企业信息化管理基础知识

企业信息化基础知识随着市场竞争的加剧和中国加入WTO脚步的临近，我国制造业面临着新的机遇和挑战，如何在新的挑战面前以最快的上市速度（T-Time toMarket），最好的质量（QQuality），最低的成本（CCost），最优的服务（S-Service）及最清洁的环境（E-Environment）来满足不同客户对产品的需求和企业可持续发展的要求是制造业所面临的新难题，解决这些难题的有效方法就是采用将制造技术和信息技术、自动化技术、现代管理技术与系统技术有机融合而形成新一代先进制造技术企业信息化建设的实质在于增强企业核心竞争力，计算机技术的发展给传统信息的处理工作带来了革命性的变化，同时给传统管理带来了很大的冲击，企业信息化建设的核心在于建立企业知识共享的基架，并按照计算机管理的特点重组企业的业务流程，这一切将对企业的管理带来革命性的变化。一、企业信息化的概念1企业信息化的定义企业信息化：即挖掘先进的管理理念，应用先进的计算机网络技术去整合企业现有的生产、经营、设计、制造、管理，及时地为企业的“三层决策”系统（战术层、战略层、决策层）提供准确而有效的数据信息，以便对需求做出迅速的反应，其本质是加强企业的“核心竞争力”。2企业信息化的内涵1）目标：企业进行信息化建设的目的是“增强企业的核心竞争力”。2）手段：计算机软件和网络技术。3）涉及的部门：企业的各个部门，包括：企业的生产、经营、设计、制造、管理等职能部门。4）支持层：高级经理层（决策层）、中间管理层（战略层）、基础业务层（战术层）。5）功能：进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护。6）组成：企业信息化是一个人机合一的系统，包括人、计算机网络硬件、系统平台、数据库平台、通用软件、应用软件、终端设备（如数控机床等）。3企业信息化的外延1）企业信息化的基础是企业的管理和运行模式，而不是计算机网络技术本身，其中的计算机网络技术仅仅是企业信息化的实现手段。2）企业信息化建设的概念是发展的，它随着管理理念、实现手段等因素的发展而发展。3）企业信息化是一项集成技术：企业建设信息化的关键点在于信息的集成和共享，即实现将关键的准确的数据及时的传输的相应的决策人的手中，为企业的运作决策提供数据。4）企业信息化是一个系统工程：企业的信息化建设是一个人机合一的有层次的系统工程，包括企业领导和员工理念的信息化；企业决策、组织管理信息化；企业经营手段信息化；设计、加工应用信息化。5）企业信息化的实现是一个过程：包含了人才培养、咨询服务、方案设计、设备采购、网络建设、软件选型、应用培训、二次开发等过程。4企业信息化的分类信息化可分为：城市信息化、政府信息化、企业信息化、教育信息化等。而企业的信息化建设可以按照不同的分类方式，常用的分类方式有按照行业、企业运营模式和企业的应用深度等进行分类。按所处行业分：制造业信息化、商业信息化、金融业信息化、服务业务信息化等。按照企业的运营模式：离散型企业的信息化和流程型企业的信息化。5企业信息化的层次企业信息化是一个发展的问题，同时也是一个层次问题，根据企业信息化的不同的集成度，可将企业的信息化分为：1）单元技术2）技术部门集成3）企业内部集成4）动态联盟集成此外还可分为1）数据集成2）知识集成3）人的集成6企业信息化的意义从宏观上看，企业的信息化建设：1）增强国家经济的可持续性快速发展，增强国家的综合实力；2）有利于迎接加入WTO后的挑战，适应国际化竞争。加入WTO以后，企业将更直接地面对国际竞争的挑战，在全球知识经济和信息化高速发展的今天，信息化是决定企业成败的关键因素，也是企业实现跨地区、跨行业、跨所有制，特别是跨国经营的重要前提。3）有利于实现国有企业改革与脱困目标。4）有利于抓住新世纪的良好发展机遇。我们正处在知识经济迅速崛起，全球信息化迅速发展的时代。对信息的采集、共享、利用和传播，不仅成为决定企业竞争力的关键因素，也成为决定国家生产力水平和经济增长的关键因素。5）现代信息技术的迅速发展，为我们开发和利用信息提供了有力的技术支持。