掌控电子邮件的8个秘诀.ppt

掌控电子邮件的8个秘诀,1,2,内容目录,清空收件箱 减少你的回复时间 打造高效的邮件 突出显示那些直接发送给你的信息 使用一次性的邮件地址 掌握消息搜索 保持长期一贯的电子邮件地址 善用邮件过滤器,2019/8/1,3,秘诀 1 - 清空收件箱,为什么要清空收件箱 建立3个值得信任的文件夹 处理你的消息 保持清空状态 从第一次开始 接下去的工作,2019/8/1,4,秘诀 1a - 为什么要清空收件箱,收件箱， 只是未处理消息的临时存放处。 需要养成的习惯： 在新邮件到达的当天就决定如何处理它， 便可以把它从收件箱中移走了。,2019/8/1,5,秘诀 1a - 为什么要清空收件箱,三个问题： - 哪些邮件重要? - 哪些邮件需要优先处理? - 邮件的上下文如何关联起来? 一个堆满已读邮件的收件箱不会给你带来任何好处!,2019/8/1,6,秘诀 1a - 为什么要清空收件箱,会议邀请 - 日历行程 网站地址 - 书签收藏 项目文档 - 文件存档 - 所有东西都应该各就各位，而不该都放在收件箱中。,2019/8/1,7,秘诀 1a - 为什么要清空收件箱,你是否有此经历： 每次进入收件箱，看着那一堆邮件列表，心理上的那种总是有无数消息盯着自己的压力很大。 哪些是新收到的邮件，哪些是已经被解决或者付诸行动的，都应被清楚划分。,2019/8/1,8,秘诀 1b - 建立3个值得信任的文件夹,重点关注 后续处理 邮件存档 通过建立以上3个文件夹，可保持收件箱处于清空状态。,2019/8/1,9,秘诀 1b - 建立3个值得信任的文件夹,重点关注 文件夹， 临时存放重要信息（诸如这些信息需要在最近几日内快速找到，或者你等某人关于一些重要信息的回复，或者跟踪一项时效性很强的事件）。 每周回顾一下重点关注文件夹，清除那些已经变得无关紧要的消息。,2019/8/1,10,秘诀 1b - 建立3个值得信任的文件夹,后续处理 文件夹， 里面存放的都是必须完成的任务。每一条这样的消息都要添加成待办事项任务列表中的一项任务。 确保你在待办事项列表上添加了该项任务，才能保证自己会去做它。,2019/8/1,11,秘诀 1b - 建立3个值得信任的文件夹,邮件存档 文件夹， 是长期保存邮件的仓库。所有已经完成的邮件往来，但是又可能在未来某些时候重新翻阅和查找的信息，都可存放于此。 存档是一个独立的文件夹，没有子文件夹。之后，可以使用适当的搜索操作来重新查看信息。,2019/8/1,12,秘诀 1c 处理你的消息,既然3个文件夹都已经各就各位， 就该清空你的收件箱了。 从收件箱里最早的一封邮件开始，打开消息，按照接下来我要教你的方法去做。,2019/8/1,13,秘诀 1c 处理你的消息,不需要的邮件立即删除。 马上回复简洁的问题和请求，然后存档或者删除。 如果耗时解决的问题，可放入后续处理文件夹，在待办任务列表中添加该任务。 如果你是在等待消息，或者近几日都需要留意的问题，放入重点关注文件夹。如果有时效性，就在日历上加上个便签，随时查看你关注的项目。 如果是参考信息性质的邮件，以后可能会用到，那么放入存档文件夹。 如此反复过滤几遍邮件，直到清空你的收件箱。,2019/8/1,14,秘诀 1c 处理你的消息,文件夹越少， 你在处理每一条信息时候需要费的脑筋就越少。 如果你想对这种方式进行调整。,2019/8/1,15,秘诀 1d 保持清空状态,尽量让自己适应这个黄金法则： 不要把已读邮件留在收件箱中。 打开一封邮件，第一次读完之后就对它做个决定，依情况从3个文件夹中选择一个将其放入，别找什么理由。,2019/8/1,16,秘诀 1e 从第一次开始,从现在开始每一次查看收件箱的时候， 都要下决心把它清空。 