6东软集团品牌传播类供应商管理制度.doc

东软集团品牌传播类供应商管理制度一、管理目标和原则根据东软集团品牌传播管理条例制定本制度，对品牌传播类供应商进行管理，其目标在于：1. 管理目标： 努力整合外部资源，以东软集团品牌传播供应商目录加强对外协资源管理，提高品牌传播活动的效率； 获取外协专业服务支持，提升东软集团品牌传播策划和执行的专业化程度和水平。2. 管理原则： 长期性原则： 一般以一个财年为单位，确立东软集团品牌传播类供应商的框架合作关系，保持合作的稳定和持久，提高对供应商的管理效率； 在此期间，东软集团及控股公司进行品牌传播策划或活动，可以在指定范围内选择适当的供应商进行合作。 竞争性原则： 所指定范围内的品牌传播类供应商，都是经过严格评估、考核而确认的； 在某一类型供应商中，东软集团既可以排他性地指定一家合作伙伴，也可以指定多于一家形成竞争关系； 就重大品牌传播项目，可以采取公开招标方式，招标范围并不限于供应商目录内指定的供应商。 渐进性原则： 对品牌传播类供应商的管理是一项积累性的工作，可从一两类公司的评估认定和管理开始，逐步向其它类型拓展； 东软所有从事品牌推广的专职人员，应有意识地加强与外协公司的合作，积累外协公司资源，逐步完善东软集团品牌传播类供应商目录。二、品牌传播类供应商的定义所谓品牌传播类供应商，是指东软集团和东软控股公司之外的，协助东软集团及东软控股公司实施品牌传播计划和项目的法人实体，它们是东软控股公司品牌传播职能部门的外协资源和合作机构。品牌传播类供应商包括以下类型：1. 市场顾问公司：包括市场调查公司、媒体监测公司、数据提供公司、战略顾问公司、品牌咨询公司等；2. 市场传播公司：包括公共关系公司、广告公司、活动代理公司等；3. 设计制作公司：包括平面设计、制作公司、印刷公司、音像制作公司、av效果公司、展览公司等。4. 其它类公司：包括翻译、撰稿、速记公司等。每一小类供应商应控制在5家以内，以13家为宜。名单过大则会增加实际操作中的选择难度，加大管理成本。三、东软集团品牌传播供应商目录东软集团品牌传播供应商目录简称“供应商目录”，是指经过资质认定的，提供给东软集团和东软控股公司，在品牌传播策划和实施活动中，可以选定合作的代理服务公司名录。本制度确定，由bcc牵头组织对品牌传播类供应商的评审，发布东软品牌传播方面的供应商目录。与东软建立长期合作关系的品牌传播类供应商，应参加bcc定期组织的东软视觉识别系统应用培训。目录内的供应商由集团进行了品牌传播的统一培训，从源头确保了东软视觉识别系统的严格执行和品牌传播信息的准确。所以，供应商目录的编制原则如下： 由bcc负责牵头进行品牌传播类供应商评估和资质认定，对入选的供应商进行培训后，汇总确定供应商目录。 东软控股公司市场策划部、各大区可依据本制度统一的标准，组织对区域品牌传播类供应商进行评估，报经bcc审批后列入供应商目录。 每财年开始之前，由bcc发布更新的供应商目录，原则上东软集团和东软控股公司所有品牌传播行动，均应使用目录内供应商。 如果某项活动使用的供应商在目录之外（包括重大项目通过招标确定的供应商），则使用部门或机构应根据东软品牌传播管理制度的要求和程序，将有关合作成果作为个案，单独向bcc进行确认，并接受业务监控。四、年度新供应商遴选对于上一财年合作良好的供应商，可不采取评估、筛选方法，而是直接基于上年的合作记录以及东软各方面的满意程度，确定是否继续沿用为东软集团目录内供应商。具体方法在第五节“供应商管理与使用”中描述。一年一度，bcc牵头进行东软集团新增品牌传播类供应商的遴选，工作时间定为新财年开始前的一个月内，工作周期约一个月左右。本制度将年度供应商遴选的流程分为四个阶段：准备阶段、沟通阶段、提案阶段、总结培训阶段。下面分别予以概述。1. 