只有实现信息化,企业才有可能抓住机遇，实现健康发展。6）企业信息化实现企业全部生产经营活动的运营自动化、管理网络化、决策智能化。其中，运营自动化是基础，决策智能化是顶峰。7）增加企业间的技术流通，总体提升整个行业的技术水平；从中观上而言，企业信息化可以为企业带来：1）有利于增强企业的核心竞争力，适应市场化竞争的要求。2）有利于理顺和提高企业的管理，实现管理的井井有条；3）提高设计效率，缩短设计周期，保证设计质量；4）降低企业的库存，节约占用资金，节约生产材料，降低生产成本；5）缩短企业的服务时间和提高企业的客户满意度，并可及时的获取客户需求，实现按订单生产；6）加速资金流在企业内部和企业间的流动速率，实现资金的快速重复有效的利用；7）加速信息流在企业内部和企业间的流动；8）加速知识在企业中的传播，实现现有知识的及时更新和应用；从微观上看，企业信息化可以为使用人员带来：1）降低技术人才的劳动强度，用计算机实现繁杂、重复的简单体力劳动，从而提升技术人才的脑力价值；2）可以改善职工的工作环境；二、制造业企业信息化系统的内容及特点1企业信息化的内容计算机通信网络平台（Intranet/Extranet）信息资源平台网络管理系统数据维护管理系统管理系统：办公自动化MIS（ERP）设计制造：CAD/CAPP/CAE/CAM/PDM内部综合信息资源系统公共服务数据库外连信息化系统：企业网站电子商务（CRM/SCM）Internet防火墙企业信息化建设包括：网络平台建设、信息资源建设、应用系统建设三大部分。其逻辑结构如下图所示：如图所示，企业信息化在应用层可分为如下一些主要系统：（1） 工程设计制造系统；（2） 管理信息系统，简称MIS；（3） 办公自动化系统，简称OA；（4） 企业网站系统；（5） 企业电子商务系统。以上这些应用系统必须要有相应的信息资源支持，通常分为“内部综合信息资源”和“对外公共服务信息资源”，这些当然都要建立在统一的信息资源平台之上，并要有相应的数据维护管理系统。所有系统要建立在“计算机通信网络平台”之上，并要配有网络资源管理系统和信息安全监控系统。2企业级信息化的特点企业级的信息化不同与科室/部门的信息化系统，其具有以下特点：（1） 必须建立企业网络平台（2） 要实现跨平台的信息共享与大范围的协作；（3） 要实现企业级的信息集成；（4） 要实现企业与Internet的连接；（5） 要解决好开放与安全、管理方面的问题；（6） 长期性、发展性三、企业信息化各系统简介1企业信息化的Intranet模式目前，Intranet作为一种利用互联网技术组建企业内部网络的成熟先进技术，已成为企业各部门之间信息查询的通用平台，是实现企业信息化最重要的途径。这种解决方案在实际应用中是切实可行的，目前已有成功的先例可以借鉴。尤其是计算机网络系统结构已从过去的终端主机模式、客户服务器模式发展到现在的浏览器Web服务器模式。由于浏览器Web服务器概念，实现了开发环境与应用环境的分离，使开发环境独立用户前台应用环境，便于用户的使用。通过Intranet网络平台，领导在办公室里只需用鼠标一点，便可以用Web浏览器清楚地了解企业生产经营情况；可以用电子邮件快捷地收发文件；可以召开网上会议等等。最终实现企业各部门纵向与横向上的信息资源交流与共享。具体的说，在业务应用方面，达到将企业各部门业务信息管理系统构筑到网络平台之上，帮助企业实现决策支持。在内部信息发布方面，达到企业的新闻消息、重大事件、生产行为、决策信息快捷准确地发布到内部网上，每一名关心企业发展的职工都可以在第一时间里了解局里的有关情况。传统的纸介媒体是无法达到这种效果的。我们可以通过直接使用世界先进技术的这种后发优势，用最少的成本获得更快的发展。1） 什么是IntranetIntranet直译为“内部网”，是特指将Intranet（国际互联网）的概念和技术应用到企业内部信息管理和办公事务中，形成的企业内部网。