落笔生花--现代商务写作研修.ppt

【落笔生花】 现代商务写作技巧撷胜讲座,特邀专家：张宗原教授 讲座时间：2007年3月29日,2,第一单元 为文有法 而无定法,第二单元 商务写作的基本要求,第三单元 常用公文的写作要领,目录,3,1、现代商务写作应具有开阔视野,从1951年9月1日政务院公文处理暂行办法开始，到2001年1月1日开始施行的国务院国家行政机关公文处理办法，国家先后发布的六个关于国家行政机关公文的法规从某种意义上说，它们大致能体现共和国公文变化发展的历程。,最新的国务院国家行政机关公文处理办法将公文分为:命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要等十三种,除应具相应业务及文字功底外，从事现代商务应用写作的人员，应该也必须了解一点我国国家行政机关公文的法规。,为文有法，而无定法,4,1）现代商务应用文体,是与时代政治经济的变化发展休戚相关的，其文种、格式、语言，与国家行政机关公文那样,会随时代的变化而改变。 2 ）从格式来看，国务院国家行政机关公文处理办法具有权威性，现代商务应用文体必然受其影响。只不过在内容上显现专业特点而已。,上述事实告诉我们：,为文有法，而无定法,1、现代商务写作应具有开阔视野,5,2、重视应用文体的分类,公务文书,私人文书,为文有法，而无定法,6,2、重视应用文体的分类,私人文书,专用公文,通用公文,为文有法，而无定法,7,2、重视应用文体的分类,今天我们主要讲述的现代商务写作类型 调查报告、工作计划、述职报告、工作总结、（上、平、下行综合类型） 市场预测报告（上、平行，帮助决策） 讲话稿（主要是下行） 其实都属于专业公文文书中的报告这一文种中的几个“类文种”。,为文有法，而无定法,8,2、重视应用文体的分类,专业应用文书也必须分清它究竟是上行文书、平行文书，还是下行文书。 这三种文书的格式虽然相近，但使用的语言和口吻，包括祈使语和礼貌用语都截然不同。甚至在结构上也都有差别。 现代商务应用文书的写作，除了需要精通业务之外，写作技巧当然是至关重要的。,为文有法，而无定法,9,例古代文书中的称谓： 史记秦始皇本纪裴注引蔡邕言： 群臣士庶相与言，曰：殿下、阁下（以上上行）、足下（平行、下行）、侍者、执事（左右）（上行），皆谦类。 这些称谓现在基本都“活着”，在现代商务中广泛应用,为文有法，而无定法,2、重视应用文体的分类,10,3、应用文的语言特征,从本质上来讲应用文体与文学作品语言的差别是： 强调作品的共性，而不是强调个性，要求语言平直、晓畅明白。,为文有法，而无定法,11,3、应用文的语言特征,以描述事物的条理、事物的概况为目的，无须（至少是直接）表达情感。 清晰地分析，明白地记述。所以在修辞上是消极的，只是偶尔使用少量成语。 所使用的语言要求是概念的、抽象的、普通的，而非感性的、具体的、特殊的。因为撰写者要使它没有闲事杂物来乱意；使它没有奇言怪语来分心。,为文有法，而无定法,12,案例长恨歌,“梨花一枝春带雨”写杨贵妃哭，梨花是雪白的皮肤的质感；春，是美人红润柔嫩的容色；带雨，是无声地哭泣，极其伤心。写来如同亲眼所见，非常感性。,13,案例 兰德公司报告2020年中国会非常穷,引文论据： 如果20世纪的中国是一个富裕和统一的国家，我们会有一个完全不同的第一次世界大战，我们就不会有第二次世界大战而是第二次欧洲大战。 中国能够阻止日本侵略或者打败日本。美国在这些冲突上的花费从根本意义上会减少很多，因为珍珠港事件不会发生。 我们和整个世界，更不用说10亿中国人，一个多世纪以来，已经为中国的弱小付出了惨重的代价。世界需要一个健康的中国。 目前，中国面临著巨大的挑战。中国的银行是我们所知道的世界上最糟糕的银行。中国每一代，都有相当于美国规模的人口从农村涌入城市。,14,此文结论： （在中国）每年，都有12001300万新工人加入就业大军。在制造业，生产力对就业的影响比我们国家要严重得多。到2020年，中国人口老龄化会使工作人口与不工作人口的比率成为世界上最糟糕的，比日本更甚。 如果没有特效的新政策的话，中国的经济在那个时期就会狠狠地撞墙。