合同管理规范

.合同管理规范1 方法与过程控制1.1 一般规定1.1.1 本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如土建、安装、装饰、园林环境等）的合同；勘测、监理、造价咨询委托类合同参照本管理办法执行；土地、材料设备采购、设计类合同则另按有关管理办法执行。1.1.2 房地产项目的工程合同管理必须遵循以下原则：1.1.2.1 合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。1.1.2.2 合同书原则：工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理。1.1.2.3 事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。1.1.2.4 招标原则本原则包括以下两方面含义：采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定：（1）某项工程、产品业已经过中南房地产业有限公司审批确定了长期合作伙伴关系；（2）某些政府垄断工程；（3）属于中南房地产业有限公司工程招标管理办法规定的适用情形，经详细填写中南房地产业有限公司考察结果审批表（详见附件），并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方。合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议（包括设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。1.1.2.5 利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。1.2 合同订立的管理1.2.1 标准示范合同：在招标（招标文件附件）及合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。1.2.1.1 总部有关部门将就房地产业务，逐步建立统一的合同标准文本，各公司应予采用。1.2.1.2 合同标准文本内容尽量采用FIDIC条款模式，内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜；1.2.1.3 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。1.2.1.4 如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但经办部门应联系成本管理部、工程管理部、财务管理部、办公室、法律组尽快制定相应的标准合同。1.2.1.5 当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提出与相关部门共同修改。1.2.2 合同的经济条款应包括但不限于以下内容：1.2.2.1 合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。1.2.2.2 为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报送的结算造价最终核减额在审核总价5以内（含5）的造价咨询酬金由发包单位支付，若结算造价最终核减额超出5，则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付；若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额10（含10）时，承包单位除造价咨询酬金外，发包单位应进一步扣款（扣款比例、金额各公司自定），直至取消今后对工程的投标资格（且应在工程结算通知单强调此内容）。1.2.2.3 计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：包干形式、定额标准、取费方法；发包单位分包工程、甲供（发包单位）材料设备、（发包单位）限价的范围和种类；人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等；开办费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。1.2.2.4 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法，对于承包单位，可依据中南房地产业有限公司设计变更和现场签证管理办法的规定与其另外订立关于设计变更、现场签证的协议。1.2.2.5 总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算=合同价（或预算造价）+材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目+奖励-罚款”确定结算总价。1.2.2.6 结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维护办法及保修金处理办法；进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，不采用分月审核进度款的方法；各期进度款累计不应超过总造价的80%；无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。1.2.2.7 廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中，应与承包单位另外签署廉洁合作协议作合同的补充协议。1.2.2.8 保修协议：对施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包单位另外签署工程质量保修协议作合同的补充协议。1.2.3 合同起草、谈判与签署的主要职能部门：工程管理部负责工期、质量等技术部分的起草、谈判和合同签署；成本管理部负责其中的合同价款、计价方式、付款方式等经济部分工程的起草和谈判。1.2.4 合同审批流程：通过招标确定合作方后，由主办工程师填写合同审批表，在征得有关职能部门同意（会签）后上报分管副总、总经理审批；合同审批应按照合同的审批流程，工程合同审批流程如“图一”所示（图中实框为必经流程，虚框为按实际情况选择之流程；）。工程合同审批流程：工程管理部/项目部复核签字驻项目部造价工程师复核签字主办工程师填写合同审批表招标确定合作单位等主办工程师/造价工程师共同确定合同格式法律组审核非标准合同成本管理部 复核签字财务管理部复核签字分管副总复核签字总经理批示签字办公室等存档下发执行（图一）1.2.5 为提高合同审批的效率，公司领导、职能部门经理可根据实际情况需要，在自身职能范围内，对于某些类别、一定金额以下的工程合同，在不违反有关规定的前提下，可对下级部门或人员作一定的授权，但授权人仍为责任人。1.3 合同履行的管理1.3.1 合同的交底：在合同签订之后，一般要求至少就主体合同填写中南房地产业有限公司工程合同摘要表，发至各部门，并向工程、成本、采购等有关人员进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合；金额较小的合同交底，可只填写中南房地产业有限公司工程合同摘要表发送到相关部门的有关人员，以便执行。