Intranet是Internet的延伸和发展，正是由于利用了Internet的先进技术，特别是TCP/IP协议，保留了Internet允许不同计算平台互通及易于上网的特性，使Intranet得以迅速发展。但Intranet在网络组织和管理上更胜一筹，它有效地避免了Internet所固有的可靠性差、无整体设计、网络结构不清晰以及缺乏统一管理和维护等缺点，使企业内部的秘密或敏感信息受到网络防火墙的安全保护。因此，同Internet相比，Intranet更安全、更可靠，更适合企业或组织机构加强信息管理与提高工作效率，被形象地称为：“建在企业防火墙里面的Internet”Intranet所提供的是一个相对封闭的网络环境。这个网络在企业内部是分层次开放的，内部有使用权限的人员访问Intranet可以不加限制，但对于外来人员进入网络，则有着严格的授权。因此，网络完全是根据企业的需要来控制的。在网络内部，所有信息和人员实行分类管理，通过设定访问权限来保证安全。比如，对普通员工访问受保护的文件（如人事、财务、销售信息等）进行授权及鉴别，保证只有经过授权的人员才能接触某些信息；对受限制的敏感信息进行加密和接入管理等等。同时，Intranet又不是完全自我封闭的，它一方面要版主企业内部人员有效地获取交流信息；另一方面也要对某些必要的外部人员，如合伙人、重要客户等部分开放，通过设立安全网关，允许某些类型的信息在Intranet与外界之间往来，而对于企业不希望公开的信息，则建立安全地带，避免此类信息被侵害。与Internet相比，Intranet不仅是内部信息发布系统，而且是该机构内部业务运转系统。Intranet的解决方案应当具有严格的网络资源管理机制、网络安全保障机制，同时具有良好的开放性；它和数据库技术、多媒体技术以及开放式群件系统相互融合连接，形成一个能有效地解决信息系统内部信息的采集、共享、发布和交流的，易于维护管理的信息运作平台。Intranet带来了企业信息化新的发展契机。它革命性地解决了传统企业信息网络开发中所不可避免的缺陷，打破了信息共享的障碍，实现了大范围的协作。同时以其易开发、省投资、图文并茂、应用简便、安全开放的特点，形成了新一代企业信息化的基本模式。2） Intranet模式的特点企业信息化的Intranet模式包括：网络模式、信息管理模式和开发建设模式三个方面，它们的主要特征和特点如下：l 网络模式主要特征：（1） 采用以TCP/IP协议为核心的网络互连技术，使企业内的各种网络连成一个统一的平台；（2） 是一个以Web等服务器为中心的网络系统；（3） 通过一个安全的统一的接口与Internet连成一体。主要特点：（1） 跨硬件平台：能够把不同厂家的计算机和网络设备互连起来，使用户可以使用不同的计算机硬件资源，企业原有的硬件资源，通常都可以在新的Intranet网络模式下使用，可以充分利用用户现有设备和系统，保护已有投资；（2） 跨操作系统平台：基于TCP/IP协议通信的应用程序可以跨越不同操作系统（如UNIX，Windows NT，Novell ，Netware等）间的障碍进行相互访问；（3） 安全开放：企业网中的每一个计算机都可以快速安全地访问Internet国际互联网。数据库服务器E-mail服务器Web服务器DNS，FTP等服务器路由器防火墙远程访问服务器集线器集线器公共电话网NT服务器路由器国际互联网其他局域网 客 户 机 客 户 机典型的Intranet网络结构l 信息管理模式主要特征：（1） 采用WWW内容标准（Web技术、浏览器、主页、检索工具和超文本链接等）实现信息共享、协调工作以及网络处理和计算；（2） 通过统一的超媒体浏览器，集成企业内部和外部的各种信息资源；（3） 为用户提供统一的浏览器界面。