信息管理的全过程.ppt

第4章 信息管理的全过程,信息管理的实质在于管理过程。但信息管理过程并没有统一、固定的模式。我们按大致的时间过程进行讨论。 41 信息需求与服务 为什么要建设信息系统，为什么要进行信息资源管理，为什么全民都要投入这场信息化大潮中？ 归根到底，是为了满足人们生存与发展的一种需要信息需要。 美国心理学家马斯洛著名的人的7个需求层次： 生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要、自我实现需要 。 需求层次逐级上升、永无止境。 同样，人的信息需求也永远不会停止。,41 信息需求与服务,一、信息需要 信息需要：人们面对复杂问题而寻求解决的办法，努力满足自我发展的高级需要。（对信息的不足感和求足感） 1. 信息需要的特征 广泛性：人类实践活动是广泛的。 凡事皆需要信息，凡人皆有信息需要。 社会性：人是社会的细胞，人的信息需求与社会密切相关。 人离不开社会环境和社会活动。 发展性：社会是发展和进步的。人的信息需要不断扩大。 多样性：一个人属于不同角色；不同人关心的问题千差万别；事物、活动、因素具有多样性。 从而导致信息是多样化的。,41 信息需求与服务,2.信息需要的结构分析 信息需要的结构可以分成两种： 纵向：层次结构； 横向：内容结构。 （1）信息需要的层次结构 （图3.1示） 信息需要分为2类认识到的和未认识到的。 信息需求：认识到的信息需要。 现实需求：认识到且表达出来的信息需要。 潜在需求：认识到而未表达出的信息需要（意会状态）。 信息提问：用户向信息服务机构提出的信息需求（书面、口头）。,41 信息需求与服务,（2）信息需要的内容结构 用户的信息需要主要表现为两大类： 对信息的需要（最终目标） 目的：了解情况，增长知识，进行决策，解决问题。 信息内容：某领域针对问题求解的特定信息（本质） 信息类型：多种多样数据、事实、知识；图书、期刊；文字、图形、图象等。 信息质量：准确、可靠、完整、全面，而不是错误、模糊、零散、片面 信息数量：适度，方便用户有效地消化吸收（防止信息过载） 对信息服务的需求 由于信息激增，致使用户个人获得信息的能力有限，需要专门的信息机构提供帮助。 服务方式：检索、咨询、复制、借阅等。 服务设施：设备、场所等。 服务质量：要求是多方面。如适时性、针对性、经济性、易用性、方便性、可获取性等。,41 信息需求与服务,二、信息服务 有广义和狭义之分。 狭义的信息服务：以信息产品形式，及时、准确地传递给特定用户。由专职信息服务机构提供，也称信息提供服务。 广义的信息服务：各种信息劳动，以产品或劳务形式提供。指信息服务产业范围内的所有活动。 信息服务的三个基本要素： 信息产品、信息用户、信息服务者。 其中，信息服务者是信息产品和信息用户的桥梁。,41 信息需求与服务,二、信息服务 1.信息服务的原则 （1）针对性。特定的时间、特定的用户、特定的信息需要。（如研究人员、学生） （2）适时性。强调选择恰当的时机，在用户最需要时传递给用户（不早不晚）。 （3）精炼性。精心筛选，简明扼要，浓缩性强。（满足用户解决问题的需要为前提） （4）方便性。注重可近性、易用性，消除用户的陌生感和不信任感（对用户友好性）。 （5）效益性。用户：投入产出效益；信息服务机构：费用效益（互利共赢为原则） （6）竞争性。信息服务市场竞争日益激烈。 （机遇与挑战并存）,41 信息需求与服务,2.信息服务的主要方式 （1）文献服务 场所图书馆、资料馆、档案馆。（传统形式） 服务方式：阅览、借阅、复制等。 （2）报道服务 多种渠道：信息发布、展览演示、信息出版物（主要方式）。 信息出版物：指信息机构对原始文献信息进行选择整序后形成的、用于宣传报道文献或文献线索的出版物。