到2020年，以我们的标准来看，它会是一个非常穷的国家。,兰德公司报告2020年中国会非常穷,15,本单元结论,“为文有法，而无定法” 是说现代商务文书当然有自己规定的诸种个性要求；但是要完成一篇高质量的文书，还得有很强的功底和技巧，不可能一蹴而就。,16,第一单元 为文有法 而无定法,第二单元 商务写作的基本要求,第三单元 常用公文的写作要领,目录,17,简谈商务写作基本要求,语言: 文气贯通，凝重老练 修辞: 明晰得体，简洁周全 布局: 开门见山，直奔主题 论述: 紧扣主旨，取证有力 结尾: 文尽辄止，温润有礼 修改：字斟句酌，讲求效果,18,简谈商务写作基本要求,1、文气贯通，凝重老练 案例 对台商务信函 该货需求孔殷，定单踊跃，虑及此品种价格实惠，适合你地市场需要，订购尚希从速，幸勿观望，以免向隅。,19,1、文气贯通，凝重老练 案例 七喜电脑公司经理述职报告 首先要降低成本，应该采取的主要措施有：进一步拓宽进货渠道，寻找多个供货商，进行价格、质量比较，选择质量好、价格低的供货商供货；勤俭节约，节省开支、避免浪费，工程方案设计要合理；内部消耗降低，日常费用开支、水、电、日常办公耗材尤其是纸张、车辆开支要节俭等问题。,简谈商务写作基本要求,20,2、明晰得体，简洁周全 案例某保险公司2005年总结报告 今年，要加强四支队伍的建设：个险队伍建设、团险队伍建设、中介队伍建设、收展员队伍建设。要在队伍规模不断壮大的基础上，走精兵之路，大力培养高产能业务员。并对四支队伍的各级、各类业务员实行分类指导，锤炼好能打硬仗的四个方面的队伍。,简谈商务写作基本要求,21,案例 2006中国经济型饭店调查报告(以少总多，也是周全) 1、体量。中国经济型饭店的平均体量达到了127间，尤其是莫泰168，以平均244间的规模不断地挑战市场的极限与业界的惊讶，500多间房的莫泰168延安西路店在05年底，以开业半年的时间就达到了100%的出租率的事实，不仅体现创新的力量，也进一步证明了中国经济型饭店市场的潜在容量。,简谈商务写作基本要求,22,3、开门见山，直奔主题 案例 2006中国经济型饭店调查报告 开头：根据本次调查估测：截止到2005年年底，中国住宿业市场上共有现代意义上的经济型饭店连锁品牌50家，已开业饭店数超过600家，已开业房间总数达50，000间。,简谈商务写作基本要求,23,4、紧扣主旨，取证有力 案例 2006中国经济型饭店调查报告续 平均增长率。2005年，市场供应前十名的经济型品牌平均增长速度为74%，基于各品牌企业在成立时间、扩张模式、市场战略、区域布局、资金供应等不尽相同的主导因素，上述前十强的增长率差距较大，生动地反映了2005年度中国经济型品牌饭店成长过程中的波动性。因此，74%的平均增长率也仅是一个平均值的概念。,简谈商务写作基本要求,24,4、紧扣主旨，取证有力 案例2002年中国私营企业调查报告关于业主开业时自有资金的来源分析 调查表明，自我积累仍然是大多数业主自有资金的主要来源。表44中的资金来源分布是多重选择的结果。如果把所有的选择加总，我们就可以计算出各种来源选择对私营企业主自有开业资金的总体重要性。表中各项选择在总选择结果中所占比例分别为： 小生意积累占2876，小作坊生产积累占971，亲友馈赠占838，工资或农业生产积累占1671，民间借贷占1875，银行借贷占1385，遗产继承占077，其他占290。可见，总体上看来，私营企业主开业时所依靠的，主要既不是银行贷款，也不是靠继承遗产，而是主要靠各种积累以及民间借贷。,简谈商务写作基本要求,25,5、文尽辄止，温润有礼 案例关于法国A公司代表来访洽谈的接待报告 上行性报告结束语：S.皮诺先生明年3月将再来访,并作较长时间的逗留，特此报告。,简谈商务写作基本要求,26,5、文尽辄止，温润有礼 案例罗莱床上用品公司杭州分公司关于产销情况的报告 上行性报告结束语： 以上报告如有不妥，请指示。,简谈商务写作基本要求,27,5、文尽辄止，温润有礼 案例全国纺织服装行业就业促进会筹备工作报告 （开头）各位领导、各位朋友、各位嘉宾： 现在，我代表促进会筹备组报告全国纺织服装行业就业促进会筹备成立的有关情况。 