收件箱中历史邮件解决方案,2019/8/1,17,秘诀 1f 接下去的工作,把未解决的消息进行了合理的归档， 并不意味着结束！ 系统的核心：要不断重新翻阅后续处理文件夹和重点关注文件夹，并完成这些事项。 把所有后续处理文件夹和重点关注文件夹中的邮件标为未读，以示区别。,2019/8/1,18,秘诀 2 减少回复时间,分批处理消息 一分钟原则 任务完成之前回复任务相关问题 别把已读消息留在收件箱,2019/8/1,19,秘诀 2a 分批处理消息,如果每收到一封新邮件就会打断你的工作， 那么就尽量不要让这种情况发生。 分批处理信息的方法： 每天计划和邮箱碰面两三次，诸如早中晚。 如果需要，每12个小时查收一次邮件，而不是5分钟。 世界不会因为一封邮件在你的收件箱里多呆了几个小时就停止转动了。,2019/8/1,20,秘诀 2b 一分钟原则,遵循一分钟原则： 如果一封邮件一分钟之内可以处理或者回复完毕，那么立刻就做。 如果你觉得一封邮件不能依靠简短而直白的答复来解决，那么这样的问题最好线下解决，或者干脆打个电话。,2019/8/1,21,秘诀 2c 任务完成之前回复相关问题,如果有人发送电子邮件给你，要求你完成某事，遵照如下方式迅速地做出回应： 着手行动之前，你需要明确的问题。 询问任务收尾的截止日期。 你忙碌的程度以及自己认为可以开始着手的时间。 根据任务的难易程度，对方下一次有可能收到你回复的时间,2019/8/1,22,秘诀 2c 任务完成之前回复相关问题,邮件回复范例： 我最近三个月都已经排得满满的了。您能给我的截止日期是什么时候？如果到了九月份，您还有兴趣让我完成这项工作，那么那个时候再给我留个消息。,2019/8/1,23,秘诀 2d 别把已读消息留在收件箱里,收件箱里的信息， 阅读过一遍后就要做进一步处理。 不要在看了一遍消息之后还把它们留在那里，然后回头再看一遍。 重复同一操作就是在浪费时间。,2019/8/1,24,秘诀 3 打造高效邮件,低效的电子邮件具有的特征： 发件人的目的不够明确 难以发现最重要的信息 内容冗长可读性又差 如果往来的邮件都能够一语中的、不夹杂无用的信息，那将节省多少时间？,2019/8/1,25,秘诀 3a 撰写一封新邮件,明确你的目的 使用有信息含量的标题 尽量简洁 帮助邮件“瘦身” 为完整的回复创造便利 让每个人都清楚他们为什么会收到邮件 别忘了附件,2019/8/1,26,秘诀 3a 撰写一封新邮件,每一封电子邮件都应该有一个明确的目的。要么你要传达一些信息，要么就是要求收件人采取某种行动。 撰写邮件目的不够明确，那就请先不要动笔。 如果你希望边撰写边捋清你的思路，那可以把邮件发送给自己。,2019/8/1,27,秘诀 3a 使用有信息含量的标题,Hi！ 想告诉你 能帮我一个忙么？ 重要信息！,明天经理级别会议的议程 关于周一演讲的几个问题 问：能否在文章中引用您的话？ 仅供参考：周四外出 请求：请对提议过的重新设计的布局发表意见 重要信息：下午三点之前务必发送合同传真,前缀词（仅供参考、请求、重要信息）可以帮助收件人大概了解邮件内容。 如果邮件里包含多项请求，或者是跟多个主题相关的信息，那就分几个单独的 邮件来往发送。,2019/8/1,28,秘诀 3a 尽量简洁,撰写电子邮件的目的不是为了自说自话，而是从对方那里获得自己想要的回应。 电子邮件越短，人们就越愿意去读，从而你的请求就越有可能实现。,2019/8/1,29,秘诀 3a 帮助邮件“瘦身”,如果需要照片附件，确定已经将照片旋转到正确的方向并且调整了大小。 不要假设每个人都能读取HTML格式的邮件。 不要假设邮件的格式在对方的邮件系统里和你这里完全相同，所有的邮件程序对信息的读取格式都有所不同。 在一些邮件程序中，很长的网址将会被自动换行，从而无法直接点击。