某市物业管理信息系统建立和使用

成都市物业管理信息系统建立和使用一、建立成都市物业管理信息系统的目的为提高我市物业管理监管工作的科技含量和智能化程度，提高物业管理行业的行政管理水平和服务效率，增加办事透明度，实现办公自动化和满足电子政务要求；同时为充分整合利用全市物业管理信息资源，实现信息资源共享，开通全市物管信息网络，建立全市物业管理信息发布制度，我们与成都天问软件有限公司联合开发建立了成都市物业管理信息系统，经过近半年的试运行，基本满足设计使用功能。二、关于我市物业管理信息系统的基本构成及工作流程（一）一级管理平台（市房管局）（见图一）1、系统构成：（1）企业资质子系统（2）物业管理行业协会子系统（3）物业项目信息子系统（4）业主委员会信息子系统（5）物业项目共用部位、共用设施设备维修基金信息子系统（6）项目招投标管理子系统（7）物业管理方案子系统（8）办公文档管理子系统（9）数据处理子系统2、系统功能： （1）企业资质子系统：基本信息管理：包括资质等级申报信息、营业执照信息、企业章程信息、物业管理合同信息、从业人员信息、管理业绩信息、企业经营信息、制度建设信息、企业动态、其他信息等。资质证书管理：包括等级指标校验、资质等级评定、资质证书打印和资质等级复验等。行政监督管理：包括行政监督、违规处罚、事务处理等。 查询统计管理：包括企业信息的简单查询、组合查询以及对企业信息的分类统计和综合统计。（2）物业项目信息子系统：基本信息管理：包括物业规划信息、构成信息、配套信息、交付使用信息、评优信息、开发单位信息、管理单位信息等。 维修基金管理：包括物业维修基金收取、使用、统计等。 业主自治管理：包括业委会成立、业委会章程、业委会成员、业委会会议、业委会决议和业委会换届改选等。 查询统计管理：包括物业信息的简单查询、组合查询以及对物业信息的分类统计和综合统计。 （3）业主委员会信息子系统： 包括业主大会召开及形成的决议、业主公约、业委会的成立与改选、章程、会议、决议、成员情 况等。 （4）物业项目共用部位、共用设施设备维修基金信息子系统 ：包括物业名称、业委会、开发商、管理商、基金建立归集情况、代管情况、使用情况、使用依据、监管措施、续筹等。（5）物业管理招投标信息子系统：包括物业项目、招标单位、代理机构、参与投标单位、中标单位、履约保证金、招标书、中标书、物管合同等。 （6）物业管理方案子系统：对商品房预售物业管理方案的审核、备案和查询统计管理，包括物业开发建设商、物业管理商、项目名称、项目座落、总建筑面积、预售房屋幢数、结构、层数、用途、预售房建筑面积、预算工程造价、绿地面积、机动车与非机动车停车场面积、项目质检单位、拟入住时间、开发商为物管提供的办公用房、经营用房、其他用房建筑面积，开发商按规定提供的物业维修专项费用等。查询统计管理：包括对子系统内要素的查询及分类统计。（7）办公文档管理子系统： 包括收文管理、发文管理、文档管理、通讯录、备忘录等管理模块。对文稿的查询 。（8）物业管理行业协会子系统： 成员信息管理：包括会员单位信息、协会任职情况信息等。 协会经费管理：包括费用收取情况、使用情况、费用统计报表等。 协会事务管理：包括协会工作计划、安排、执行情况以及课题研究、论文成果等。 协会文档管理：包括协会会议、决议、文书信息等。 查询统计管理。 （9）数据处理子系统： 数据接收：接收来自区（市）县物管办的行业信息和物业管理企业与资质等级申报和资质等级复验有关的信息。 数据校验：自动校验系统中的数据冲突并进行系统提示。数据处理：将接收到的数据拷贝自动转入相应的管理模块数据库。（二）二级管理平台（区市 县房管局见图二）（略）1、系统构成（因物业管理协会工作直接由市房管局指导，故二级管理平台未纳入该子系统）：（1）企业资质子系统（2）物业项目信息子系统（3）业主委员会信息子系统（4）物业项目共用部位、共用设施设备维修基金信息子系统（5）物业项目招投标信息子系统（6）物业管理方案子系统（7）办公文档管理子系统（8）数据处理子系统2、系统功能： （1）企业资质子系统： 基本信息管理：包括资质等级申报信息、营业执照信息、企业章程信息、物业管理合同信息、从业人员信息、管理业绩信息、企业经营信息、制度建设信息、企业动态、其他信息等的管理。 资质证书管理：包括等级指标校验、资质等级评定、资质等级复验等功能。 行政监督管理：包括行政监督、违规处罚、事务处理等功能。 查询统计管理：包括企业信息的简单查询、组合查询以及对企业信息的分类统计和综合统计。