招呼周到，热情。,简谈商务写作基本要求,28,5、文尽辄止，温润有礼 案例全国纺织服装行业就业促进会筹备工作报告 （结尾）今天在这里召开促进会的成立大会，我代表促进会筹备组，向积极参与筹建和给予大力支持的各位领导、各高校同志和企事业单位、媒体的朋友表示衷心感谢！ 礼多人不怪。,简谈商务写作基本要求,29,6、字斟句酌，讲求效果 写文章必须勤看、勤写、勤改。 勤看：做有心人，边看边琢磨、思考，随时在学习状态。 勤写：不要偷懒，立争自己动手。都交给秘书，是成全别人。 勤改：最好放几天；要舍得删。,简谈商务写作基本要求,30,第一单元 为文有法 而无定法,第二单元 商务写作的基本要求,第三单元 常用公文的写作要领,目录,31,常用公文写作的要领,1、规划写作任务、内容、文体编辑的步骤 目的明确，慎重落笔 勇于剪辑，突显主题 正反思考，严密论述 简洁明了，力求效率,32,目的明确，慎重落笔,这份报告想要达到的目的究竟是什么？ 有可能达到吗? 材料足够吗? 整篇文字的思路找到了最佳的碶入点了吗?,常用公文写作的要领,33,勇于剪辑，突显主题 不要认为写完了就已经完成了，其实只是修改的开始。因为好文章，是没有止境的。只要有时间，就充分借用电脑的便利，反复大刀阔斧剪辑修改，直到毫无缺憾为止-细节决定成败！,常用公文写作的要领,34,正反思考，严密论述 严格把握辩证规律，对于自己文字中的观点要像批判别人的谬论一样，“反复质疑”。因为有时在写文字时，自己可能执于一私之偏，正面论述似乎已“固若金汤”，却留着“赤裸的后背”不加防守，即论述有缺陷，不周全。,常用公文写作的要领,35,简洁明了，力求效率 即使论述完全没有问题了，您还有一个任务，是将其中可有可无的文字删去，使之简而又简，更加简捷明了，以提高您的领导、同僚和部下的工作效率，创建上佳的企业文化精神。,常用公文写作的要领,36,2、开篇策略与重点前置 开门见山，严防啰索，直奔主题 开篇模式，概述、结论、设问、对比，任选其一 由“重”到“轻”，由急到缓，突出重点,常用公文写作的要领,37,开门见山，严防啰索，直奔主题 任何公文类的文书都必须遵循这一条铁律，除了必讲的话之外，不多说一个字。 只要能表达清楚，开头的文字越少越好。,常用公文写作的要领,38,开门见山，严防啰索，直奔主题 例关于法国A公司代表来访洽谈的接待报告 总公司：我绣衣代理，法国A公司经理S.皮诺先生，应邀于X月X日至X月X日来沪访问。在此期间，我们与他洽谈了业务，并陪同他参观了有关工厂，最后达成了X X万美元的交易。 接待报告是工作报告的一种。对客户定货欲望的反映，体现了某市场对于该类货物的需求，其中的重要性很明显。,常用公文写作的要领,39,开篇模式，概述、结论、设问、对比任选其一 报告类文书的开篇模式共有这么四类。写作技巧娴熟了，材料一上手，你就能感觉到它应该使用哪一类。,常用公文写作的要领,40,概述式开篇 例关于法国A公司代表来访洽谈的接待报告 总公司：我绣衣代理，法国A公司经理S.皮诺先生，应邀于X月X日至X月X日来沪访问。在此期间，我们与他洽谈了业务，并陪同他参观了有关工厂，最后达成了X X万美元的交易。 这个开头显然就属于概述式,常用公文写作的要领,41,概述式开篇 例波兰商用车制造及市场情况报告 1989年波兰经济转轨后,外资大量介入，1990-1999年成为波兰汽车工业和汽车市场发展最快的时期，汽车产量年增长率达20%左右。1999年，波兰汽车产量达到了历史最高记录的71.9万辆，小汽车销量也达历史最高水平的64万辆，比1993年增长166%。 2000-2003年，由于经济增长放缓和国内需求下降，波兰汽车产量和销售开始下滑。2000汽车产量和新车销售量分别为53.3万辆和47.9万辆，2003年下降为33.4万辆和35.8万辆。 2004年以来，随着经济复苏及入盟，波兰汽车生产大幅回升，据国际机动车制造商组织（OICA）估计，2005年波兰生产各种汽车62.54万辆, 约占全球产量0.94%，占欧洲产量3%,占新入盟10国产量的36%。