主要特点：（1） 跨应用系统平台：Web技术和超文本链接等可以实现不同应用系统之间的信息共享，协调工作；（2） 跨数据平台：Web数据库接口CGI，ISAPI，JDBC等对数据库系统访问是基于ODBC标准，而目前大多数据库管理系统都支持ODBC，所以使用这些接口所开发的Web应用程序可以访问不同的数据库系统，也使在同一个应用程序中同时访问多个数据库系统成为可能；（3） 易于开发：Web应用程序的开发基于成熟的Internet技术，用户界面设计简单，使开发人员可以集中精力设计系统内部的数据结构、应用模型和数据处理方法等，从而减少了开发的工作量，缩短了开发周期；（4） 易于维护：应用程序与用户的浏览器界面分离，应用程序的修改维护只在服务器端进行，与用户端无关，解决了在传统的信息系统中应用程序每次修改维护，广大用户端都要做一次升级操作，这一困扰着信息系统发展的大障碍；（5） 易于培训：为用户提供统一的浏览器界面，这有利于系统的推广应用，并减少了用户的培训费用。l 开发建设模式主要特征：（1） 开发建设采用开放的Internet技术和标准；（2） 网络系统可在企业原有设备和系统的基础上，采用逐步扩展式的开发；（3） 应用系统可在实践应用中，采用逐步深化式的开发。主要特点：（1） 便于系统的集成和推广：采用开放的技术和标准，有利于引进已有的成熟的产品和系统集成，自己设计的系统也容易推广使用；（2） 投资少，成本低：由于Intranet网络是基于开放的技术和标准，这些技术不被任一公司所垄断，而使这一领域的竞争变得十分激烈，而竞争的直接受益者则是用户，这不仅导致产品价格下降，也使产品的性能有很大的提高，所以，Intranet网络的建设、开发和维护费用较低；（3） 具有伸缩性和扩展性：当网络规模较小时，可以将不同功能的服务器（如域名服务器、电子邮件服务器、数据库服务器、Web服务器等）软件集中运行于一台主机上，而当网络用户增加，一台主机无法正常响应用户的访问请求时，再把这些服务器软件分别安装到不同的主机上，所以在建立Intranet时可以完全根据需要确定规模，从而确保用户投资有很好的收益，并且可以充分利用用户现有设备和系统，保护已有投资；（4） 周期短，见效快：每个应用阶段的开发周期比较短，可很快见效，并且人们的认识只有在实际的应用中才能逐步深化，而只有认识深化了，下一个应用阶段的开发设计才能更合理。2工程设计制造系统此系统为开目公司的主要研究领域，原来有很多的资料，但需要放在整个企业信息化的构架下重新整理。3企业管理信息系统1） MIS的定义MIS的定义是：采用管理科学与信息技术相结合的方式，以计算机及其网络为基础，为管理和决策服务的信息系统。这个信息系统，输入的是一些与管理有关的数据，经过计算机加工处理，输出的是供各级管理人员（或管理机构）使用的信息。它不仅能进行一般的事务处理，代替管理人员的繁杂劳动，而且能为管理人员提供辅助决策方案，为决策科学化提供应用技术和基本工具。2） MIS的功能一个设计完善的企业管理信息系统，所能实现的主要功能是：（1） 数据处理功能能把各种形式的原始数据进行分类、整理和保存，以供查询，并能进行各种统计和综合工作，及时提供各种统一格式的信息。（2） 预测功能运用现代数学方法、统计方法和模拟方法，根据过去的数据预测未来的情况。（3） 计划功能能合理地计划和安排每个职能部门的工作，按照不同的工作层，提供不同的要求和细化报告，以便及时决策。（4） 决策优化功能利用现代数学方法，采用数学模型，及时导出各种最优解、次优解和满意解，供各级管理层辅助决策，一合理地利用人、财、物和信息等资源，降低成本。（5） 控制功能对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查，比较计划与执行情况的差异，根据其偏差分析原因，采用方法纠正，以达到预期的目标。3） 智能化决策支持系统为“决策”服务，一直是MIS要达到的目标，并且已经开发出了商品化的决策支持系统（DSS），当前新的发展趋势是要把DSS与专家系统相结合，开发出“智能化”的DSS。（1） DSS简介决策支持系统简称DSS，它与普通MIS在结构上的最大区别，就是除了数据信息库外，又增加了一个模型库及模型库管理系统，如图所示：模型库中包含着财务的、统计的、管理科学的以及其他种类的模型，它们决定了系统的分析能力，对于所有的模型，模型库管理系统进行着控制，用户通过系统提供的适当的界面来操作这些模型。