（如二次、三次出版物） 表3.1 中国信息出版物分类表检索类、报道类、研究类(?) （3）检索服务 狭义的信息检索：为用户找出并提供信息的过程（查寻）。 广义的信息检索：将信息按一定方式组织和存储起来，然后在用户需要的时候提供信息给用户。（存储和检索）,41 信息需求与服务,（3）检索服务 检索服务方式： 定题情报服务（SDI）：系统方工作人员把用户信息需求转换成一定的检索式，存入计算机；检索系统定期为用户检索新文献，并及时提交给用户。用户可定期获得所需要的最新信息，及时掌握同类专题的动态和进展。（如半月/1月） 专题回溯检索（RS）：对数据库中的信息，查找一定时间范围内或特定时间以前的文献。 特点：查找信息的系统性，适于课题调研、成果查新等。 （4）咨询服务 咨询受托人帮助客户解决各种疑难问题的一种高级智能型信息服务。 咨询服务分为五大主要类型： 政策咨询；管理咨询；工程咨询；技术咨询；专业咨询。 （认真阅读！） （5）网络服务 第4大信息媒体 基于因特网，提供各类信息的服务。,第4章 信息管理的全过程,42信息收集与加工 信息收集：按照一定的原则、设计的程序、科学的方法，通过一定的渠道，对信息进行有计划、有步骤地吸收、汇集。 一、信息收集 1. 信息收集的原则 （1）针对性根据信息服务机构的性质、任务和服务对象，确定信息收集的范围和重点。 如综合性机构、专业信息中心、同行业的两个企业等，收集的范围和重点都有差别。 （2）系统性连续地、系统地收集和积累信息，保持信息的系统性、连贯性、完整性。 避免时续时断、支离破碎、不成体系。 （3）预见性密切注视科学技术和经济的发展水平、动向和趋势，随时留意新信息源和信息渠道的产生和发展，预测信息源的集散、增衰趋势，充分估计未来的信息需求，有预见地收集信息。,42 信息收集与加工,一、信息收集 1. 信息收集的原则 （4）科学性经常采用科学方法研究信息源的分布规律，选择和确定信息密度大、信息含量多的信息源。 （5）计划性事先制定比较周密详细的信息收集计划。包括时间、内容等。 2. 信息收集的基本程序 （1）明确目标需求，制定信息收集计划 （2）设计数据结构 （3）信息收集 （4）提供收集结果 （请自己阅读 、思考）,42 信息收集与加工,3. 信息收集的方法或途径 （1）采购 一种经常性的、稳定的、系统的搜集和获取信息的有效方式。 许多公开出版的书刊、发行的数据库（根据公开发行的指南）。 订购、现购、邮购、委托代购等。 （2）调查 现场调查、访问、发放问卷、样品搜集等。 现场调查可以获得第一手材料。 形式有现场会、展览会、实地考察、经验交流会等。 特点：详细、可靠、及时、直观。 访问调查直接面谈、电话采访。 需事先拟定调研提纲，选好采访对象，预约采访时间。 通常应掌握一定的技巧，使对方愿意配合。,42 信息收集与加工,3. 信息收集的方法或途径 （2）调查 发放问卷事先设计调查表，发给被调查者填写，并回收。 调查的质量和效果取决于调查表的设计质量、被调查者的配合程度、回收率高低。 样品调查通过对某件实物样品的调查和分析，获取信息。 内容通常包括：样品存放线索的调查；样品获取方式，如购买、馈赠、租借、互换等；样品实物信息的获取，即通过拆卸、重装、测试、实验、观察和分析，从实物样品中提取信息。 （3）交换 不同系统和单位之间交换信息源（如出版物），互相补充和调剂。 交换的信息源多属于内部资料、非卖品。不通过中间环节。,42 信息收集与加工,3. 信息收集的方法或途径 （4）索取 对尚未发表的信息源，或不必通过购买即可取得的信息，可免费索取。 如，厂商推销产品：赠送产品样本、说明书、期刊、产品目录等。 又如，有的机构因职能变动、机构合并等，将全部或部分文献资料免费赠送给其它单位。 （5）检索 手工检索通过采用各类检索工具获得信息源的线索。 计算机检索联机、脱机、光盘、网络方式。其中，网络检索正在取代其它检索而成为主流。