准备阶段：主要工作要 点周期 品牌传播类供应商名单汇总供应商汇总的数量是最终所需供应商数量的34倍，所需供应商的数量根据品牌传播的实际需要确定。供应商名单的主要来源包括： 曾有过良好合作记录的供应商 业界享有较高知名度的供应商 专业人士（如记者）的推荐35个工作日初步了解各供应商的基本情况，剔除不符需要的公司 了解方法包括： 查找供应商相关网站 向有关方面，例如供应商的现有客户确认了解内容包括： 是否向与东软形成业务竞争关系的客户提供服务 业内的口碑、品牌形象、相关的资质等成立供应商评估小组评估小组应有510人间，应该是能够较固定参加评审程序的人员。可以针对不同类型的供应商组织特定的评估小组。评估小组成员由bcc和控股公司负责品牌传播事务、行政办公、对外采购审批（类似于一些企业的采购部）的部门人员参与，也可以外邀评审人员。确定bcc主任任评估小组组长，负责统筹安排整个进程。第一阶段主要是汇总候选品牌传播类供应商名单，了解其口碑、相关资质、业界品牌形象，并初步了解其是否向与东软形成业务竞争关系的客户提供服务。2. 沟通阶段：主要工作要 点周期 向进入筛选程序的公司发出邀请，征集书面答辩 通过电子邮件、电话或者传真，对上一阶段汇总的供应商发出邀请，邀请它们针对东软集团提供公司简介材料。邀请函应至少在召开评估会之前3个工作日发出，发出后以电话方式进行确认。要求供应商提供的内容包括：供应商基本情况、对东软企业形象的认识、对东软基本业务及对行业的认识、与东软集团合作的简单设想。57个工作日针对书面答辩进行评估组织评估小组成员对书面答辩进行评估打分（见下面的评估表）。 统计评分结果，筛选出进入下一阶段的供应商统计评分结果，按照分数高低选出进入提案阶段的各类供应商。选出的供应商数量，为最终所需供应商数量的12倍。对获选供应商，建议以电子邮件或传真的方式通知。对未获选供应商，建议以电话方式给予委婉的通知，希望来年有机会合作。沟通阶段实际上是书面答辩阶段，目的考察供应商实力、经验及信用程度，考察供应商对合作的态度与诚意，更要考察供应商对未来合作内容的理解力。所以，向进入筛选程序的公司发出征集书面答辩邀请时，邀请函可要求供应商提供五个方面的内容： 供应商基本情况，包括：it服务经验、专业从业经验、公司主要人员资历和素质、公司组织架构与管理能力、主要服务客户、公司优势及成功案例、资质或荣誉证书以及其它可证明供应商业绩的证书、营业执照影印件； 对东软集团整体品牌形象的认识：对东软集团背景情况的基本认知、对东软集团目标与定位、理念与文化的理解，对东软外在品牌形象的分析； 对东软集团基本业务、对行业的认识：对东软集团基本业务分布、客户市场情况、行业发展趋势和竞争态势等情况的基本认识； 与东软集团合作的初步设想以及其它补充说明。邀请函应提供东软集团网址以备供应商准备文件时查询。邀请函同时规定供应商答辩文件提交截止时间、提交方式，注明提交联系人及联系方式。东软集团200x年品牌传播类供应商书面答辩评分表被评估供应商：评分人：项 目细 目满分得分供应商基本情况（35%）it服务经验5专业从业经验5公司主要人员资历及素质5公司组织架构与管理能力5主要客户服务经历5公司优势及成功案例5资质、荣誉及其它业绩5对东软集团整体形象的认识（20%）对东软集团背景的认识5对东软集团目标与定位、理念与文化的理解5对东软集团外在品牌形象的分析5对东软集团基本业务以及对行业的认识（20%）对东软集团基本业务的初步认识5对东软集团客户市场情况的认识5对行业整体发展趋势的了解5对竞争对手的了解5与合资公司合作的简单设想（20%）合作思路的相容性5合作设想的创造性5合作设想的可操作性5合作的服务模式（专业与便利）5综合印象加分（05分）5合计（100%）100注：评分标准为5分制：5非常好、4比较好、3一般、2比较差、1很差。