某股份有限公司内部管理控制制度

股份有限公司内部管理控制制度内部控制是指一个单位的管理控制系统，即保证单位经济活动正常进行、各职能部门、各有关的工作人员之间在处理经济业务过程中所采取的既相互联系又相互制约的一系列必要的管理措施。单位实施内部控制的目标主要是保护单位财产，检查有关数据的正确性和可靠性、提高经营效率、贯彻管理方针。2.1 加强现金管理的库存现金是通过“现金”账户进行核算的。为了详细了解库存现金的收支和结存情况，及时发现现金收支工作中存在的问题和可能出现的差错，企业除了由总账会计登记现金收支情况外，出纳还应设置“现金日记账”进行序时核算。由出纳人员根据现金收款凭证和付款凭证，按照业务发生的先后顺序进行逐笔登记。每日终了，应计算当日的现金的收入合计数、现金支出合计数，结出账面余额，于总账核对，并与实际库存额核对相符。为了全面反映各项货币资金的增减变动及结存情况、货币资金的来源渠道和用途，出纳人员应每日编制“货币资金变动情况表”。见(附表一)为了加强现金管理各部门的现金收入必须全数统一交由财务部保管。各车间、各部门不得私设小金库。出纳到银行提存现金时，如果金额超过5000元，应由公司的保安人员陪同并派车前往。严格控制携带大批公款支出，出差人员应按照出差天数、到达地点等，适当借支差旅费，一般一人一次借款不超过5000元，并提前一天通知出纳。2.2 加强备用金管理备用金是指财务部拨付给所属报账各职能部门，用于日常业务零星开支的备用现金。备用金本身既方便了财务部门的工作，又有利于堵塞管理漏洞。但在执行时，许多的职能部门都没有充分使用备用金。备用金实质上也是现金，因此，各职能部门应派人对备用金指定专人管理。备用金使用部门必须对支付的现金的所有原始凭证按顺序编号，与库存现金一起妥善保管。备用金使用部门应设立现金日记账，按原始凭证顺序逐笔反映备用金的收支情况。财务部设置备用金制度，明确对哪些部门、哪些业务实施备用金管理，各部门应接受财务部门的管理及定期报账等。财务部对备用金应进行定期与不定期相结合的清查盘点，防止挪用或滥用，保证备用金的安全完整。2.3 加强银行存款和支票的管理凡不能用现金收付款的各项业务，一律应通过银行转账进行结算。出纳员使用的各种印章，如 “现金收讫”、“现金付讫”都要妥善保管。未用的支票与财务专用章要异地存放，作废的支票一定要加盖作废章。公司支票的购买由出纳负责，并填写支票备查簿。空白支票由出纳负责保管，签发支票所需的法人章应当由财务主管保管。现金支票只能用于出纳从银行提取现金。出纳员不得签发不确定的日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转账支票，并写明用途和收款单位。在支票签发前不得预先加盖签发支票的印章，签发支票时必须按编号顺序使用，对签错的支票或退票必须加盖“作废”戳记并与存根一起保管。交由财务档案管理人员保管。各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单（一式三份），由部门主管、财务经理、财务主管审核签字，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续。支票领用人应妥善保管已签发的支票，如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。每月月末，要清理未达款项，编制“银行存款余额调节表”，凡已支付的支票存根，要督促经办人员尽快报账。2.4 加强往来账的管理应收账款，其他应收款，预付账款是企业一种重要的流动资产。应收账款是企业因销售商品、或提供劳务而形成的债权包括应向客户收取的货款和代垫的运杂费。其他应收款是企业应收的备用金、差旅费、各种赔款、罚款和应向职工收取的各种垫付款项。预付账款是指企业按照购货合同规定预付给供货方的款项。应收及预付款项作为企业一项重要的流动资产，它能否及时、如数收回，直接影响到企业的资金的周转速度和企业资产的安全性，甚至关系到企业的生存与发展。