汽车产量列世界第18位、欧洲第9位和居新入盟10国第1位。 这个开头显然也属于概述式,常用公文写作的要领,42,结论式开篇 例兴安盟经济作物生产情况调研报告 “十五”以来，兴安盟各级农业部门在盟委行署的正确领导下，在上级业务部门的正确指导下，认真实施“农业稳盟”战略，以调整种植业结构为主线，以增加农民收入为目标，大力发展经济作物，促进农业增效，实现了农民收入稳步增长的良好局面。 除粮、豆、薯、饲草以外的农作物统称为经济作物。据统计数据经济作物总收入5.7亿元，占种植业收入的15.9%，经济作物人均收入403元，占农民人均收入16.9%；按农业部门调查统计经济作物总收入12.4亿元，人均收入758元占农民人均收入的31.9%。 在政府部门的报告中，采用结论式的，更加多一些。,常用公文写作的要领,43,结论式开篇 例引进钢丝绳生产线可行性报告 国内现有钢丝绳厂主要产品为6X19#、6X17#钢丝绳和2.6-3.2#商品钢丝。几乎全部为普通点接触光面式钢丝绳,性能不稳定,强度仅能达到155kgm。而国外生产的钢丝绳多为线接触的西鲁式、填充式或瓦-西式，强度高，性能好。根据市场调查，目前钢丝绳在国内市场紧缺，在国际市场也很畅销。因此，我厂在1983年底提出引进钢丝绳生产线的设想，并进行可性研究如下： 这显然也是结论先行的一种开头法。,常用公文写作的要领,44,设问式开篇 例平板彩色电视机消费趋势市场预测报告 随着全国农民生活水平的不断提高，彩色电视机已经走进我国农村的千家万户，成为全国人民生活中不可或缺的部分。近十年来，商海中的电视机“销售大战”，以及产品的更新换代，市场变幻莫测。今后几年，平板彩色电视机的生产、销售、消费趋势究竟会如何？本文试对此做出分析。 设问式开头，保留着“悬念”，在市场预测报告中使用，往往效果颇佳。,常用公文写作的要领,45,对比式开篇 例上海家化集团公司关于2006年生产情况的报告 今年上半年，我厂出现了生产效益与发展速度同步增长，经济效益增长好过产值增长的好势头。到六月末，工业产值完成8.12亿元，比去年同期增长15.2%,完成全年计划的54.2%。公司利润比去年增长52.5%,是近十年来实现利润最高的一年。上缴利润和工业税收比去年分别增长20.4%和10.1%.利润逐月上升,流动资金占用减少,产品成本下降,全员劳动生产率提高。 这个开头显然属于对比式。,常用公文写作的要领,46,由“重”到“轻”，由急到缓，突出重点 如果开篇内容中,有两个以上必需叙述的内容时,必需遵循“由“重”到“轻”或者由急到缓的次序来陈述,以突出重点”。,常用公文写作的要领,47,3、娴熟运用写作技巧 分段合理，层次清晰 时段较长，不忘分期 对比分析，往往犀利 一意务实，不尚空论 归纳要点，视野高远,常用公文写作的要领,48,分段合理，层次清晰,有的报告篇幅较长，您就要学会合理分段；最好加上简明凝练的标题，不但看上去醒目，而且有“画龙点睛”的效果，使文件更加增色。,49,时段较长，不忘分期,如果文件中叙述和论述的主体，延续了几年、十几年、几十年的时段，一个聪明的办法就是将其按时间顺序分为若干段，分段来写。因为保持文章思路的清晰，对一份比较长的文件来说，是制胜的关键！,50,对比分析，往往犀利,使用对比论证的方式，效果总比较好。 例12 2005年度项目经理薪资调查报告 2005年全国项目经理人平均年薪达到92279元，较2004年的89500元，增加2779元，增长3.1%（本次调查中沈阳、西安等经济不发达地区人数明显增加）； 在参加调查区域中，广州地区较去年的110760元增加885元，增长0.8%；北京地区较去年的104280元，增加1024元，增长6.7%。上海周边地区较去年的100452元，增加11397元，增长11.3%。 本次调查中，加入了对项目奖金（年项目奖金的总和）和期望年薪的调查。项目奖金平均值：北京周边18457元，上海周边地区12721元，广州周边地区12367元，西安周边地区13191元，武汉周边地区10865元，沈阳周边地区8585元，其它地区年项目奖金17137元，这一数字值得推敲，我们在以后