发送邮件之前，可以使用短址服务。,2019/8/1,30,秘诀 3a 为完整的回复创造便利,贝奇，你好： 周二你发送的邮件我收到了，谢谢！会议室的房间号是多少？看来我得开车去，而不能坐火车了。我是否需要一个停车证？还有，我的PPT文档存在笔记本电脑里，你那儿有没有投影仪可以使用，还是要我自己带一个过去？,贝奇，你好： 周二你的会议我基本上已经准备好了。还有几个问题想和你确定一下： * 会议室的房间号是多少？ * 如果我开车去，怎么才能领到停车证？ * 有没有可以连接笔记本电脑的投影仪？,2019/8/1,31,秘诀 3a 让大家都清楚为什么收到邮件,收件人：Victor Downs, Lorrie Crenshaw, Kyran Deck 主题：6月18日员工午宴确认信 我们在 Lotties 酒店预订了一间能容纳40人的会议室，时间是6月18日，星期二，下午一点。 VD：当天班车是否可用？请告知 Kyran。 KD：请在4号之前给全体员工群发邀请信，包括简要路线和班车信息。 LC：顺便说一句，我们每周例会只能暂时取消一次。,2019/8/1,32,秘诀 3a 别忘了附件,文件请见附件， 这句话我们很容易写出来，但却经常忘记添加附件。,2019/8/1,33,秘诀 3b 回复邮件,对应每个问题按行回复 任务请求 举例说明 不要实时回复 试着通过其他方式沟通 知道何时何事不该说,2019/8/1,34,秘诀 3b 对每个问题按行回复,你好，贝奇： Rich Jones 写道： * 会议室的房间号是多少？ B座316房间 * 如果我开车去，怎么才能领到停车证？ 停在西区，在入口处告诉他们你的名字，保安会给你一个访客出入证。 * 有没有可以连接笔记本电脑的投影仪？ 有的，我们技术部的同事会帮你设置妥当。 到时候见。,2019/8/1,35,秘诀 3b 任务请求,主题：请求：请对重新设计的布局方案发表看法 您觉得新的字体和背景如何？,主题：回复：请求：请对重新设计的布局方案发表看法 Tamasa Smith 写道： 您觉得新的字体和背景如何？ 可不可以先发给我一个新方案的链接？ 还有，发表看法的截止时间是什么时候？,2019/8/1,36,秘诀 3b 举例说明,如果收到的邮件写得很糟糕，那不妨用实例引导一下对方。 把不明确的标题重新编辑一下。 把不分段的邮件正文简单分段，并且分行回复。 “就目前来看，我下一步应该怎么做？” “听起来不错！”,2019/8/1,37,秘诀 3b 不要实时回复,电子邮件并非即时通讯工具， 因此也不应该以实时的方式使用它们。 比较合适的做法是设定一个合理的最长回复时限，比如说，工作日的时候一般 46 个小时之内回复邮件，最迟也会在 2448 个小时之内回复。,2019/8/1,38,秘诀 3b 试着通过其他方式沟通,发件人的表情、声音、语调都没法用邮件来表达，很多时候会，邮件里的意思也会被曲解。 一些比较复杂或者敏感的问题，不适合通过电子邮件来沟通。要掌握好尺度，明白什么时候应该立刻拿起电话打给对方或者直接面谈，面对面地解决问题。,2019/8/1,39,秘诀 3b 知道何时何事不该说,请记住，当你难过、情绪不稳、紧张、疲劳、饥饿、醉酒或者在其他各种状态不佳的时候，不要去写邮件。 如果一封邮件有什么让你困扰，或者觉得会引起麻烦，那么先写在一个文本文件中，保存起来，给自己一点时间仔细想想，然后再回头去修改这封邮件。,2019/8/1,40,秘诀 4 突出显示直接发送给你的信息,专门发送给我的邮件 不是唯一发送给我的邮件,2019/8/1,41,秘诀 5 使用一次性的邮件地址,基于WEB的公共邮件地址 多域名电子邮件地址,2019/8/1,42,秘诀 6 掌握邮件搜索,搜索语法 将搜索