通常将这些模型库管理系统所提供的功能统称为模型操作功能。利用模型对信息进行加工处理，产生出管理决策所需的信息，是DSS的基本设计思想。（2） 专家系统专家系统指使用某专业领域中专家的知识构成的计算机系统，它包括6个主要部分，如下图所示：a 知识库知识库是一个类似于数据库的结构化的软件模块，它用形式化的方法将专家的专业知识存储在其中，供用户使用。b 推理机构推理机构是专家系统产生“思维”的关键模块。推理机构根据用户的输入和选择，从知识库中取得专业知识，对当前的状况进行推理。c 知识获取机构知识获取机构是专家系统的知识库得以扩充和整理的模块。知识获取机构可以和外界的专家对话，将专家的不规则的知识转化为统一的形式化的表示，然后存入知识库中。d 数据库专家系统中的 数据库和通常的数据库意义相似，但通常的数据库是直接面向用户操作的，而专家系统中的数据库则不然，它主要是为推理机构提供推理的原始信息，同时它又是对现实状况的描述。e 用户界面用户界面主要面对两类用户专家和非专家。专家使用系统的主要目的在于将自己的知识送入计算机系统中，而非专家的用户则通过用户界面送入当前问题的描述性信息，用推理机构对知识库进行操作，对当前问题进行推理。f 推理说明模块推理过程的说明模块用来和用户对话，对用户提出的对推理结果的疑问进行说明。专家系统的目标是让计算机具有与某个特定领域的专家同等水平的问题解决能力，属于“人工智能”的研究领域。（3） 智能化DSS专家系统和决策支持系统几乎是同时兴起的，各自沿着自己的道路发展。它们都能起到辅助决策作用，但辅助决策的方式完全不同。一个属于定性分析，一个属于定量分析，这两者结合起来，辅助决策的效果会大大改善，即达到定性辅助决策和定量辅助决策相结合。这种专家系统和决策支持系统结合形成的系统称为智能决策支持系统，它是决策支持系统的发展方向。智能化的DSS不仅能提供许多决策支持功能，还可以提供知识编辑、推理、学习等更为接近于人类决策方式的功能。4） 数据仓库数据仓库是指一个对历史数据进行处理的集成化的数据收集、存储和信息处理机构。数据仓库也可以认为是企业级的大型数据资源库，主要是针对DSS的需求而提出的。在一般情况下，数据仓库的数据输入部分是来自一个操作性的环境，该部分的作用是将这个环境中的数据传送到另一个在物理上相分离的数据存储机构中去。而数据仓库则不断地对信息系统中的数据进行整理，从而辅助决策者有效地发现问题。5） BPR和ERPMIS在应用方面发展趋势的代表是BPR（企业改造）和ERP（企业资源计划）。两者都认为在知识经济时代，传统的企业管理和生产方式已经不能适应社会发展的需要，必须进行彻底改造。BPR提出了按照市场的需求进行企业管理和工作流程改造的观点和相应的MIS系统。ERP提出了把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，按企业供应链进行经营管理的观点和相应的MIS系统。（1） BPRBPR的字面含义是：商业（企业）流程再造工程，通称为企业改造。企业流程再造工程是对企业的业务流程作根本性的思考和彻底重建，其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著的改善，使得企业能最大限度地适应以顾客、竞争、变化为特征的现代企业经营环境。传统的企业管理和生产方式，是以“生产为中心”形成的，已经不能适应知识经济时代的社会发展，必须改造成以“市场需求服务为中心”的企业管理和工作流程。传统企业管理的金字塔形组织结果需要改造成“扁平式”组织机构，提供预期对市场动态变化的相应速度。传统企业以“生产为中心”的部门分工和工作流程，需要改造成“对顾客和市场服务为中心”的分工和重新组织工作流程。这就是BPR系统的设计思想。BPR系统的实施是要在信息网络技术的基础上对企业进行重组。当前Internet/Intranet的发展和普及为BPR的实施创造了极为有利的条件。（2） ERPERP的字面含义是企业资源计划。它是以顾客为驱动的、基于时间的、面向整个供应链管理的企业资源计划，是一个按供应链进行生产经营管理的信息系统。 