而应收款项的收回和预付账款目的的实现，又取决于债务人的资信情况、现金流量和财务状况等多种因素。企业发生的应收账款的主要原因是扩大销售，增强市场竞争力，因此，应收账款管理的首要目标就是缩短期，尽可能避免坏账损失。应收账款作为一项资金投放，是为了扩大销售和盈利而进行的投资。而投资肯定要发生的成本。由于应收账款业务是在缤纷复杂的销售业务中产生、收账的，它也销货业务紧密联系。一方面，它在企业内部主要由销售部门管理，很大程度上系于销货人员的职务行为；另一方面，该项资产的发生又在很大程度上系于客户的行为。为了加强应收账款管理，财务部应定期或不定期的与客户对账，及时了解客户的财务状况，并将对账结果和对客户财务状况的了解传递给销售部门，以便及时采取有效措施，减少坏账损失。可以通过编制“应收账款对账单”见（附表二），并将该表寄客户核实。发生的应收账款时间有长有短，一般来讲，拖欠的时间越长，款项收回的可能性越小，形成坏账的可能性越大。对此，企业应建立应收账款的收账监督制度，随时掌握回收情况。随时掌握回收情况，对应收账款回收情况进行监督，可以通过编制“应收账款账龄分析表”，见（附表三）预付账款若供应商不能如期交货也未退款，就会造成坏账损失。对超过合同期的预付账款，应由供应部调查合同的逾期原因，并根据供应商的实际情况采取催货、收款等得力措施，以保证快速收货和预付账款的安全。其他应收款业务主要有两个方面：一是对外发生的债权，对外发生的债权同应收账款管理制度。 二是发生在企业内部的备用金借款和差旅费借款，企业内部的备用借款见上述的备用金管理制度。企业的差旅费借款，是企业经常发生的业务，其管理、控制标准是既要保证业务的正常运行，又要及时清账，以防止报账不及时导致的会计信息披露不准确和发生坏账损失。企业的差旅费借款，应遵循逐笔清欠的制度，即要求无论何人，何事，在第二次借款前必须首先报清上一次借款，若上次借款尚未报账，不能借款。出差人员借支差旅费的，需在回公司5天内办理报销手续，不得无故拖欠。凡超过规定时间，几经催促仍不能报账的，将在其工资中扣除。出差人员回公司后，再次出差的，应在第一次差旅费清完之后在续借。财务部每月末对差旅费借款进行清理，防止发生坏账损失。为防止由于单位员工调动、离职等因素而发生的借款损失，在办理调动、离职时，必须经财务部门经理或相关授权人签字，证明其已办理还款等财务手续后，人事部门方可为其办理调动、离职等手续。 对现有的差旅费管理制度应完善，应分清各大城市住宿的最低标准，对白天坐火车或空调车的超过12个小时并且没有坐的，是否应给给予补助，应商榷。 2.5 库存商品出库流程的加强目前的产成品出库方式主要有以下三种：1 委托发货：公司通过铁路，航空，邮寄的方式发货。2 客户自提：客户自己派人或派车来公司的库房提货。3 销售人员自提：哈尔滨近途，销售人员自己送去。无论采用何种方式：市场部人员都要详细填写出库单，出库单上应详细标明客户名称、发货时间、出库产品名称、出库型号、出库数量、出库方式选择（1.委托发货、2.客户自提、3.销售人员自提）、运费结算方式（1.公司代垫运费、2.公司负担运费）、销售人员姓名、提货人签字。成品库保管人员签字、生产质量管理部负责人签字。出库单一式四份：第一联：存根； 第二联:成品库留存； 第三联：财务部留存； 第四联：提单，提货人留存或作出门证。如果客户自行提货，出示出库单在市场部人员和库房保管人员的协调下，按指定的货位、品种、数量搬运货物装到车上。保管人员做好出库质量管理，严防破损，做好数量记录，核实品种、数量和出库单。 出库单应及时传递财务部。2.6 加强低值易耗品和固定资产的管理由于我公司对低值易耗品采用一次摊消法，对买来的金额较大的低值易耗品编制“低值易耗品备存账簿”，见( 附表四)。登记金额较大的低值易耗品的购入、领用情况。每年由财务部牵头，生产质量管理部和供应部配合，组成盘点小组，定期对低值易耗品盘点两次。