下面是一个评分表模板，可以参考它设计对供应商书面答辩的评估打分表。 3提案阶段：在邀请参加提案阶段，应通过书面（电子邮件、传真、信件）通知的方式，委婉地邀请入围供应商参加提案征集，以增进双方的了解；同时公布提案阶段的进度安排，明确提交提案的时间安排、提交方式、联系人。这一阶段主要考察供应商对东软总体情况的理解能力、对市场信息的掌握程度、提案方案的专业性和创建性、服务团队的能力和配备的合理性、报价水平和付款方式等。所以，在提案征集要求中，应明确提出以上要求，以便让供应商更好的完成提案内容，使供应商的能力在提案过程中充分展现。主要工作要 点周期 针对各类供应商制定相应的提案题目提案的题目是计划执行的推广内容，并不建议为模拟的品牌传播项目。针对不同类别的供应商应有不同的提案要求。710个工作日召开提案征集沟通会委婉地邀请入围供应商参加提案征集，以增进双方的了解。为了使供应商所获得的信息一致，建议同一类的供应商一起参加提案题目的公布，相关人员现场回答各家供应商的问题，同时明确提交提案的时间安排、提交方式、联系人。也可以通过电子邮件发放提案题目，并通过电话会议、电子邮件、传真等方式进行补充沟通。一般在提案提交日期的710个工作日公布提案题目。回收提案 严格在截止日期之前回收提案，与招标不同的是，逾期未交者应予以催交，除非供应商表示放弃。召开提案讲稿会 集中时间召开供应商讲稿会，请各家供应商以ppt形式讲解提案，讲稿时间一般限定为1小时。评估小组人员应尽量参加每一个供应商的提案讲稿，对方案中不明确的地方进行现场提问，评估表格应现场填写，然后交评估小组组长。 57个工作日根据评分结果确定年度供应商统计评分结果，按照分数高低确定本财年的宣传供应商，选出的供应商数量为最终所需供应商数量。通知参评供应商对获选供应商，建议以电子邮件或传真的方式通知。对未获选供应商，建议以电话方式给予委婉的通知，希望来年有机会合作。下面是一个评分表模板，可以参考它设计对供应商提案答辩的评估打分表。但是，对不同类型的供应商，考察的重点不同。提案重点考察的是市场顾问类公司、市场传播类公司，且设计的提案题目和评估打分表的分项也各有侧重： 市场顾问公司考察重点为：品牌知名度和信誉、服务专业性、数据或咨询报告的权威性、已有客户经历、项目执行能力、收费政策等。东软集团200x年品牌传播类供应商提案讲稿评分表被评估供应商：评分人：项 目细 目满分得分对东软总体情况的理解能力（15%）对东软品牌形象的认识与见解5对东软业务定位、发展战略及目标的认识与见解5对东软主要产品与技术的了解5对东软所在市场的了解（15%）对该市场需求（客户）情况的了解5对该市场竞争对手、合作伙伴基本情况的了解5对东软所在行业相关政策法规的了解5提案专业性评估（25%）提案内容及结构的完整性、规范性5提案的目标设定及主题表现力，提案内容对传播任务的针对性5提案设计的创造性5具体方案的周到性和各组成部分的衔接、逻辑性5提案的可行性和预期效果5服务团队的能力和配备（15%）现场人员表现的沟通能力、团队合作文化5提案所表现的公司人员整体专业素养、经验及能力5为东软定制的服务团队，结构的合理性和执行能力评估5报价与付款考察（15%）报价体现的总体价格水平与东软预算的匹配5收费政策和东软的财务模式的匹配5垫款政策和付款方式的灵活性5其它（10%）提案反映出的敬业精神和与客户合作意识5提案提交的时间（准时、反应速度）5综合印象加分（05分）5合计（100%）100注：评分标准为5分制：5非常好、4比较好、3一般、2比较差、1很差。 公共关系公司考察重点为：（1）品牌知名度和信誉、服务的专业性、已有客户经历；（2）公关策划能力和创意水平、媒体关系和投放能力、撰稿能力、活动执行能力；（3）客户服务团队搭配、收费政策等。