ERP的核心思想在知识经济时代仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。换句话说，现代企业竞争不是单一企业于单一企业的竞争，而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争。ERP系统要实现对整个企业供应链的管理，适应企业在知识经济时代市场竞争的需要，即企业按大批量生产方式组织生产时，把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳入生产体系，企业同其销售代理、客户和供应商的关系，已不再是简单的业务往来关系，而是利益共享的合作伙伴关系，这种合作伙伴关系组成了一个企业的供应链。当市场发生变化，企业遇有特定的市场和产品需求时，企业的基本合作伙伴不一定能满足新产品开发生产的要求，这时，企业会组织一个由特定的供应商和销售渠道组成的短期或一次性供应链，形成“虚拟工厂”，把供应和协作单位看成是企业的一个组成部分，运用“同步工程”组织生产，用最短的时间将新产品打入市场。 ERP系统的功能ERP系统是将客户机/服务器体系结构；图形用户界面（GUI）；计算机辅助设计工程（CASE）,面向对象技术；使用SQL对关系数据库查询；内部集成的工程系统、商业系统、数据采集和电子数据交换（EDI）等集成在一起的系统平台。它的功能主要有：A 管理功能包括：质量管理；试验室管理；流程作业管理；配方管理；产品数据管理；维护管理；管制报告和仓库管理等。B 计划功能包括：生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等。C 事务处理功能ERP系统既可支持离散事务处理，又可支持流程的事务处理，具有按照面向对象的业务模型组合业务过程的能力。ERP系统要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神，以便在有机组织中充分发挥每个人的主观能动性与潜能。D 资金追溯功能ERP系统通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式，以便在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，从而实现了根据财务资金现状，可以追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控制和实时做出决策。E 控制与决策功能ERP系统在整个企业内采用控制和工程方法进行绩效监控；包括模拟功能、决策支持和用于生产及分析的图形能力。总之，借助IT技术的飞速发展与应用，ERP系统得以将很多先进的管理思想变成现实中可实施应用的计算机软件系统。ERP是借助一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式，是先进的、行之有效的管理思想和方法。4企业办公自动化系统OA在计算机发展的初期，人们就想到要用它来实现办公自动化。提起办公自动化，一般人都会想到是要实现“无纸办公”。但“无纸办公”其实只是OA的一个目标“无纸化”，另外两个重要目标是“自动化”和“智能化”。OA的“自动化”目前重要体现在“群体的协同工作”与“工作流程的自动化管理”。而“智能化”目前系统级的发展趋势是要实现“以知识管理为核心的办公自动化系统”。长期在办公自动化领域占据主导地位的是群件系统，近几年走上了与Internet相结合的发展道路。1） OA的主要内容OA的目标是实现办公的无纸化、自动化、智能化，而具体的内容和功能随着计算机技术和网络技术的飞速发展进步不断地丰富和延伸。一般主要有以下几个方面：（1） 文档管理有人把某些旧式的办公形容为“文山会海”，对“文山”的管理自然是OA首要的基本内容。文档泛指：请示、报告、公文、批示、会议记录、通知等等，文档管理功能主要有：a 文档的建立与修改。