核查包括办公家具、器具和辅助经营器具的实有、使用和毁损情况。现在使用的固定资产由以下几种情况组成：（1）外购，的外购又分为是从外部购买和从海纳公司购买。 （2）自制，是原校验装置部为公司自制的老化台、电能表校验装置。 （3）使用哈表所购入 （4）使用原海纳固定资产按使用情况又分为以下两种：（1）在使用的固定资产 （2）闲置、未用的固定资产现在的固定资产模块只登记了外购的购入、使用情况。为了加强对固定资产的管理，应设置卡片，对固定资产连续编号，设置备查账簿，分清是自制的，还是使用哈表所、海纳公司。固定资产发生内部转移，保管人发生变化，都应当办理会计手续，填制固定资产调拨单。对电子设备应查明配置，登记备查账簿管理，各部门使用的固定资产，应保留说明书，保修卡。对未入账（在使用、闲置的未用）的固定资产应设置内部账簿，登记未入账的固定资产，按固定资产的剩余年限计提折旧，按使用部门分摊费用。对闲置、未用的固定资产计入管理费用-折旧费，以反映单位产品成本的正确性。保护资产的安全完整。对固定资产应当每年至少盘存两次，由财务部牵头，设备管理员和供应部配合组成固定资产盘点小组，核查固定资产模块中的固定资产清单和固定资产备查簿中登记的固定资产、设备清单和固定资产实物是否一致。固定资产重点盘查的内容有：（1） 固定资产各部门使用情况（2） 固定资产购建、调拨、转移、报废等办法和规定的执行情况（3） 固定资产帐、卡、物三相符情况（4） 固定资产的维护、保养、管理情况对盘盈、盘亏、毁损、闲置未用的固定资产应当查明原因，写出书面报告，上报管理层。2.7 材料采购控制制度存货采购是企业存货管理的第一环节，对于来说，存货的采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利产品，必须采购生产适用，价格公道、质量合格的原材料。由于采购业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生漏洞。采购业务直接导致货币资金的支出或对外负债的增加。在材料采购的控制过程中，公司应对供应商建立包括供应商数据、财务状况、供货材料及报价等档案，并对其进行有效控制，定期复审及信用等级评定；采购合同要详细列明所购材料的要求，规定对供应商提供的材料进行验证的方法，明确验证责任和供应商违约索赔或要求折让等，材料采购严格按采购计划进行，采购数量严格控制在规定的储备定额之内，避免盲目采购，造成材料长期积压占用资金的情况。要合理揭示企业应享有的购货折扣和折让。采购员和验收员之间要建立明确的分工和相互监督制度，建立严格的有关质量和数量的验收制度。2.8 加强销售业务和发票的使用和管理 无论是自行生产，还是外购的库存商品，都只有通过销售业务的完成才能获得收入并赚取利润。而销售的收款水平又决定了收入的质量，进而决定了利润的质量。销售业务的发生直接导致货币资金或应收账款的增加。根据客户订货需求填制合同计划通知单，详细填写合同号、客户名称、客户联系电话、税务号、账号、客户联系人、合同签订人、产品名称、规格型号、数量、标明是库提还是自制，如果自制，应通知生产质量部下生产计划通知单 对赊销的客户，应做好客户备案。应设置备查簿详细登记合同号、客户名称、发货的产品名称、规格型号、数量、单价、欠款金额。每月定期与客户进行一次对账，以明确法律责任。对退货业务，销售退回相对于企业的正常销售来说是少量不经常发生的业务，但由于销售退回直接影响企业的信誉和销售收入、应收账款的确认，直接抵减了企业的经济效益，也可能产生舞弊行为。对发生销售退货，应明确整个销售环节每一个环节的责任人，当发生退货业务时，能够找到承担损失的责任人，并给予相应的处罚，以加强生产、销售等环节业务人员的责任意识，减少不必要的退货损失。由于在激烈的市场竞争中，企业为树立信誉、扩大销路，须对售出产品进行质量担保，如果在规定一定的保修期内，产品在保修期内发生的质量问题，由企业负责免费修理。在规定的范围内为客户服好务，同时又必须将保修费用降到最低