网上有各种类型的信息源。,42 信息收集与加工,二、信息加工 信息加工：指对原始信息进行判别、筛选、分类、排序、计算、研究、著录、标引、编目和组织，而使之成为二次信息的活动。 1. 信息加工的基本过程 (1)信息的筛选和判别 对原始信息，可能有残缺模糊、拼凑、夸大等情况，需鉴别其真伪。 (2)信息的分类和排序 原始信息多为零乱、孤立状态 需分类、排序 规则、有序、系统化 (3)信息的分析和研究 有分类、排序后的信息的计算、分析、比较、归纳，及推理判断更为系统、深刻、有价值。,42 信息收集与加工,二、信息加工 1. 信息加工的基本过程 （4）信息的著录和标引 按照一定的标准、格式，对原始信息进行特征描述和记载，再按一定的规律加注标识。 （5）信息的编目和组织 将著录和标引的结果，按一定规则编制目录，作为检索指南和查找工具。实际上，著录、编目均来自文献管理。 2. 信息加工的方式 信息加工与数据处理很难严格区分。 按照处理功能的深浅，可分为三类加工： 预处理加工对信息简单整理； 业务处理加工对信息进行分析，结果是辅助决策信息； 决策处理加工进行统计推断，产生决策信息。,42 信息收集与加工,二、信息加工 2. 信息加工的方式 按加工处理响应时间，大体分两类： 实时处理型将传递来的数据立即处理； 批处理型将传递来的数据存起来达到一定的数量和时间后，再集中处理。 按计算机配置，可分为集中式和分布式： 集中式将计算机放在指定位置，由中心计算机集中承担处理功能。 分布式以统一规划为基础，将适当规模的计算机系统安装在多个部门，分别承担处理功能。 3. 信息加工的基本方法 （自阅）,第4章 信息管理的全过程,43 信息存储与检索 一、信息存储 1、文件存储系统 基本概念 文件：记录的集合； 记录：数据项的集合； 数据项：可使用的数据的最小单位（字段、域）。 利用文件，可以存放大量的数据，需要时可更新、查找。,43 信息存储与检索,一、信息存储 文件组织方式 顺序文件、索引文件、直接存取文件。 文件系统 计算机操作系统中用来管理外存上的数据的子系统。 文件系统的缺陷表现在：数据共享性差，冗余度大；数据一致性、独立性差；数据结构化程度低等。,43 信息存储与检索,一、信息存储 2、数据库存储系统 数据库系统：包括数据库（DB）、数据库管理系统（DBMS）、数据库管理员（DBA）、应用程序、数据库用户。 与文件系统相比，DBMS有许多优点。（自阅） 3、WWW信息服务系统 目前，WWW是Internet上最活跃、最简便、最受人欢迎，也是最有发展前途的代表性信息服务工具。 WWW首次在Internet上使用超文本。 除此之外，WWW允许超链接指向的目标资源不仅限于文本信息，还可以是其他媒体，如图片、音频、视频等。这种超文本结构与多媒体的结合体称之为“超媒体”。,43 信息存储与检索,二、信息检索 1、信息检索的含义 “信息检索”是“情报检索”的发展。 情报检索：将情报按一定的方式组织和存储起来，并根据用户的需要找出有关情报的过程。 这一过程包括了存和取两个环节： “存”对大量信息进行的高度组织化的存储； “取”面向随机出现的信息需求进行的高度选 择性的检索。,43 信息存储与检索,二、信息检索 1、信息检索的含义 情报检索的本质：情报集合与需求集合的匹配与选择。 情报集合就是有关某一领域的文献或数据的集合体， 可以向用户提供所需要的知识或事实，或者获取知识的 线索。 匹配与选择是一种机制，负责把需求集合与情报集合 进行相似性比较，然后根据一定的标准选出符合需要的 情报。,43 信息存储与检索,二、信息检索 1、信息检索的含义 信息检索有狭义和广义之分 广义的信息检索信息的存储与检索 存储：将信息有序化组织并存入数据库（信息集合） 检索：从数据库中选择、查寻用户所需信息 狭义的信息检索仅指信息检索环节本身 信息检索的本质：信息集合与需求集合的匹配,43 信息存储与检索,二、信息检索 2、信息检索的发展历程 1）手工情报检索系统（18761945） 手工检索系统的特点： 操作简单，费用低廉，查准率高； 具有主观性、局限性； 效率低，查全率不能保证。