这也是所有计算机系统都具有的基本功能。b 文档的收/发和归档。有的OA系统支持分布式的文档档案管理。c 文档的查询检索。一般是对指定的文档库的检索（包括文档档案库），检索的方式，一般为按目录查询和按“关键字”的全文检索方式。d 文档的排版编辑、打印等功能。以前OA系统只支持文本文档的处理。现在很多OA系统都支持多媒体文档，有的OA系统还具有多媒体文档数据库的功能。（2） 电子邮件管理在OA系统中，这项功能主要是为企业内办公人员互通邮件、交换数据和文件设立的，是实现群体办公的基础功能。OA系统一般都要建立企业内部的通讯录，供办公人员共享，实现简便快捷安全的通信。随着Internet的发展，各OA系统都纷纷开始支持Internet的通信协议，并使OA系统内的电子邮件系统与Internet连通，融入全球的互联网中。（3） 工作任务管理工作任务管理也被称为“待办事宜管理”，也就是把个人或群体要办的各种事情记录到OA系统中，通过电子邮件与相关人员协调后，做出合理的计划，并可随时检查哪些已经完成，哪些还没有做。（4） 工作日程管理也就是每天或每周个人或群体从几点到几点做什么事情的日程安排管理，在多数OA系统中，一般都是以日历的方式作为人机界面，所以也被称为“日历功能”。日历功能还可以使企业的员工/负责人随时了解相关人员是否出差，什么时候有空闲时间等。（5） 会议管理会议管理通常包括：会议通知、会场等资源管理、会议纪要发布及归档等。有时这项功能被作为“工作日程”管理中的一部分。（6） 信息发布信息发布就是在办公网上通过电子布告栏发布布告、通知等信息，是OA系统中使用最频繁的功能。通常企业的布告栏只有本企业的人能看到，部门的布告栏，只应本部门的人看到，是一种封闭安全的信息发布。随着向Internet的发展，很多OA系统都增加了设置企业Web站点的对外信息发布功能，实现企业形象的对外宣传及商务信息服务。（7） 公文流转管理公文流转管理也是一种工作流的管理，各企业对这部分的需求差别极大。但一般至少要能随时查到某一公文已经经过了谁的处理，已经流转到哪以级了，是否处理完了等。要实现公文流转管理，OA系统还要有较高的公文安全管理功能相配合。（8） 专题讨论功能专题讨论功能也称为“网上会议”功能，是听取群众意见，解决企业中的热点问题的有效方式之一。（9） 信息查询功能信息查询功能支持办公人员查询与办公相关的各种数据和信息，这项功能通常是与企业的MIS系统交织在一起的。OA系统通常都要具备对各种数据库的接口功能，实现OA系统对企业数据的连接。（10） 各种专项办公室管理功能这项管理功能常见的有：人员考勤管理、派车管理、物料管理等。这部分各单位差异较大，OA系统一般只提供开发手段及某些模板，由企业人员根据需要自己生成。5企业外连的信息化企业对外连系的信息化建设（简称外连信息化）是企业信息化的重要组成部分。“对外”指的是对其他企业或客户等，“连系”指的是业务交互、信息查询、数据共享等。企业的外连信息化，包括基础层和应用层两个层次。在基础层要建立企业的外连网（Extranet）；在应用层要根据不同的“连系内容”建立相应的信息系统，除了建立企业网站系统外，最有代表性的系统是：电子商务系统。1） 外连网（Extranet）外连网是企业内部网的延伸和扩展，是采用Internet技术将本企业与其他企业/客户等连系起来的网络。这里的“连系”主要指：通信连系、数据交换、信息查询等。外连网采用“防火墙”等信息网络安全监控技术将它与企业网上的重要资源隔开，以保证企业内连网的安全，避免黑客的侵入。它允许企业的客户和贸易伙伴获得企业内连网上的一些重要信息，在保证企业内连网核心数据安全的同时，扩大了对网络访问的范围。企业根据自身需要，可以对企业信息加以不同的处理，在外连网上与不同企业或客户建立不同层次的信息交流。通过外连网，可以大大改善企业与客户进行交流的速度和效率。公司客户可以象公司外地的办公室或出差的员工一样很容易地连接到外连网上，经过安全确认以后，在外连网上获得企业的产品信息，并可以同企业的厂方代表在网上进行交流，获得最新的价格信息。