关于Excel的操作技巧.ppt

添加多个视图 如果我们有一个保存了大量数据的表格，根据使用对象的不同，常需要将其中不同部分的数据打印出来。通常的做法是，先将不需要打印的列隐藏起来，然后再打印。由于这样的“对象”众多，每次都要隐藏、打印、显示、再隐藏、再打印非常麻烦。其实，我们可能用“视图管理器”来实现这种要求： 1、执行“视图视图管理器”命令，打开“视图管理器”对话框。 2、单击其中的“添加”按钮，打开“添加视图”对话框，输入一个名称（如“整个”）后，按下“确定”按钮，添加一个“整个”视图。 注意：添加“整个”视图的目的是为了快速切换到整个工作表状态下。 3、根据使用对象的需要，将不需要打印的列隐藏进来，然后仿照上面的操作分别添加视图（如“劳资”、“人事”等）。 4、需要打印某种表格中，请这样操作：执行“视图视图管理器”命令，打开“视图管理器”对话框，选中一种视图，单击“显示”按钮进入该视图，进行一下打印操作即可。 5、打印完成后，仿照上面的操作，“显示”出“整个”视图，就可以快速显示出全部数据。 具体操作的动画演示过程如下：,高级筛选 利用Excel的“高级筛选”功能，我们可以把符合某种条件的数据挑选并保存到其他区域中。 1、同时满足多个条件数据的筛选 我们在“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级工程师”，并且“学历”为“大学”的人员挑选出来： 先将条件列标题（学历、职称）和条件（大学、高级工程师）输入到某个单元格区域中。 然后选中数据表中任意一个单元格，执行“数据筛选高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框。 注意：此时，系统自动将数据区域填入到“列表区域”右侧的方框中，如果区域不正确，请重新填写。 按“条件区域”右侧的红色按钮，对话框变成浮动状态条状，选中上述保存条件的单元格区域，再按浮动条右侧的红色按钮返回到“高级筛选”对话框中。 选中“将筛选结果复制到其他位置”选项，然后在下面的“复制到”右边的方框中输入保存区域的第一个单元格地址（如$O$3）。 按下“确定”按钮，符合条件的数据即该被复制到相应的区域中。 2、并列满足多个条件数据的筛选 我们在“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级工程师”，“学历”为“大学”的人员都挑选出来： 先将条件列标题（学历、职称）和条件（大学、高级工程师）输入到某个单元格区域中（两个条件位于不同行中）。 然后仿照上面第1步的“高级筛选”操作即可。 具体操作的动画显示过程如下：,Excel分区域锁定,直接编辑宏 如果大家对VBA程序语言比较熟悉，直接编辑宏更方便，宏代码也更简单。 1、执行“工具宏Visual Basic编辑器”命令，进入“Visual Basic编辑器”窗口。 2、在左侧“工程资源管理器”窗口中，选中保存宏的工作簿，然后执行“插入模块”命令，插入一个新模块（模块1）。 3、将相关宏代码输入或复制、粘贴到右侧的编辑窗口中。 注意：宏的结构是： Sub 宏名称() 相关代码 End Sub 4、输入完成后，关闭“Visual Basic编辑器”窗口返回即可。 本例我们直接编辑的宏，可以删除当前行前4列的单元格，而系统并不给出相关的提示。我们运行一下看看效果。 具体操作的动画演示过程如下：,Excel自定输入数据下拉列表,Excel“公式求值”功能,获取网络数据 我们除了可以从本地机器上获取数据外，还可以从网络上导入数据到Excel中，并能同网络保持随时更新。 下面，我们将NBA的比赛排名数据导入到Excel中： 将电脑连接到网络上，打开Excel，执行“数据导入外部数据新建Web查询”命令，打开“新建Web查询”对话框，将相应的网址输入到“地址”栏上，按下“转到”按钮，同网络建立连接。 选中需要导入的区域，然后按下“导入”按钮，数据将被导入到Excel中。 以后打开相应的工作簿文档时，系统自动更新数据，记住一定要保证计算机是连上网络的。 具体操作的动画演示过程如下：,有分列就有合并，如果需要将Excel表格中的多列数据显示到一列中，可以用合并函数来实现。 如果希望将B列数据和C列数据组合型显示到D列中（中间添加一个“-”符号），一个“&”就搞定了。 选中D1单元格，输入公式：=B1&“-“&C1，确认一下；然后用“填充柄”将其复制到D列下面的单元格中即可。 注意：如果把上述公式修改为：=CONCATENATE(B1,“-“,C1)，同样可以达到合并的目的。 具体操作的动画演示过程如下：,如果一列英文和中文组合的字符数据，中间用“-”隔开了，如何将他们分开保存到两列中呢？我们可以用数据分列来解决。 选中相应的列，执行“数据分列”命令，启动“文本分列向导-3之步骤之一”，选中“分隔符号”选项（通常是默认选项），单击“下一步”按钮，选中“其它”选项，并在后面的方框中输入“-”，按下完成按钮即可。 注：有关分列的其它类型，请大家参看相关的帮助文件，并进行实际练习。 具体操作的动画演示过程如下：,如果需要要将Excel按行（列）排列的数据，转换为按列（行）排列，可以通过“选