（2）物业项目信息子系统：基本信息管理：包括物业规划信息、构成信息、配套信息、交付使用信息、评优信息、开发单位信息、管理单位信息等的管理。 维修基金管理：包括物业维修基金收取、使用、统计等的管理。 业主自治管理：包括业委会成立、业委会成员、业委会章程、业委会会议、业委会决议和业委会换届改选等信息的管理。 查询统计管理：包括物业信息的简单查询、组合查询以及对物业信息的分类统计和综合统计功能。 （3）业主委员会信息子系统 ： 包括业主大会召开及形成的决议、业主公约、业委会的成立与改选、章程、会议、决议、成员情况等。 （4）物业项目共用部位、共用设施设备维修基金信息子系统 :包括物业名称、业委会、开发商、管理商、基金建立归集情况、代管情况、使用情况、使用依据、监管措施、续筹等。 （5）物业管理招投标信息子系统 :包括物业项目、招标单位、代理机构、参与投标单位、中标单位、履约保证金、招标书、中标书、物管合同等。 （6）物业管理方案子系统： 对商品房预售物业管理方案的审核、备案和查询统计管理，包括物业开发建设商、物业管理商、项目名称、项目座落、总建筑面积、预售房屋幢数、结构、层数、用途、预售房建筑面积、预算工程造价、绿地面积、机动车与非机动车停车场面积、项目质检单位、拟入住时间、开发商为物管提供的办公用房、经营用房、其他用房建筑面积，开发商按规定提供的物业维修专项费用等。查询统计管理：包括对子系统内要素的查询及分类统计。 （7）办公文档管理子系统： 包括收文管理、发文管理、文档管理、通讯录、备忘录等管理模块。对文稿的查询 。（8）数据处理子系统： 数据接收：接收来自物业管理企业的资质等级申报和资质等级复验的信息。数据校验：自动校验系统中的数据冲突并进行系统提示。数据处理：将接收到的数据拷贝自动转入相应的管理模块数据库，并制作报市房管局物管处的上报盘。（三）三级管理平台（物业管理企业） （见图三）1、系统构成：（1）企业资质申报子系统（2）企业资质复验子系统（3）物业管理方案子系统（4）物业项目共用部位、共用设施设备维修基金信息子系统（5）数据处理子系统2、系统功能：（1）企业资质申报子系统：按照规定的格式填报企业资质等级申报资料。 （2）企业资质复验子系统：按照规定的格式填报企业资质复验申报资料。 （3）物业管理方案子系统： 按照规定的格式填报物业管理方案申报材料。（4）物业项目共用部位、共用设施设备维修基金信息子系统：按照规定的格式填报维修基金相关资料。 （5）数据处理子系统：制作报区（市）县房管局、市房管局的申报资料拷贝。 （四）工作流程下面，以物业管理企业资质管理为例，将我市物业管理信息系统使用的工作流程作简要介绍：1、一级管理平台（市房管局）基本的使用模式通过物业管理企业将资质等级申报材料制做成上报盘连同根据企业资质申报子系统所要求准备的书面材料经二级管理平台审验和接收后一并交与市房管局物管处用一级管理平台接收，并最终形成全市物业管理企业基本信息数据库。 2、二级管理平台（区市县房管局）基本的使用模式 通过物业管理企业将资质等级申报材料制做成上报盘连同根据企业资质申报子系统所要求准备的书面材料一并交与区（市）县房管局用二级管理平台接收，形成各区（市）县物业管理企业基本信息数据库。3、三级管理平台（物业管理企业）基本的使用模式通过物业管理企业领取企业资质申报子系统的安装软盘，由物业管理企业填报企业资质申报子系统中的企业资质等级申报资料（包括企业申报基本情况、管理技术人员状况、管理项目情况、企业申报自述、营业执照、资产负债表、损益表等），输入企业章程、物业管理合同、物业管理业绩材料、企业管理制度、其它有关资料的文件名和路径把物业管理企业存入计算机硬盘中的文字信息与申报系统相连接，通过保存和上报命令直接把企业资质等级申报材料制做成上报盘，以及连同根据企业资质申报子系统所要求准备的书面材料一并向区（市）县房管局和市房管局上报。4、一、二、三级管理平台相互衔接基本的基本模式作为三级管理平台的使用者物业管理企业将上报盘、文字资料上报给二级管理平台的使用者各区（市）县房管局，经区（市）县房管局初核后，由物业管理企业直接将经初核的上报盘、文字资料上报给市房管局审核。最终经市房管局审核后，向符合条件的企业颁发资质证书。 在我市对物业管理为三资外商独资、中外合资、中外合作性质的企业直接将上报盘、文字资料上报给市房管局审核。流程图见图四：三、关于我市物业管理信息系统的基本特点 （一）与实际工作相结合，合理设计。在系统设计编制时，我们充分考虑了当前我市物业管理现状和监督管理工作的实际情况。