,43 信息存储与检索,2、信息检索的发展历程 2）机械情报检索系统（19451954） 用各种机械装置进行情报检索。 包括两种类型： 机电检索系统 光电检索系统 缺陷：依赖设备，检索复杂，成本较高。,43 信息存储与检索,2、信息检索的发展历程 3）计算机情报检索系统（19541991） 标志：1954年美国研制出基于IBM701计算机的情报检索系统。其特征是：存储文献号和少量标引词；输出中文献号。 系统的两个发展阶段： 脱机情报检索系统:以单个计算机为基础，按批成处理方式检索本部门所设置的数据库的系统 。 联机情报检索系统:利用通信线路将设置在各处的终端与计算机检索系统连接组成网络，以实现资源共享，提供各种检索服务的系统。,43 信息存储与检索,2、信息检索的发展历程 4）网络化信息检索系统（1991） 代表：基于Int网的情报检索系统。 1991年，WWW首次在Int网上露面并获成功，从而使联机检索向Int网上迁移。 网络检索系统包括了计算机检索系统的全部优点。,43 信息存储与检索,二、信息检索 3、信息检索过程,43 信息存储与检索,二、信息检索 4、信息检索工具 （1）手工检索工具 卡片式、书本式。 人工查找，利用目录、索引、文摘、手册等。 （2）联机检索 用户在检索终端上通过通信网络以“人-机对话”的方式，从主机 上获取所需信息的过程。 （3）网络检索 信息量大，检索范围广。 与联机检索较为传统的计算机检索方式相比，信息量大,动态变化，信息的重复现象严重，分布性、异构、质量良莠不齐。,43 信息存储与检索,二、信息检索 5、文献检索 文献检索：借助计算机和各种检索工具，查找文献信息的方法。 具体检索一般可分为四种情况：寻找专业对口的报刊，寻找相关的国内论文，寻找相关的图书，寻找相关的国外文献。 （1）寻找专业对口的报刊 期刊阅览室（实地、电子） 期刊目录 刊物名（对口期刊） 论文全文,43 信息存储与检索,二、信息检索 5、文献检索 （2）寻找相关的国内论文 常见情形：已知发表论文的期刊刊名； 或者只知道论文题目； 或者只知道论文作者名； 或者只有检索要求、课题要求。 常 针对以上情形，可采用网上搜索： 查CNKI（中国期刊网全文数据库网站），输入刊名、题名、作者名或关键词，若有论文即可查阅或下载； 查国家科技图书文献中心的期刊库，输入刊名、题名、作者名或关键词，可得到一批论文的线索，再去查找全文。,43 信息存储与检索,二、信息检索 5、文献检索 （3）寻找相关的图书 常见情形：已知书名、或只知作者名。 采用网上搜索，如国家图书馆网站书库，输入书名、作者名或主题词，就可以得到一批图书的书名、作者名、出版社名。 （4）寻找相关的国外文献 查找现有国际期刊；INT网上查找。,43 信息存储与检索,二、信息检索 6、检索技术 DB信息检索 SQL语言 DB查询语言 Internet信息检索 信息推送技术 网上的“信息推送”也称为“网播”，用户浏览选择自己感兴趣的内容。,43 信息存储与检索,二、信息检索 6、检索技术 Internet信息检索 信息拉取技术 典型情形用户主动查询数据库。 网上的“信息拉取”即“网查”，由“搜索引擎”辅助。 信息推拉技术 “信息推送”与“信息拉取”相结合。 智能信息推拉技术,43 信息存储与检索,二、信息检索 查找文献举例： （1）王小明的毕业论文题目是“企业信息化绩效评价方法的研究”。他听同学讲，有一个叫杜明的人，在2001年发表过一篇关于企业信息化绩效测评方面的文章，可惜记不清论文的题目，也记不清发表在什么杂志上