因此发文字号仍居中排列，只用主办单位的发文字号。联合下行文的其他部分与一般公文格式相同。六、其他公文格式（一）信函发文机关名称要标识于距纸的顶端30mm处。发文机关名称采用全称或规范化简称，在发文机关名称后不跟缀“文件”二字。其字体号仍为小标宋体。字的大小不大于15mm23mm（宽高）。在发文机关名称下空4 mm印二条红线，粗线在上称“武线”，细线在下称“文线”（俗称“文武”线），这二条线长144mm，居于公文纸张中间（左右两侧均空20mm），在纸的下端距纸边空20 mm处印文武线，文线在上，武线在下。文头与文武线全部印成红色。信函格式公文标题，标识于文武线下空2行距离居中对称排放。右侧第1行距文武线尾端1个字距离标识发文字号，标题下空1行距文武线左侧1个字距离标识主送机关名称，后加全角冒号。注意第1页不编页码。（二）会议纪要这种文体应用也比较多，其格式与一般公文格式相同。不同的是发文机关名称处印上“会议纪要”或“会议纪要”红色字体；发文字号处是印制主持会议单位名称或会议日期。另外会议纪要有时有标题，有时没有标题，书写比较随意。有标题时可按一般公文格式标准要求标识。有主送机关时就在标题下空1行（10mm）左边顶版心线标识机关名称，机关名称之间用逗号分开，最后标全角冒号。没有可不标识。会议纪要的最大不同处是有成文时间年、月、日，但不盖印章。其他如版记、附件等内容标识与一般公文相同。第四章 公司文件格式（GB/T97041999 代替GB/T97041988）1 范围本标准规定了公司文件通用的纸张要求、印刷要求、公司文件中各要素排列顺序和标识规则。2 公司文件用纸幅面及版面尺寸2.1 公司文件用纸幅面尺寸公司文件用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm，尺寸允许偏差见GB/T148。2.2 公司文件页边与版心尺寸公司文件用纸天头（上白边）为：37mm1mm （下白边）为：35mm1mm公司文件用纸订口（左白边）为：28mm1mm（右白边）为：26mm1mm版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）3 文中图文的颜色未作特殊说明公司文件中图文颜色均为黑色。44444 公司文件中各要素标识规则公司文件各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公司文件首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。4.1 眉首4.1.1 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公司文件可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公司文件，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 948发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公司文件首页显示正文。 4.1.2 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。4.1.3 签发人上报的文件格式需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。4.2 主体4.2.1 公司文件标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。4.2.2 主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公司文件首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。4.2.3 公司文件正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，一般行距为28磅左右。标题结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。一级标题用三号黑体，序号一般用中文数字加顿号。如果标题单位占一行，一般行末不加句号。如果后面紧跟着正文，也就是标题和正文在同一段落中，则需要加句号。二级标题用三号楷体（加黑），序号一般用中文数字加小括号。三级标题用三号仿宋（加黑），序号一般用阿拉伯数字加顿号。为了与正文相区别。四级标题和正文使用三号仿宋，一般不加粗（除需特别强调的地方）。4.2.4 附件公司文件如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公司文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。4.2.5 成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间的标识右空四字。 4.2.6 公司文件生效标识4.2.6.1 单一发文印章单一机关制发的公司文件在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。4.2.6.2 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。y4.2.6.3 特殊情况说明当公司文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。4.2.7 附注公司文件如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。4.3 版记4.3.1 主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。4.3.2 抄送公司文件如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。4.3.3 印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公司文件付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4.3.4 版记中的反线版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。4.3.5 版记的位置版记应置于公司文件最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。5 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。6 公司文件中的表格公司文件如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公司文件如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。7 公司文件的特定格式7.1 会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成。如“部门经理例会会议纪要”其标识位置同4.1.1，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。内容正文排版同4.2.3。8 制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。9 印制要求 印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。10 装订要求公司文件应左侧装订，不掉页。包本公司文件的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。裁切成品无毛茬或缺损。适用文种：请示、意见