另外，企业的供货商、销售商与企业通过外连网以电子方式连接，可以改善企业与其供应链、销售链衔接及库存管理。通过外连网进行电子商务活动，可以帮助完成与供货商、销售商之间的整个交易过程。因此，外连网是企业实现完整意义上的电子商务所必须的网络基础。外连网的信息技术与Intranet内连网基本一样，其中的身份认证、存取控制、数据加密、电子签名等信息安全技术显然是应用层系统实现的基础。2）企业网站系统建立网站系统被称为“企业上网”。企业网站系统是企业信息化的一个重要组成部分，又是一个相对独立的系统。它是企业对外的窗口，在企业各种信息化建设中，它应该是首先要做的系统。企业网站系统的主要功能：（1） 企业展示功能企业上网就是要把企业展示给世界。企业展示也称为企业形象宣传，其内容一般包括：企业的构成、主要产品与服务、值得夸耀的成绩、企业宗旨、企业对客户的承诺等。当然如果没有成绩，构成也无特色，则可只展示产品与服务、宗旨与承诺等。（2） 业务服务功能企业的业务服务，包括产品的详细介绍，办公指南等各种对外服务的说明等。可以在网站上，放上产品订单等各种业务的空表格，供客户使用。（3） 企业数据服务功能企业数据服务，就是为客户等提供对企业各种对外公开数据的查询服务。一般需要建立公共信息数据库。这项功能不是必须的。（4） 企业门户服务功能门户服务的含义，就是要作为外界进入本企业的大门，通常是指为本企业各部门网站的导引服务（各部门网站通常是在自己部门的服务器上或单机上，不直接对外）。门户服务也包括企业地址和办什么事找什么部门、联系电话等说明。（5） 电子邮件功能网站上一般要建立企业的电子邮箱，供外界给企业各部门发E-Mail用。它与企业内部办公用的电子邮箱不同，应该是能进行国际通信的。（6） 讨论园地在网站上设一些讨论园地，例如用于让顾客对本企业产品发表评论交流看法的园地。一般每个园地要有一个主题。这种园地可以使企业直接了解到客户的需求。（7） 信息发布网站应有发布企业各种对外信息的布告栏，包括：会议、培训、新产品、著名人士来访类的企业新闻等。（8） 用户培训企业可以在网站上放上产品的技术说明、使用说明之类的学习材料，但最好是教材型，以便用户学习和掌握对本企业的产品的操作、使用。也可以在网上办培训班。2） 电子商务电子商务是指：在计算机与通信网络基础上，掌握信息技术和商务规则的人，系统化运用电子工具从事以商品交换为中心的各种活动过程。电子商务是一种多技术的集合体，包括获得数据（如共享数据库、电子公告牌）、处理数据（如认证、加密）、交换数据（如EDI、电子邮件）以及自动捕捉数据（条形码）等。对于一般的商品交易，其电子商务过程可以描述为三个阶段：第一阶段，即交易前，主要是指交易双方在交易合同签订之前所进行的一些活动，包括在因特网及其他各种商务网上，卖方发布自己的产品和交易的有关信息，买方寻找适合自己的商品和交易机会，双方通过电子网络交换信息，比较商品价格和交易条件，了解对方国家、地区的有关贸易政策，从而选择合适的交易对象。第二阶段，即交易中，主要指签订合同，进行交易的过程。这一过程涉及面很广，如与金融机构、运输部门、税务机关、海关等方面进行电子单证的交换，即电子数据交换（EDI）和电子支付等。第三阶段，即交易后，主要指在交易双方完成各种交易手续后，商品交易运输公司起运或通过邮局邮寄，或者直接通过电子化方式传送数字产品或提供服务，并向用户提供方便、及时、优质的服务等。真正意义上的、完善的电子商务应可提供网上交易和管理等全过程的服务。概括起来讲，电子商务的服务功能主要体现在以下几个方面：（1） 网上广告宣传服务电子商务可以使企业凭借Web服务器和客户的浏览器，在因特网上发布各类商业广告和产品和服务信息。客户可以借助网上的检索工具迅速地找到所需的商品信息，而商家可以利用网上主页和电子邮件在全球范围内作广告宣传。与以往传统媒体如广播、报纸、电视上的各类广告相比，网上广告的成本最为低廉，而给顾客的信息量却最为丰富。由于网上广告在基于因特网的电子商务活动中的地位越来越显著，人们纷纷将因特网称为“第四