所以，可要求提案答辩时，供应商提供整体公关策略制定、公关事件的策划、公关报道宣传的步骤与主题策划、具体执行方案的制定、公关效果的保证等内容。 广告公司考察重点为：（1）品牌知名度和信誉、服务的专业性、已有客户经历；（2）广告文案、整体方案创意水平、媒体资源和发布能力、平面或影视设计能力；（3）客户服务团队搭配、收费政策等。所以，可要求提案答辩时，供应商提供广告策略、整体创意和设计方案、广告组合方案、媒体采购计划、具体执行计划和效果保证措施等内容。 设计制作及其它类公司考察重点为：（1）品牌知名度和信誉、已有客户经历；（2）单项（设计、制作、撰译等服务项目）专业水准和执行能力；（3）收费政策等。所以，并不适用于提案答辩的方式进行遴选，可通过实地考察、或者较小额项目的试用来代替提案。 4总结培训阶段：本阶段，将新增供应商和上年沿用的供应商名录进行合并，制作东软集团品牌传播类供应商目录，并正式发布。对开始有合作项目的供应商，无论是长期合作还是短期项目，应签订或续签合作协议。对与东软建立合作关系的新增品牌传播类供应商，应参加bcc组织的东软视觉识别系统应用培训，转入供应商管理与使用阶段。本阶段还要对整个评估、筛选工作作出系统总结，为以后的和地方的品牌传播类供应商评估积累资料与经验。五、供应商管理与使用每财年初，由bcc组织对品牌传播类供应商的评审，其中包括：1. 对新增供应商的评审，参照上述的评估规范执行；2. 对上一财年使用的供应商，应在财年结束之前征求所有合作过的东软控股公司和部门的意见，发放打分表。评分因素分为两个方面：服务过程质量和服务效果。本制度设计的参考表格如下：东软集团200x年品牌传播类供应商使用效果评估表被评估供应商：评分人：项 目细 目满分得分过程质量评估（50%）提供服务的专业水准10对东软品牌和业务的熟悉程度、行业知识掌握程度10服务团队素质和合理搭配程度10与东软合作模式的相容性和合作融洽程度10对东软服务需求的专指性和反应速度10服务效果评估（50%）提供的服务是否满足东软品牌和业务拓展需求10相对双方认同的计划和方案，执行是否能够达到预期目标10相对东软的支付能力和实施效果，价格水准的高低10服务的替代性：是否在东软内部和其它公司中难以寻找同水准替代服务10是否给东软带来额外的增值服务10合计（100%）100注：1. 评分标准为10分制：10非常好、8比较好、6一般、4比较差、2很差。2. 每次评估，综合得分在6分（不含）以上为合格供应商，8分以上为优秀（满意的供应商），6分以下的供应商为不达标。bcc组织对新增供应商的视觉识别系统应用培训，发布东软品牌传播类供应商目录，目录内供应商供东软控股公司选择使用。东软控股公司在品牌传播策划和实施中涉及使用外协公司，原则上应选择目录内供应商。下面举三类供应商的使用规则进行说明，其它类供应商的使用规则可参照执行。例如：1. 广告公司的使用：东软控股公司广告业务外包，原则上应使用指定供应商，以提高广告发布效率的同时，实现广告形象和用语的统一；如果不是经培训过的指定供应商设计、创意，或者创意文案与东软视觉识别系统存在明显差异，应将设计文稿连同创意文案作为个案，送bcc品牌推广部审核。2. 公共关系和市场活动公司的使用：东软所有媒体公关项目和市场活动，可以利用bcc统一的服务平台进行策划、组织实施，另一方面也鼓励外请公共关系和市场活动类服务公司进行策划、实施。鉴于东软集团媒体、公关资源已经整合，东软集团和东软控股公司长期使用公共关系公司，签订三个月以上长期合约（retainer），必须使用bcc公布的供应商目录内的公关公司。短期项目（project）原则上也应如此，但可以通过短期项目尝试新的公关公司。重大市场活动项目，经bcc认定，可采用招标方式选定公关公司。3. 平面设计、制作公司的使用