为适应我市物业管理监管工作“市、区（市）县两级管理”与“属地管理”相结合的管理体制，成都市物业管理信息系统以三级管理平台（市房管局、区市县房管局、物业管理企业及其相关企业和业主使用人）为主干，相应的管理子系统与各级平台对应，形成了一个科学有序的系统结构。 （二）满足需要。系统由九大功能模块（管理子系统）构成。它们分别是：物业管理企业资质信息物业项目信息（包括物业项目获优、业主投诉等）业主委员会信息维修基金管理物业项目招投标商品房预售物业管理方案办公文档物业管理行业协会数据处理。（三）便于使用。利用系统强大的数据处理和查询能力，可以迅速地实现相关信息的查阅和跟踪管理，从而提高工作效率，增加监督管理和指导服务工作的力度和及时性。（四）技术先进。系统采用了目前流行的客户/服务器结构，从应用技术和编制设计上保证了系统信息安全的同时，使系统效率得到了充分发挥。 四、关于我市物业管理信息系统推广使用的基本做法 （一）系统的推广建设在成都市物业管理信息系统建立后，我们一直致力于将信息化管理在全市物业管理行业中推广和普及。一方面，我们已基本完成了全市七区十二县（市）物业管理主管部门二级管理平台的搭建工作，并与市房管局一级管理平台共同构成了一个我市物业管理行业信息化管理的完整框架。各区（市）县主管部门在诸如物业管理企业资质初审、业主委员会备案、维修基金管理、商品房预售物管方案审核、物管招投标、物管政策文件传递等管理工作中基本应用了这套信息管理系统，并开始逐步形成各自区域内的物业管理信息数据库。另一方面，我们大力倡导全市的各物业管理企业加大投入，完善现代化管理手段，提高管理信息化水平。如在物业管理企业资质申报等工作中，我们要求申报企业应同时提供纸介质和磁介质（即应用三级管理平台的相关内容）两种申报材料。在我市市级物业管理优秀项目评选中，也将物业管理企业应用信息化管理的水平做为考评的一项指标。（二）系统数据的完善自2000年十月下旬至今，我处对已形成的上述子系统相关数据进行了归纳，整理和录入。目前，已录入物业管理企业、物业项目信息、物业协会、物业管理方案4个子系统的数据。业主委员会、物业项目招投标和物业维修基金数据，待相关办法出台后，在实施中予以完善进入系统。五、关于我市使用“物业管理信息系统”的效果（一）方便物业管理企业，提高办事效率如物业管理企业在资质申报、资质等级复验、物管方案备案登记等工作中，只需按照三级管理平台中相应子系统制作好的格式填写申报材料并拷贝上报软盘即可。简化了办事程序，物业管理企业对需要提交的申报材料一目了然，减少了不必要的资料，也避免了漏报必要的资料，极大地方便了物业管理企业，改善了投资环境，树立了主管部门快捷、高效的工作形像。 （二）有利于物业管理主管部门提高工作效率。通过一级管理平台和二级管理平台下的相应子系统即可快速查找到包括物业项目情况、管理单位情况、业主委员会情况、维修基金建立情况、物业管理项目获优情况、资质证书情况等，可以实现物业管理相关信息快速查找，分类统计和综合统计，如在企业资质子系统的基本信息中，只要输入与资质证书相关的数据，如资质证书编号，资质等级、批准从事业务时间等，在企业资质子系统中的资质证书情况就能与子系统的基本信息相联，形成资质子系统中基本信息与资质证书连动作用；在物业项目信息子系统的基本信息中，能够通过双击物业管理企业名称直接进入企业资质子系统的基本信息，实现了物业项目信息子系统与企业资质子系统的连动作用；在物业项目信息子系统的业主委员会中，能够通过双击物业名称直接与物业项目信息子系统的基本信息相联系，实现了物业项目信息子系统的业主委员会与其基本信息的连动作用；而在业主委员会中，只要单击物业名称，选择新建按扭，即可将物业中业主委员会所需信息直接与物业基本信息相联系，再一次形成业主委员会与其基本信息的连动作用；在物业项目信息子系统的维修基金中，实现维修基金与其基本信息相联，能够对物业维修基金收取、使用、统计等一目了然。（三）有利于两级主管部门掌握全市及各自区域的行业情况，提高宏观管理水平。通过成都市“物业管理信息系统”的建立和完善，两级物业管理主管部门逐渐形成了全市和各自区域范围内有关物业管理行业的一系列基本信息数据，便于主管部门对目前行业的基本情况有一个完整清晰的了解，拥有丰富、翔实的一手资料并可随时进行动态跟踪。有利于主管部门及时根据本地物业管理行业的实际情况?龀稣呱系暮旯鄣骺兀娣逗屯贫镜匚镆倒芾硇幸档姆埂?（四）有利于主管部门加强监督管理，规范企业行为。 如利用“物业管理信息系统”的数据校验功能，可以迅速通过输入物业名称和项目规划许可证或产权证判断是否存在两家物业管