1.3.2 合同款支付1.3.2.1 项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付；合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程。工程进度款的支付流程如“图二”所示（图中实框为必经流程，虚框为按实际情况选择之流程）。 工程付款审批流程：现场工程师填写工程付款审批表现场工程师复核、驻项目部造价工程师复审承包单位报付款申请报告（附所需付款依据）监理审核形象进度（附质量等说明）工程管理部复核签字成本管理部 复核签字财务管理部复核签字分管副总（或总监）签字项目经理复核签字项目部（合同管理员）登记台账成本管理部登记实际完成和付款台账财务开支票并登记总经理签字 （图二）1.3.2.2 对保修金等余款的支付办法应作明确规定，除一般保修金外，可在合同中约定发包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金。1.3.3 合同变更的管理合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示报告，部门经理同意变更的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。1.3.4 合同结算1.3.4.1 当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到了工程结算条件，由主办工程师协助合作方收集整理结算资料，填写工程结算申请表。1.3.4.2 如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办工程师应在结算申请表中作出详细说明及处理意见。1.3.4.3 由成本管理部负责按合同确定的结算方式办理结算，并特别注意：奖罚条款的执行（如工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚等）、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除（如水电费、扣款项目、保修金等）、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实实施的部分、钢材实际用量、主材价格等。1.3.4.4 工程结算的具体方法按中南房地产业有限公司工程预结算管理办法执行。1.3.4.5 工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存。1.3.5 合同执行情况的评估主体合同等金额较大的合同执行完后，应由合同主办部门对发包单位的合同管理（工期、质量、成本、配合等）、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总结，并填写中南房地产业有限公司合同执行情况评估表。1.4 合同档案的管理1.4.1 合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。1.4.2 合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由办公室专人妥善保管；工程管理部、成本管理部、财务管理部、项目部应备有合同文本等资料的复印件。同时执行集团公司档案管理规定。1.4.3 公司有关职能部门应全面运用成本管理软件，设立合同管理台帐，系统地填报合同的签定、履行、结算等动态情况。1.4.4 合同用章执行集团公司用章管理规定。同时要求承包单位盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位至少盖两个以上骑缝章。1.4.5 工程合同编号1.4.5.1 合同应该由专人连续统一编号；因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号（因补充合同中可能涉及其他类别的内容）；合同有关部门皆应采用统一编号。1.4.5.2 以公司为买方，房地产项目合同按内容可分为六大类：土地合同；前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）；施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）；材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）；园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）；营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷）。1.4.5.3 合同编号次序为：项目名称及期或区、栋 （不能确定具体期别列入“跨期待分摊）-分类-流水号（按订立日期编制流水号）。如“ZN-CBD-B03-施工-003号”、“ ZN-CBD-B03-施工-跨期待分摊-003号”等。1.4.5.4 成本管理部、财务管理部在合同分类登记时，还应对每份合同按总部成本核算科目进行归属，以便动态反映工程成本发生情况。1.4.6 关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定按照中南房地产业有限公司合同管理规范执行。 1.5 其他规定1.5.1 本管理办法集团所属各房地产公司务必严格执行，如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处，执行部门可根据实际情况作修改之请示，报经集团总部财务管理部成本管理组核实后经总部分管领导批准后方可实施。1.5.2 本管理办法自 年 月 日起执行。2 记录要求：2.1 工程合同审批表编号: ZN-FC-HT-08-01 版本：A/1 表格生效日期： 年 月 日 序号:申报部门： 申报时间： 年 月 日工程名称合同编号合同类别前期类 施工类 材料设备类 室外环境类 营销包装类签 约 单 位甲方乙方丙方合 同 内 容 概 要承包范围合同价款及 及单方造价计价方式付款方式工期质量要求保修约定经 办 部 门 说 明合作单位情况选择理由： 招标资料编号： 考查审批表编号：目标成本总额：与合同价款差异数额：成本差异说明会 签 栏项目部法律组工程管理部成本管理部财务管理部副总经理总经理2.2 工程付款审批表编号: ZN-FC-HT-08-02 版本：A/1 表格生效日期： 年 月 日 序号:项目名称： 填写日期： 年 月 日合同名称合同编号收款单位 全称开户银行 帐 号合同签约总价款元调整后的合同总价款元截止目前累计已付款元目前合同未付金额元本次承包单位申请支付金额元我方月度资金计划中所列本次计划付款额元本次我方拟付金额 （人民币元）小写： 大写： 付款理由本次付款合同条款摘要合同履行情况（进度、质量、配合等）付款金额简要计算过程会签栏项目部经办人：经理：（工程管理部）经办人：经理：成本管理部经办人：经理：财务管理部分管副总总经理2.3 工程合同摘要表编号: ZN-FC-HT-08-03 版本：A/1 表格生效日期： 年 月 日 序号:项目名称； 填写日期： 年 月 日合同名称合同编号承包单位序号内 容 摘 要1工程范围2合同总价及计价方式3工期及付款4质量要求5甲供材料及设备6甲方限价材料及设备7甲方分包8三方合同备注9其他 经办人经办部门 2.4 工程合同执行情况评估表编号: ZN-FC-HT-08-04 版本：A/1 表格生效日期： 年 月 日 序号:项目名称： 填写日期 年 月 日合同名称合同